企業(yè)工會大型文體活動組織方法之我見

□北京城建集團(tuán)有限責(zé)任公司建筑工程總承包部　韓峰

企業(yè)工會大型文體活動組織方法之我見

□北京城建集團(tuán)有限責(zé)任公司建筑工程總承包部韓峰

如果讀者您和我一樣，是企業(yè)的一名兼職工會干部，盡管是兼職，但必須要在一些大型文體活動中擔(dān)任組織者的角色，那么希望下面的文字能對你的工作有所幫助。

我在兼職擔(dān)任企業(yè)工會干部以來的6年時(shí)間里，牽頭組織過2屆職工運(yùn)動會，3次春節(jié)團(tuán)拜會，1次職工歌詠比賽、1次企業(yè)組建30周年文藝匯演，其他的活動，比如組織郊游踏青、拓展訓(xùn)練之類的，只能算小型活動，不在討論之列。在這些較大規(guī)模的文體活動中，與其說積累了豐富的經(jīng)驗(yàn)，不如說留下了很多難忘的教訓(xùn)，現(xiàn)在總結(jié)梳理出來，和同行們分享。

“兵馬未動，糧草先行”——用一份全備的活動方案整合所需資源

當(dāng)你接到組織一次大型活動的任務(wù)時(shí)，你該從哪里著手？

我面臨的第一次大型活動組織工作是一次職工運(yùn)動會。因?yàn)槿鄙俳?jīng)驗(yàn)，又沒有前輩指點(diǎn)迷津，只能自己摸索。更悲催的是，除了組織好活動，還負(fù)責(zé)企業(yè)300多人的工資、社保等工作。任務(wù)來了，我的感受豈止是“抓狂”，簡直是“崩潰”！北京城建集團(tuán)每五年組織一次全集團(tuán)范圍的職工運(yùn)動會，運(yùn)動會包括大小比賽項(xiàng)目近40項(xiàng)，歷時(shí)幾個(gè)月。雖然我們只是集團(tuán)幾十家二級參賽單位之一，但是面對各單位間激烈的較量、領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)注、職工高漲的參與熱情，作為組織者絕不能敷衍了事。于是，千頭萬緒的工作在一通手忙腳亂中開始了。從運(yùn)動員的選拔、訓(xùn)練，到飲食、服裝的采購，從觀眾拉拉隊(duì)的組織和口號、標(biāo)語的制作……當(dāng)初的那一幕仿佛展現(xiàn)在眼前：你正在撥打座機(jī)電話，手機(jī)同時(shí)響個(gè)不停，你和對方說話的語氣越來越難聽；你這邊在給運(yùn)動員發(fā)服裝，那邊又來了個(gè)人質(zhì)問你為什么沒給他買鞋子；終于，座機(jī)、手機(jī)都安靜了，也沒人來找你了，已經(jīng)是晚上八九點(diǎn)，肚子咕嚕嚕叫，老公、孩子在家眼巴巴地等著你，而你手頭還有一堆其他的業(yè)務(wù)工作還沒做……縱然你生出三頭六臂也不可能同時(shí)做這么多事，而且這種無序的工作，徒勞無功！

其實(shí)，一份全備的方案，可以將你從這種無序的抓狂中拯救出來！所以，回答最初的那個(gè)問題：在戰(zhàn)斗的號角吹響之前，一定先把糧草備好，這糧草是你預(yù)期可以從頭到尾為支持你組織該活動所需的全部資源，而一份全備的方案就將你整合調(diào)動資源的權(quán)力“合理化”、“合法化”。首先，你明確了自己可以“花多少錢”，你就能知道你可以把活動做到什么檔次，是高大上的，還是親民的；其次，你明確了自己可以“用多少人”，你就不必把自己“大卸八塊”應(yīng)付各個(gè)環(huán)節(jié)；接下來，你明確了你需要“做多少事”，“分幾步走”，每一步的時(shí)間底限是什么，達(dá)到什么效果，清晰的步驟躍然紙上，不管涉及多少人，每人照著方案做事，所有人都了然于胸。

當(dāng)然，這份方案需要你花上一番心思和時(shí)間，什么人，適合做什么，這個(gè)人要在這段時(shí)間為此活動工作，他會遇到什么障礙，如何協(xié)調(diào)解決，你還需提前和他的上司打好招呼，為他們爭取資源……這些都需要你制定方案的過程中細(xì)細(xì)考量。但是，千萬別覺得制定方案浪費(fèi)時(shí)間，俗話說“磨刀不誤砍柴功”，制定好一份成功的方案，并獲得本單位權(quán)力機(jī)關(guān)的批準(zhǔn)之后，就可以踏踏實(shí)實(shí)按照方案落實(shí)，不必一事一請示；各崗位人員各司其職，互相聯(lián)動，協(xié)同作戰(zhàn)，盡管這個(gè)臨時(shí)團(tuán)隊(duì)中的每個(gè)人都是兼職的，但因?yàn)槎际侵蛔銎渲械囊稽c(diǎn)點(diǎn)工作，都不會過于勞累和緊張；而你本人，成功從具體事物性工作的捆綁中脫身，把精力用于統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，同時(shí)兼顧你手中的其他業(yè)務(wù)；一份為本單位活動“量身定做”的方案做出了一次，以后類似的活動都可以拿來就用，可以說是“一勞永逸”。一份全備的方案，可以把你從手忙腳亂帶進(jìn)運(yùn)籌帷幄、事半功倍，所以制訂方案多花些心思和時(shí)間是完全值得的。

“萬事俱備，只欠東風(fēng)”——控制好活動中的關(guān)鍵點(diǎn)

方案有了，所有的準(zhǔn)備工作都按照預(yù)期順利進(jìn)展了。“懷胎十月，一朝分娩”，無論是運(yùn)動會、團(tuán)拜會，還是文藝匯演，總有那個(gè)最終亮相的時(shí)候，準(zhǔn)備工作再有序，如果在某個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)上沒有控制好，也不能算是一次成功的組織，所以，一份全備的方案是成功的一半，另一半取決于是否抓住了關(guān)鍵。

什么是關(guān)鍵呢？

首要的關(guān)鍵無疑是“你的老板”！

一次春節(jié)團(tuán)拜會，公司上上下下都非常重視，按活動策劃方案，團(tuán)拜現(xiàn)場領(lǐng)導(dǎo)班子要集體給員工拜年；各個(gè)基層單位為了能在這個(gè)舞臺上亮相，都精心準(zhǔn)備了節(jié)目；為了給整臺節(jié)目增添亮點(diǎn)，工會特邀了兩三個(gè)專業(yè)演員來表演……貌似天衣無縫了，卻在馬上開場的時(shí)候發(fā)現(xiàn)總經(jīng)理還沒到場！于是打電話聯(lián)系總經(jīng)理，電話那頭老總無辜地說：“??？9點(diǎn)開始？不是9：30嗎？”“……”你可以對你的老板說“我通知過你啊”這類的話嗎？當(dāng)然不可以！于是，為了領(lǐng)導(dǎo)班子的集體拜年，500多職工和家屬只好等；而那幾位外請的演員，因?yàn)榇汗?jié)前要走穴趕場，人家不能等，精彩的節(jié)目打了折扣。本來可以很完美的亮相就這樣變得不完美了，責(zé)任在誰？在老板嗎？老板很忙，記錯(cuò)時(shí)間了有情可原。而組織者無疑負(fù)有不可推卸的責(zé)任，因?yàn)殛P(guān)鍵要素沒有控制好。如何解決呢？對于你組織的活動，總有那些為數(shù)不多的關(guān)鍵人物必須是你重點(diǎn)對待的，他需要出面的時(shí)候，你必須冒著“討人嫌”的風(fēng)險(xiǎn)，采取人盯人的戰(zhàn)術(shù)，把他從其他冗雜的事情當(dāng)中剝離出來，同時(shí)還要做出他們?nèi)毕念A(yù)案，才不至于被動。

其次的關(guān)鍵是“時(shí)間節(jié)點(diǎn)”的控制。凡是大型活動，因?yàn)樯婕暗娜硕?，難免不可預(yù)測的事情多，為活動提供服務(wù)的人員無論提前多長時(shí)間做好準(zhǔn)備都不過分，但是晚了一點(diǎn)就不行！你不能因?yàn)檫€沒有準(zhǔn)備好而讓上千人在那里等；而你早早把所有的準(zhǔn)備工作做好，等著觀眾陸續(xù)就位，等著嘉賓到了預(yù)定的某個(gè)時(shí)刻宣布活動開始，哪怕為此你多掏了場地租賃費(fèi)，多加了人工費(fèi)，那也是值得的。你必須按照“最不利原則”做出假設(shè)，比如，假設(shè)你通知的服務(wù)人員會遲到，那么你要求他們什么時(shí)間到場比較合適？假設(shè)他們都說了大話，安裝好一臺設(shè)備雖然承諾只用一個(gè)小時(shí)，但是實(shí)際卻花了兩個(gè)小時(shí)。你必須打出充足時(shí)間的余量，才不至于被動。

“兵來將擋，水來土掩”——隨機(jī)應(yīng)變的能力和從容淡定的心態(tài)

其實(shí)，你如果已經(jīng)做好了完備的活動方案，關(guān)鍵要素也處于受控狀態(tài)，那你的組織工作已經(jīng)獲得了成功。你畢竟沒辦法預(yù)知所有的事情，只能是發(fā)生了隨時(shí)解決，靈活處理，只要這些偶然事件不屬于你的關(guān)鍵點(diǎn)，那么就不影響整個(gè)活動的大局，即使有點(diǎn)小瑕疵，也不妨礙了。在這里我把我能想到的細(xì)節(jié)提示給你，算是錦上添花吧。

“善于向你的領(lǐng)導(dǎo)求援”。

你的角色是一個(gè)組織者、協(xié)調(diào)人，你不是決策者。你制定的活動方案獲得了批準(zhǔn)，證明你已經(jīng)和領(lǐng)導(dǎo)有過充分的溝通。但在整個(gè)落實(shí)的過程中，你必須隨時(shí)將你的工作進(jìn)展向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，確保他心中有數(shù)。這樣，一旦出現(xiàn)了方案之外發(fā)生的偶然事件，你第一時(shí)間把情況報(bào)告給這位領(lǐng)導(dǎo)，他可以根據(jù)他掌握的情況及手中的資源做出指示，幫助你從容應(yīng)對，或許還可以為你擔(dān)責(zé)！

“允許自己做得不夠完美”。

假如你已經(jīng)十分盡力，卻出現(xiàn)了一些小意外，那么好吧，接納自己只是個(gè)普通人，無法做到讓每個(gè)人滿意。你可能在把握大局和抓住重點(diǎn)的過程中，忽略了個(gè)別人的利益和感受，引起一些小小非議，這些都很難避免，做個(gè)小小的總結(jié)，下一次稍加留意就好。

“善始善終，培養(yǎng)一批精誠團(tuán)結(jié)的志愿者”。

活動完了一定要開個(gè)總結(jié)會，總結(jié)一下成績和教訓(xùn)，千萬不要“虎頭蛇尾”。最重要的是別忘記在活動過程中積極參與服務(wù)的那些志愿者。他們憑熱情參與到集體活動中來，可能犧牲了自己的很多時(shí)間，手中的業(yè)務(wù)工作可能需要加班才能完成，忽略他們意味著傷害他們的積極性，下一次再有活動他們可能會以各種理由拒絕參與。為他們準(zhǔn)備一份獎品或紀(jì)念品，價(jià)格不重要，重要的是紀(jì)念他們付出的辛苦勞動。

總之，大型文體活動的組織工作千頭萬緒，但是按照以上的工作方法，本著認(rèn)真的態(tài)度做好前期準(zhǔn)備，還是可以從容應(yīng)對的。一句話，準(zhǔn)備工作做得越充分，效果就越完美！大型文體活動是企業(yè)文化建設(shè)中不可或缺的，職工的精神狀態(tài)，團(tuán)隊(duì)的精氣神都是在這些文體活動中得到展現(xiàn)和提升的。我們工會干部，不論是兼職還是專職，都要以一種嚴(yán)肅認(rèn)真的態(tài)度對待這項(xiàng)工作，使自己成為這方面的專家。