做好基層單位辦公室工作的幾點(diǎn)思考

陳錦芳（福建省地質(zhì)探礦機(jī)械設(shè)備服務(wù)中心）

做好基層單位辦公室工作的幾點(diǎn)思考

陳錦芳（福建省地質(zhì)探礦機(jī)械設(shè)備服務(wù)中心）

基層單位辦公室職能的本質(zhì)與核心都是服務(wù)，因此對于辦公流程的優(yōu)化便顯得至關(guān)重要。而流程的優(yōu)化不僅對工作效率與質(zhì)量有著直接的影響，還關(guān)系到了領(lǐng)導(dǎo)層的決策落實(shí)程度以及力度。本文就如何做好基層單位的辦公室工作進(jìn)行了簡要分析。

基層單位；辦公室工作

基層單位的辦公室承擔(dān)著聯(lián)系上下與協(xié)調(diào)內(nèi)外的重大責(zé)任，因此對于基層單位而言，只有充分的做好辦公室工作，才能夠有效的落實(shí)整個(gè)單位的重大決策部署，并且能很好的發(fā)揮中樞部門的作用。這就要求辦公室必須圍繞整個(gè)單位的工作中心來服務(wù)大局，并且能夠統(tǒng)一協(xié)調(diào)基層單位的各項(xiàng)工作，從而進(jìn)一步的增強(qiáng)該基層單位的執(zhí)行能力。而本文就如何做好基層單位的辦公室工作進(jìn)行了深入的研究。

1　強(qiáng)化辦公室工作的優(yōu)質(zhì)服務(wù)

辦公室的職能在于服務(wù)，因此想要做好基層單位的辦公室工作，就必須充分的把握服務(wù)的本質(zhì)。對于基層單位的辦公室來講，不管是事務(wù)服務(wù)還是政務(wù)服務(wù)，雖然服務(wù)的內(nèi)容與方式不盡相同，但是其本質(zhì)都是為了努力的完成各項(xiàng)服務(wù)工作。辦公室一般都是領(lǐng)導(dǎo)的智囊團(tuán)，因此想要做好辦公室工作，就必須要善于謀事，從而當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)們的優(yōu)質(zhì)助手，并且能夠圍繞著該基層單位的中心任務(wù)以及總體的工作要求來多元化的死牢問題，從而給領(lǐng)導(dǎo)們提供優(yōu)質(zhì)的智能服務(wù)。而基層單位的中心工作能否順利推進(jìn)落實(shí)，以及能否圓滿完成各級領(lǐng)導(dǎo)所交代的重點(diǎn)任務(wù)，都需要基層辦公室工作人員的努力。而基層辦公室的工作人員在工作工程中無論遇到什么困難，都需要努力的去克服這些困難，并且在解決問題的過程中要充分的注意解決方法的原則性和靈活性，做到既關(guān)注了細(xì)節(jié)，有把握住每一項(xiàng)工作的實(shí)際流程，同時(shí)還要突出工作的推進(jìn)落實(shí)，來確保每一項(xiàng)工作都能夠達(dá)到預(yù)期的目的。而在推行工作的過程中，要善于領(lǐng)會到領(lǐng)導(dǎo)們的意圖，并且努力順應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)的節(jié)奏進(jìn)行工作，并且對自己之前的工作總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，查找出不足之處并加以改正。而在面對個(gè)別部門在工作過程中出現(xiàn)的一些偏差時(shí)，需要基層單位的辦公室工作人員進(jìn)行靈活的應(yīng)對，并對這些誤差進(jìn)行及時(shí)彌補(bǔ)，并且盡可能消除因誤差而導(dǎo)致的各種影響。這樣才能夠提供更到位和更有效的服務(wù)。

而在基層單位辦公室的工作過程中，應(yīng)當(dāng)充分的保證服務(wù)過程的及時(shí)性，并對企業(yè)的重要決策來及時(shí)的貫徹、推進(jìn)到位，并且保證各項(xiàng)工作的扎實(shí)開展。在面對領(lǐng)導(dǎo)交代的任務(wù)是要及時(shí)的跟進(jìn)并且確認(rèn)任務(wù)的完成落實(shí)到位，并且不管大事小事都應(yīng)當(dāng)在當(dāng)天落實(shí)，并及時(shí)的像領(lǐng)導(dǎo)反饋任務(wù)完成效果。對與需要一段時(shí)間才能夠完成的任務(wù)，需要能夠及時(shí)的把握住任務(wù)的進(jìn)展?fàn)顩r，并及時(shí)的對任務(wù)進(jìn)行推進(jìn)與協(xié)調(diào)工作。而在重大緊急事件發(fā)生后，要充分的做好急事急傳，來及時(shí)的為領(lǐng)導(dǎo)做好各種服務(wù)。

2　優(yōu)化辦公室的辦公流程

基層單位的辦公室工作其事務(wù)往往比較龐雜。但是辦公室的工作要求必須要使所有事務(wù)井然有序，因此，對于基層單位的辦公室工作流程的優(yōu)化便顯得至關(guān)重要，它不僅僅直接影響著辦公室的辦公質(zhì)量以及效率，還關(guān)系到領(lǐng)導(dǎo)決策的落實(shí)程度與力度。這就要求辦公室工作流程中必須講究高標(biāo)準(zhǔn)，高質(zhì)量和高效率的進(jìn)行工作的開展。

要想做好辦公室工作的辦公流程優(yōu)化，就必須先理順整個(gè)辦公流程，并形成一個(gè)健全完善的工作規(guī)則和工作流程方面的制度措施。在文件的批辦過程中，應(yīng)當(dāng)從文件的源頭抓起，來分類確定各項(xiàng)文件的急緩程度，并且對文件中有著具體要求的主體進(jìn)行登記，來及時(shí)的為領(lǐng)導(dǎo)們提供決策支持。在這一過程中也應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步的提升文件的運(yùn)行質(zhì)量，并且依舊領(lǐng)導(dǎo)的意見將文件及時(shí)的下發(fā)到相關(guān)部門和單位。在進(jìn)行會議的組織上，要簡要、精準(zhǔn)的做好相應(yīng)的會議準(zhǔn)備，并對有關(guān)參會領(lǐng)導(dǎo)和參會人員進(jìn)行及時(shí)的通知提醒，并且能夠按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)來進(jìn)行會議會場的布置，根據(jù)該會議的性質(zhì)來落實(shí)好警衛(wèi)安排與記者招待等各項(xiàng)工作，在進(jìn)行會議的過程中要始終保持有著專人的現(xiàn)場服務(wù)，并能夠有效的把控會議的進(jìn)展情況，從而保證整項(xiàng)會議的順利進(jìn)行。而且在日常的工作過程中基礎(chǔ)單位辦公室的相關(guān)工作人員需要充分的提升自身的運(yùn)轉(zhuǎn)效率，來保證能夠?qū)⑸霞夘I(lǐng)導(dǎo)的決策及時(shí)的傳達(dá)給相關(guān)單位。

3　培育優(yōu)良的作風(fēng)

基層單位的辦公室是展示整個(gè)單位形象的窗口，而辦公室的每個(gè)工作人員都代表著整個(gè)單位的形象。因此，辦公室的隊(duì)伍作風(fēng)以及人員素質(zhì)往往會影響著整個(gè)單位的聲譽(yù)，并且關(guān)系到各項(xiàng)工作的落實(shí)情況。這就需要充分的落實(shí)好辦公室的作風(fēng)建設(shè)工作，并且充分的培育出一個(gè)優(yōu)良的辦公室作風(fēng)。

辦公室的工作人員往往處于整個(gè)單位的中樞，并且涉及到了諸多的要害崗位和涉密領(lǐng)域，這種特殊的工作性質(zhì)就要求辦公室工作人員們必須能夠誠實(shí)可靠、敬業(yè)敬職。因此，在進(jìn)行辦公室工作時(shí)，必須要對上級保持足夠的忠誠，并且不斷的加強(qiáng)自身的事業(yè)心與責(zé)任感，誠實(shí)做人，來讓領(lǐng)導(dǎo)們能夠充分的信任自己。辦公室在開展任何工作的過程中都需要保持一個(gè)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，并且不管承擔(dān)的是什么任務(wù)，都應(yīng)當(dāng)踏踏實(shí)實(shí)、保質(zhì)保量的完成。比如說在進(jìn)行公文的上報(bào)工作時(shí)，就應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格的按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)與要求進(jìn)行認(rèn)真審核；起草文稿、下發(fā)簡報(bào)，并對每一句話每一個(gè)字都要反復(fù)推敲，確保整個(gè)文稿沒有任何問題的情況下，再進(jìn)行公文的上報(bào)工作。對于辦公室來言，嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，不僅僅是工作性質(zhì)的要求，也是基層單位辦公室工作人員所應(yīng)具有的工作態(tài)度?；鶎訂挝坏霓k公室工作人員在進(jìn)行工作的過程中，要充分的體現(xiàn)出敬業(yè)與奉獻(xiàn)的精神，并在日常的工作中必須保持和發(fā)揚(yáng)能打硬仗、該打硬仗、善打硬仗的作風(fēng)，并用自己的言行舉動彰顯出整個(gè)辦公室的良好形象。并在日常的工作中要樹立一個(gè)正確的目標(biāo)導(dǎo)向，來引導(dǎo)辦公室工作人員將自身的熱情與精力都投入辦公室事業(yè)中，從而讓每個(gè)基層單位的辦公室工作人員的積極性都能夠得到充分的發(fā)揮，來形成一種團(tuán)結(jié)協(xié)作、奮發(fā)向上的辦公室文化，并使得辦公室能夠始終充滿生機(jī)與活力。

4　打造優(yōu)質(zhì)的辦公室隊(duì)伍

要想適應(yīng)基層單位辦公室的工作要求，就必須建立起一支有著堅(jiān)定政治觀念、高效精干、勤勉自律和團(tuán)結(jié)和諧的優(yōu)秀隊(duì)伍。這也是當(dāng)今基層單位的辦公室所需著力做好的目標(biāo)。

只有著眼大局，才能夠積極的做好各項(xiàng)服務(wù)工作。而辦公室工作的方方面面都與整個(gè)單位的大局密切相關(guān)，這就要求辦公室工作人員能夠站在服務(wù)全局的角度上進(jìn)行思考，這樣才能夠使自身的謀策具備戰(zhàn)略眼光，并且能夠更好的抓住要害，這樣才能夠有效的為領(lǐng)導(dǎo)們提供建議服務(wù)。而辦公室相關(guān)工作人員在平時(shí)的工作中，不能僅僅停留在忙于應(yīng)付領(lǐng)導(dǎo)人物這一水平上，而應(yīng)當(dāng)自覺的從整個(gè)單位的發(fā)展大局來進(jìn)行思考，并努力的跟上領(lǐng)導(dǎo)們的思路以及節(jié)奏，這樣，辦公室才能夠充分的發(fā)揮出自身的職能作用。而辦公室工作人員應(yīng)當(dāng)充分的開闊自身的事業(yè)，并且要具有開放性的思維以及開闊的眼界，這樣才能夠?qū)φ麄€(gè)單位所面臨的形式進(jìn)行爭取的認(rèn)知與把握，而辦公室工作人員也應(yīng)當(dāng)積極的去接觸和學(xué)習(xí)一些新鮮事物，并借此來不斷促進(jìn)自身觀念的更新以及認(rèn)知能力的提升。而且辦公室所需要協(xié)調(diào)處理的事情往往比較繁復(fù)，而隨便一個(gè)小的閃失都有可能導(dǎo)致整項(xiàng)工作都無法正常進(jìn)行。因此辦公室工作人員不僅需要積極的進(jìn)行各項(xiàng)工作，還應(yīng)當(dāng)培養(yǎng)自身的積極思考能力，并在日常的匯報(bào)工作或者協(xié)調(diào)相關(guān)事宜時(shí)，不能僅僅簡單的提出一些問題，而應(yīng)當(dāng)拿出能夠有效解決問題的建議和對策。而只有充分的培養(yǎng)基層單位辦公室工作人員的戰(zhàn)略目光、開放性思維以及善于思考的能力，才能夠打造出一個(gè)優(yōu)質(zhì)的辦公室隊(duì)伍，才能夠更好的發(fā)揮出辦公室這一部門的職能。

5　結(jié)束語

辦公室的相關(guān)工作即是一種學(xué)問，也是一種成長和歷練。而做好基層單位的辦公室工作，能夠有效的協(xié)調(diào)好上下層的各種關(guān)系，從而保證基層單位各項(xiàng)任務(wù)的順利進(jìn)行，這就能夠在一定程度上促進(jìn)整個(gè)基層單位的發(fā)展與進(jìn)步。因此這就需要辦公室的相關(guān)工作人員能夠用飽滿的認(rèn)清和過硬的作風(fēng)，來全面的提升自身的辦公效率以及服務(wù)質(zhì)量。從而最大限度的發(fā)揮出辦公室工作的職能。

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