論檔案整理的本質(zhì)

桑毓域　楊秀茹（天津師范大學(xué)管理學(xué)院，天津，300387）

要聞

論檔案整理的本質(zhì)

桑毓域楊秀茹
（天津師范大學(xué)管理學(xué)院，天津，300387）

檔案整理分為檔案實(shí)體整理和檔案信息整理，檔案實(shí)體整理堅(jiān)持歷史性原則，檔案信息整理則在歷史性原則和邏輯性原則的雙重指導(dǎo)下進(jìn)行。檔案實(shí)體整理的本質(zhì)在于重構(gòu)社會(huì)實(shí)踐過(guò)程，檔案信息整理的本質(zhì)則在于通過(guò)結(jié)構(gòu)化的檔案信息實(shí)現(xiàn)信息增殖。

檔案實(shí)體整理檔案信息整理信息增殖檔案整理文件系統(tǒng)

《檔案管理學(xué)》認(rèn)為，檔案整理工作，就是按照一定的原則和方法，把處于相對(duì)零亂狀態(tài)的檔案系統(tǒng)起來(lái)，以便于保管和利用。通常，廣義的檔案整理包括對(duì)檔案的鑒定、考證、編纂出版；狹義的檔案整理則包括分類(lèi)、立卷、編制案卷目錄、案卷排列、區(qū)分全宗等工作。從檔案實(shí)踐的角度講，可將檔案整理工作劃分為檔案室的整理工作和檔案館的整理工作。

一直以來(lái)，檔案整理都在檔案管理活動(dòng)中占據(jù)著舉足輕重的位置。它是所有檔案管理業(yè)務(wù)活動(dòng)中承上啟下的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，與檔案鑒定結(jié)合進(jìn)行，既檢查了檔案收集工作的質(zhì)量，又為檔案的保管、統(tǒng)計(jì)、利用、編纂等奠定了基礎(chǔ)。因此，檔案工作者在長(zhǎng)期的實(shí)踐及探索中總結(jié)出一套行之有效的檔案整理原則和方法，并不斷將之科學(xué)化、系統(tǒng)化和固定化。那么，形成這些檔案整理原則與方法的內(nèi)在原因和本質(zhì)是什么呢?本文意在分析檔案實(shí)體整理和信息整理的基礎(chǔ)上，深究它們整理原則和方法的內(nèi)在動(dòng)因，就教于檔案界同仁。

20世紀(jì)80年代開(kāi)始，《中國(guó)檔案分類(lèi)法》的面世給檔案整理理論帶來(lái)了沖擊。它的實(shí)質(zhì)在于對(duì)檔案信息的整理和分類(lèi)，它是檔案著錄工作中確定分類(lèi)號(hào)的唯一依據(jù)，但并不能像之前的檔案理論一樣具體地指導(dǎo)檔案室和檔案館的實(shí)體分類(lèi)。因此，檔案界提出“檔案實(shí)體分類(lèi)”和“檔案信息分類(lèi)”概念，前者是指檔案館、室的手工整理工作，后者主要用于檔案著錄，編制檔案檢索工具。相應(yīng)地，便有了“檔案實(shí)體整理”和“檔案信息整理”的劃分。后繼的檔案學(xué)者對(duì)這種二元的檔案整理也進(jìn)行了諸多探討。

1　檔案實(shí)體整理

所謂“實(shí)體”，不僅包括傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，也包括電子文件。傳統(tǒng)觀(guān)點(diǎn)將“經(jīng)過(guò)整理”作為文件轉(zhuǎn)化為檔案的三個(gè)條件之一，這是由于，無(wú)論是紙質(zhì)文件，還是電子文件，只有經(jīng)過(guò)整理才能反映出某一方面的歷史聯(lián)系，未經(jīng)整理前只能被稱(chēng)為“文件集合”，整理之后才成為結(jié)構(gòu)化的“文件系統(tǒng)”?！凹稀迸c“系統(tǒng)”的區(qū)別在于，集合只要求有一定數(shù)量的元素存在，而系統(tǒng)不僅要包含元素，還需要元素之間按一定的順序和結(jié)構(gòu)排列，從而才能夠發(fā)揮出整體的功能。相應(yīng)地，文件集合只強(qiáng)調(diào)文件元素的存在；文件系統(tǒng)不但包含文件元素的存在，還進(jìn)一步強(qiáng)調(diào)了文件之間的結(jié)構(gòu)關(guān)系。只有具有某種結(jié)構(gòu)關(guān)系的文件系統(tǒng)（檔案），才能真實(shí)地反映文件之間的歷史聯(lián)系，才具有記錄歷史和再現(xiàn)歷史的社會(huì)功能。構(gòu)建文件之間的結(jié)構(gòu)關(guān)系是檔案整理最為重要的目的之一。

檔案實(shí)體整理的原則與方法已經(jīng)發(fā)展的相當(dāng)成熟。16世紀(jì)到19世紀(jì)，事由原則一直占據(jù)統(tǒng)治地位。1841年法國(guó)人提出尊重全宗原則，再到德國(guó)的登記室原則，使得來(lái)源原則初步形成，直至《荷蘭手冊(cè)》對(duì)來(lái)源原則進(jìn)行了理論論證，確定了來(lái)源原則作為檔案整理基本原則的地位，并在布魯塞爾大會(huì)上得到普遍認(rèn)可。后來(lái)布倫內(nèi)克提出自由來(lái)源原則對(duì)來(lái)源原則進(jìn)行了進(jìn)一步的修正，主張將來(lái)源與事由配合成一定的比例。在蘇聯(lián)和我國(guó)全宗理論以及檔案實(shí)踐的影響下，中國(guó)檔案學(xué)者何嘉蓀、馮惠玲教授提出主、客全宗概念。不難發(fā)現(xiàn)，如何更好地保持文件之間的歷史聯(lián)系一直是檔案整理貫穿始終的主線(xiàn)和追求的目標(biāo)。

文件間的歷史聯(lián)系，也被稱(chēng)之為“內(nèi)在聯(lián)系”或“有機(jī)聯(lián)系”，是文件在產(chǎn)生和處理過(guò)程中所形成的內(nèi)部相互關(guān)系，具體表現(xiàn)在來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容和形式幾個(gè)方面，而來(lái)源方面的聯(lián)系是首要的。從以上分析可以看出，來(lái)源聯(lián)系和歷史聯(lián)系并不是等價(jià)的，來(lái)源聯(lián)系只不過(guò)是歷史聯(lián)系的一種表現(xiàn)形式。而我們?cè)谔接憴n案實(shí)體整理的理論和實(shí)踐時(shí)，卻過(guò)多地單方面強(qiáng)調(diào)了來(lái)源聯(lián)系，用來(lái)源聯(lián)系掩蓋了更加宏觀(guān)和本質(zhì)的歷史聯(lián)系。所以，在檔案整理工作中，應(yīng)堅(jiān)持歷史性原則，而不僅僅是來(lái)源原則。歷史聯(lián)系可以應(yīng)用于檔案實(shí)體整理中的不同層次，既可以應(yīng)用于檔案館內(nèi)第一層分類(lèi)——?jiǎng)澐秩?，還同樣適用于全宗內(nèi)分類(lèi)、立卷。比如，歷史聯(lián)系中的時(shí)間聯(lián)系，既可以作為劃分歷史檔案和現(xiàn)行檔案的依據(jù)，也可以用于某一類(lèi)檔案中文件按形成時(shí)間進(jìn)行排列。再如，來(lái)源聯(lián)系既可以作為劃分全宗的依據(jù)，又可以指導(dǎo)全宗內(nèi)檔案按組織機(jī)構(gòu)分類(lèi)。

2　檔案信息整理

檔案信息即檔案實(shí)體中所包含的信息，通常包含三種形式：“一是檔案的內(nèi)容信息，它是檔案信息中最主要的組成部分，是檔案信息的主體，是文件制作者意圖的體現(xiàn)。二是檔案的形式信息，或稱(chēng)為結(jié)構(gòu)信息。如文件的格式、科技文件中的代字代碼標(biāo)準(zhǔn)、文件之間的排列順序和結(jié)構(gòu)所表現(xiàn)出的信息。第三是檔案的載體信息。檔案載體可分為第一載體和第二載體，第一載體即我們檔案界已普遍認(rèn)可的紙張、照片、光盤(pán)等；除此以外檔案還有第二載體，即文獻(xiàn)、情報(bào)界所指的字跡、符號(hào)等，它們也是傳達(dá)信息的載體。因此，檔案的信息整理實(shí)質(zhì)上是對(duì)以上三方面檔案信息進(jìn)行組織和處理?！保?］

檔案信息整理的結(jié)果，在傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件時(shí)代，大多表現(xiàn)為各種檢索目錄，既有反映實(shí)體整理順序的卷內(nèi)文件目錄、全引目錄、案卷目錄等館藏性檢索工具，也有不反映實(shí)體整理順序的按照某一特征編制的分類(lèi)目錄、主題目錄、文號(hào)目錄、人名索引、地名索引等查檢性檢索工具。在電子文件時(shí)代，文件級(jí)的檔案整理具體地描述每一份文件本身所含信息，全面的著錄單份文件的各個(gè)特征，并將所有特征進(jìn)行任意組合，從而實(shí)現(xiàn)多途徑檢索。顯然，檔案信息整理，既可反映文件之間的歷史聯(lián)系（館藏性檢索工具），也可反映其邏輯聯(lián)系（查檢性檢索工具）。

綜上所述，檔案實(shí)體整理和檔案信息整理是性質(zhì)不同但相互補(bǔ)充的檔案實(shí)踐活動(dòng)，檔案實(shí)體整理堅(jiān)持歷史原則，檔案信息整理受歷史原則和邏輯原則的雙重指導(dǎo)［2］。同為檔案整理活動(dòng)的二者產(chǎn)生如此大差別的內(nèi)在原因究竟為何？

探討檔案實(shí)體整理的本質(zhì)，是試圖進(jìn)一步追問(wèn)，檔案實(shí)體整理為什么要堅(jiān)持歷史原則而非邏輯原則？堅(jiān)持歷史原則的檔案整理與檔案最為本質(zhì)的記錄歷史和再現(xiàn)歷史的社會(huì)功能之間存在著什么樣的內(nèi)在關(guān)系。

在數(shù)學(xué)領(lǐng)域的集合論中，兩個(gè)集合之間的一一對(duì)應(yīng)關(guān)系最具應(yīng)用價(jià)值。所謂集合之間的一一對(duì)應(yīng)是指，在兩個(gè)集合中，如果一個(gè)集合中的任何一個(gè)元素，在另一個(gè)集合中都能找到一個(gè)且只有一個(gè)元素與之對(duì)應(yīng)，反之依然成立，則說(shuō)兩個(gè)集合一一對(duì)應(yīng)。通常我們可以利用兩個(gè)集合的一一對(duì)應(yīng)關(guān)系，由一個(gè)已知的集合去探求另一個(gè)未知的集合。

筆者認(rèn)為，如果將“社會(huì)活動(dòng)”和“檔案”看作兩大集合，它們之間即存在一一對(duì)應(yīng)關(guān)系。

社會(huì)的存在和發(fā)展，是人類(lèi)不停地進(jìn)行各種社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的結(jié)果，每一項(xiàng)社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)甚至每一個(gè)具體事件，都會(huì)生成記錄它的檔案，相應(yīng)地，每一份檔案都會(huì)有一個(gè)具體事件與它對(duì)應(yīng)。社會(huì)活動(dòng)一旦完結(jié)，就成為歷史，歷史是人類(lèi)社會(huì)活動(dòng)的過(guò)去時(shí)態(tài)。

當(dāng)然，由于鑒定的存在，并不是每一個(gè)社會(huì)活動(dòng)生成的文件都能作為檔案保存，但所有反映社會(huì)主要功能和具有利用價(jià)值的文件都會(huì)被我們加以留存。所以，更準(zhǔn)確地說(shuō)，是“歷史集合中的有效元素”與“檔案集合”存在一一對(duì)應(yīng)關(guān)系。因此，當(dāng)時(shí)過(guò)境遷，盡管我們不能親眼目睹當(dāng)時(shí)社會(huì)活動(dòng)的場(chǎng)景，卻能通過(guò)與之對(duì)應(yīng)的檔案一一再現(xiàn)。檔案成為歷史學(xué)家在研究中最信任和最鐘情的文獻(xiàn)的原因，就是他們可以利用檔案與歷史活動(dòng)之間的一一對(duì)應(yīng)關(guān)系，從已知的檔案去揭開(kāi)已經(jīng)逝去的真實(shí)歷史的神秘面紗。

檔案與歷史作為兩種事物，它們不但具有發(fā)生、發(fā)展的關(guān)聯(lián)性，而且它們之間主體與客體的關(guān)系也隨著這種變化過(guò)程而變化。社會(huì)活動(dòng)形成文件，對(duì)文件進(jìn)行價(jià)值認(rèn)定和結(jié)構(gòu)整合形成檔案。所以社會(huì)活動(dòng)為主，檔案為客。另一方面，社會(huì)活動(dòng)發(fā)生以后，社會(huì)活動(dòng)作為本體即已消失，留下的痕跡只是活動(dòng)進(jìn)行過(guò)程中留下的文字記錄，當(dāng)我們?cè)佻F(xiàn)該社會(huì)活動(dòng)的過(guò)程時(shí)，則必須通過(guò)實(shí)體存在的檔案反求歷史，檔案則反客為主［3］。

因此，我們可以說(shuō)，檔案與人類(lèi)社會(huì)活動(dòng)的關(guān)系以及主體與客體的變換，決定了檔案記錄歷史和再現(xiàn)歷史的社會(huì)功能，檔案所承擔(dān)的社會(huì)功能決定了檔案整理的原則和方法。

檔案的實(shí)體整理，盡管從目前的表述上，是為了分門(mén)別類(lèi)便于利用檔案，但其實(shí)質(zhì)上，是為了重新構(gòu)建已經(jīng)逝去的社會(huì)活動(dòng)的歷史過(guò)程。歷史是由單個(gè)社會(huì)活動(dòng)的碎片構(gòu)成的，歷史學(xué)家的責(zé)任是對(duì)碎片進(jìn)行梳理，使之結(jié)構(gòu)化，形成完整的歷史架構(gòu)。而檔案記錄歷史和再現(xiàn)歷史的功能與歷史學(xué)家的期望是“不謀而合”的。檔案工作者對(duì)檔案的整理，歷史學(xué)家對(duì)歷史碎片的梳理和重構(gòu)，表層上是針對(duì)不同的對(duì)象，從事著不同的職業(yè)，其最終的結(jié)果是殊途同歸的，歷史學(xué)家的“碎片”必須從檔案中汲取營(yíng)養(yǎng)。正因?yàn)槿绱?，檔案實(shí)體整理必須按照社會(huì)活動(dòng)過(guò)程組織文件，保持文件產(chǎn)生時(shí)的歷史聯(lián)系，堅(jiān)持歷史性原則。因?yàn)?，只有那些與文件的形成過(guò)程，也就是與人類(lèi)社會(huì)活動(dòng)的實(shí)際進(jìn)程相對(duì)應(yīng)的文件系統(tǒng)——具有歷史聯(lián)系而非根據(jù)人為創(chuàng)造的聯(lián)系組織在一起的檔案，才是歷史性的，才能更好地發(fā)揮價(jià)值，滿(mǎn)足多種多樣的利用需求。

在傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件時(shí)代，文件從件到卷再到全宗，完成了從“文件集合”到具有結(jié)構(gòu)的“文件實(shí)體系統(tǒng)”的蛻變。電子文件時(shí)代，文件所含信息與信息載體發(fā)生分離，文件可在不同載體上自由地轉(zhuǎn)換，我們已經(jīng)不能像紙質(zhì)文件那樣，將電子文件組合成具有固定結(jié)構(gòu)的文件系統(tǒng)，加以排架和保存。然而隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，我們可以實(shí)現(xiàn)文件級(jí)的著錄，通過(guò)對(duì)每一份文件各個(gè)特征的著錄，便可在檢索時(shí)根據(jù)任意特征或任意特征的組合找到同樣具有某種聯(lián)系（歷史聯(lián)系或邏輯聯(lián)系）的文件組合，將散存的“電子文件集合”轉(zhuǎn)化為具有特定排列次序的“電子文件系統(tǒng)”，將紙質(zhì)文件時(shí)代“有形的整理”演變?yōu)殡[藏在計(jì)算機(jī)著錄和檢索過(guò)程中的“無(wú)形的整理”，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)時(shí)代遠(yuǎn)遠(yuǎn)實(shí)現(xiàn)不了的深度檢索和多途徑檢索，大大提高了查全率和查準(zhǔn)率。

相比紙質(zhì)文件的整理，電子文件的整理展現(xiàn)出自己的特色。對(duì)信息的整理成為電子文件整理的主體，甚至離開(kāi)了信息整理，電子文件的整理都不能單獨(dú)地以實(shí)體整理而存在。著錄對(duì)電子文件信息整理至關(guān)重要，相比紙質(zhì)文件時(shí)代排列文件和著錄是相對(duì)獨(dú)立的兩個(gè)環(huán)節(jié)，電子文件時(shí)代，著錄與檢索在文件排列中的關(guān)系已經(jīng)十分緊密。之所以要對(duì)電子文件進(jìn)行前端控制和全程管理，是為了防止文件由于沒(méi)有及時(shí)著錄而不能真實(shí)地反映歷史聯(lián)系，也是為了應(yīng)對(duì)電子文件易逝性、易改性可能造成文件缺失和失實(shí)的措施。

無(wú)論在紙質(zhì)文件時(shí)代，還是在電子文件時(shí)代，一個(gè)具有某種聯(lián)系的文件系列遠(yuǎn)比單一的一份文件的價(jià)值要高。我們可以把具有某種聯(lián)系而聚合在一起的文件系列看作一個(gè)系統(tǒng)，而系統(tǒng)的功能要大于各部分功能之和。

簡(jiǎn)單地說(shuō)，如果我們有一條原始信息，當(dāng)我們得到第二條信息（與原始信息有某種聯(lián)系）時(shí)，我們不僅在原有的基礎(chǔ)上增加了第二條信息，還增加了第二條信息與原始信息相比較而得出的新信息。如果得到第三條信息（與原始信息和第二條信息有某種聯(lián)系），我們便可增加第三條信息、與原始信息相比較得出的信息、與第二條信息相比較得出的信息這樣三條新的信息。以此類(lèi)推，我們可以發(fā)現(xiàn)，增加的新信息數(shù)量成指數(shù)增長(zhǎng)，我們將這種情況稱(chēng)為“信息增殖”。

檔案通過(guò)信息整理，使文件之間彼此具有某種歷史聯(lián)系或邏輯聯(lián)系，就形成了一個(gè)文件系統(tǒng)，便于實(shí)現(xiàn)信息增殖。在實(shí)際生活中，利用檔案實(shí)現(xiàn)信息增殖并服務(wù)于實(shí)踐的案例屢見(jiàn)不鮮。比如，地質(zhì)學(xué)家可以通過(guò)分析

歷次地震、海嘯等自然災(zāi)害前的各種氣象變化的檔案，得出災(zāi)害前的規(guī)律性現(xiàn)象，從而科學(xué)地預(yù)測(cè)自然災(zāi)害并加以防范；歷史學(xué)家可以通過(guò)研讀歷朝歷代的對(duì)內(nèi)對(duì)外政策，分析出朝代興盛或衰敗的原因，從而汲取經(jīng)驗(yàn)，吸取教訓(xùn)，預(yù)測(cè)未來(lái)，給當(dāng)政者或領(lǐng)導(dǎo)者以借鑒，等等。

可見(jiàn)，我們遵循某種歷史聯(lián)系或邏輯聯(lián)系對(duì)檔案信息進(jìn)行整理，形成結(jié)構(gòu)性的文件系統(tǒng)，目的不僅在于方便檢索，還在于通過(guò)檢索出的具有某種聯(lián)系的檔案，在分析和處理的基礎(chǔ)上能夠?qū)崿F(xiàn)信息增殖。

綜上所述，將檔案整理劃分為“檔案實(shí)體整理”和“檔案信息整理”僅是表面現(xiàn)象，它們是兩種性質(zhì)完全不同的整理實(shí)踐工作。檔案實(shí)體整理遵循歷史性原則，充分保持文件之間的歷史聯(lián)系；而檔案信息整理則將歷史性原則和邏輯性原則并重，并不僅僅是為了適應(yīng)實(shí)踐的需要。更深層的，檔案實(shí)體整理的本質(zhì)在于重構(gòu)社會(huì)活動(dòng)過(guò)程，檔案信息整理的本質(zhì)則在于實(shí)現(xiàn)檔案信息增殖。

［1］桑毓域.二元檔案實(shí)踐淺論［J］.檔案學(xué)通訊.2003（5）.

［2］桑毓域.檔案與文件之間的歷史聯(lián)系與歷史檢索［J］，中國(guó)檔案.2004（5）．

［3］桑毓域.論檔案與歷史的關(guān)系［J］.檔案學(xué)通訊.2002（4）．

桑毓域，天津師范大學(xué)管理學(xué)院教授。主要研究方向?yàn)闄n案學(xué)基礎(chǔ)理論，企業(yè)檔案管理。

楊秀茹，女，天津師范大學(xué)管理學(xué)院研究生。主要研究方向?yàn)殡娮游募髽I(yè)檔案管理，檔案本質(zhì)研究。

Discuss about the Nature of Archives Arrangem ent

Sang Yuyu，Yang Xiuru
（Tianjin NormalUniversity of SchoolofM anagement，Tianjin，300387）

Archival arrangement is divided into archival entity arrangement and archival information arrangement.Archival entity arrangement is guided by the historical principle,however, archival information arrangement is under the guidance of both the historical principle and the logic principle.The essence of archival entity arrangement is to reconstruct the social practice process,as a comparison,the nature of archival information arrangement is to realize information proliferation through a structured archival information.

A rchival Entity A rrangement；A rchival Information A rrangement；Information Prolif?eration;A rchives A rrangement;File System

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