淺談人事檔案管理中存在的問(wèn)題與解決方案

黃春萍（福建省閩東南地質(zhì)大隊(duì)，362021）

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淺談人事檔案管理中存在的問(wèn)題與解決方案

黃春萍（福建省閩東南地質(zhì)大隊(duì)，362021）

在我國(guó)政治和經(jīng)濟(jì)的工作中，人事檔案管理是其中比較關(guān)鍵的組成部分之一，因此，對(duì)人事檔案的創(chuàng)新也就顯得十分有必要了。通過(guò)人事檔案工作的創(chuàng)新，從中找到人事檔案目前在管理中出現(xiàn)的與社會(huì)發(fā)展不和諧的因素，并通過(guò)完善法律法規(guī)以及發(fā)揮人的作用等手段在實(shí)踐中不斷摸索，將人事檔案的管理工作不斷進(jìn)行改進(jìn)創(chuàng)新，使人事檔案能夠更好的幫助我國(guó)經(jīng)濟(jì)建設(shè)發(fā)展。

法律法規(guī)；人事檔案；管理工作；創(chuàng)新

人事檔案的管理工作都是按照我國(guó)相關(guān)政策執(zhí)行的，在日常工作當(dāng)中形成記載工資待遇、工作績(jī)效、表現(xiàn)、品德、作風(fēng)、思想政治以及個(gè)人經(jīng)歷等情況的文件，是人資開(kāi)發(fā)利用和人資管理的重要資料，對(duì)有關(guān)人員的成長(zhǎng)有一定的推動(dòng)作用。從人事檔案的管理工作意識(shí)和認(rèn)識(shí)上，分析在工作過(guò)程中遇到的問(wèn)題，并對(duì)問(wèn)題進(jìn)行探討、總結(jié)，將人事檔案的管理工作落實(shí)好，有助于人資工作更好的開(kāi)展，更有助于促進(jìn)我國(guó)經(jīng)濟(jì)的健康穩(wěn)定發(fā)展。

1　檔案管理中經(jīng)常出現(xiàn)的問(wèn)題

隨著我國(guó)人事檔案工作的不斷創(chuàng)新，其神秘面紗也漸漸脫落，許多問(wèn)題也漸漸的暴露。人事檔案歸檔范圍不適應(yīng)新要求，歸檔內(nèi)容重視結(jié)論輕視事實(shí)的現(xiàn)象仍然普遍存在，人事檔案電子管理仍然相對(duì)落后，檔案工作重視管理輕視使用現(xiàn)象仍然嚴(yán)重，從事檔案管理的人員缺乏工作熱情，這些現(xiàn)象都成為阻礙檔案管理工作健康發(fā)展的重要因素。

（1）我國(guó)相關(guān)法律法規(guī)規(guī)定的檔案歸檔范圍較為狹窄。①現(xiàn)行的歸檔依據(jù)中對(duì)檔案歸檔的具體要求不是十分明確，除了上級(jí)黨政機(jī)關(guān)、非人民團(tuán)體、非干部所在單位予以表彰的先進(jìn)事跡，并未指明是否歸檔。②檔案收集的材料并不是十分準(zhǔn)確和全面，無(wú)法將個(gè)人的品德才智和經(jīng)歷準(zhǔn)確全面的表述出來(lái)，比如像參與過(guò)何種慈善活動(dòng)、是否有義務(wù)獻(xiàn)血經(jīng)歷、參加過(guò)何種志愿者活動(dòng)、日常品德如何（如：尊老愛(ài)幼、幫困扶貧等）個(gè)人有哪些業(yè)余愛(ài)好、擅長(zhǎng)哪些技術(shù)以及個(gè)人工作能力如何等，類似于以上這些部分都無(wú)法構(gòu)成單位認(rèn)可的先進(jìn)事跡，對(duì)以上問(wèn)題是否歸檔也沒(méi)有較為明確的界定。③個(gè)人的圖片資料、音像也沒(méi)有指定是否需要?dú)w檔。

（2）歸檔內(nèi)容重視結(jié)論，輕視事實(shí)的現(xiàn)象較為突出。因?yàn)閭€(gè)人檔案內(nèi)容是部門人員對(duì)其進(jìn)行整理歸檔的，并且很多表現(xiàn)、事跡、事件等內(nèi)容都是由本部門的領(lǐng)導(dǎo)下結(jié)論，所以歸檔內(nèi)容就難以避免缺乏公正性和客觀性的情況發(fā)生。并且如果相關(guān)內(nèi)容沒(méi)有得到上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)給出結(jié)論，那么也不可能對(duì)該資料進(jìn)行歸檔，而在實(shí)踐過(guò)程中，領(lǐng)導(dǎo)常常會(huì)疏忽這方面的事情，致使很多好的個(gè)人資料沒(méi)有歸檔處理。另一種現(xiàn)象，由于我國(guó)的體制限制，許多的非職業(yè)發(fā)明都得不到相關(guān)部門的認(rèn)可，因此，對(duì)于這些內(nèi)容的歸檔也很難真實(shí)的記錄。即使有些事實(shí)清楚的事跡，被重視的往往是審批和推薦表，但是事跡內(nèi)容的整理卻乏味無(wú)趣，廢話連篇，沒(méi)有辦法公正全面地將真實(shí)信息反映出來(lái)。

（3）很多事業(yè)單位部門只是將部門制作的個(gè)人基本狀況、目錄以及個(gè)人工作情況等材料輸入計(jì)算機(jī)，對(duì)于部門以外收集的內(nèi)容，比如：文字、復(fù)印件等由于輸入工作量較大，一般是不會(huì)被錄入到計(jì)算機(jī)中的。另外，因?yàn)榧堎|(zhì)的檔案容積較為有限，按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定表明，評(píng)定職稱時(shí)，對(duì)干部本人撰寫的技術(shù)論文、畢業(yè)論文、答辯記錄、著作、譯注等內(nèi)容都不歸入檔案中，所以，這些資料自然也不可以歸入到電子檔案中。

現(xiàn)今社會(huì)是互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)向計(jì)算機(jī)技術(shù)轉(zhuǎn)化的年代，許多人事檔案內(nèi)容、各種鑒定內(nèi)容都是以圖片和音像的形式出現(xiàn)的，在這些圖片和音像內(nèi)容中，表達(dá)方式通常比文字表達(dá)方式更能準(zhǔn)確、形象、生動(dòng)的體現(xiàn)出個(gè)人的真實(shí)情況，但是由于這類內(nèi)容是否歸入到個(gè)人檔案中，我國(guó)有關(guān)規(guī)定還沒(méi)有明確對(duì)其進(jìn)行表示。所以，這類內(nèi)容一般情況下是不可以被歸入電子檔案中的。

2　解決問(wèn)題的措施

找到問(wèn)題只是完成了工作的第一步，如何有效地將找到的問(wèn)題予以解決才是大家關(guān)心的問(wèn)題，人事檔案的管理工作只有跟上時(shí)代發(fā)展的步伐，才能適應(yīng)新形勢(shì)、新社會(huì)下的新需求。

2.1完善我國(guó)相關(guān)法律法規(guī)

在新時(shí)代干部檔案管理中，傳統(tǒng)管理模式正在逐漸向開(kāi)發(fā)式的管理模式過(guò)度，但我國(guó)目前的法律法規(guī)仍然滯留在20世紀(jì)末期，顯然我國(guó)現(xiàn)行的相關(guān)法律法規(guī)已經(jīng)不能夠滿足新時(shí)代發(fā)展的需求，我國(guó)有關(guān)立法部門應(yīng)盡快對(duì)人事檔案管理工作的相關(guān)法律法規(guī)進(jìn)行改革，使我國(guó)檔案管理更適應(yīng)新時(shí)代人資開(kāi)發(fā)，以便于從政治角度規(guī)范該工作，同時(shí)也應(yīng)該將檔案管理的具體規(guī)范明確化。一方面，從現(xiàn)今情況看，人事檔案內(nèi)容來(lái)源較為廣泛，具有很強(qiáng)的社會(huì)性，因此，檔案管理不可以狹義的只從本部門內(nèi)收集上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)可的內(nèi)容。比如可以從社會(huì)團(tuán)體事跡、國(guó)際事跡、專業(yè)知識(shí)技能或先進(jìn)社會(huì)貢獻(xiàn)獎(jiǎng)等多方面收集材料。同時(shí)，現(xiàn)今社會(huì)是構(gòu)建和諧、實(shí)事求是和與時(shí)俱進(jìn)的時(shí)代，在法律法規(guī)的制定上，應(yīng)著重對(duì)真實(shí)的事跡內(nèi)容進(jìn)行整理收集，將審批表、評(píng)定內(nèi)容、鑒定表、結(jié)論性等重視結(jié)論的而輕視事實(shí)的評(píng)價(jià)相應(yīng)簡(jiǎn)化或減少，尤其是要把人事檔案的政治導(dǎo)向逐步淡化。雖然在評(píng)定過(guò)程中有很多方面值得選擇，但是要明確側(cè)重點(diǎn)，即工作能力的強(qiáng)弱，在對(duì)歸檔內(nèi)容進(jìn)行取舍時(shí)，應(yīng)著重事實(shí)內(nèi)容的真實(shí)性，少作一些缺乏事實(shí)意義的總結(jié)。事跡和事實(shí)都是不用審批的，不管什么事情，都不是單單靠幾個(gè)人就能夠確定的，即使是制定法律法規(guī)時(shí)，也絕對(duì)不是一部分專家就能夠確定的，同時(shí)這樣做也是有失公平的，有悖于建立和諧社會(huì)的宗旨。

2.2增強(qiáng)檔案電子化收集力度

紙質(zhì)檔案相比于電子檔案缺少信息的儲(chǔ)存量，電子檔案最大特點(diǎn)就是利用較小的存儲(chǔ)空間儲(chǔ)存較多的內(nèi)容，強(qiáng)化檔案電子化管理可以完成紙質(zhì)檔案無(wú)法存儲(chǔ)的龐大信息，有利于我國(guó)人事檔案的管理，因此，國(guó)家應(yīng)盡快制定出電子歸檔的有關(guān)法律法規(guī)，從政治角度規(guī)范人事檔案電子化管理工作。在該工作開(kāi)展之前，我國(guó)檔案管理部門應(yīng)該加大對(duì)其的投資力度，對(duì)以往紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描等形式的內(nèi)容收集。在個(gè)人基本信息方面，應(yīng)將個(gè)人體貌特征等錄入計(jì)算機(jī)內(nèi)，建立完善的數(shù)據(jù)庫(kù)，把收錄對(duì)象的學(xué)術(shù)報(bào)告、科研成果、譯作、著作等有關(guān)內(nèi)容錄入到電子檔案中，把收集的音像、圖片等資料歸入電子檔案中，為建立良好的人才選拔制度提供支持和保障。

3　促使個(gè)人發(fā)揮主觀意識(shí)，全面建立激勵(lì)機(jī)制

訓(xùn)練從事人事檔案管理工作人員的管理、學(xué)習(xí)、操作能力，以及培養(yǎng)管理人員求真務(wù)實(shí)和愛(ài)崗敬業(yè)的素質(zhì)，營(yíng)造出良性的環(huán)境競(jìng)爭(zhēng)氛圍、建立健全有關(guān)考核評(píng)比體系，對(duì)人事檔案的管理水平都有一定的促進(jìn)作用。但是以上內(nèi)容只是相對(duì)而言的，并不是絕對(duì)的管用，筆者認(rèn)為只有將管理人員的主觀責(zé)任意識(shí)提升上來(lái)才是關(guān)鍵，增強(qiáng)管理人員的工作激情，使其對(duì)該工作產(chǎn)生出強(qiáng)烈的認(rèn)同感、歸屬感、責(zé)任感以及使命感才是最終目的。所以，單位部門要建立健全激勵(lì)機(jī)制，促使管理人員的上進(jìn)心，從而保證管理工作落實(shí)到實(shí)處，改善目前人事檔案管理工作的現(xiàn)狀。

4　總結(jié)

總而言之，問(wèn)題的解決方案不少，但只有將問(wèn)題最終解決的方法才可以被所有人認(rèn)同。良好的問(wèn)題解決方法都是在不斷的工作實(shí)踐中總結(jié)出來(lái)的，因此，從事該工作的管理人員應(yīng)本著對(duì)工作負(fù)責(zé)，對(duì)組織負(fù)責(zé)的態(tài)度認(rèn)真研究工作中遇到的問(wèn)題，真正把檔案管理水平提升到一定高度上來(lái)，幫助單位部門更好的開(kāi)展黨內(nèi)工作。

［1］高等學(xué)校人事檔案“棄檔”的根源及采取的對(duì)策［J］.沈陽(yáng)農(nóng)業(yè)大學(xué)學(xué)報(bào)（社會(huì)科學(xué)版），2005，7（3）.

［2］人事檔案信息資源開(kāi)發(fā)的制約因素與應(yīng)對(duì)策略［J］.山西科技，2006 （3）.

［3］高校人事檔案信息化管理的問(wèn)題與對(duì)策分析［J］.檔案管理，2011（3）.

［4］新時(shí)期干部人事檔案管理的思考［J］.華章，2012（5）.

2016-5-20

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2095-2066（2016）16-0097-02