關(guān)于信息時(shí)代的電子檔案管理分析

周啟文

樹(shù)德中學(xué)光華校區(qū)2014級(jí)12班

關(guān)于信息時(shí)代的電子檔案管理分析

周啟文

樹(shù)德中學(xué)光華校區(qū)2014級(jí)12班

由于社會(huì)不斷發(fā)展，信息技術(shù)的不斷進(jìn)步，計(jì)算機(jī)的應(yīng)用已經(jīng)進(jìn)入到各個(gè)社會(huì)領(lǐng)域當(dāng)中，電子檔案管理在現(xiàn)代化辦公中發(fā)揮著重要作用，有力推動(dòng)了檔案管理的健康發(fā)展，簡(jiǎn)便的網(wǎng)絡(luò)傳輸改變了傳統(tǒng)繁瑣的工作，這種方式將深深影響今后的檔案管理工作，這種全新的挑戰(zhàn)對(duì)檔案管理人員提出了更高的要求，一定要高度重視電子檔案管理工作，才能加快推動(dòng)檔案管理工作的發(fā)展。

信息時(shí)代 電子檔案 管理

電子檔案是通過(guò)查找、傳遞、加工、存儲(chǔ)具有一定社會(huì)價(jià)值的材料來(lái)達(dá)到目的的一種記錄方式，利用現(xiàn)代科技手段替代傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理，這也是檔案管理的一次技術(shù)上的飛躍，對(duì)于檔案管理者來(lái)說(shuō)這也是一次全新的挑戰(zhàn)，檔案管理人員需要認(rèn)真研究檔案管理技術(shù)，使檔案管理盡快實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化和自動(dòng)化。

1 電子檔案的優(yōu)點(diǎn)

1.1 減少了檔案管理人員的工作量

通過(guò)現(xiàn)代信息系統(tǒng)對(duì)檔案進(jìn)行智能化和自動(dòng)化分析、歸類(lèi)管理，實(shí)現(xiàn)了文檔的一體化管理，降低了檔案管理者的勞動(dòng)強(qiáng)度，使檔案管理人員真正從繁重的腦力和體力勞動(dòng)中解放出來(lái)，檔案管理人員可以從事其它方面的研究與創(chuàng)造，彰顯更大的社會(huì)價(jià)值。

1.2 確保了電子檔案的完整性

由于電子檔案管理是通過(guò)計(jì)算機(jī)進(jìn)行檢索、錄入，可以減少傳統(tǒng)人工管理中存在的文件收錄不全進(jìn)行二次整理的工作。運(yùn)用電子檔案管理的方式，利用微機(jī)就可以自動(dòng)完成分類(lèi)歸檔管理，改變了需要人工查找、補(bǔ)缺、重新錄入的不便，節(jié)省了大量的人力物力，節(jié)約了時(shí)間，提高了工作效率，充分實(shí)現(xiàn)檔案管理的社會(huì)價(jià)值。

1.3 提高了文檔的保密性

在過(guò)去較長(zhǎng)時(shí)期內(nèi)，人們?cè)谑褂脵n案材料時(shí)都是調(diào)用整卷內(nèi)容，雖然使用人員只需利用其中的一部分，但同時(shí)也可以看到其它內(nèi)容，這種做法導(dǎo)致大量的文檔內(nèi)容外泄。利用電子檔案的電子化管理則可以解決這一問(wèn)題，可以將電子檔案分為不同的單份文件，使用人員在提出自己的需求時(shí)，只需提供相應(yīng)文件即可，可以有效保證文件的安全。

1.4 提高了工作質(zhì)量和效率。

檔案管理工作是為了方便人的使用，為了提供高效的閱讀服務(wù)與使用服務(wù)，就需建立高水平的文檔卷宗。但在過(guò)去較長(zhǎng)時(shí)期內(nèi)，檔案的立卷工作都是人工操作的，也就是工作人員根據(jù)自己對(duì)立卷的認(rèn)識(shí)進(jìn)行管理，因此工作人員會(huì)把自己的主觀理解帶入到立卷工作中，導(dǎo)致立卷標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，導(dǎo)致案卷質(zhì)量不一致，也不利于今后的檔案使用。利用計(jì)算機(jī)對(duì)文書(shū)檔案進(jìn)行管理，也就是建立電子化檔案，不但可以解放大量的檔案工作人員，降低勞動(dòng)強(qiáng)度，也可以在檔案編研與開(kāi)發(fā)二次信息方面充實(shí)人才，同時(shí)保證了文書(shū)檔案管理工作不斷提高正確率，工作效率也得到了明顯提升，使文書(shū)檔案可以在短時(shí)間內(nèi)創(chuàng)造更大的價(jià)值。

2 做好電子檔案管理的策略

2.1 健全電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)

第一，保證統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)文件管理與檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)二者的共同進(jìn)行；第二，檔案部門(mén)要負(fù)責(zé)文件管理的一部分工作，保證檔案部門(mén)參與文件的形成、歸檔、查閱、利用等各種環(huán)節(jié)；第三，利用最短時(shí)間盡快出臺(tái)科學(xué)有效的、完善一致的電子文件歸檔標(biāo)準(zhǔn)；第四，檔案部門(mén)在搜集電子資源時(shí)，應(yīng)該準(zhǔn)確核對(duì)電子文件信息的真實(shí)性與原始性。

2.2 做好電子檔案安全工作

電子文件具有存在于不同載體上的特性，相互間也可以實(shí)現(xiàn)轉(zhuǎn)換，文件的字體、簽名、印章都可以變換，在計(jì)算機(jī)操作中只有利用復(fù)制與粘貼功能就可以做到這一點(diǎn)，因此很多電子文件具有真實(shí)性但并不一定具備原始性。但還需發(fā)揮計(jì)算機(jī)各種高級(jí)功能的作用嚴(yán)格保護(hù)電子文件的安全，如可以將文檔設(shè)置為只讀模式，也可以對(duì)電子文件加密，這些操作都可以保護(hù)電子文件的安全。同時(shí)利用計(jì)算機(jī)操作中信息的獨(dú)立性與操作環(huán)境的特性，雖然修改、刪除、增加了一些信息，但由于修改后又形成了一個(gè)新的文件，因此不易于分辨文件的真假。在這種情況下，假如沒(méi)有對(duì)文件進(jìn)行備份操作，在改動(dòng)了數(shù)據(jù)的情況下，那么原來(lái)的文檔就會(huì)消失，同時(shí)也不易于發(fā)現(xiàn)。所以對(duì)于檔案室來(lái)說(shuō)，要在收到第一手電子文件與電子資料后馬上備份，才能使其在今后的應(yīng)用中正確無(wú)誤。

2.3 嚴(yán)格管理電子檔案的使用規(guī)程

第一，確定使用權(quán)限，要在確定不同人員的基礎(chǔ)上設(shè)置使用級(jí)別，分別給予不同的使用權(quán)限，要求其進(jìn)行系統(tǒng)注冊(cè)與登錄。第二，要及時(shí)回收各種拷貝。要收到使用者的要求后，要進(jìn)一步審核其使用權(quán)限，然后再進(jìn)行拷貝。只需拷貝載體上的所需信息，同時(shí)利用各種技術(shù)手段對(duì)其處理，防止使用人員復(fù)制拷貝上的內(nèi)容。第三，增加使用電子檔案的安全手段。要對(duì)不同的電子檔案內(nèi)容給予不同的密級(jí)分級(jí)，同時(shí)系統(tǒng)還需全程監(jiān)督電子資料的使用，同時(shí)自動(dòng)生成電子文件，一旦日后出現(xiàn)各種問(wèn)題可以及時(shí)查證。

2.4 建設(shè)高質(zhì)量的人員隊(duì)伍

隨著電子文件的快速發(fā)展，對(duì)工作人員提出了更高的要求，迫切需要擁有一批精通電子技術(shù)、善于檔案管理的工作人員，檔案部門(mén)要重視管理人員的培養(yǎng)與引進(jìn)。第一，利用各種措施引進(jìn)高素質(zhì)與高能力的管理人員，推薦那些責(zé)任心強(qiáng)、具備較高道德水平的工作人員擔(dān)任文書(shū)。第二，積極培訓(xùn)當(dāng)前工作人員，尤其是要求工作人員盡快掌握現(xiàn)代科技知識(shí)與電子技術(shù)。隨著檔案工作的快速發(fā)展，要求具備高質(zhì)量、高能力的檔案工作人員，實(shí)現(xiàn)檔案工作的現(xiàn)代化，不但與工作人員當(dāng)前的知識(shí)水平有關(guān)，而且也決定于工作人員的學(xué)習(xí)與知識(shí)的更新。所以檔案管理部門(mén)還需進(jìn)一步做好機(jī)構(gòu)精簡(jiǎn)工作，努力建設(shè)一支高能力、高水平的新型檔案工作人員隊(duì)伍，使其在信息快速發(fā)展的時(shí)代中發(fā)揮重要的作用。

總之，隨著信息化的快速發(fā)展，在管理電子檔案過(guò)程中，要認(rèn)真研究電子檔案具有的特性，不但要及時(shí)引進(jìn)先進(jìn)硬件，引進(jìn)先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，而且也需認(rèn)識(shí)到軟件開(kāi)發(fā)的重要性，建立完善的電子資料管理體制，利用各種措施提高電子檔案管理人員的綜合素質(zhì)與能力，共同推動(dòng)電子檔案管理工作的順利開(kāi)展。

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