高?？蒲袡n案信息資源建設(shè)現(xiàn)狀與對(duì)策研究

周麗琴（江蘇理工學(xué)院社會(huì)科學(xué)處，江蘇常州，213001）

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高校科研檔案信息資源建設(shè)現(xiàn)狀與對(duì)策研究

周麗琴
（江蘇理工學(xué)院社會(huì)科學(xué)處，江蘇常州，213001）

［摘要］文章闡釋了高?？蒲袡n案信息資源的內(nèi)涵，通過對(duì)高校科研檔案信息資源建設(shè)現(xiàn)狀的分析，指出目前普遍存在的問題，在此基礎(chǔ)上提出推進(jìn)高?？蒲袡n案信息資源建設(shè)的途徑和對(duì)策。

［關(guān)鍵詞］高等院?？蒲袡n案信息資源建設(shè)高校檔案科技創(chuàng)新

［分類號(hào)］G271

高校教師在從事專業(yè)教學(xué)工作的基礎(chǔ)上，圍繞學(xué)校人才培養(yǎng)、學(xué)科建設(shè)和社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展，開展各類科學(xué)研究活動(dòng)，這些活動(dòng)所形成的科研檔案中蘊(yùn)藏著多種信息——科研檔案信息，它們是非常重要的科技信息資源。這些信息對(duì)黨和政府決策、社會(huì)管理、科技創(chuàng)新等都有著重要作用［1］。然而，目前大部分高校對(duì)科研檔案信息資源建設(shè)還不夠重視，資源建設(shè)的內(nèi)容不夠豐富、技術(shù)手段滯后，以至于科研檔案信息資源的價(jià)值沒能得到充分體現(xiàn)。因此，高校檔案館應(yīng)加強(qiáng)與科研管理部門的合作，推進(jìn)科研檔案信息資源建設(shè)，提升科研檔案的管理和服務(wù)水平，發(fā)揮科研檔案的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。

1　高校科研檔案信息資源的概念及其構(gòu)成

科研檔案是指在科學(xué)技術(shù)研究過程中形成的，具有保存價(jià)值的文字、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等各種載體的文件材料。科研檔案中蘊(yùn)藏著原始數(shù)據(jù)、技術(shù)秘密、科研成果和經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)等，不僅反映科研工作的研究領(lǐng)域和研究方向，而且成為科研信息的一種存儲(chǔ)形式?？蒲袡n案工作是科研工作的重要組成部分，是科研活動(dòng)的重要環(huán)節(jié)，大力開發(fā)科研檔案信息資源，能夠推動(dòng)科研工作和社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展。

關(guān)于檔案信息資源的表述，國內(nèi)業(yè)界有多種說法。根據(jù)現(xiàn)有可查閱文獻(xiàn)，筆者比較認(rèn)同這樣的表述，即檔案信息資源是指以文字、圖形、圖像、聲音、動(dòng)畫和視像等形式儲(chǔ)存在檔案和檔案信息產(chǎn)品上并可供利用的信息資源［2］。這一概念體現(xiàn)了檔案信息資源的本質(zhì)是信息資源，同時(shí)表明檔案信息資源的特質(zhì)是源于檔案本身和檔案信息產(chǎn)品。由此得知，科研檔案信息資源是指以文字、圖形、圖像等多種形式儲(chǔ)存在科研檔案和科研檔案信息產(chǎn)品上的、可利用的科研信息資源。高?？蒲袡n案信息資源主要由學(xué)校、學(xué)術(shù)團(tuán)體和教師個(gè)人在科研項(xiàng)目（課題）的綜合管理、研究實(shí)驗(yàn)、總結(jié)鑒定、申報(bào)獎(jiǎng)勵(lì)、推廣應(yīng)用等階段形成的不同載體的文件材料，及其二次或多次開發(fā)的信息產(chǎn)品構(gòu)成。

與一般檔案信息資源相比，高?？蒲袡n案信息資源具有學(xué)術(shù)性、技術(shù)性、依附性、隱蔽性、有限共享性等特點(diǎn)。其中，學(xué)術(shù)性是指體現(xiàn)各種科學(xué)研究活動(dòng)的學(xué)術(shù)價(jià)值，技術(shù)性是指含有大量的原始數(shù)據(jù)和技術(shù)秘密，依附性是指信息資源及其價(jià)值依附于科研檔案及其信息產(chǎn)品，隱蔽性是指隱含在科研檔案及其延伸信息產(chǎn)品中的灰色信息資源，有限共享性是指僅限于一定范圍內(nèi)或保密期滿后共享。高校科研檔案信息資源具有保存歷史、傳遞學(xué)術(shù)信息、接續(xù)科研工作和科研人才，以及指導(dǎo)社會(huì)生產(chǎn)實(shí)踐等多方面功能［3］。

2　高校科研檔案信息資源建設(shè)和管理的現(xiàn)狀

總體上看來，高校科研檔案信息資源建設(shè)和管理取得了較快發(fā)展，主要體現(xiàn)在：一是隨著高校檔案管理體制的不斷強(qiáng)化和完善，眾多高校尤其本科院校設(shè)立了獨(dú)立建制的檔案館，對(duì)包括科研檔案在內(nèi)的各種門類檔案信息資源實(shí)行集中統(tǒng)一管理和開發(fā)利用，改變了過去長(zhǎng)期沿用的分散管理體制，為科學(xué)管理和有效利用高?？蒲袡n案信息資源，確保高?？蒲袡n案信息資源的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，提供了可靠的體制保障。二是隨著高?？蒲袡n案信息資源管理和開發(fā)利用等規(guī)章制度不斷健全和完善，科研檔案信息資源從形成積累、整合處理到開發(fā)利用等各個(gè)環(huán)節(jié)，從外觀形式到內(nèi)在質(zhì)量等各方面都形成了一系列制度規(guī)定，高?？蒲袡n案信息資源建設(shè)和管理逐步走上了制度化、規(guī)范化軌道。三是隨著高?？蒲袡n案信息資源管理業(yè)務(wù)建設(shè)不斷深化和技術(shù)手段不斷創(chuàng)新，特別是科研檔案信息產(chǎn)品編研加工和科研檔案信息資源數(shù)字化管理水平的日益普及，高?？蒲袡n案信息資源儲(chǔ)備更加豐富，形式趨于更加多樣，已經(jīng)成為高校價(jià)值最重要、數(shù)量最眾多的檔案信息資源之一。

但是，我們也應(yīng)當(dāng)看到在高?？蒲袡n案信息資源建設(shè)和管理方面也存在著一些問題，主要包括：一是部分高?？蒲泄芾砩婕翱萍继?、人文社科處、技術(shù)轉(zhuǎn)移中心等多個(gè)機(jī)構(gòu)，而且相互之間溝通不夠，對(duì)科研檔案信息資源建設(shè)和管理的監(jiān)管方面存在盲區(qū)和空白，出現(xiàn)管理不到位、制度不配套和要求不明確等現(xiàn)象，給高?？蒲袡n案信息資源建設(shè)和管理帶來一定的影響。二是長(zhǎng)期以來高校檔案部門沒有提前介入科研檔案信息資源建設(shè)和管理，沒有對(duì)相關(guān)項(xiàng)目（課題）所形成的檔案信息資源的質(zhì)量進(jìn)行超前控制，“坐等”科研業(yè)務(wù)部門和人員向檔案館移交材料，存在著“你交我收、交多少就收多少”的狀態(tài)，導(dǎo)致部分項(xiàng)目（課題）科研檔案信息資源缺失，影響科研檔案信息資源的質(zhì)量，甚至造成無法挽回的損失。三是科研檔案信息資源開發(fā)利用水平較低，當(dāng)前各高校開發(fā)出來的科研檔案信息產(chǎn)品數(shù)量少且品種單一［4］，不利于實(shí)現(xiàn)科研檔案信息資源社會(huì)共享和科研成果轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實(shí)生產(chǎn)力，為提升生產(chǎn)力水平作出貢獻(xiàn)。四是高?？蒲袡n案信息資源現(xiàn)代化管理水平較低，科研管理部門建立的科研管理系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)各自獨(dú)立，互不兼容，以至于項(xiàng)目申報(bào)和成果申報(bào)階段形成的數(shù)字科研信息無法轉(zhuǎn)入檔案管理系統(tǒng)中，科研部門只能把紙質(zhì)材料交給檔案館，眾多的科研檔案信息資源尚未數(shù)字化，嚴(yán)重制約了高校科研檔案信息資源的網(wǎng)上查閱和共享。

3　加強(qiáng)高校科研檔案信息資源建設(shè)的對(duì)策

3.1加強(qiáng)科研檔案信息資源建設(shè)的質(zhì)量控制

科研檔案信息資源建設(shè)是一個(gè)系統(tǒng)工程，需要運(yùn)用全面質(zhì)量管理理論，對(duì)其形成的各個(gè)環(huán)節(jié)實(shí)施質(zhì)量監(jiān)督檢查，從而保證科研檔案信息資源建設(shè)的質(zhì)量。全面質(zhì)量管理是以組織全員參與為基礎(chǔ)的質(zhì)量管理方式和管理理念，其原理是基于對(duì)質(zhì)量形成全過程的控制，即質(zhì)量環(huán)節(jié)的控制，并通過有效的質(zhì)量體系為基礎(chǔ)來實(shí)施和體現(xiàn)［5］。

（1）科研檔案信息資源質(zhì)量管理內(nèi)容?？蒲袡n案信息資源質(zhì)量管理的內(nèi)容主要包括全過程的質(zhì)量管理、全員的質(zhì)量管理，這二者之間相互交叉、相互交融。從全過程的角度看，科研檔案及其信息產(chǎn)品的質(zhì)量產(chǎn)生、形成和實(shí)現(xiàn)的整個(gè)過程是由多個(gè)相互聯(lián)系、相互影響的環(huán)節(jié)組成，每個(gè)環(huán)節(jié)都或輕或重地影響著最終質(zhì)量。為了保證和提高科研檔案質(zhì)量，就必須對(duì)影響質(zhì)量的所有環(huán)節(jié)和因素予以關(guān)注和實(shí)施控制。從全員的角度看，科研人員、科研管理人員與檔案館工作人員都參加到科研檔案質(zhì)量管理中，都要有強(qiáng)烈的質(zhì)量意識(shí)，各司其職，形成一個(gè)協(xié)作、高效、嚴(yán)密的質(zhì)量管理工作系統(tǒng)。

（2）科研檔案信息資源質(zhì)量環(huán)節(jié)控制。為達(dá)到質(zhì)量控制的目標(biāo)，首先要對(duì)科研初期的材料進(jìn)行質(zhì)量控制?？蒲腥藛T認(rèn)真對(duì)待課題申報(bào)書、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)等原始信息材料的撰寫和記錄，對(duì)形成書面材料、數(shù)字材料或?qū)嶒?yàn)樣本負(fù)有學(xué)術(shù)責(zé)任。其次在科研管理部門的整理、立卷環(huán)節(jié)，科研項(xiàng)目與成果管理人員應(yīng)把科研檔案工作與計(jì)劃管理、課題管理和成果管理緊密結(jié)合，對(duì)各種應(yīng)予歸檔的材料，嚴(yán)格按照“四同步”管理法進(jìn)行建檔［6］，確?？蒲胁牧系那捌谫|(zhì)量。在組卷、移交檔案館前，由本部門的業(yè)務(wù)分管領(lǐng)導(dǎo)把關(guān)，同時(shí)有關(guān)部門之間增加相互溝通。再次是檔案館加強(qiáng)歸檔材料接收環(huán)節(jié)的質(zhì)量審核驗(yàn)收。檔案館負(fù)責(zé)科研檔案管理的工作人員，除了做好科研檔案文件歸檔前的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督外，還要加強(qiáng)接收歸檔材料的質(zhì)量驗(yàn)收工作。因?yàn)楦咝？蒲袡n案的形式內(nèi)容、載體類型正處于多樣化快速發(fā)展期，特殊載體的文件質(zhì)量已不像文字材料和圖樣材料那么直觀?？蒲袡n案管理人員要認(rèn)真研究、掌握各種載體科研檔案質(zhì)量的基本鑒別方法，對(duì)移交來的材料逐一核查，對(duì)于不規(guī)范的材料要退回修改，不齊全的要補(bǔ)齊。兼顧紙質(zhì)和電子材料，妥善驗(yàn)收實(shí)體樣本，確保歸檔科研文件或?qū)嵨锏馁|(zhì)量。

3.2加快科研檔案信息資源數(shù)字化建設(shè)

通過建立和完善科研管理與檔案管理平臺(tái)，增加數(shù)字存儲(chǔ)設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行設(shè)備，提升科研信息保存和檢索功能。從而為加快高校紙質(zhì)科研檔案的數(shù)字化工作提供基礎(chǔ)條件，為科研檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)提供有力的支撐。

（1）規(guī)范科研檔案信息資源建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)。高?？蒲袡n案的全面數(shù)字化建設(shè)只有在解決了科研管理信息化標(biāo)準(zhǔn)的問題之后，才能實(shí)現(xiàn)校內(nèi)不同子系統(tǒng)之間科研信息數(shù)據(jù)的對(duì)接、傳輸和統(tǒng)一檢索，實(shí)現(xiàn)本?？蒲行畔?shù)據(jù)與外單位科研檔案信息資源的共建共享。因此，高校網(wǎng)絡(luò)管理中心、檔案館、科研管理等部門要共同商討具體的科研信息編碼規(guī)范。在國家標(biāo)準(zhǔn)、教育部標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上，結(jié)合學(xué)校實(shí)際并兼顧各個(gè)標(biāo)準(zhǔn)之間的兼容性、一致性以及標(biāo)準(zhǔn)的可擴(kuò)展性，形成一套符合科研檔案的信息編碼，方便科研檔案信息資源的存儲(chǔ)、檢索和使用。

（2）擴(kuò)大館藏科研檔案資源數(shù)字化的范圍。針對(duì)館藏科研檔案的形式和內(nèi)容，利用OCR技術(shù)、數(shù)字?jǐn)z影技術(shù)、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)技術(shù)等信息技術(shù)，通過自建或業(yè)務(wù)外包方式，把紙質(zhì)、聲像等形態(tài)的科研檔案轉(zhuǎn)化成數(shù)字化的資源信息，以數(shù)字化形態(tài)保存在本地存儲(chǔ)設(shè)備上，形成有序、可檢索的目錄數(shù)據(jù)庫、圖像數(shù)據(jù)庫、全文數(shù)據(jù)庫等科研檔案信息資源庫。對(duì)于在科研檔案數(shù)字化過程中產(chǎn)生的及后期開發(fā)的檔案信息產(chǎn)品，按照內(nèi)容類別建立相應(yīng)的專題科研檔案信息資源庫，便于全文檢索。

（3）加強(qiáng)科研檔案信息資源建設(shè)的社會(huì)合作。高校檔案館應(yīng)當(dāng)運(yùn)用檔案信息資源數(shù)字化技術(shù)手段，加強(qiáng)校內(nèi)各部門之間的合作，從科研檔案產(chǎn)生的源頭出發(fā)，尋找可利用的途徑，進(jìn)行數(shù)字檔案的整合，在實(shí)現(xiàn)校內(nèi)數(shù)字科研檔案的合作存儲(chǔ)和批量、快速掛接的基礎(chǔ)上，加強(qiáng)與本地區(qū)科研檔案供給部門的合作，開展紙質(zhì)科研檔案數(shù)字化工作的技術(shù)、人員共享，進(jìn)行相互間的科研檔案目錄信息共建，進(jìn)行專題數(shù)字科研檔案的分類合作存儲(chǔ)，實(shí)現(xiàn)科研檔案信息資源在更廣范圍內(nèi)的共享。

3.3加大科研檔案信息資源開發(fā)力度

隨著高校館藏檔案數(shù)字化和信息化程度的提高，面對(duì)科技創(chuàng)新對(duì)信息資源的需求，高校檔案館與科研管理部門應(yīng)從以下幾方面努力開發(fā)科研檔案信息資源。

（1）開發(fā)實(shí)用性強(qiáng)的科研檔案信息產(chǎn)品。高校檔案館可利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)對(duì)科研檔案信息進(jìn)行深度開發(fā)，所開發(fā)的信息產(chǎn)品要能夠?yàn)樾?nèi)外科研人員申報(bào)新課題提供實(shí)踐依據(jù)，為初始者的科學(xué)研究提供信息素材，以提高項(xiàng)目申報(bào)質(zhì)量，既避免同一課題的重復(fù)研究，也利于同類研究的不斷深入。對(duì)累積的科研成果檔案材料進(jìn)行系統(tǒng)梳理和編輯，以技術(shù)成果形式直接提供給本地企業(yè)，服務(wù)地方社會(huì)經(jīng)濟(jì)建設(shè)。

（2）編研品種多樣的科研檔案信息成品。由于科研檔案內(nèi)容十分豐富，不同專業(yè)、部門和人員對(duì)其需求各具特色，科研檔案編研成品呈現(xiàn)出多樣化的特點(diǎn)。在科研檔案信息成品編研工作中，要根據(jù)本校學(xué)科特色和科研情況，調(diào)研本地區(qū)科學(xué)技術(shù)、企業(yè)創(chuàng)新、產(chǎn)品開發(fā)等領(lǐng)域的研究方向，以此為導(dǎo)向，在館藏科研檔案中查找到具有價(jià)值、符合開發(fā)需要的科研檔案信息。依據(jù)科研檔案信息的可靠性、先進(jìn)性、適用性的標(biāo)準(zhǔn)，采用個(gè)人分析與集體研究相結(jié)合的方法，按初選、復(fù)選、定選三個(gè)步驟來遴選。對(duì)于篩選出的科研檔案信息，及時(shí)開展編輯、加工等編研工作。

（3）研發(fā)具有學(xué)校特色的科研檔案數(shù)據(jù)庫。一般來說，高校在學(xué)科建設(shè)和科學(xué)研究方面都具有自己的特色，在哲學(xué)社會(huì)科學(xué)和自然科學(xué)的不同專業(yè)方向上形成了系列研究成果，并以科研檔案的形式保存下來。高校科研檔案信息資源的開發(fā)建設(shè)應(yīng)充分挖掘本單位的特色科研成果材料，建立若干特色科研檔案全文數(shù)據(jù)庫。比如針對(duì)某一社科領(lǐng)域的研究建立科技智庫，為政府決策提供信息服務(wù)；圍繞本地區(qū)主導(dǎo)產(chǎn)業(yè)，結(jié)合學(xué)?？萍紕?chuàng)新成果，建立相關(guān)產(chǎn)業(yè)產(chǎn)品技術(shù)信息庫。學(xué)校特色科研檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)是高?？蒲袡n案信息資源高層次、高水平的開發(fā)工作，高校檔案館應(yīng)予以重視，并組織人員、技術(shù)力量和經(jīng)費(fèi)投入，確保信息資源開發(fā)工作的順利進(jìn)行。

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周麗琴，江蘇理工學(xué)院社會(huì)科學(xué)處副處長(zhǎng)、副研究員，管理學(xué)碩士，主要研究方向?yàn)榭蒲泄芾怼⒏叩冉逃芾怼?/p>

Study on the Status of Scientific Research Archives Information Resource Construction in Colleges and Universities and Its Countermeasures

Zhou Liqin
（Jiangsu University of Technology，Changzhou，Jiangsu，213001）

Abstract：This paper illustrates the connotation of scientific research archives information resources of university，analyses the status of its construction，and points out the common problems at present. On this basis，the article puts forward some ways and countermeasures to promote the construction of scientific research archives information resources in colleges and universities.

Keywords：Colleges and Universities；Scientific Research Archives；Information Resource Construction；University Archives；Technology Innovation

［作者簡(jiǎn)介］