淺析新形勢(shì)下高校人事檔案管理工作面臨的問(wèn)題及對(duì)策

陳錦元 山東中醫(yī)藥高等專科學(xué)校

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淺析新形勢(shì)下高校人事檔案管理工作面臨的問(wèn)題及對(duì)策

陳錦元 山東中醫(yī)藥高等?？茖W(xué)校

摘 要：在高校全面工作中，人事檔案管理工作是人才引進(jìn)及培養(yǎng)過(guò)程中至關(guān)重要的一環(huán)，然而隨著國(guó)家政治體制改革和人事制度改革的不斷深化，高校人事檔案工作開(kāi)始面臨一系列的新情況和新問(wèn)題，也暴露出一些不符合當(dāng)前形勢(shì)的工作方法，這些問(wèn)題的出現(xiàn)需要檔案管理工作者及時(shí)創(chuàng)新，提高自身素質(zhì)，改進(jìn)工作方法，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理工作的與時(shí)俱進(jìn)、創(chuàng)新發(fā)展。

關(guān)鍵詞：人事檔案 新形勢(shì) 改革 制度化 信息化

本文為山東省職業(yè)教育教學(xué)改革研究項(xiàng)目“心理彈性視角下職業(yè)院校青年教師心理檔案構(gòu)建研究”（編號(hào)：2015168）研究成果。

一、人事檔案管理目前面臨的新問(wèn)題

1.廣大干部職工檔案意識(shí)有所淡化。個(gè)人的人事檔案在其職業(yè)生涯和事業(yè)發(fā)展中都發(fā)揮著非常重要的作用，尤其是對(duì)高校干部職工來(lái)說(shuō)，無(wú)論是職稱晉升、學(xué)歷提升，還是職位升遷、辦理各種證明，都需要對(duì)檔案進(jìn)行調(diào)取查閱，然而長(zhǎng)期以來(lái)，檔案作為一項(xiàng)機(jī)密材料，很少提供給普通人員查閱，也很少有普通教職工受過(guò)專門(mén)的檔案管理培訓(xùn)，隨著人事制度改革的不斷深化，人員崗位流動(dòng)加快，相當(dāng)一部分社會(huì)用人單位在聘用人才前沒(méi)有翻閱檔案的意識(shí)，這就導(dǎo)致了大部分干部職工對(duì)檔案工作缺乏足夠的重視。而檔案意識(shí)的缺失就引發(fā)了檔案管理制度不完善、檔案材料短缺、檔案存放混亂等一系列的問(wèn)題。

2.檔案管理制度有待進(jìn)一步完善。檔案管理是一項(xiàng)相當(dāng)嚴(yán)肅的工作，對(duì)于材料的質(zhì)量、真實(shí)性、客觀性有著非常高的要求，無(wú)論是靜態(tài)的存放還是動(dòng)態(tài)的管理都應(yīng)當(dāng)有一個(gè)明確的詳細(xì)的制度規(guī)范，使檔案管理有章可循。然而目前很多高校人事檔案的管理辦法仍然是沿用多年以前的，對(duì)于當(dāng)前出現(xiàn)的新形勢(shì)新問(wèn)題沒(méi)有涉及，只能靠多年形成的習(xí)慣經(jīng)驗(yàn)來(lái)處理新出現(xiàn)的問(wèn)題，導(dǎo)致檔案管理混亂，部分檔案材料缺失。另外，檔案所用的材料應(yīng)當(dāng)高度標(biāo)準(zhǔn)一致，但不少人事檔案仍存在紙張不一致、材料填寫(xiě)不規(guī)范等現(xiàn)象。

3.檔案管理人員能力亟待提高。隨著人事制度改革的不斷發(fā)展，部門(mén)、單位合并組合頻繁，人員的流動(dòng)量增大，客觀上造成了材料入檔、整理檔案任務(wù)繁重的結(jié)果，而各部門(mén)、各單位檔案管理往往人員不足，而且調(diào)動(dòng)頻繁，隊(duì)伍不夠穩(wěn)定，多數(shù)管理人員并不是檔案管理相關(guān)專業(yè)畢業(yè)的，只是參加工作后逐漸學(xué)習(xí)，單純依靠繼承工作前輩們的經(jīng)驗(yàn)，管理手段較為單一，無(wú)法適應(yīng)信息化的要求，往往被動(dòng)等待服務(wù)對(duì)象前來(lái)辦理各種檔案業(yè)務(wù)，沒(méi)有主動(dòng)工作的意識(shí)，難以提高檔案工作的質(zhì)量。

4.檔案管理信息化進(jìn)展緩慢。目前，高校已經(jīng)開(kāi)始采取電子檔案的方式對(duì)人員進(jìn)行管理，但是在人事檔案信息化的過(guò)程中，仍然存在一些問(wèn)題。首先，目前檔案管理的重點(diǎn)仍然是實(shí)體管理，大部分材料需要手寫(xiě)，并且都是紙質(zhì)材料，統(tǒng)計(jì)過(guò)程繁瑣，容易損毀丟失；其次，部分高校建立的人事檔案信息庫(kù)無(wú)法很好地與其他軟件及平臺(tái)兼容，造成使用上的不便；再次，當(dāng)前檔案管理信息平臺(tái)呈現(xiàn)出種類多、分工細(xì)的特點(diǎn)，相互之間無(wú)法交互操作，造成了網(wǎng)絡(luò)資源的重復(fù)和浪費(fèi)。

二、改善人事檔案管理現(xiàn)狀的有效對(duì)策

1.提高全員檔案意識(shí)。以全員培訓(xùn)的方式，幫助干部職工了解人事檔案的重要性，并熟悉人事檔案的內(nèi)容、各項(xiàng)手續(xù)辦理的基本程序等，從根本上扭轉(zhuǎn)當(dāng)前對(duì)檔案重視不夠的錯(cuò)誤觀念，做到人人了解檔案工作、人人會(huì)做檔案工作，能夠主動(dòng)地配合檔案材料的填寫(xiě)和上交，杜絕檔案缺失、材料填寫(xiě)不準(zhǔn)確等現(xiàn)象。利用各種方式如校園網(wǎng)、宣傳欄等對(duì)檔案工作大力進(jìn)行宣傳，使全體員工了解檔案是維護(hù)自身利益、提升自身待遇的重要憑證，是組織對(duì)個(gè)人進(jìn)行考察的重要依據(jù)。

2.加強(qiáng)檔案管理工作制度化。將檔案管理納入制度化的軌道，針對(duì)新形勢(shì)、新情況的產(chǎn)生，建立健全檔案管理制度，使檔案管理做到有章可循；要遵照法律法規(guī)和規(guī)章制度，嚴(yán)格按照程序辦事，工作人員要加強(qiáng)對(duì)檔案的審核檢查，杜絕錯(cuò)誤的信息裝入檔案，確保檔案得到妥善保管，避免遺失；要建立檔案聯(lián)絡(luò)員制度，各部門(mén)安排專人負(fù)責(zé)檔案管理，定期收集，及時(shí)移交；應(yīng)適時(shí)擴(kuò)大檔案存放內(nèi)容，力求使檔案涵蓋的范圍更廣。

3.打造高水平的檔案管理工作隊(duì)伍。高校人事檔案需要高素質(zhì)的管理團(tuán)隊(duì)來(lái)進(jìn)行管理，定期開(kāi)展培訓(xùn)，增強(qiáng)工作人員的事業(yè)心、責(zé)任心，提高其業(yè)務(wù)能力和專業(yè)化水平，培養(yǎng)其高尚的道德情操，樹(shù)立起勤奮務(wù)實(shí)的工作作風(fēng)；要以健全的渠道機(jī)制引進(jìn)專業(yè)人才，并注重加強(qiáng)對(duì)其的培養(yǎng)和鍛煉；經(jīng)常性的開(kāi)展討論活動(dòng)，互相交流先進(jìn)的工作經(jīng)驗(yàn)，實(shí)現(xiàn)整體隊(duì)伍的共同提高；制定科學(xué)的檔案管理人才培養(yǎng)體系，用以老帶新的方式，帶動(dòng)新進(jìn)人員盡快熟悉工作崗位。

4.加快進(jìn)行人事檔案管理信息化建設(shè)。人事檔案管理的信息化，就是由傳統(tǒng)的以實(shí)體檔案為重心的檔案管理制度，向以虛擬的電子檔案為重心的檔案管理制度轉(zhuǎn)變。要想順利實(shí)現(xiàn)信息化，就要使用統(tǒng)一平臺(tái)的人事檔案管理系統(tǒng)，對(duì)不同的群體規(guī)定不同的操作權(quán)限，加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫(kù)和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，對(duì)紙質(zhì)的檔案材料進(jìn)行統(tǒng)一整合，確保向數(shù)據(jù)庫(kù)移植的過(guò)程中不會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)漏之處，引進(jìn)專門(mén)的技術(shù)人才進(jìn)行人事檔案網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的維護(hù)，并對(duì)廣大干部職工進(jìn)行相關(guān)培訓(xùn)，使其能夠掌握提交檔案材料和進(jìn)行檔案檢索的基本技能。

總之，人事檔案管理是一項(xiàng)繁瑣復(fù)雜而又需要?jiǎng)?chuàng)新的工作，在全面深化改革的今天，為適應(yīng)科學(xué)化和信息化的要求，更好地使檔案管理工作為高校服務(wù)、為群眾服務(wù)，對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理模式進(jìn)行整改，把人事檔案管理與人力資源利用充分結(jié)合起來(lái)，發(fā)揮人事檔案應(yīng)有的作用，已成為全體高校檔案管理工作者努力的方向。

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