淺析地質(zhì)檔案管理的作用與改進(jìn)措施

馬玉梅

摘 要：地質(zhì)檔案是在地質(zhì)勘查和開發(fā)過程中，貫穿全過程的原始地質(zhì)資料。它的完整性、準(zhǔn)確性對(duì)國家、社會(huì)以及單位本身等都具有巨大的保存價(jià)值。本文首先闡述了地質(zhì)檔案工作的重要性，指出地質(zhì)資料檔案管理工作存在的問題 ，并提出針對(duì)性的改進(jìn)措施。

關(guān)鍵詞：地質(zhì)；檔案；管理

地質(zhì)檔案是國土資源部的信息的載體，在國家大力倡導(dǎo)生態(tài)文明的今天，更為我們開發(fā)利用以及保護(hù)自然資源提供了重要基礎(chǔ)。因此為了更好的存檔利用這些重要的地質(zhì)數(shù)據(jù)，使得在經(jīng)濟(jì)發(fā)展、社會(huì)進(jìn)步的同時(shí)，能兼顧自然保護(hù)的要求，務(wù)必做好地質(zhì)檔案的管理工作。

1 地質(zhì)檔案工作的重要性

地質(zhì)檔案管理工作是日常管理工作的重要組成部分。隨著社會(huì)發(fā)展，地質(zhì)檔案對(duì)地勘單位礦產(chǎn)資源的經(jīng)營(yíng)開發(fā)利用潛在巨大的經(jīng)濟(jì)價(jià)值，通過對(duì)原始地質(zhì)資料所蘊(yùn)藏的信息進(jìn)行二次開發(fā)、研究、利用，有助于直接服務(wù)于經(jīng)濟(jì)社會(huì)建設(shè)，產(chǎn)生新的社會(huì)效益。加之社會(huì)技術(shù)的不斷創(chuàng)新，新方法、新認(rèn)識(shí)的結(jié)合，在地質(zhì)找礦新機(jī)制形勢(shì)下，挖掘地質(zhì)檔案資料服務(wù)于地質(zhì)找礦工作的潛效顯得尤為重要。因此，加強(qiáng)對(duì)地質(zhì)檔案的管理，最大限度發(fā)揮地質(zhì)檔案信息資源經(jīng)濟(jì)和社會(huì)雙重效益，使之更好服務(wù)單位發(fā)展，已成為地勘單位不可或缺部分。

2 地質(zhì)資料檔案管理工作存在的問題

2.1 地質(zhì)資料保管難度大

匯交單位因考慮自身利益，擔(dān)心成果資料匯交、外借后，其自身的合法權(quán)益受到損害，因而推遲或不匯交資料。地質(zhì)檔案資料，按照其載體和記錄形式劃分，可分為以傳統(tǒng)紙張為載體的傳統(tǒng)地質(zhì)檔案資料和以磁、光盤為存儲(chǔ)介質(zhì)的電子地質(zhì)檔案資料兩大類。相當(dāng)一部分已匯交地質(zhì)資料由于保存時(shí)間長(zhǎng)，疏于管理，造成光盤打不開、紙質(zhì)老化、產(chǎn)生退色，文字和圖件逐漸變得模糊不清，造成信息丟失而無法正常使用。

2.2 保存硬件設(shè)施建設(shè)落后

絕大多數(shù)單位原始、成果資料保存于一般的建筑場(chǎng)所，防火、防潮、通風(fēng)設(shè)施簡(jiǎn)單落后。場(chǎng)所內(nèi)設(shè)備欠缺，檔案的存儲(chǔ)依舊使用古老的鐵皮柜，占地面積大，使用空間也不能完全合理應(yīng)用，有的甚至就地堆放，不利于防火、防潮、防盜、防蛀，更不利于開發(fā)利用。

2.3 地質(zhì)資料檔案管理技術(shù)手段落后

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，地質(zhì)檔案管理方式逐漸由傳統(tǒng)、落后的紙質(zhì)記載、實(shí)體保管為主向信息數(shù)字化保存、查閱轉(zhuǎn)變。由于檔案管理信息化建設(shè)在我國開展的時(shí)間較短，檔案管理人員對(duì)于檔案管理信息化建設(shè)的技術(shù)手段不熟練，所需的硬件設(shè)施配備未能完全跟上，使得大多數(shù)地勘單位的地質(zhì)檔案管理信息化建設(shè)仍處于起步階段，甚至有部分單位還沒有對(duì)地質(zhì)檔案管理工作進(jìn)行信息化的建設(shè)。

2.4 管理人員水平落后

檔案管理人員文化程度普遍偏低，無相關(guān)專業(yè)（地質(zhì)、檔案、計(jì)算機(jī)）或無專業(yè)的占大多數(shù)。日常管理中的新老交替存在交接不力和接替人員業(yè)務(wù)不熟等問題，給地質(zhì)資料管理、統(tǒng)計(jì)、利用帶來了不良影響。 大部分工作人員沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案知識(shí)培訓(xùn)，對(duì)檔案的重要性、管檔要求，檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不太了解，檔案收集意識(shí)淡薄，造成一些歸檔的材料不夠真實(shí)準(zhǔn)確，歸檔材料未能及時(shí)、準(zhǔn)確地得到補(bǔ)充，使存檔的材料不能真實(shí)地反映地質(zhì)勘察現(xiàn)實(shí)情況，導(dǎo)致地質(zhì)資料檔案的不完整。

3 地質(zhì)檔案管理工作的改進(jìn)措施

3.1 建立健全工程檔案管理制度

各單位要根據(jù)相關(guān)的規(guī)定、規(guī)范，制定和完善工程檔案的各項(xiàng)管理制度及辦法，根據(jù)工程項(xiàng)目的特點(diǎn)，制定切實(shí)可行的工作細(xì)則，事先制作好相關(guān)規(guī)范的表格、驗(yàn)收單等資料，這是做好建筑工程檔案管理的基礎(chǔ)。通過一系列的管理制度和具體辦法的實(shí)施，使檔案工作人員、技術(shù)和管理人員明確各自的職責(zé)，樹立責(zé)任心和法制意識(shí)，才能從管理制度上保證工程檔案的齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，做到工程檔案管理工作的有法可依，有章可循。

3.2 加強(qiáng)地質(zhì)檔案管理單位的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

質(zhì)檔案管理的信息化建設(shè)必須依賴于一定的基礎(chǔ)設(shè)施支持。目前，部分地質(zhì)檔案管理單位的基礎(chǔ)設(shè)施有待完備，涉密計(jì)算機(jī)等配套設(shè)備級(jí)別較低，庫房管理設(shè)施陳舊，庫房未能按要求設(shè)置“三鐵”設(shè)施，檔案存放地點(diǎn)分散等，跟不上現(xiàn)在工作的要求，必須對(duì)基礎(chǔ)設(shè)施進(jìn)行完善。

3.3 充分利用現(xiàn)代化科技手段

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的日益普及，文件檔案的管理工作也要適應(yīng)潮流，升級(jí)換代，為此我們必須加大硬件的投資，確保文件管理的安全性。另一方面，對(duì)于傳統(tǒng)的檔案資料，充分注意文件存儲(chǔ)空間的建設(shè)完善，這不僅涉及保管地點(diǎn)，更涉及到很多其他的附屬的建筑物，諸如辦公室、復(fù)印室和閱覽室等。如果因?yàn)檗k公用房緊張，則僅有的文件空間將全部用于檔案存儲(chǔ)，將無法顧及其他附屬必要的附屬工作，一旦絕版文件在外借工程中損壞或者丟失，將造成文件管理不可挽回的損失。

3.4 加強(qiáng)專業(yè)技術(shù)、職業(yè)技能培訓(xùn)

隨著國家經(jīng)濟(jì)建設(shè)大發(fā)展，許多大項(xiàng)目、大工程隨之展開，建設(shè)的復(fù)雜性、難易程度也在加大，這就要求我們加強(qiáng)對(duì)工程檔案管理人員和有關(guān)技術(shù)人員進(jìn)行培訓(xùn)的力度。對(duì)于檔案工作人員：一是要學(xué)習(xí)檔案業(yè)務(wù)知識(shí)以及工程勘察檔案的歸檔范圍和方法，二是要與時(shí)俱進(jìn)，針對(duì)檔案管理工作出現(xiàn)的新特點(diǎn)、新的變化，加強(qiáng)學(xué)習(xí)，更新觀念，采取科學(xué)可行的管理辦法，嚴(yán)格把好檔案質(zhì)量關(guān)。對(duì)于技術(shù)人員，要進(jìn)行專門的職業(yè)技能培訓(xùn)，熟悉工作流程和相關(guān)規(guī)范，提高工作技能。

3.5 充分開發(fā)利用檔案

作為檔案管理工作的最后的環(huán)節(jié)，檔案的開發(fā)利用更是地質(zhì)勘探單位的檔案的工作的根本目的所在。嚴(yán)格按照檔案資料，提供必要信息，解決好相關(guān)工作人員在實(shí)際的工作中遇到的困難，進(jìn)一步提高工作效率。同時(shí)也為資料利用單位人員提供充分依據(jù)，方便其在此基礎(chǔ)上開展工作，創(chuàng)造更多的經(jīng)濟(jì)價(jià)值。繼黨中央提出市場(chǎng)在資源配置中起決定性作用之后，對(duì)諸多經(jīng)濟(jì)活動(dòng)信息以及涉及的地質(zhì)檔案資料的查閱將日益重要，建立健全完善的檔案信息系統(tǒng)迫在眉睫，特別是一些地勘單位的記錄資料不滿足現(xiàn)存的管理標(biāo)準(zhǔn)。為此，作為文件管理者必須不斷進(jìn)行二次加工和資料匯總編輯，切實(shí)提高工作質(zhì)量，以人為本，根據(jù)用戶的潛在需求，及時(shí)的更改服務(wù)項(xiàng)目，使得地質(zhì)檔案管理工作具有充分前瞻性。

4 結(jié)束語

綜上所述，地勘單位要在新形勢(shì)下結(jié)合發(fā)展需求，不斷認(rèn)真學(xué)習(xí)，總結(jié)工程檔案管理的經(jīng)驗(yàn)，針對(duì)管理工作中實(shí)際存在的問題，采取一定的方法與措施，不斷提高地質(zhì)檔案管理化水平，使地質(zhì)檔案資料的潛在價(jià)值更好地為地方經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展服務(wù)。

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