石油銷售企業(yè)合同管理存在的問題及對(duì)策探討＊

李亞明，曾利華，王方，裴悅伶( 中國(guó)石油四川銷售分公司 )

石油銷售企業(yè)合同管理存在的問題及對(duì)策探討＊

李亞明，曾利華，王方，裴悅伶
( 中國(guó)石油四川銷售分公司 )

結(jié)合石油銷售企業(yè)合同管理工作實(shí)踐，通過合同管理系統(tǒng)的有效運(yùn)用，重點(diǎn)從授權(quán)管理、前期調(diào)研、信息系統(tǒng)管理、風(fēng)險(xiǎn)防控四個(gè)方面探討目前石油銷售企業(yè)合同管理存在的問題及對(duì)策。認(rèn)為當(dāng)前石油銷售企業(yè)的合同管理不再局限于簡(jiǎn)單的要約、承諾、簽約等內(nèi)容，而是全過程、全方位、科學(xué)的管理；要做到機(jī)構(gòu)、人員、制度三落實(shí)，形成完善的合同管理體系。有效的合同管理將對(duì)銷售企業(yè)管理水平和經(jīng)濟(jì)效益的提高產(chǎn)生巨大的推動(dòng)力。

合同管理；石油銷售企業(yè)；風(fēng)險(xiǎn)

合同是企業(yè)實(shí)現(xiàn)交易過程，獲得經(jīng)濟(jì)利益的保證。企業(yè)的合同管理是指企業(yè)依法進(jìn)行合同訂立、履行、變更、解除、轉(zhuǎn)讓、終止，以及審查、監(jiān)督、控制等系統(tǒng)性、動(dòng)態(tài)性全過程管理。合同管理的重點(diǎn)是合同的訂立、履行、變更、解除、轉(zhuǎn)讓、終止管理，而審查、監(jiān)督、控制是對(duì)管理工作的有效監(jiān)控手段。本文結(jié)合石油銷售企業(yè)合同管理工作實(shí)踐，通過合同管理系統(tǒng)的有效運(yùn)用，重點(diǎn)從授權(quán)管理、前期調(diào)研、信息系統(tǒng)管理、風(fēng)險(xiǎn)防控四個(gè)方面探討目前石油銷售企業(yè)合同管理存在的問題及對(duì)策。

1 合同授權(quán)管理

石油銷售企業(yè)廣泛開展各種業(yè)務(wù)。一般而言，總經(jīng)理作為公司的法人代表，對(duì)公司的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)和業(yè)務(wù)拓展負(fù)責(zé)，但對(duì)于公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)的合同談判與簽訂，總經(jīng)理不可能做到面面俱到，一般都采取授權(quán)委托的方式，授予公司副總經(jīng)理或某員工在一定的權(quán)限內(nèi)負(fù)責(zé)某業(yè)務(wù)的洽談與合同的簽訂工作，授權(quán)委托一般采取書面文件的形式。

1.1 存在的主要問題

在實(shí)際工作中，常常存在著合同承辦部門或人員對(duì)授權(quán)委托這一環(huán)節(jié)不夠重視，或?qū)κ跈?quán)委托書了解不夠全面，這是造成合同主體不合格的主要原因。主要表現(xiàn)在以下三個(gè)方面。

第一，未取得合同相對(duì)方授權(quán)委托資格而簽訂合同，導(dǎo)致簽訂合同的無效或者簽訂的合同效力待定，從而產(chǎn)生合同糾紛，造成經(jīng)濟(jì)損失。在簽訂合同時(shí)，在沒有認(rèn)真查驗(yàn)合同相對(duì)方代理人提供書面授權(quán)委托書的情況下就簽訂合同，可能導(dǎo)致出現(xiàn)兩種情況：一是所簽訂的合同沒有取得授權(quán)，二是所簽訂的合同超出了授權(quán)委托的范圍和授權(quán)委托的期限。

第二，對(duì)公司授權(quán)管理規(guī)定執(zhí)行不到位、落實(shí)不徹底，存在合同轉(zhuǎn)授權(quán)問題。在對(duì)外簽訂各類經(jīng)濟(jì)合同時(shí)，存在分管領(lǐng)導(dǎo)、科級(jí)管理人員在未取得授權(quán)的情況下就簽訂合同的現(xiàn)象。銷售企業(yè)特別是地市公司，一般對(duì)外簽訂合同的簽字人為本單位的主要負(fù)責(zé)人，在特殊情況下可以向單位領(lǐng)導(dǎo)班子的副職進(jìn)行一事一托的轉(zhuǎn)授權(quán)，但必須明確授權(quán)的事項(xiàng)和期限。

第三，授權(quán)不及時(shí)收回，導(dǎo)致被授權(quán)人濫用權(quán)力。企業(yè)總是要授權(quán)一些人對(duì)外簽訂合同，但往往未明確授權(quán)的范圍和期限，對(duì)離職人員的授權(quán)憑證（例如蓋有企業(yè)公章的空白合同書、介紹信等）未及時(shí)收回，也未告知交易伙伴本企業(yè)人員的變動(dòng)情況，導(dǎo)致一些已經(jīng)喪失授權(quán)的人員仍然冒用原單位的名義與他人簽訂合同。交易對(duì)方在不知情的情況下，由于在長(zhǎng)期交往過程中形成的信賴關(guān)系，仍然會(huì)相信其具有授權(quán)，最終導(dǎo)致的結(jié)果由授權(quán)單位承擔(dān)。

1.2 對(duì)策探討

第一，加大合同管理培訓(xùn)。石油銷售企業(yè)內(nèi)部應(yīng)該通過培訓(xùn)教育、普法活動(dòng)以及公司網(wǎng)站、新聞媒體等途徑廣泛宣傳學(xué)習(xí)相關(guān)法律知識(shí)，提高全體員工的法制觀念和法律意識(shí)。特別是要加強(qiáng)對(duì)合同承辦人員的培養(yǎng)和教育，加強(qiáng)其對(duì)《合同法》、公司合同管理辦法等相關(guān)法律、法規(guī)的學(xué)習(xí)，使合同承辦人員能夠熟悉這些法律、法規(guī)，并嚴(yán)格按照公司有關(guān)授權(quán)委托管理的相關(guān)規(guī)定和要求簽訂合同，維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益。

第二，加強(qiáng)授權(quán)管理。對(duì)于授權(quán)管理，企業(yè)主要負(fù)責(zé)人可以依據(jù)上級(jí)合同管理制度規(guī)定的權(quán)限，結(jié)合企業(yè)實(shí)際和生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)工作需要以及合同管理能力評(píng)價(jià)結(jié)論，采取一年期授權(quán)和專項(xiàng)授權(quán)的辦法。企業(yè)合同管理部門是授權(quán)委托書的保管部門，應(yīng)建立授權(quán)委托書的使用登記制度，對(duì)授權(quán)委托書的每一次使用都要進(jìn)行登記和備案。

一年期授權(quán)：每年底授權(quán)公司有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)次年度在其分管業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的合同審批，并簽署合同。公司規(guī)定一年期委托書，可以轉(zhuǎn)委托，但需要經(jīng)過總經(jīng)理在公司授權(quán)范圍內(nèi)以書面形式簽字委托本單位副職領(lǐng)導(dǎo)，在特殊情況下可以授權(quán)給科級(jí)單位（部門）的主要負(fù)責(zé)人，但必須做到一事一授權(quán)，決不允許超出授權(quán)范圍使用授權(quán)，也不允許委托一般工作人員使用授權(quán)。

專項(xiàng)授權(quán)：專項(xiàng)授權(quán)是公司對(duì)機(jī)關(guān)部門、各基層單位（例如所屬集體企業(yè)、片區(qū)）在對(duì)外經(jīng)營(yíng)過程中辦理工商登記、參與招投標(biāo)、參加法律訴訟等業(yè)務(wù)的單項(xiàng)授權(quán)。專項(xiàng)授權(quán)由公司總經(jīng)理簽發(fā)授權(quán)，不允許轉(zhuǎn)委托。

第三，及時(shí)收回授權(quán)文書。對(duì)于離職人員，公司要及時(shí)收回授權(quán)文書，并采取電話或信函的方式告知合同相對(duì)方。如果是重要崗位的離職人員因種種原因未能交回授權(quán)委托書，為避免其私自繼續(xù)使用代理人身份進(jìn)行經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，公司也可采取登報(bào)申明撤銷其代理人身份的辦法，作廢其授權(quán)委托書。

2 合同前期調(diào)研

合同的前期調(diào)研分為市場(chǎng)調(diào)研與相對(duì)方公司資信考察。嚴(yán)格地說，市場(chǎng)調(diào)研屬于公司管理的基礎(chǔ)性工作，不專屬于合同管理流程。但是，合同管理工作在公司整個(gè)審查經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中的重要地位，決定了市場(chǎng)調(diào)研對(duì)于合同管理的直接前提性作用。很多公司非常重視市場(chǎng)的調(diào)研環(huán)節(jié)，成立了專門機(jī)構(gòu)或安排專人負(fù)責(zé)收集資料、制作分析報(bào)告等。相較于市場(chǎng)調(diào)研，對(duì)合同相對(duì)方公司的資信考察就略顯粗糙。

2.1 存在的主要問題——不重視對(duì)方公司的資格和信用調(diào)查

依據(jù)我國(guó)《公司法》，有限責(zé)任公司的出資人（股東）只是以出資額為限對(duì)公司債務(wù)承擔(dān)有限責(zé)任。因此，在合同訂立之前，調(diào)查、摸清合同相對(duì)方的資信才能判斷其是否具備締約權(quán)利和履約行為能力。部分業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員（合同承辦人員）重視談判過程，關(guān)心合同標(biāo)的物的數(shù)量、質(zhì)量、金額，甲、乙雙方的履約責(zé)任和義務(wù)，但缺乏對(duì)合同相對(duì)方當(dāng)事人主體資格、資信狀況和履約能力的調(diào)查了解。有時(shí)僅憑一張名片、幾個(gè)電話或者熟人介紹，就盲目簽約，致使合同出現(xiàn)糾紛后找不到對(duì)方當(dāng)事人，或者對(duì)方當(dāng)事人根本就沒有履約能力。隨著成品油市場(chǎng)的迅猛發(fā)展，加油站資產(chǎn)收購(gòu)成為石油銷售企業(yè)擴(kuò)展銷售網(wǎng)絡(luò)、提高成品油市場(chǎng)占有率的基本模式和重要手段。石油銷售企業(yè)在資產(chǎn)收購(gòu)過程中，常常會(huì)遇到包括土地使用權(quán)、資產(chǎn)權(quán)利瑕疵、證照不完善等法律風(fēng)險(xiǎn)引發(fā)的糾紛。

案例：一家出租車公司（甲）將一座臨近國(guó)道的加油站承包給了公司員工陳某經(jīng)營(yíng)。2012年6月，由于國(guó)道擴(kuò)寬將加油站拆除后，需要在原址上后移重建。出租車公司考慮到公司的資金困難，想將該加油站場(chǎng)地及加油站經(jīng)營(yíng)權(quán)轉(zhuǎn)讓給當(dāng)?shù)厥弯N售公司（乙）。雙方經(jīng)協(xié)商以1100萬元的轉(zhuǎn)讓價(jià)款簽訂了加油站資產(chǎn)轉(zhuǎn)讓合同。簽訂合同5日后，石油銷售公司按約定預(yù)付定金50萬元。然而，甲、乙方在辦理加油站經(jīng)營(yíng)證照變更手續(xù)申請(qǐng)時(shí)才發(fā)現(xiàn)，該加油站被陳某私自轉(zhuǎn)租給其妻弟，其妻弟又擅自將加油站作為資產(chǎn)抵押給某信托投資公司貸款300萬元。石油銷售公司不想放棄對(duì)該加油站的收購(gòu)，但陳某妻弟已卷款而逃。加油站權(quán)屬之爭(zhēng)又涉及某信托投資公司。至此，加油站的資產(chǎn)收購(gòu)轉(zhuǎn)讓陷入一場(chǎng)法律糾紛中。雖然該事件起因是由于甲公司管理不善而造成的，責(zé)任在甲方，但石油銷售公司在與甲方的洽談過程中，沒有對(duì)該加油站資產(chǎn)權(quán)屬進(jìn)行詳細(xì)調(diào)查，只是查看了該公司出據(jù)的加油站營(yíng)業(yè)執(zhí)照、土地證等證照，缺少深入、扎實(shí)的資信調(diào)查，極大影響和制約了石油銷售公司的收購(gòu)與網(wǎng)點(diǎn)開發(fā)建設(shè)。由此可見資信調(diào)查的重要性，它小可影響一個(gè)合同的簽約，大可影響一個(gè)企業(yè)的發(fā)展，應(yīng)當(dāng)引起高度重視。

2.2 對(duì)策探討

在合同訂立前期，資信調(diào)查可委托律師或咨詢公司進(jìn)行，這些專業(yè)人士通過工商、稅務(wù)、土地部門、銀行、相關(guān)企業(yè)等渠道獲取資料，綜合分析并形成書面報(bào)告。目前，我國(guó)的法制體系尚不健全，尤其是誠(chéng)信機(jī)制仍沒有達(dá)到西方發(fā)達(dá)國(guó)家的完善程度，石油銷售公司在簽訂協(xié)議前應(yīng)當(dāng)對(duì)并不熟悉的相對(duì)人做財(cái)產(chǎn)及信用方面的調(diào)查，這是十分必要的，可以避免將來出現(xiàn)難以預(yù)料的損失，有效地規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)。

3 合同信息系統(tǒng)管理

按照中國(guó)石油天然氣集團(tuán)公司的相關(guān)管理規(guī)定，中國(guó)石油銷售公司所轄地區(qū)公司、二級(jí)公司自2007年10月啟用合同管理系統(tǒng)。合同管理系統(tǒng)的推行，本意是通過信息化手段，規(guī)范合同管理，完善和落實(shí)相關(guān)的規(guī)章制度，優(yōu)化現(xiàn)有工作流程，提高工作效率，推動(dòng)公司合同管理水平進(jìn)一步提升。但是，在合同管理系統(tǒng)的運(yùn)行過程中發(fā)現(xiàn)，系統(tǒng)內(nèi)某些流程的設(shè)計(jì)與實(shí)際操作存在偏差，加之某些公司合同管理部門或承辦人員對(duì)合同管理工作不夠重視，對(duì)系統(tǒng)操作流程不熟悉，導(dǎo)致這樣或那樣的錯(cuò)誤出現(xiàn)，因此抱怨合同訂立通過系統(tǒng)審批既麻煩又浪費(fèi)時(shí)間，認(rèn)為合同系統(tǒng)是自己給自己制造的絆腳石。

下面我們主要針對(duì)合同管理系統(tǒng)的立項(xiàng)、選商、相對(duì)人管理、申報(bào)、審查審批、簽訂、履行、歸檔、簽約授權(quán)管理九個(gè)主要業(yè)務(wù)模塊進(jìn)行分析。按照操作流程，將這九個(gè)業(yè)務(wù)模塊分為四個(gè)階段。

3.1 第一階段

將合同的立項(xiàng)、選商、相對(duì)人管理、申報(bào)四個(gè)環(huán)節(jié)劃為第一階段，這四個(gè)環(huán)節(jié)都由合同承辦人員一次性在系統(tǒng)內(nèi)完成。如果在系統(tǒng)里進(jìn)行立項(xiàng)填報(bào)，那么該項(xiàng)業(yè)務(wù)的前期調(diào)研、選商以及與合同相對(duì)人的洽談已經(jīng)初步完成。合同承辦人員要仔細(xì)核對(duì)相對(duì)人的資質(zhì)，按照其提供的營(yíng)業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證明等信息逐項(xiàng)錄入系統(tǒng)。

第一階段容易出現(xiàn)的問題是簽約依據(jù)的合規(guī)性欠缺。在管理系統(tǒng)內(nèi)填報(bào)，必須提交合同立項(xiàng)的簽約依據(jù)，即與之相關(guān)的會(huì)議紀(jì)要、上級(jí)批復(fù)、談判詢價(jià)記錄等?；\統(tǒng)的國(guó)家行政法規(guī)、未經(jīng)公司授權(quán)的部門會(huì)議紀(jì)要、需要簽字確認(rèn)的意向書等材料不能作為簽約依據(jù)。

對(duì)策探討：承辦部門將簽約依據(jù)預(yù)先提交法律事務(wù)部門審查。

3.2 第二階段

合同的審查審批環(huán)節(jié)單獨(dú)劃為第二階段。進(jìn)入審查審批流程后，合同承辦人員主要是實(shí)時(shí)跟蹤合同的審批信息。按規(guī)定合同的簽訂必須經(jīng)過經(jīng)濟(jì)、技術(shù)、法律部門三項(xiàng)審查后，再由分管領(lǐng)導(dǎo)或主管領(lǐng)導(dǎo)審定。

第二階段容易出現(xiàn)的問題：一是審查審批時(shí)間過長(zhǎng)。中國(guó)石油集團(tuán)合同管理有一項(xiàng)特別重要的規(guī)定，即嚴(yán)控事后合同的發(fā)生。上級(jí)部門采集事后合同發(fā)生的數(shù)據(jù)幾乎都通過合同管理系統(tǒng)。系統(tǒng)自動(dòng)默認(rèn)的事后合同是合同的成立時(shí)間晚于合同的履行時(shí)間。其產(chǎn)生的原因是合同承辦人員整體法律素質(zhì)不高，導(dǎo)致上報(bào)合同在審批過程中多次退回修改，影響合同審批進(jìn)度和經(jīng)營(yíng)進(jìn)展，這是導(dǎo)致事后合同發(fā)生的原因之一。二是不嚴(yán)格履行合同會(huì)簽審查制度。合同承辦部門負(fù)責(zé)人和合同審查部門負(fù)責(zé)人沒有嚴(yán)格履行合同會(huì)簽審查的管理職責(zé)，會(huì)簽審查合同工作不認(rèn)真，合同的會(huì)簽審查工作流于形式，應(yīng)付檢查。個(gè)別石油銷售企業(yè)存在“簽訂時(shí)間在前、會(huì)簽審批時(shí)間在后”的事后合同現(xiàn)象。

對(duì)策探討：一是合同承辦人員在等待審批的過程中，要保持與各相關(guān)部門的溝通聯(lián)系，及時(shí)處理在審批中發(fā)現(xiàn)的問題。如果簽訂的某個(gè)業(yè)務(wù)合同內(nèi)容較為復(fù)雜，涉及的標(biāo)的金額較大，為縮短系統(tǒng)里的審批時(shí)間，合同承辦人員可在該合同錄入系統(tǒng)立項(xiàng)前，打印一份擬好的合同文本預(yù)先送至各審批部門審核，待各部門統(tǒng)一意見后，再提交合同管理系統(tǒng)，這樣可將系統(tǒng)審查審批流程縮至最短。二是合同承辦部門、會(huì)簽部門和單位領(lǐng)導(dǎo)都要對(duì)合同內(nèi)容進(jìn)行逐條、逐項(xiàng)審查，一般情況下，合同審查的主要內(nèi)容有：合同的主體是否合格；合同內(nèi)容是否違反法律、法規(guī)、規(guī)章的要求；合同的標(biāo)的是否為國(guó)家禁止買賣或者限制經(jīng)營(yíng)；合同當(dāng)事人的意向表示是否真實(shí)；合同簽字人是否具有合法身份和資格，代理人的代理行為是否合法有效；合同主要條款是否齊全，文字表達(dá)是否準(zhǔn)確，手續(xù)是否完備。

3.3 第三階段

合同的簽訂與履行環(huán)節(jié)劃為第三階段。合同在系統(tǒng)內(nèi)審批完成后，承辦部門進(jìn)入下一個(gè)流程，將合同轉(zhuǎn)給合同管理部門進(jìn)行合同書的打印。合同管理部門負(fù)責(zé)進(jìn)行簽訂信息的錄入。

第三階段容易出現(xiàn)的問題：系統(tǒng)認(rèn)定的合同成立時(shí)間在信息實(shí)際提交時(shí)間的前后15個(gè)日歷日內(nèi)。如果超過規(guī)定的時(shí)間再進(jìn)行簽訂信息的錄入，容易造成事后合同。

對(duì)策探討：承辦部門要盡快將雙方簽字蓋章的合同書移交一份給合同管理部門，合同管理部門根據(jù)合同書上的最終簽字人名稱錄入系統(tǒng)。如果因特殊原因不能按期取得雙方簽字蓋章的合同書，承辦部門可與相對(duì)方聯(lián)系確認(rèn)簽字人是否是法人代表。如果簽字人不是法人代表，就必須要求相對(duì)方出具授權(quán)委托書。承辦部門將確認(rèn)的簽字人信息告知合同管理部門，可提前進(jìn)行簽訂信息錄入。

3.4 第四階段

合同歸檔與簽約授權(quán)管理劃為第四階段。合同履行完畢后，承辦部門要到財(cái)務(wù)科查閱付款或收款憑證，在系統(tǒng)內(nèi)完成合同的賬務(wù)填報(bào)和送審工作。如果公司所訂立的合同是經(jīng)過法人代表簽字的，那么無需在系統(tǒng)里進(jìn)行簽約授權(quán)管理。除公司法人代表外的任何人代表公司簽約合同，承辦部門在合同立項(xiàng)后，都應(yīng)該在系統(tǒng)里添加新簽約授權(quán)，連同紙制的授權(quán)委托書掃描上傳后一并送審。送審?fù)ㄟ^后，在合同簽約人的選項(xiàng)框里，就可以選擇被授權(quán)的簽約代理人。

第四階段容易出現(xiàn)的問題：合同承辦部門在合同履行完畢后，沒有在系統(tǒng)內(nèi)進(jìn)行賬務(wù)處理，導(dǎo)致合同停滯在待辦工作狀態(tài)，不能按期歸檔。

對(duì)策探討：合同承辦部門應(yīng)跟蹤合同的履行情況，隨時(shí)與財(cái)務(wù)部門保持聯(lián)系，不論是一次性結(jié)清全款還是按期支付的進(jìn)度款，都要及時(shí)在系統(tǒng)里進(jìn)行賬務(wù)處理。

在合同管理工作中，只要我們嚴(yán)格按照管理流程進(jìn)行操作，運(yùn)用好合同管理系統(tǒng)，就可最大限度地縮短各公司或部門之間的距離，提高工作效率，降低運(yùn)作成本，規(guī)避法律風(fēng)險(xiǎn)。

4 合同法律風(fēng)險(xiǎn)防控

在合同締約與履約的全過程中，法律風(fēng)險(xiǎn)自始至終存在。應(yīng)持有事后控制不如事前預(yù)防的積極態(tài)度，在源頭上消除法律風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性，盡可能避免或減少法律風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)化為法律障礙、法律危機(jī)。在石油銷售企業(yè)，目前仍然存在缺乏專業(yè)的法律人員來管理合同，非專業(yè)的人員不懂法律，疏于法律審查的現(xiàn)象。

4.1 合同簽訂風(fēng)險(xiǎn)

一是簽字蓋章審驗(yàn)不細(xì)心。《合同法》第32條規(guī)定：“當(dāng)事人采用合同書形式訂立合同的，自雙方當(dāng)事人簽字或者蓋章時(shí)合同成立?！蹦承┖贤修k人員對(duì)合同里的約定內(nèi)容非常大意，不注意合同條款里約定的內(nèi)容是“簽字或蓋章”還是“簽字和蓋章”，一字之差就能決定一份合同的法律效力。

二是合同文本不及時(shí)收回。調(diào)查發(fā)現(xiàn)，在石油銷售企業(yè)的實(shí)際工作中，近1/4的合同由于關(guān)聯(lián)交易、內(nèi)部合同或是地域管轄等原因，在簽訂的過程中并非甲乙雙方現(xiàn)場(chǎng)簽訂，很多合同都是通過口頭協(xié)商后，由一方擬定好合同文本再通過網(wǎng)絡(luò)將電子版?zhèn)鹘o相對(duì)方，雙方經(jīng)核對(duì)無異議后，由一方打印出來先行簽字蓋章再寄與另一方簽字蓋章。如果由我方先行簽字蓋章再寄與合同相對(duì)方，合同文本的及時(shí)回收就極其重要。某些合同承辦人員會(huì)單純地認(rèn)為本公司的合同書已簽字蓋章完成了所有手續(xù)，再將合同寄至相對(duì)方后，該項(xiàng)業(yè)務(wù)所簽訂的合同就已經(jīng)有了法律效力。如果簽訂的是關(guān)聯(lián)交易或者內(nèi)部合同，更是完全地信任合同相對(duì)方，根本不著急要把雙方簽字蓋章的合同文本收回來。業(yè)務(wù)已經(jīng)開展，卻沒有雙方簽字蓋章的合同文本，這是一個(gè)極大的法律風(fēng)險(xiǎn)。

案例：某銷售公司（甲方）擬與同屬中國(guó)石油集團(tuán)的某能源公司（乙方）簽訂燃料油買賣合同。雙方口頭協(xié)商好相關(guān)事宜后，由甲方打印出合同文本，并先行簽字蓋章后寄與乙方。乙方在收到甲方簽字蓋章的合同文本后，沒有及時(shí)辦理相關(guān)手續(xù)，將該合同擱置一邊。而甲方合同承辦人員在該合同寄出長(zhǎng)達(dá)近三個(gè)月的時(shí)間內(nèi)，也未催促乙方將簽字蓋章的合同寄回。在此項(xiàng)業(yè)務(wù)開展半年后，在甲方與乙方結(jié)算應(yīng)付貨款及利息時(shí)，乙方提出他方所欠的貨款“按天計(jì)息”。甲方提出異議，認(rèn)為“按天計(jì)息”違背合同中約定的“按月計(jì)息”。乙方提出讓甲方出具雙方簽字蓋章的合同，甲方無法提供。后經(jīng)甲方上級(jí)公司出面協(xié)調(diào)，該事件才得到妥善解決?？梢韵胂?，如果石油銷售企業(yè)簽訂的是外部合同，一旦因合同文本的缺失而發(fā)生法律糾紛，在無法提供有力證據(jù)的支持下，損失將是不可避免的。

對(duì)策探討：一是認(rèn)真核對(duì)合同文本的相關(guān)條款約定，如果約定的是“本合同自簽字和蓋章之日生效”，那么務(wù)必同時(shí)審驗(yàn)合同相對(duì)方的簽字人和使用的印章是否有效，二者缺一不可。如果非法人代表簽字，代理人必須出示法人代表的授權(quán)委托書，以及查驗(yàn)委托書上的委托事項(xiàng)和期限，做到萬無一失。二是在合同文本寄出后，要隨時(shí)跟蹤寄件信息，與合同相對(duì)方保持密切聯(lián)系，督促對(duì)方盡快在合同文本上簽字蓋章并及時(shí)寄回。

4.2 條款審驗(yàn)風(fēng)險(xiǎn)

條款審驗(yàn)存在的主要問題是條款審驗(yàn)不嚴(yán)格，體現(xiàn)在對(duì)合同條款中易產(chǎn)生歧義和誤解的文字審核不嚴(yán)格，對(duì)違約條款敘述不明確。如果出現(xiàn)單方的違約行為訴諸法律，會(huì)因合同文字的歧義而給企業(yè)造成很多不必要的麻煩。例如，在買賣合同中常見的“定金”和“訂金”雖然只有一字之差，但其所產(chǎn)生的法律后果是完全不一樣的。在合同條款里，如果使用的是“定金”一詞，給付定金的一方不履行約定的，無權(quán)要求返還定金；收受定金的一方不履行約定的，應(yīng)當(dāng)雙倍返還定金；如果使用的是“訂金”一詞，根據(jù)我國(guó)現(xiàn)行法律的有關(guān)規(guī)定，其不具有定金性質(zhì)，交付訂金的一方主張定金權(quán)利的，人民法院不予支持，在一般情況下，交付訂金視作交付預(yù)付款。

對(duì)策探討：要有效規(guī)避條款審驗(yàn)風(fēng)險(xiǎn)，可使用中國(guó)石油集團(tuán)統(tǒng)一的格式合同文本。格式合同一方面是加強(qiáng)合同管理的保證，另一方面也有利于解決由于合同管理人員法律水平和文字水平不夠而產(chǎn)生的漏洞，有利于明確合同主體的責(zé)任，有利于合同爭(zhēng)議的解決。如果合同相對(duì)方拒絕使用格式合同，那么對(duì)于一些自行草擬的文本，應(yīng)當(dāng)在審查時(shí)注意對(duì)照示范文本，防止錯(cuò)漏或產(chǎn)生歧義。在條款審驗(yàn)中，法律事務(wù)部門審查合同時(shí)選擇合適的違約條款和糾紛處理?xiàng)l款顯得特別重要。一旦發(fā)生違約情形，法律事務(wù)部門要區(qū)別情況，及時(shí)采用協(xié)商、仲裁或訴訟等方式，積極維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益，減少企業(yè)的經(jīng)濟(jì)損失。

4.3 合同履約風(fēng)險(xiǎn)

合同的履行是合同的核心，也是訂立合同的目的，在履行合同時(shí)，必須全面、善始善終地履行各自的義務(wù)。合同簽訂后的后續(xù)管理工作往往容易被企業(yè)所忽視，對(duì)合同履約情況的跟蹤管理、對(duì)合同簽訂前期和中期的分析評(píng)價(jià)、對(duì)合同簽訂過程一些具有法律效力的相關(guān)資料的歸案保管等，都是需要在后續(xù)管理中開展的工作。

案例：某石油銷售公司（甲）與某潤(rùn)滑油公司（乙）簽訂了產(chǎn)品購(gòu)銷合同，擬在乙方購(gòu)進(jìn)潤(rùn)滑油后銷售給某鋼鐵公司（丙），同時(shí)，甲公司與丙公司也簽訂了購(gòu)銷合同。三家公司之間就結(jié)算事宜達(dá)成了口頭協(xié)議，乙公司同意甲公司在收到丙方貨款后，再支付乙公司應(yīng)付貨款。甲公司自2009年5月起供貨給丙公司，履約期間，甲公司發(fā)現(xiàn)丙公司貨款清收相當(dāng)困難，在近兩年的時(shí)間內(nèi)，累計(jì)400余萬元的貨款，回籠資金只有60余萬元，仍有300余萬元貨款不能收回。2011年初，甲公司停止了向丙公司供貨，并于同年3月向當(dāng)?shù)胤ㄔ禾嵴?qǐng)民事訴訟，訴請(qǐng)法院判決丙公司償還所欠貨款。法院根據(jù)兩家公司所簽訂的合同書，支持了甲公司的訴求。但此時(shí)丙公司已申請(qǐng)破產(chǎn)，且與其他幾家公司之間也牽扯有三角債。法院判定丙公司還款執(zhí)行時(shí)間為2011年10月15日。2011年8月，乙公司將甲公司告上法庭，要求甲公司返還所欠200余萬元貨款。甲公司在法院提出，之前與乙公司之間達(dá)成了付款方式的口頭協(xié)議，因未收到丙公司貨款，所以無錢支付乙公司。但是，由于甲乙公司之間所簽訂的合同書上約定的付款方式為甲方收到乙方貨物驗(yàn)收合格后全款支付，法院據(jù)此判定甲公司敗訴，應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)結(jié)清所欠乙公司的貨款。

分析該案例可以發(fā)現(xiàn)，甲公司在與丙公司的履約過程中，已經(jīng)發(fā)現(xiàn)丙公司支付貨款困難，在多次催收貨款無果后，就應(yīng)該視為丙公司違約，在此階段就應(yīng)該對(duì)后期的資金風(fēng)險(xiǎn)有預(yù)見性，應(yīng)該及早終止合同。然而甲公司在近兩年的時(shí)間內(nèi)沒有采取任何有效的防控措施，導(dǎo)致應(yīng)收貨款負(fù)增長(zhǎng)，最終變成呆賬、壞賬。甲、乙、丙三方雖然對(duì)貨款結(jié)算方式有過口頭協(xié)議，但合同約定的結(jié)算方式與口頭協(xié)議截然不同，甲公司也不能提供有效證據(jù)證明三方之間曾達(dá)成口頭協(xié)議。

對(duì)策探討：在合同的履行過程中，對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的界定要有超前意識(shí)，要對(duì)可能的工期風(fēng)險(xiǎn)、安全風(fēng)險(xiǎn)、資金風(fēng)險(xiǎn)、審計(jì)風(fēng)險(xiǎn)等引起足夠重視。要充分利用各級(jí)管理人員的職能管理作用，集思廣益，以科學(xué)的方法開展風(fēng)險(xiǎn)管理活動(dòng)，采取各種積極有效的風(fēng)險(xiǎn)防范措施，有針對(duì)性地解決履約過程中出現(xiàn)的相關(guān)重大問題，化解、緩解、轉(zhuǎn)移、規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)。

在當(dāng)前形勢(shì)下，石油銷售企業(yè)的合同管理不再局限于簡(jiǎn)單的要約、承諾、簽約等內(nèi)容，而是全過程、全方位、科學(xué)的管理。公司層面在合同管理方面要做到機(jī)構(gòu)、人員、制度三落實(shí)，形成完善的合同管理體系，同時(shí)加強(qiáng)對(duì)合同管理人員的培訓(xùn)和教育，使合同管理人員掌握合同法律知識(shí)和簽約技巧。合同管理人員要以高度的責(zé)任心做好合同的事前防范、事中控制和事后應(yīng)對(duì)。對(duì)合同實(shí)施有效管理，將對(duì)銷售企業(yè)管理水平和經(jīng)濟(jì)效益的提高產(chǎn)生巨大的推動(dòng)力。

[1] 王利明. 合同法研究[M]. 北京：中國(guó)人民大學(xué)出版社，2011.

[2] 江偉. 民事訴訟法專論[M]. 北京：中國(guó)人民大學(xué)出版社，2005.

編 輯：夏麗洪

編 審：王立敏

Problems and countermeasures of contract management in petroleum marketing enterprises

Ll Yaming, ZENG Lihua, WANG Fang, PEl Yueling
(PetroChina Sichuan Marketing Company)

With the practice of contract management in petroleum marketing enterprises, the paper emphasizes four aspects including authorization management, preliminary research, information system management, risk prevention and control to show the problems and countermeasures of contract management in petroleum marketing enterprises from the effective use of contract management system. Instead of the limitation that simply offer, commitment and signed a contract, it concludes that the current contract management is the comprehensive and scientific management with whole process. It should make organization, employee and system all practicable and form a complete contract management system. Effective contract management will provide a great impetus for management level and upgrading economic benefits.

contract management; petroleum marketing enterprises; risk

2016-11-14

*本文獲得中國(guó)石油天然氣集團(tuán)公司改革與企業(yè)管理部“2016年度管理創(chuàng)新優(yōu)秀論文征集評(píng)選”活動(dòng)一等獎(jiǎng)。