基于新建高校教學(xué)評估談檔案管理工作的重要性

徐桂榮

（泰州學(xué)院，江蘇泰州225300）

基于新建高校教學(xué)評估談檔案管理工作的重要性

徐桂榮

（泰州學(xué)院，江蘇泰州225300）

高校教學(xué)評估是國家對高校進(jìn)行的主要宏觀管理方式。國家和教育部門以此為依據(jù)對高校的層次和類別進(jìn)行判定和劃分，并對高等院校進(jìn)行監(jiān)督和考核。評估專家不僅要對學(xué)校具體情況進(jìn)行實地考察，更要對學(xué)校各項工作檔案進(jìn)行系統(tǒng)性審閱，以進(jìn)行客觀評估。文章以新建高校教學(xué)評估為基礎(chǔ)，對檔案管理工作的重要性進(jìn)行分析，及時發(fā)現(xiàn)檔案管理工作中存在的問題，并對其進(jìn)行解決和創(chuàng)新，推進(jìn)高校各項工作的順利開展。

教學(xué)評估；檔案管理；重要性；創(chuàng)新

前言

教學(xué)評估是國家對高校進(jìn)行宏觀管理和監(jiān)督考核的重要方法。教學(xué)評估結(jié)果直接關(guān)系到高等院校的未來發(fā)展。檔案管理工作是高校教學(xué)評估中的重要內(nèi)容，也是學(xué)校管理和教學(xué)管理中的重要依據(jù)。教學(xué)評估和檔案管理具有密不可分的重要聯(lián)系。學(xué)校負(fù)責(zé)人要認(rèn)識到檔案管理工作在高校教學(xué)評估中的重要性，對其內(nèi)涵和特點進(jìn)行明確了解和認(rèn)識，為高校未來發(fā)展和規(guī)劃提供明確的方向。

一、高校檔案管理工作的內(nèi)涵和特點

高校檔案管理種類比較多，主要包含黨政文書、教學(xué)科研、聲像實物等多種類別，其中以教學(xué)規(guī)劃、考試成績、學(xué)籍資料等為主的教育教學(xué)檔案；以教案、教學(xué)研究論文和總結(jié)性材料等教師業(yè)務(wù)檔案；以學(xué)籍卡、學(xué)生學(xué)習(xí)情況鑒定、學(xué)期成績等學(xué)生檔案在高校評估中尤為重要。

高校檔案管理工作具備以下特點：（1）專業(yè)性強(qiáng)。高校檔案是對高校各項工作的記錄，因而，無論是教育教學(xué)，還是其自身都比較專業(yè)；（2）成套存檔。學(xué)生是高校主要教學(xué)主體，他們在高校中接受教育，已形成了既定的人才培養(yǎng)模式和流程。因而，教學(xué)檔案具備成套性特點；（3）時間記錄方式獨特。高校檔案與其教育體制相匹配，主要以學(xué)期學(xué)年等方式記錄；（4）來源于高校內(nèi)部，且比較分散。高校檔案來源是內(nèi)部教學(xué)管理，分散性強(qiáng)。在不同教師和各個部門中分散，需結(jié)合高校教學(xué)評估要求，制定統(tǒng)一方案，對其進(jìn)行集中性管理［1］。

二、新建高校教學(xué)評估中檔案管理工作的重要性

高校教育評估的根本目的是對高校進(jìn)行監(jiān)督和考核，判定其是否合格，并對重點高校和學(xué)科等進(jìn)行選定。它能夠督促高校對基礎(chǔ)教學(xué)設(shè)施進(jìn)行完善，不斷提高教學(xué)質(zhì)量。教學(xué)評估中，需對高校檔案進(jìn)行完善、收集和整理，使評估結(jié)果更加真實、準(zhǔn)確。

（一）檔案管理工作是新建高校教學(xué)評估的基礎(chǔ)

評估專家一般通過兩種方式對受評高校相關(guān)信息進(jìn)行獲取。首先，從系部教學(xué)部分檔案中擇取相關(guān)背景材料和支撐性材料；其次，深入高校中，進(jìn)行現(xiàn)場聽課、訪問調(diào)查和民意測評等，對評估信息進(jìn)行直接性收集。該種途徑存在一定的局限性，很難對高校情況進(jìn)行全面反映。評估專家深入到高校內(nèi)部，除了了解現(xiàn)實情況之外，都是通過對自評報告進(jìn)行審閱，或查閱相關(guān)檔案資料，對高校具體情況進(jìn)行明確。因而，檔案管理工作直接影響了高校教學(xué)評估質(zhì)量及效果。落實高校檔案管理工作，使各項檔案資料更加完善，再通過專家的走訪和調(diào)查，能夠使他們對高校進(jìn)行更加科學(xué)合理的教學(xué)評估，反之，則會對教學(xué)評估產(chǎn)生負(fù)面影響。

（二）促進(jìn)高校檔案建設(shè)

檔案管理工作直接影響了高校教學(xué)評估效果。高校評估使檔案管理工作更加科學(xué)、規(guī)范，在評估工作中落實檔案管理工作，能夠及時發(fā)現(xiàn)高校檔案管理工作中存在的問題和不足，并對其進(jìn)行加以規(guī)范和補(bǔ)充。而高校教學(xué)評估，使檔案管理工作向信息化方向邁進(jìn)。高校負(fù)責(zé)人需在有限的時間內(nèi)，對教學(xué)、科研和黨政管理方面的支撐資料進(jìn)行呈現(xiàn)，將會很大程度上推進(jìn)高校檔案管理工作的信息化建設(shè)，從而使其更好的服務(wù)于高校教學(xué)評估工作［2］。

（三）檔案管理工作為高校教育評估提供依據(jù)

高校檔案主要是高校管理和發(fā)展中各項信息的收集，它主要對高校各項工作進(jìn)行總結(jié)，并提出未來工作規(guī)劃，并為科學(xué)決策提供依據(jù)，為高校各項工作的開展提供了有效的憑證和依據(jù)。例如，評估專家深入到高校中開展調(diào)研工作，在聽取校方匯報特色項目的時候，會存在一定的疑問。而工作人員則可以根據(jù)檔案管理部門提供的原始檔案資料對評估專家提出的問題進(jìn)行解答。

三、新建高校教學(xué)評估背景下檔案管理問題

（一）檔案管理意識缺失

高校教學(xué)評估一般是接到上級教育部門的評估通知之后，才開始對教學(xué)評估工作中涉及到的檔案材料進(jìn)行收集和整理。準(zhǔn)備檔案材料的時候，很多高校往往將教學(xué)實踐工作作為檔案管理重心。但是，由于部分檔案在記錄過程中不具備全面性和及時性，導(dǎo)致檔案材料比較分散，且缺失嚴(yán)重，對高校教學(xué)評估工作產(chǎn)生了負(fù)面影響。相關(guān)負(fù)責(zé)人為了迎合評估，投入大量人力和物力，對高校檔案進(jìn)行統(tǒng)一整理和補(bǔ)充，使其真實性喪失，也對教學(xué)秩序產(chǎn)生了嚴(yán)重影響。

（二）檔案材料缺失，且收集不規(guī)范

高校教學(xué)評估所需檔案材料與高校檔案管理工作范圍存在偏差，很難使檔案管理工作對教學(xué)評估提供全面支持。加之，部分價值性檔案材料管理不規(guī)范，無法滿足高校評估要求。（1）教學(xué)檔案材料缺失。高校檔案管理機(jī)制不健全，管理人員更換頻繁，工作交接不到位，使檔案材料缺乏銜接性，丟失嚴(yán)重。例如，實驗室無開放記錄、學(xué)生作業(yè)和論文沒有教師批改記錄、材料丟失等。（2）檔案不規(guī)范情況比較常見。高校檔案管理工作中，檔案內(nèi)容和格式等不規(guī)范，檔案材料中沒有加蓋公章或日期不清晰等。甚至沒有按照正規(guī)格公文格式進(jìn)行檔案記錄，檔案數(shù)據(jù)存在偏差或失真等，對高校教學(xué)評估產(chǎn)生負(fù)面影響［3］。

（三）高校檔案管理方法滯后

高校負(fù)責(zé)人和檔案管理人員沒有認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，仍然按照傳統(tǒng)的檔案管理模式，開展檔案管理工作。沒有結(jié)合高校具體發(fā)展情況，在檔案管理過程中，對計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等進(jìn)行科學(xué)合理的應(yīng)用，仍然以手工檔案管理為主，增加了檔案信息的存儲難度，很容易發(fā)生檔案丟失或信息遺漏現(xiàn)象。而高校教學(xué)評估中，對檔案信息快捷檢索和應(yīng)用等提出了較高的要求。檔案管理方法的滯后，很大程度上制約了高校教學(xué)評估工作的順利開展。

四、新建高校教學(xué)評估中檔案管理工作創(chuàng)新

（一）檔案管理工作方法創(chuàng)新

為了滿足高校教學(xué)評估要求，需要對檔案管理方法進(jìn)行創(chuàng)新，以滿足當(dāng)前高校發(fā)展訴求。高校負(fù)責(zé)人和檔案管理人員要改變傳統(tǒng)的檔案管理模式，由高校檔案資料的實體性管理轉(zhuǎn)化為信息化檔案管理模式，使高校檔案管理工作向信息化和網(wǎng)絡(luò)化方向邁進(jìn)。檔案管理人員要結(jié)合高校各項工作背景，采用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計算機(jī)技術(shù)，將先進(jìn)的管理理念應(yīng)用到高校檔案管理工作中，使檔案管理工作和服務(wù)等更加趨向于現(xiàn)代化、網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)字化。高校教學(xué)評估中，創(chuàng)新檔案管理工作方法，能夠提高檔案管理質(zhì)量及效率，使高校檔案資料更加全面且具深度，在高校教學(xué)評估工作中充分發(fā)揮作用，全面體現(xiàn)高校檔案管理工作的價值，使高校負(fù)責(zé)人和檔案管理人員具備現(xiàn)代化檔案管理意識，實現(xiàn)高校各項管理工作的全面創(chuàng)新［4］。

（二）檔案管理現(xiàn)代化

顧名思義，檔案管理工作現(xiàn)代化，即檔案呈現(xiàn)自動化和程序化的辦公模式。高校負(fù)責(zé)人和檔案管理人員要依據(jù)高校發(fā)展背景和教學(xué)評估要求，對檔案信息系統(tǒng)進(jìn)行構(gòu)建，使其更加完善，并在該過程中，對檔案管理工作的各個環(huán)節(jié)進(jìn)行兼顧，提高高校檔案管理質(zhì)量及效率，使檔案管理人員由傳統(tǒng)管理模式，向檔案信息化管理方向轉(zhuǎn)變。同時，依據(jù)高校各項工作開展情況，對文書管理工作進(jìn)行前端控制，在形成之初，就要將檔案管理工作落實到位，繼而對其進(jìn)行跟蹤管理，實現(xiàn)文書和檔案管理的同步性和一體化，以現(xiàn)代化檔案管理模式，為高校教學(xué)評估工作奠定良好的基礎(chǔ)。

（三）檔案資源數(shù)字化

學(xué)校需委托專業(yè)掃描公司，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字文件，使高校檔案管理更加便捷。在日常檔案管理工作中對OA辦公系統(tǒng)進(jìn)行應(yīng)用，著力于對電子文件方面的管理知識和方法進(jìn)行研究，向數(shù)字檔案管理方向邁進(jìn)，有效避免高校檔案管理中的丟失、遺漏現(xiàn)象，使高校檔案管理工作更加全面和完善，建立豐富的高校檔案數(shù)字資源庫，以便于在高校教學(xué)評估中對其進(jìn)行快速查詢，為高校教學(xué)評估工作的開展奠定良好的基礎(chǔ)［5］。

（四）檔案服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化

高校檔案管理部門可在網(wǎng)上對已經(jīng)公開且無限制要求的檔案信息進(jìn)行瀏覽，并建立外部檔案利用平臺。用戶借助互聯(lián)網(wǎng)即可直接在檔案信息系統(tǒng)中獲取真實的高校檔案信息，實現(xiàn)檔案信息的遠(yuǎn)程利用。部分檔案信息設(shè)置了查詢限制，師生可借助學(xué)校內(nèi)部主頁，登錄檔案信息系統(tǒng)中，獲取權(quán)限范圍內(nèi)的檔案信息。高校檔案管理工作中，要構(gòu)建電子文件自主閱覽室?？舍槍ΜF(xiàn)行電子文件，對自主電子閱覽室進(jìn)行設(shè)立，用戶獲得授權(quán)后，即可通過計算機(jī)自主終端，對最新現(xiàn)行電子文件進(jìn)行查閱。不僅提高高校檔案管理水平，也為高校教學(xué)評估工作提供了便利［6］。

五、結(jié)束語

綜上所述，檔案管理工作是高校各項工作中的重點內(nèi)容，它為教學(xué)評估工作提供了依據(jù)和前提。傳統(tǒng)觀念制約和發(fā)展水平有限，使部分新建高校檔案管理工作中仍然存在很多問題，影響了教學(xué)評估工作的順利開展。高校負(fù)責(zé)人和檔案管理人員要依據(jù)學(xué)校實際發(fā)展情況，認(rèn)識到檔案管理工作在新建高校教學(xué)評估中的重要性，不斷提高檔案管理質(zhì)量，推進(jìn)高校各項工作的順利開展。

［1］田紹敏.高校評估中教學(xué)檔案管理的重要性及工作創(chuàng)新［J］.黑龍江史志，2015（05）：127.

［2］李開平.高校教育評估視域下新建本科院校教學(xué)檔案工作［J］.辦公室業(yè)務(wù)，2013（22）：175-176.

［3］宋本玉.淺談高校本科教學(xué)合格評估前期準(zhǔn)備中的檔案管理工作［J］.辦公室業(yè)務(wù)，2015（13）：79.

［4］周虹.教務(wù)檔案管理在高校教學(xué)評估工作中的重要性［J］.陜西檔案，2011（01）：29+28.

［5］楊樺.現(xiàn)代高校教學(xué)檔案管理工作的重要性和必要性［J］.蘭臺世界，2013（S1）：44-45.

［6］孫萍.從高校預(yù)評估中論體育教學(xué)檔案管理的重要性［J］.當(dāng)代體育科技，2011（02）：72+74.

The college teaching evaluation，the main macro-management of the state to the university，is used by the government and Department of Education to determine and divide the levels and categories of universities，and to supervise and examine the institutions of higher learning.Evaluation experts not only investigate the specific circumstances of the university，but also systermatically review all work documents of the university in order to carry out an objective assessment.Based on the construction of teaching evaluation innewly built colleges and universities，the paper analyzes the importance of archives management，discovers the problems existing in the file management，and alos solves the problems to promote the smooth development of the work.

teaching evaluation；file management；importance；innovation

G647

A

2096-000X（2016）22-0164-02

徐桂榮（1973，11-），男，江蘇泰州人，漢族，本科，館員，研究方向：檔案管理。