電力企業(yè)辦公室綜合管理研究

王　彪（國網(wǎng)四川省電力公司南充供電公司，四川　南充　637000）

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電力企業(yè)辦公室綜合管理研究

王彪（國網(wǎng)四川省電力公司南充供電公司，四川南充637000）

辦公室作為一個(gè)企業(yè)綜合管理和執(zhí)行的部門，不僅參與大部分的企業(yè)政策與政務(wù)決策，是企業(yè)政策推行與管理的重要機(jī)構(gòu)，更是企業(yè)中的上下級(jí)溝通紐帶。電力企業(yè)辦公室也是如此，辦公室的工作質(zhì)量和效率對(duì)全企業(yè)的運(yùn)行和發(fā)展有著重要影響，只有切實(shí)做好電力企業(yè)辦公室工作才能夠最大限度保障上級(jí)規(guī)劃的企業(yè)決策、政策方向以及企業(yè)精神能夠有效的傳達(dá)與落實(shí)，也為全體電力職工的基本利益與權(quán)力提供有力的保障。但是現(xiàn)階段我國電力企業(yè)辦公室管理工作還存在很多問題，嚴(yán)重影響企業(yè)的決策制定與推行。本文基于此，對(duì)電力企業(yè)辦公室管理現(xiàn)狀進(jìn)行了簡要分析，并結(jié)合電力企業(yè)辦公室管理實(shí)際，對(duì)如何提升電力企業(yè)辦公室綜合管理水平提出了幾點(diǎn)對(duì)策。

電力企業(yè)；辦公室；綜合管理；策略

1　引言

近年來我國電力企業(yè)發(fā)展取得了良好的成效，在推動(dòng)全國社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展中發(fā)揮了不可替代的作用。這些成績與電力企業(yè)全體領(lǐng)導(dǎo)和職工的辛勤勞動(dòng)與付出是分不開的，這也是電力企業(yè)辦公室管理工作質(zhì)量的一個(gè)重要體現(xiàn)。辦公室綜合管理工作可以說是整個(gè)組織的潤滑劑，在各部門與機(jī)構(gòu)的工作中發(fā)揮出巨大的紐帶作用，促進(jìn)各項(xiàng)工作的統(tǒng)一性與流暢性，為企業(yè)工作的充分落實(shí)打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。針對(duì)電力企業(yè)辦公室綜合管理工作，目前已經(jīng)形成了一定的管理模式，但隨著電力企業(yè)的不斷進(jìn)步與發(fā)展，綜合管理模式也應(yīng)當(dāng)進(jìn)行相應(yīng)的改進(jìn)與創(chuàng)新，只有這樣才能夠促進(jìn)電力企業(yè)辦公室職能的充分發(fā)揮，實(shí)現(xiàn)電力企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

2　電力企業(yè)辦公室管理方面存在的問題2.1工作主動(dòng)性差

2.3完善企業(yè)管理手段，推動(dòng)業(yè)擴(kuò)報(bào)裝流程的進(jìn)一步發(fā)展

在日常工作中，某些辦公室人員的工作主動(dòng)性較差，屬于典型的有事就干無事就閑、遇到什么干什么和領(lǐng)導(dǎo)讓干什么就干什么，并且在遇到問題時(shí)一般都是等上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)指示，從不會(huì)自己主動(dòng)解決問題，更不用說主動(dòng)提升自身能力。缺乏工作主動(dòng)性的人一般都缺乏敬業(yè)精神，并且有著“多做多錯(cuò)，少做少錯(cuò)，不做不錯(cuò)”的錯(cuò)誤思想，對(duì)一些常用的業(yè)務(wù)技能和辦公常識(shí)也很匱乏。對(duì)于工作只是簡單的應(yīng)付任務(wù)，沒有提高工作成效的積極性，從而形成一種安于現(xiàn)狀不求創(chuàng)新、忙于現(xiàn)狀不愿創(chuàng)新的現(xiàn)象，這也是導(dǎo)致辦公室工作無計(jì)劃性、惰性和延后性的根本原因，最終導(dǎo)致辦公室工作長期處于被動(dòng)應(yīng)付的位置。

2.2信息傳遞效率低

在辦公室綜合管理工作中，大部分的信息都是需要逐層進(jìn)行傳遞的，這一方面降低了信息傳遞的效率，另一方面也在一定程度上減少了信息傳遞的準(zhǔn)確性和可靠性。一般情況下，辦公室之間的信息傳遞都是以書面材料為主的形式，各個(gè)部門之間的溝通與聯(lián)系也都來源于此，這種落后的信息傳遞方式不僅降低了信息傳遞效率，更是對(duì)辦公室資源和人力資源的一種浪費(fèi)。上下級(jí)之間進(jìn)行信息傳遞時(shí)，為了確保有效信息的正確傳達(dá)，通常都會(huì)設(shè)立一些專門的篩選人員，這樣做不僅會(huì)增加信息傳遞時(shí)間，更會(huì)造成一些人力的浪費(fèi)，不利于信息傳遞效率的提高。

2.3專業(yè)水平和思想認(rèn)識(shí)有待提高

現(xiàn)代企業(yè)管理都講究以人為本，越來越注重人的主觀能動(dòng)性發(fā)揮，基層職員在企業(yè)管理中的地位也越來越高，員工個(gè)人素質(zhì)關(guān)系到整個(gè)隊(duì)伍的素質(zhì)，是整體企業(yè)精神面貌和專業(yè)素質(zhì)的根本體現(xiàn)。隨著時(shí)代和社會(huì)的不斷發(fā)展，企業(yè)辦公室人員的素質(zhì)必須與時(shí)代接軌，緊跟現(xiàn)代發(fā)展步伐，才能做到與社會(huì)共同發(fā)展。然而現(xiàn)實(shí)情況是，電力企業(yè)很多辦公室工作人員缺乏相關(guān)的專業(yè)知識(shí)、實(shí)戰(zhàn)經(jīng)驗(yàn)、理論基礎(chǔ)和過硬的專業(yè)背景，面對(duì)需要決策的問題時(shí)往往都是憑借感覺判斷，導(dǎo)致一系列工作的失誤，給企業(yè)帶來嚴(yán)重的損失。在個(gè)人思想認(rèn)識(shí)方面，暴露出的問題更多，具體有缺少團(tuán)隊(duì)合作精神、缺乏職業(yè)自豪感和責(zé)任感、服務(wù)意識(shí)淡薄、工作沒有方向性和積極性等，這些問題都應(yīng)當(dāng)引起我們的注意和反思。

2.4辦公室管理缺乏相關(guān)的制度規(guī)范

近年來，隨著我國電力行業(yè)的飛速發(fā)展，在辦公室管理工作上也應(yīng)當(dāng)有所創(chuàng)新，而創(chuàng)新點(diǎn)應(yīng)當(dāng)著重放在工作效率的提高和相關(guān)管理制度的規(guī)范上，但是在實(shí)際電力企業(yè)辦公室管理工作中還存在著一些制度方面的問題。在一些緊急情況的處理上，雖然加強(qiáng)了管理力度，但是在相應(yīng)的應(yīng)急措施和規(guī)定還是存在仍待完善的地方，相關(guān)的管理制度無法滿足一些特殊情況下的緊急處理。電力企業(yè)辦公室管理制度規(guī)范的缺乏在很大程度上影響了企業(yè)的管理工作效率，對(duì)企業(yè)的人力和物理資源造成了嚴(yán)重的浪費(fèi)，管理制度的不完善還會(huì)導(dǎo)致相關(guān)工作無法達(dá)到預(yù)期要求，使得企業(yè)形象受損。

3　強(qiáng)化電力企業(yè)辦公室綜合管理工作的有效策略

3.1建立有效的管理體制，規(guī)范日常工作

在電力企業(yè)辦公室開展綜合管理工作的過程中，要提高對(duì)相關(guān)管理體制建設(shè)的重視，強(qiáng)化對(duì)日常工作的規(guī)范，力爭全面落實(shí)辦公室工作，切實(shí)提高辦公室綜合管理效率和工作水平。

（1）要建立起行之有效的會(huì)議體制。在電力企業(yè)辦公室的日常工作中，會(huì)議是必不可少的一項(xiàng)交流形式，所以在辦公室綜合管理工作過程中要召開定期和不定期的工作會(huì)議，會(huì)議主要內(nèi)容就是對(duì)辦公室的工作情況和任務(wù)布置情況進(jìn)行充分反映。在傳統(tǒng)的辦公室會(huì)議中，往往存在很多問題和不足，會(huì)議沒有起到其應(yīng)有的效果和作用，具體表現(xiàn)在會(huì)議時(shí)間較長、靈活性較差和內(nèi)容較空泛等。因此，要想切實(shí)提高辦公室綜合管理效率和質(zhì)量，就必須對(duì)會(huì)議內(nèi)容和召開方式進(jìn)行完善，并且還要對(duì)會(huì)議的召開時(shí)間和靈活性方面進(jìn)行充分考慮，要在確保相關(guān)工作能夠得到有效安排和處理的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步保障會(huì)議精神能夠有效傳達(dá)。

（2）需要建立起良好的溝通體制。在某種程度上來說，辦公室的信息傳遞效率能夠充分反映辦公室的綜合管理效率，傳統(tǒng)的辦公室管理工作中，各個(gè)部門之間的信息傳遞效率比較低，實(shí)施層和決策層交流不暢是普遍存在的一種問題，上下級(jí)之間了解不足，是導(dǎo)致各項(xiàng)問題出現(xiàn)的根本原因。在一項(xiàng)工作具體開展的時(shí)候，可以事先在辦公網(wǎng)上進(jìn)行公布，在執(zhí)行的時(shí)候再次通過短信等形式進(jìn)行提醒，保證信息傳遞的準(zhǔn)確性和及時(shí)性，從而進(jìn)一步提高辦公室工作效率。良好溝通體制的建立離不開相關(guān)信息傳遞系統(tǒng)的構(gòu)建和完善，所以要加強(qiáng)對(duì)信息傳遞系統(tǒng)的管理，確保各項(xiàng)信息能夠準(zhǔn)確傳達(dá)，實(shí)現(xiàn)各個(gè)部門之間的充分溝通和了解，促進(jìn)電力企業(yè)辦公室綜合管理效率和質(zhì)量的提高。

（3）還需要建立嚴(yán)格的保密體制。在電力企業(yè)辦公室綜合管理中，保密工作也是其中一個(gè)重要的管理方面，保密工作和企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益獲取以及相關(guān)工作開展是直接相聯(lián)系的，所以一定要對(duì)其加強(qiáng)重視。在實(shí)際工作中，對(duì)一些需要保密的材料一定要采取有效的保密措施進(jìn)行嚴(yán)格管理，一方面要設(shè)立專業(yè)的人員進(jìn)行材料整理，另一方面也要對(duì)辦公室工作人員進(jìn)行嚴(yán)格的保密工作訓(xùn)練，力爭在整個(gè)企業(yè)內(nèi)部形成責(zé)任分明的保密體制。

3.2加強(qiáng)人力資源管理，落實(shí)以人為本的管理原則

在電力企業(yè)辦公室綜合管理工作中，要加強(qiáng)對(duì)人力資源管理工作的重視，并且要充分落實(shí)人性化管理思想，保障各項(xiàng)工作能夠全面、順利的開展。經(jīng)過長期的管理工作實(shí)踐，可以說明以人為本的管理模式是切實(shí)有效的，是電力企業(yè)辦公室開展人力資源管理工作的前提和基礎(chǔ)。

（1）相關(guān)管理人員要重視對(duì)辦公室工作人員的人文關(guān)懷。通過改善辦公室的辦公氛圍和環(huán)境，使工作人員處在一種愉快、和諧、輕松的辦公環(huán)境中，對(duì)工作人員的工作情緒和工作積極性都有著明顯的提升，從而全面促進(jìn)辦公室工作的落實(shí)。

（2）要建立起明確的獎(jiǎng)懲體制。站在辦公室工作人員的角度，切實(shí)從工作人員的利益出發(fā)，對(duì)工作人員的工作目標(biāo)進(jìn)行明確，充分落實(shí)獎(jiǎng)懲體制。在獎(jiǎng)懲體制建立過程中，要做到人性化管理，合理地設(shè)定獎(jiǎng)懲制度，要以充分調(diào)動(dòng)工作人員的工作積極性為最終目的。在建立獎(jiǎng)懲體制前，還需要充分考慮到辦公室的實(shí)際情況，確保工作人員的工作職能能夠得到有效發(fā)揮，從而促進(jìn)辦公室綜合管理效率與水平的提升。

3.3加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)管理，強(qiáng)調(diào)監(jiān)督作用，保障各項(xiàng)工作的全面落實(shí)

電力企業(yè)辦公室綜合管理工作是一項(xiàng)涉及內(nèi)容較廣的工作，因而可能遇到的問題也就較多，也會(huì)產(chǎn)生一定的工作風(fēng)險(xiǎn)。要想減少和避免工作風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生，切實(shí)提高辦公室綜合管理質(zhì)量與效率，就要切實(shí)做好各項(xiàng)工作的分工，明確責(zé)任體制，并且要提高對(duì)監(jiān)督工作的重視，在加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)管理的基礎(chǔ)上進(jìn)一步提高管理工作效率。在進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)管理的同時(shí)，還能夠促進(jìn)各項(xiàng)工作的全面落實(shí)，真正實(shí)現(xiàn)企業(yè)縱向與橫向的深入發(fā)展，進(jìn)一步提升了員工的工作積極性，推動(dòng)電力企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展。針對(duì)縱向發(fā)展而言，通過對(duì)具體工作進(jìn)行逐層落實(shí)，使得每一個(gè)層面的工作人員對(duì)自己的工作都有著明確的方案和目標(biāo)，實(shí)現(xiàn)工作的高效性和統(tǒng)一性；對(duì)于橫向發(fā)展而言，通過明確分配工作任務(wù)，提高管理工作效率，實(shí)現(xiàn)各個(gè)部門之間工作的完美銜接，確保工作能夠在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成。

4　結(jié)束語

在當(dāng)前社會(huì)經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展的大背景下，電力企業(yè)的發(fā)展面臨著眾多的挑戰(zhàn)和機(jī)遇，要想在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭中取得較好的發(fā)展，就必須要求電力企業(yè)加強(qiáng)自身建設(shè)，進(jìn)一步提高辦公室綜合管理水平和效率。

［1］趙 群，黎姚杰.新時(shí)期如何提升辦公室管理水平［J］.科技資訊，2011 （01）.

［2］王景軍.企業(yè)辦公室管理的創(chuàng)新與實(shí)踐［J］.中國城市經(jīng)濟(jì)，2012（2）：128.

［3］狄燕平，賈春梅.做好企業(yè)辦公室工作的幾點(diǎn)體會(huì)［J］.現(xiàn)代交際，2010（2）：20.

王 彪（1986-），男，漢族，工程師，大學(xué)本科，主要從事行政綜合管理（綜合秘書）工作。

F272.9

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2095-2066（2016）19-0111-02

2015-3-16