探討電力檔案管理工作中存在的問題與對(duì)策

黃 芳（國(guó)網(wǎng)湖南省電力公司永州供電分公司，湖南永州425000）

探討電力檔案管理工作中存在的問題與對(duì)策

黃 芳（國(guó)網(wǎng)湖南省電力公司永州供電分公司，湖南永州425000）

盡管檔案管理在電力企業(yè)管理工作中地位不斷提升，但是電力企業(yè)中檔案管理依然存在許多問題，因此應(yīng)該根據(jù)存在的問題有針對(duì)性的提出相關(guān)解決對(duì)策。本文闡述了電力建設(shè)項(xiàng)目檔案工作的重要性，管理中容易出現(xiàn)的問題進(jìn)行了分析，并提出了相應(yīng)的應(yīng)對(duì)措施，以期為相關(guān)人員提供參考。

電力檔案；管理；問題；對(duì)策

1 引言

電力系統(tǒng)的檔案管理工作對(duì)整個(gè)企業(yè)的良性發(fā)展起到非常重要的作用，通過分析目前電力檔案管理工作中存在的問題，根據(jù)具體情況提出相應(yīng)的解決對(duì)策，為電力系統(tǒng)的健康發(fā)展保篤護(hù)航。所以，做好電力檔案管理工作有著十分重要的意義，要加以重視。

2 電力企業(yè)檔案管理工作重要性分析

企業(yè)要想實(shí)現(xiàn)企業(yè)管理的標(biāo)準(zhǔn)化以及科學(xué)化，前提要做好企業(yè)檔案管理的工作，建設(shè)一套跟企業(yè)的業(yè)務(wù)特征相符，適合企業(yè)發(fā)展標(biāo)準(zhǔn)的檔案管理系統(tǒng)，以便更好的為公司中各項(xiàng)綜合業(yè)務(wù)的開展以及各項(xiàng)工作的開展創(chuàng)造更好的條件，防止難以跟企業(yè)的發(fā)展速度相適應(yīng)，能夠更好的對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生起到回避以及抵御的作用。而很多企業(yè)自身在建設(shè)信息化過程中未能夠?qū)ぷ髀肪€進(jìn)行一個(gè)整體的規(guī)劃，一般都是選用的從整體到到局部的一個(gè)工作方式，所以導(dǎo)致各個(gè)管理體系之間的規(guī)范不夠統(tǒng)一，接口不順，聯(lián)動(dòng)缺乏一定的靈活性，難以順暢的傳遞。而現(xiàn)代的新興的檔案管理理念則主要以企業(yè)文檔管理作為基礎(chǔ)，對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行主動(dòng)的整理，并以一定的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)作為信息管理的標(biāo)準(zhǔn)，設(shè)計(jì)信息流動(dòng)的主要渠道，并確定好信息的主要程序，從而借助相應(yīng)的自動(dòng)管理信息的平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)對(duì)信息形成、解決、傳遞、存儲(chǔ)以及實(shí)際應(yīng)用進(jìn)行全過程的監(jiān)控，使得信息的運(yùn)用效率得到進(jìn)一步的提升。

3 電力檔案管理工作中存在的問題

3.1 檔案管理沒有按照規(guī)定進(jìn)行，不夠規(guī)范

電力系統(tǒng)檔案管理制度的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化是實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化和科學(xué)化的重要前提和重要基礎(chǔ)。但是，在日常的工作中卻會(huì)因?yàn)楣ぷ魅藛T的一些不規(guī)范的操作習(xí)慣對(duì)同一個(gè)類型的工作存在不用方式的記錄，這就無(wú)形中為檔案管理人員再次記錄和檔案使用人員的查找和使用構(gòu)成了很多的不便。在將紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理的過程中也會(huì)因?yàn)檫@些人為因素的影響降低計(jì)算機(jī)處理速度和效率。

3.2 檔案管理隊(duì)伍的素質(zhì)有待提高

人是建設(shè)現(xiàn)代化檔案管理工作的核心和關(guān)鍵，因而要想更好的完成網(wǎng)絡(luò)化以及檔案管理工作離不開人，而不同的技術(shù)以及軟件和硬件都需要在人員的施展下才能夠?qū)崿F(xiàn)。而對(duì)于這些工作人員主要的工作就在于能夠?qū)我坏臋n案管理變?yōu)椴杉⑵饰鱿嚓P(guān)的信息，并對(duì)其進(jìn)行分類和存儲(chǔ)。但在實(shí)際工作中，檔案管理工作人員未能夠認(rèn)真的聯(lián)系檔案管理工作以及企業(yè)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展，責(zé)任心較為薄弱，學(xué)歷較低，對(duì)檔案管理工作相關(guān)的專業(yè)知識(shí)以及理論知識(shí)未能夠進(jìn)行認(rèn)真的學(xué)習(xí)，特別是電力企業(yè)的人員變動(dòng)情況較多，且身兼數(shù)職，難以完全將所有的精力投入到檔案管理工作中，這就很容易導(dǎo)致電力企業(yè)檔案管理工作的基礎(chǔ)較為薄弱，運(yùn)用程度較差，難以形成較好的效益。

3.3 電力體系的檔案意識(shí)薄弱

雖然有些電力企業(yè)建立了相關(guān)的檔案管理部門，但是企業(yè)在實(shí)際生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)中對(duì)于檔案管理的關(guān)注度還不夠高，“重經(jīng)營(yíng)、輕檔案”的思想十分的普遍，導(dǎo)致很多企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)以及工作人員對(duì)于檔案管理工作的關(guān)鍵認(rèn)識(shí)不夠，所以，在電力體系管理中要能夠不斷創(chuàng)新，注重將檔案管理的實(shí)際完成度以及職工的績(jī)效考核相掛鉤，逐漸加強(qiáng)企業(yè)員工的歸檔意識(shí)，保證企業(yè)在實(shí)際生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)中所用到的工作文件以及實(shí)物都能夠及時(shí)的被歸檔。

3.4 檔案管理過程中重視文字資料的收集，輕聲音圖像的收集

一些檔案管理人員把工作的重心放在了對(duì)文字資料的收集和整理，較少關(guān)心一些會(huì)議影響資料的收集和歸檔，甚至一些年長(zhǎng)的檔案管理人員會(huì)直接無(wú)視聲音影視資料的管理。其實(shí)，實(shí)際情況是這些聲像資料更能形象的說(shuō)明檔案信息，檔案管理人員應(yīng)該將單位或部門配備的錄像、錄音設(shè)備進(jìn)行高效的使用，最大程度的發(fā)揮這些檔案記錄設(shè)備的功能和作用。

3.5 檔案管理的智能化和信息化程度不高

數(shù)字化和信息化、智能化是未來(lái)檔案管理的發(fā)展方向，也是提高檔案管理效率和管理水平的有效途徑。目前，由于企業(yè)對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的投入不夠，相關(guān)部門無(wú)法正常開展數(shù)字化信息化工作；對(duì)于那些已經(jīng)配備了硬件設(shè)備的機(jī)構(gòu)或企業(yè)，則存在硬件利用率低，無(wú)法充分發(fā)揮這些設(shè)備的功能和作用；第三，相關(guān)專業(yè)人才的嚴(yán)重缺乏也是導(dǎo)致信息化建設(shè)沒有取得重大發(fā)展的因素之一。

4 解決電力檔案管理存在的問題對(duì)策

4.1 健全電力檔案管理機(jī)制

建立并健全電力檔案管理機(jī)制，能夠有效確保電力檔案管理工作的成功實(shí)施。而要想更好的建立并健全電力檔案管理機(jī)制，則需要密切的聯(lián)系電力企業(yè)的檔案管理工作的實(shí)際特征，并根據(jù)國(guó)家檔案局所公布并實(shí)施的相關(guān)企業(yè)檔案的工作標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)健全檔案工作中所涉及到的規(guī)章機(jī)制進(jìn)行擬定，積極落實(shí)部門的責(zé)任制，把檔案工作“三納入”和“四參加”與“四同步”融合在電力企業(yè)每一項(xiàng)的工作步驟中，做到責(zé)任嚴(yán)格分工、管控標(biāo)準(zhǔn)經(jīng)過、閉環(huán)管理方成。另外，檔案管理負(fù)責(zé)機(jī)構(gòu)要構(gòu)建，電力企業(yè)每一個(gè)部門參加到檔案管理的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)中，并產(chǎn)生上下聯(lián)系、相互配合和檔案室以及部門互相體會(huì)和左右協(xié)調(diào)檔案工作網(wǎng)絡(luò)局面。

4.2 電力企業(yè)檔案管理工作人員專業(yè)素質(zhì)的增強(qiáng)

人才是保障企業(yè)在逐漸激烈的競(jìng)爭(zhēng)中得以發(fā)展的關(guān)鍵因素，這同樣適用于電力企業(yè)檔案管理工作，一支專業(yè)技能高、管理素質(zhì)強(qiáng)的專業(yè)人才是促進(jìn)電力企業(yè)檔案管理水平提高的關(guān)鍵。結(jié)合當(dāng)前相關(guān)信息檔案管理工作的難點(diǎn)和原則，在不斷的增強(qiáng)了電力企業(yè)檔案管理工作效益的同時(shí)還需要注重對(duì)內(nèi)部人才素質(zhì)的增強(qiáng)。首先是專業(yè)人才的選聘，企業(yè)在招聘時(shí)應(yīng)當(dāng)設(shè)置較高的門檻，從而保障能夠選聘到高層次的人才到企業(yè)中。其次，加大工作人員的培訓(xùn)，通過組織培訓(xùn)、學(xué)習(xí)深造等方式，進(jìn)一步提升工作人員的專業(yè)水平。

4.3 積極參加檔案專業(yè)培育，提升檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)

電力企業(yè)檔案工作要發(fā)展，檔案人員的培育業(yè)務(wù)必須要強(qiáng)化，檔案人員的教育與培育要關(guān)心，檔案人員的積極性、主動(dòng)性要激勵(lì)與調(diào)動(dòng)，檔案人員的工作能力要提高。在愈來(lái)愈發(fā)展的新形勢(shì)下，想把管理電力企業(yè)的檔案工作做好，必須要有一支包含專業(yè)知識(shí)、文化素質(zhì)、政治強(qiáng)、業(yè)務(wù)精、紀(jì)律嚴(yán)的檔案干部隊(duì)伍，按期培育則是建設(shè)高素質(zhì)檔案工作人員隊(duì)伍的重點(diǎn)路徑。

4.4 全面收集檔案信息、及時(shí)保存，充分利用各種新技術(shù)

計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展和更新，海量的信息已經(jīng)對(duì)電力系統(tǒng)的傳統(tǒng)檔案管理方式起到了沖擊作用。隨著檔案信息由原來(lái)的紙質(zhì)形式逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化形式，檔案管理方式逐漸由物理形態(tài)的管理變?yōu)槎嗝襟w形式的管理方式。在對(duì)檔案信息的收集過程中，我們的檔案管理人員不僅要收集傳統(tǒng)的文字形式的檔案信息，也要開始重視聲音影視形式的檔案信息的收集和管理，不斷讓檔案信息豐富多彩起來(lái)。

4.5 加強(qiáng)風(fēng)電項(xiàng)目檔案的信息化管理

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，檔案的信息化已是大勢(shì)所趨。為此，要改變傳統(tǒng)的思維和工作模式，將信息化、網(wǎng)絡(luò)化引入風(fēng)電項(xiàng)目檔案管理工作，逐步實(shí)現(xiàn)風(fēng)電項(xiàng)目檔案工作的現(xiàn)代化，同時(shí)，提供優(yōu)質(zhì)、高效的檔案服務(wù)。隨著風(fēng)電項(xiàng)目檔案管理水平的不斷提高，將真正、全面進(jìn)入數(shù)字化、信息化管理。電力檔案整理工作也必將走向制度化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化，為企業(yè)提供更好的服務(wù)。

5 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，檔案管理工作是電力企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理工作中的一個(gè)重要組成部分，加強(qiáng)對(duì)電力企業(yè)檔案管理工作的全面和系統(tǒng)化的分析有著重大的意義，電力檔案管理人員一定要不斷提高自己的專業(yè)素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力，提高自己的計(jì)算機(jī)操作能力并樹立與時(shí)俱進(jìn)、積極創(chuàng)新的時(shí)代理念，為電力系統(tǒng)的不斷發(fā)展提供寶貴的檔案資料，充分發(fā)揮各種形態(tài)的檔案資料的重要作用，為電力系統(tǒng)的發(fā)展做出應(yīng)用的重要貢獻(xiàn)。

［1］湯津行.電力企業(yè)檔案管理中存在的問題及對(duì)策［J］.中國(guó)集體經(jīng)濟(jì)，2009（18）：59～60.

［2］陳 芹.電力檔案管理工作中問題及解決對(duì)策［J］.電子制作，2015（9）.

［3］熊愛云.探討企業(yè)檔案管理中存在的問題及解決對(duì)策［J］.北京電力高等?？茖W(xué)校學(xué)報(bào)：社會(huì)科學(xué)版，2011（28）：186～187.

G271

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2095-2066（2016）29-0123-02

2016-9-30

黃 芳（1970-），女，工程師，本科，主要從事檔案管理工作。