新媒體環(huán)境下高校檔案管理范式的轉(zhuǎn)向

徐敏

新媒體環(huán)境下高校檔案管理范式的轉(zhuǎn)向

徐敏

利用新媒體的強(qiáng)大功能，可以實(shí)現(xiàn)檔案信息的儲存海量化、傳輸高速化、展現(xiàn)多樣化、利用共享化。新媒體對高校檔案管理影響的深度、廣度日益加深，是高校檔案管理范式轉(zhuǎn)向的源動力。新媒體環(huán)境下高校檔案管理范式轉(zhuǎn)向的維度包括：管理模式從分散轉(zhuǎn)向集中、利用范圍從獨(dú)享轉(zhuǎn)向共享、風(fēng)險(xiǎn)防控從容易轉(zhuǎn)向困難、深度開發(fā)從數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)向知識。

新媒體；高校檔案管理；機(jī)理；范式

新媒體以其特有而強(qiáng)大的信息處理功能在高校檔案管理活動中得到越來越廣泛、越來越深入的運(yùn)用，日益成為高校檔案管理范式的一個(gè)重要影響因子。新媒體在給高校檔案管理帶來新挑戰(zhàn)、新要求的同時(shí)也給其創(chuàng)新注入了新動力、提供了新機(jī)遇，持續(xù)拓展高校檔案管理的內(nèi)涵和外延，推動了高校檔案管理范式的轉(zhuǎn)向。新媒體作用于高校檔案管理的表現(xiàn)已經(jīng)不只是滲透和融入，甚至是引領(lǐng)。依托新媒體管理檔案是不可回避、不可逆轉(zhuǎn)的時(shí)代潮流。新媒體作用于高校檔案管理的效果，絕不只是提供了支撐和可能，從某個(gè)角度看更是一種倒逼，倒逼著檔案管理范式必須變革、創(chuàng)新、重構(gòu)。充分考量新媒體重構(gòu)高校檔案管理范式的機(jī)理，把握高校檔案管理范式轉(zhuǎn)向的維度，是新媒體背景下高校檔案在包括高等教育在內(nèi)的社會事業(yè)發(fā)展中大有可為的邏輯起點(diǎn)。

一、高校檔案管理范式解析

1962年，美國著名科學(xué)哲學(xué)家托馬斯·庫恩在新作《科學(xué)革命的結(jié)構(gòu)》中首次提出并定義“范式”的內(nèi)涵，他認(rèn)為，范式指的是一個(gè)共同體成員所共同秉承的信仰、價(jià)值、技術(shù)、觀念等等的集合，亦是從事某一科學(xué)的研究者群體所共同遵從的世界觀和行為方式。任何一所高校都有相對固定的檔案管理共同體，他們有著共同認(rèn)可的工作目標(biāo)、工作制度、工作方法、職業(yè)道德、思維方式、職業(yè)價(jià)值觀等，形成與職業(yè)相匹配的范式。高校檔案管理范式是指高校檔案管理共同體在相同工作環(huán)境中相互影響并緩慢形成關(guān)于檔案工作、檔案事業(yè)發(fā)展的理念、理論、規(guī)則、方法、手段、思維方式和價(jià)值取向的總稱，是一個(gè)集合概念。作為一種主體性建構(gòu)，新媒體環(huán)境中生成的高校檔案管理范式是技術(shù)與人文融為一體的綜合體。

二、新媒體環(huán)境下高校檔案管理范式轉(zhuǎn)向機(jī)理

所謂機(jī)理，是指為實(shí)現(xiàn)某一特定功能，一個(gè)系統(tǒng)諸要素的內(nèi)在工作方式及諸要素在一定環(huán)境條件下相互影響、相互作用的運(yùn)行規(guī)則和原理。簡而言之，機(jī)理就是系統(tǒng)變化的道理。

任何一種技術(shù)產(chǎn)品都有自己的使用說明和對應(yīng)的功能，為了利用這些功能，人們必須改變現(xiàn)有的觀點(diǎn)、習(xí)慣、行為和制度等，否則，無法使用。作為一種越來越具有人性化的技術(shù)，新媒體一直圍繞著人的需求補(bǔ)償這一路徑向前演進(jìn)，其演進(jìn)的方向是模仿、復(fù)制、拓展、代替人的某些功能，重構(gòu)著人們的行為方式。在新媒體技術(shù)推廣應(yīng)用的過程中，新媒體技術(shù)本身作為一種物質(zhì)力量漸進(jìn)內(nèi)化為使用者的精神力量，影響使用者的世界觀、人生觀以及思維方式。隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展和全面普及，新媒體在高校檔案管理中應(yīng)用的種類在增多、程度在加深、廣度在增加。新媒體功能每發(fā)生一次變化，高校檔案管理的制度、方法、形式、手段和流程業(yè)也隨之發(fā)生相應(yīng)變化，諸要素的關(guān)系也隨之產(chǎn)生新的變化。美國學(xué)者弗雷曾說：“從根本上說，技術(shù)是需要和價(jià)值的體現(xiàn)。通過我們制造和使用的器具，我們表達(dá)了自己的希望、恐懼、意愿、厭惡和愛好。技術(shù)一直是事實(shí)和價(jià)值、知識與目的有效結(jié)合的關(guān)節(jié)點(diǎn)……通過對技術(shù)的解析，我們會從中發(fā)現(xiàn)一個(gè)完整的信奉和信仰的世界。”[1]新媒體技術(shù)也不例外，它的應(yīng)用不僅影響了社會意識形態(tài)的形成與塑造，還代表著由社會關(guān)系所決定的意識形態(tài)立場，反映著媒介使用者所具有的情感態(tài)度、社會心理和價(jià)值取向。

作為一種技術(shù)，新媒體具有“座架”的特點(diǎn)，正如海德格爾所言：“技術(shù)成為普遍的、對人與自然和世界的關(guān)系加以規(guī)定的力量?！盵2]任何一種新媒體在高校檔案管理實(shí)踐中得到應(yīng)用，都會不同程度地改變檔案管理制度、管理理念、管理流程等等，當(dāng)應(yīng)用新媒體的數(shù)量越來越多時(shí)，檔案利用的范圍就會越來越廣，程度就會越來越深，檔案的社會效益就會越來越高。在此基礎(chǔ)上，檔案管理的內(nèi)涵得到深化，檔案管理的外延得到拓展，檔案管理的職能也發(fā)生相應(yīng)的轉(zhuǎn)型與升級，檔案價(jià)值運(yùn)動的時(shí)空得以拓展，無形中，一種代替舊范式的新范式慢慢形成，制約并規(guī)范檔案管理主體的思維方式和行為慣性。

實(shí)踐證明，新媒體是高校檔案管理主體摒棄舊范式、形成新范式的源動力。在新范式的引導(dǎo)下，高校檔案管理的諸多環(huán)節(jié)的連貫性得到增強(qiáng)，各個(gè)要素的耦合性得到強(qiáng)化，開發(fā)和利用的水平、質(zhì)量、效率得到提升，高校檔案服務(wù)社會和學(xué)校改革與發(fā)展的能力得到提升，從而得到更多來自校內(nèi)外的條件保障。

三、新媒體環(huán)境下高校檔案管理范式轉(zhuǎn)向的維度

高校檔案管理處于技術(shù)化的進(jìn)程之中，并且這種進(jìn)程是必然的、不可逆的歷史過程，沒有回頭路。新媒體對高校檔案管理的影響由點(diǎn)到面、漸行漸深，既包括看得見的設(shè)備、制度，也包括可感知的行為方式、思想觀念等，進(jìn)而引領(lǐng)管理范式在不同維度上的轉(zhuǎn)向。這種管理范式的轉(zhuǎn)向是循序漸進(jìn)的過程，同時(shí)又是一個(gè)不斷深化的過程。正如恩格斯所言：“世界不是一成不變的事物的集合體，而是過程的集合體?！盵3]

1.管理模式的轉(zhuǎn)向：從分散到集中

在現(xiàn)行管理體制和運(yùn)行機(jī)制的規(guī)制下，高校檔案館采取的是條塊分割、自成一體、各自為政的管理模式。黨委組織部管理干部檔案，人事處管理人事檔案，學(xué)生處管理學(xué)生檔案，教務(wù)處管理教學(xué)檔案等，學(xué)校檔案館管理上述部門不管理的檔案。這種分散管理的模式，難以實(shí)現(xiàn)檔案的深度開發(fā)和綜合開發(fā)，即使實(shí)現(xiàn)，也要耗費(fèi)大量的人力、時(shí)間，無法高質(zhì)量地滿足學(xué)校和社會對檔案的利用需求。

新媒體極大地壓縮了信息傳遞的空間和時(shí)間，改變了過去信息與人、物之間的時(shí)空關(guān)系，管理的方式、制度、理念等也隨之改變，蘊(yùn)含著變革管理模式的可能性和可行性。在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，傳統(tǒng)的管理模式都不奏效了，現(xiàn)在必須去打造新的管理模式，一旦成功，就會打開新的局面，正如《易經(jīng)》所言：“傾否，而非否傾；傾否，先否后喜”。在新媒體時(shí)代，檔案利用者需求群體在增加、范圍在擴(kuò)大、層次在提高，檔案管理面臨的風(fēng)險(xiǎn)在增大，分散管理的弊端日益突出，這就要求高校檔案館要緊貼檔案利用者需求變化，踏準(zhǔn)互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的節(jié)拍，采取集中管理模式。集中管理模式要求統(tǒng)一接收、保管、利用檔案，有利于優(yōu)化資源配置，提高人、財(cái)、物的有效使用，降低了檔案管理成本，有利于檔案信息資源的開發(fā)利用，促進(jìn)信息資源共享的范圍、力度，尤其是編研大主題、寬范圍、深層次的參考資料，如評估、校慶和專題展覽等，這種管理模式的優(yōu)越性會更加突出。新媒體可以提高檔案集中管理的集約化程度、科學(xué)化水平，能夠滿足不同角度、不同層次的開發(fā)利用。借助新媒體，高校檔案館在集中管理檔案實(shí)體的同時(shí)，可以集中管理檔案工作人員，集中開發(fā)檔案資源，提高對內(nèi)對外服務(wù)能力和水平。

2.利用范圍的轉(zhuǎn)向：從獨(dú)享到共享

高校檔案是高校從事教學(xué)、科研、服務(wù)社會和文化創(chuàng)新等活動直接形成的各種文字、圖表和聲像等不同形式、不同載體的歷史記錄，對經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展具有與其他行業(yè)檔案不同的作用。高校檔案館所保管的檔案資源是整個(gè)社會檔案資源的重要組成部分，也是社會利用者利用的重要對象之一。

當(dāng)前，不少高校檔案服務(wù)社會的方式主要是在規(guī)定時(shí)間內(nèi)入館查閱，手續(xù)煩瑣，費(fèi)時(shí)費(fèi)力，可供查閱的檔案比較有限，高校與社會共享檔案的格局尚未形成。新媒體的普及為解決這個(gè)問題提供了技術(shù)支撐。新媒體彰顯的思想就是開放性、共享性，利用新媒體的強(qiáng)大功能，可以實(shí)現(xiàn)信息儲存海量化、信息傳輸高速化、信息展現(xiàn)多樣化、信息利用共享化，這為高校各類檔案真正實(shí)現(xiàn)“分散建庫、集中聯(lián)庫、統(tǒng)一服務(wù)、資源共享”提供了技術(shù)支撐。新媒體可以改變高校檔案館只為學(xué)校師生服務(wù)的傳統(tǒng)思維定勢，引導(dǎo)檔案管理主體樹立高校檔案館既為校內(nèi)又為校外雙重服務(wù)的思想。高校檔案館在預(yù)測檔案利用者范圍及其利用需求的基礎(chǔ)上，有針對性開發(fā)適銷對路的檔案產(chǎn)品。高校檔案館要與社會檔案館等機(jī)構(gòu)建立“共建共享、互聯(lián)互通”檔案資源開發(fā)平臺，聯(lián)合開發(fā)高校特色檔案信息資源，唯獨(dú)如此，高校檔案資源方能形成一張網(wǎng)絡(luò)，覆蓋社會行行業(yè)業(yè)，有利于高校檔案資源從獨(dú)享走向共享，從而實(shí)現(xiàn)檔案的社會價(jià)值。在新媒體的支撐下，可以實(shí)現(xiàn)高校檔案資源共享的形式多元化、共享的時(shí)間全天候、共享的范圍全社會和共享過程的可控性，更好地滿足社會對高校檔案資源的利用需求。為了提高共享的效果，檔案館應(yīng)搞好共享的頂層設(shè)計(jì)，由“以檔案為中心”轉(zhuǎn)變?yōu)椤耙杂脩魹橹行摹?，加大檔案的征集力度，開發(fā)特色資源知識庫，力求做到按需開發(fā)、超前開發(fā)和聯(lián)合開發(fā)，逐步減少“信息孤島”，最大限度地滿足校內(nèi)外不同層次、不同領(lǐng)域群體的利用需求，挖掘、釋放檔案的潛在價(jià)值。在具體操作中，要注意優(yōu)化共享的流程，界定共享的范圍，劃定共享的途徑，確定共享的內(nèi)容等，實(shí)現(xiàn)檔案信息共享的合法化。在新媒體環(huán)境下，檔案利用者不用到檔案館就有可能實(shí)現(xiàn)檔案利用的目的。檔案利用的便捷化既激發(fā)了校內(nèi)外潛在的檔案利用需求，也使檔案利用的主體更加多元化，目的更加多樣化，受眾趨于大眾化，最終提高了檔案共享的社會效益。

3.風(fēng)險(xiǎn)防控的轉(zhuǎn)向：從容易到困難

當(dāng)今社會是一個(gè)風(fēng)險(xiǎn)社會，在新媒體日益滲透到各行各業(yè)的過程中，其誘發(fā)的風(fēng)險(xiǎn)種類增多，防控的難度也加大。新媒體介入高校檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)，大大提高了檔案資源開發(fā)、利用、儲存等效率，解放了人力，但也帶來了法律風(fēng)險(xiǎn)、泄密風(fēng)險(xiǎn)、遷移風(fēng)險(xiǎn)等。這類風(fēng)險(xiǎn)具有發(fā)生的不確定性，防控的復(fù)雜性，如何防控這類風(fēng)險(xiǎn)成為高校檔案館一個(gè)頭疼的問題，無形中成為新媒體在檔案管理實(shí)踐中得以推廣的障礙。作為一個(gè)新事物，新媒體本身缺點(diǎn)的暴露需要過程，如何全面認(rèn)識它需要時(shí)間，在一定程度上取決于我們的認(rèn)知水平，正如恩格斯所說，“我們只能在我們時(shí)代的條件下進(jìn)行認(rèn)識，而且這些條件達(dá)到什么程度，我們便認(rèn)識到什么程度。”[4]

在新媒體環(huán)境中，檔案的絕對安全是不存在的，即便再努力地排查隱患、規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)，最終也只會實(shí)現(xiàn)相對安全。但是風(fēng)險(xiǎn)確實(shí)絕對存在，不論怎么控制和預(yù)防，風(fēng)險(xiǎn)只能降低但無法完全消除，正如埃呂爾所言：“技術(shù)發(fā)展的有害的后果與它的有益的結(jié)果是不可分割的?！盵5]高校檔案館加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)管理至關(guān)重要。風(fēng)險(xiǎn)管理則是指項(xiàng)目管理主體在項(xiàng)目實(shí)施過程中對可能遇到的各類風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識別、評估、防控、監(jiān)控的全過程，是以科學(xué)、合理的方式方法實(shí)現(xiàn)最佳安全保障的管理實(shí)踐活動的總稱。加大檔案風(fēng)險(xiǎn)管理的力度，才能預(yù)警風(fēng)險(xiǎn)、緩解風(fēng)險(xiǎn)、分散風(fēng)險(xiǎn)，充分發(fā)揮新媒體在高校檔案管理中的應(yīng)有作用。

高校利用新媒體提高檔案管理水平是時(shí)代發(fā)展的要求，符合高等教育改革和發(fā)展的方向，有其發(fā)展合理性、社會進(jìn)步性和歷史必然性，任何人無法回避。在利用新媒體給力檔案管理的過程中，必須采用多種措施，趨利避害，才能舞好新媒體這把“雙刃劍”，確保最大限度地實(shí)現(xiàn)檔案的價(jià)值。具體而言，首先完善檔案信息的審核上傳制度、保密保管制度和備份制度等，不給風(fēng)險(xiǎn)的產(chǎn)生留下制度的漏洞。其次，國家檔案主管部門應(yīng)完善新媒體環(huán)境下檔案開發(fā)利用的法律法規(guī)，確保依法開發(fā)利用檔案資源。其三，利用先進(jìn)的技術(shù)來監(jiān)控、化解和防范檔案信息傳遞過程的風(fēng)險(xiǎn)。

4.深度開發(fā)的轉(zhuǎn)向：從數(shù)據(jù)到知識

知識管理是21世紀(jì)社會組織發(fā)展的必然趨勢。1994年，加拿大著名檔案學(xué)者特里·庫克提出,檔案工作者應(yīng)由實(shí)體保管員向知識提供者過渡。在知識管理成為當(dāng)下社會各類組織非常推崇的管理理念背景下，如何適應(yīng)深度利用現(xiàn)有館藏資源開展知識共享、推進(jìn)職能的拓展與轉(zhuǎn)型，成為當(dāng)下我國高校檔案管理機(jī)構(gòu)走出瓶頸期所要解決的難點(diǎn)。新媒體的出現(xiàn)及普及，降低了解決這個(gè)難點(diǎn)的難度，使知識管理從理想走向現(xiàn)實(shí)。

作為一種智能型管理活動，知識管理的效率在很大程度上取決于新媒體能否有效發(fā)揮。新媒體克服了用傳統(tǒng)方式獲取信息的枯燥性、延遲性和非互動性等不足，改善了受眾對于信息量冗雜以及信息質(zhì)量殘損的劣勢，確保多個(gè)受眾群體得到及時(shí)的溝通、交流和反饋，可以應(yīng)用在知識的采集、開發(fā)、存儲、積累、傳播、共享等每一個(gè)環(huán)節(jié)，提高知識管理的能力，使知識管理處在一個(gè)高效便捷的技術(shù)環(huán)境之中。新媒體為知識管理提供平臺，是知識管理成為現(xiàn)實(shí)的技術(shù)性載體，發(fā)揮著橋梁作用。作為知識密集型組織，高校檔案館對社會整體知識的流動具有重要的促進(jìn)作用。在知識管理背景下，高校檔案館要改變傳統(tǒng)重保管輕利用、重內(nèi)部使用輕外部使用的職責(zé)定位，從實(shí)體管理轉(zhuǎn)向信息管理進(jìn)而轉(zhuǎn)向知識管理，這樣才能充分利用高校檔案館的知識積累與服務(wù)功能，最大限度地服務(wù)社會公眾。具體來說，充分利用新媒體的功能，由檔案資源的收集者轉(zhuǎn)變?yōu)橹R的加工者，由檔案資源的維護(hù)者轉(zhuǎn)變?yōu)橹R的提供者，由檔案資源的保管者轉(zhuǎn)變?yōu)橹R的分享者。實(shí)現(xiàn)這三個(gè)轉(zhuǎn)變，必須借力新媒體，固化隱性知識，擴(kuò)大顯性知識，對檔案文獻(xiàn)進(jìn)行不同性質(zhì)、不同層次、不同形式的深度加工，在合適的時(shí)間把知識產(chǎn)品提供給合適的知識使用者，不斷提高檔案信息資源深度開發(fā)利用的精準(zhǔn)性和實(shí)效性。借助新媒體，高校知識管理減少了檔案文化產(chǎn)品的開發(fā)時(shí)間、傳播時(shí)間，并能夠更好地適應(yīng)利用者需求的變化，為利用者提供良好的個(gè)性化服務(wù)，提高了利用者滿意度。作為檔案管理范式的一個(gè)創(chuàng)新點(diǎn)，知識管理可以改善高校的社會形象，推動檔案管理更好地服務(wù)和服從于高校和社會的改革與發(fā)展。

新媒體不僅僅是一種技術(shù)，更是一種思想。接受了新媒體，就等于接受了它蘊(yùn)含的思想。在高等教育和社會發(fā)展處于新常態(tài)的背景下，新媒體是高校檔案管理轉(zhuǎn)型升級的一個(gè)重要引擎。作為“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”的運(yùn)用，新媒體作用于高校檔案管理是不容回避的現(xiàn)實(shí)，也是不可逆轉(zhuǎn)的趨勢。借助互聯(lián)網(wǎng)思維，科學(xué)合理利用新媒體必將有力轉(zhuǎn)變高校檔案管理職能，重構(gòu)有利于高校檔案事業(yè)全新發(fā)展的管理范式，最大限度地放大檔案資源的社會價(jià)值。

[1][美]弗里德里克·弗雷.走向后現(xiàn)代科學(xué)與技術(shù)[C]//[美]大衛(wèi)·雷格里·芬.后現(xiàn)代精神.王成兵，譯.北京：中央編譯出版社，1998:127.

[2][德]岡特·紹伊博爾德.海德格爾分析新時(shí)代的技術(shù)[M].北京：中國社會科學(xué)出版社，1993：20.

[3]恩格斯.馬克思恩格斯選集：第4卷[M].北京：人民出版社，1972：239.

[4]馬克思.馬克思恩格斯選集：第3卷[M].北京：人民出版社，1972：562.

[5]舒紅躍.伯格曼的技術(shù)哲學(xué)及其啟示[J].自然辯證法研究，2004（5）：53-56.

[6]徐擁軍.基于知識服務(wù)的檔案管理模式的理論探索[J].檔案學(xué)通訊，2011（2）.

（作者單位：鹽城工學(xué)院人文社會科學(xué)學(xué)院）

10.16653/j.cnki.32-1034/f.2016.23.053