高校校友信息管理制度化建設(shè)淺析

鄧建萍 朱連芳 英臣

【摘要】 校友資源是現(xiàn)代高校自身所特有的人際資源，在高校發(fā)展中具有非常重要的作用。本文通過對校友信息及其管理內(nèi)涵進(jìn)行剖析，對比國內(nèi)外優(yōu)秀管理經(jīng)驗(yàn)，對當(dāng)今我國高校校友信息管理現(xiàn)狀和存在的問題進(jìn)行剖析，并據(jù)此總結(jié)出高校校友信息管理制度化的設(shè)計(jì)理念，最終實(shí)現(xiàn)對高校校友信息管理制度化措施的探究。

【關(guān)鍵詞】 高校校友 信息管理 制度化

目前，隨著我國教育事業(yè)的不斷發(fā)展，高校建設(shè)及教育規(guī)模不斷擴(kuò)大，為進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)自身高水平教學(xué)目標(biāo)，各高校充分調(diào)動(dòng)校內(nèi)外各方力量和有效資源，以期促進(jìn)自身發(fā)展。越來越多高校已逐漸認(rèn)識(shí)到校友資源對學(xué)校發(fā)展的重要意義。但是，我國多數(shù)高校在校友信息管理方面存在信息分散、缺乏規(guī)范性與制度化的缺點(diǎn)，因此，實(shí)現(xiàn)高校校友信息管理制度化管理已成為目前亟待解決的問題之一。本文以四川大學(xué)校友工作為參考，通過查閱文獻(xiàn)及問卷調(diào)查，對高校校友信息管理制度進(jìn)行分析研究，并以全國高校校友工作培訓(xùn)（天津）為契機(jī)，與其他高校校友工作者積極互動(dòng)，共同探究高校校友信息工作制度化研究的問題。

一、高校校友、校友信息管理制度化的內(nèi)涵

傳統(tǒng)意義上校友主要是指曾經(jīng)在同一所學(xué)校讀書或進(jìn)修的同校生，現(xiàn)代校友有更廣泛意義，不僅包含往屆學(xué)生，同時(shí)還包括曾在校工作的教職工。

高校校友信息管理主要是指學(xué)校校友管理者為了達(dá)到某一目標(biāo)采用而科學(xué)化管理手段及方法，遵循信息使用規(guī)律，對校友信息進(jìn)行相應(yīng)的組織與規(guī)劃[1]，實(shí)現(xiàn)對其的有效管理。其中，有效管理的手段之一，就是進(jìn)行制度化管理。制度化的產(chǎn)生是社會(huì)發(fā)展的必然結(jié)果，是人類適應(yīng)環(huán)境發(fā)展采取的必然措施，制度主要包含人類日常行為習(xí)慣及規(guī)范化行為方式表現(xiàn)形式，具有極強(qiáng)的約束性與強(qiáng)制性，一般主要通過法律法規(guī)建設(shè)及政策建設(shè)實(shí)現(xiàn)操作。制度化的產(chǎn)生可減少社會(huì)中不良行為等的產(chǎn)生，有效促進(jìn)社會(huì)的有序與健康發(fā)展。對高校校友信息管理實(shí)現(xiàn)制度化管理，就是要通過對校友信息分類整理，對各個(gè)環(huán)節(jié)以規(guī)范的制度加以限制，為校友信息管理提供強(qiáng)有力的保障。

二、當(dāng)今高校校友信息管理現(xiàn)狀和存在的問題

美國哈佛大學(xué)建立哈佛大學(xué)校友會(huì)對校友信息進(jìn)行管理，在該項(xiàng)管理中，哈佛大學(xué)創(chuàng)辦了三個(gè)管理委員會(huì)，日常信息管理中相互協(xié)助、相互制衡從而形成合理完善的管理系統(tǒng)。

我國高校校友信息管理由于各種歷史原因以及教育系統(tǒng)的不完善性，使得很多學(xué)校對校友所發(fā)揮的作用幾乎沒有合理認(rèn)識(shí)，因此其信息管理也未得到相應(yīng)重視。隨著高校校友管理意識(shí)的不斷增強(qiáng)，學(xué)校也逐漸開展相應(yīng)校友信息管理，并不斷的完善。目前，國內(nèi)多數(shù)高校建立了校友會(huì)，制定規(guī)范的章程進(jìn)行管理，并嘗試建立盡可能完善的校友信息管理系統(tǒng)，進(jìn)行管理。根據(jù)調(diào)查問卷反饋，在調(diào)查的47所高校中，有98%的高校校友工作有專門部門管理，但是其管理在組織模式、管理形式、人員配置等方面均存在相應(yīng)不完善，沒有建立規(guī)范的校友信息管理組織網(wǎng)絡(luò)，管理模式的建立多流于形式，影響信息管理的有序發(fā)展。具體統(tǒng)計(jì)見下表：

從調(diào)查表中，我們可以看到，校友信息管理存在諸多問題，其中最突出的是校友信息更新不及時(shí)，占到93%。校友信息不完整和校友信息采集制度不完善，分別占到70%和68%，這兩方面的問題也非常突出。此外，多部門交叉管理等，也造成了校友信息管理的混亂。

三、高校校友信息管理制度化的設(shè)計(jì)理念

全局性。制度在對個(gè)體行為習(xí)慣及信息管理等方面具有非常重要的規(guī)范作用，因此高校校友信息管理制度化必須從全局出發(fā)，兼顧信息資源，實(shí)現(xiàn)資源優(yōu)勢的最大化，否則，制度在建立完畢后，雖然其較為合理，但是還是無法真正使其實(shí)現(xiàn)功效。故高校在進(jìn)行資源管理制度建設(shè)時(shí)，必須從系統(tǒng)全局考慮，實(shí)現(xiàn)信息整合。

根本性。高校校友信息管理制度的建立主要從學(xué)校的利益考慮實(shí)現(xiàn)對規(guī)則及系統(tǒng)的建立，因此學(xué)校在對制度進(jìn)行設(shè)計(jì)時(shí)，應(yīng)該根據(jù)學(xué)校的相關(guān)發(fā)展目標(biāo)及校友資源優(yōu)勢，實(shí)現(xiàn)對信息的有效管理[2]，使信息盡量公開以使其得到最大效用，促進(jìn)學(xué)校的發(fā)展。

穩(wěn)定性。制度是某一事物發(fā)展的基本坐標(biāo)，是長遠(yuǎn)目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的必要前提，學(xué)校在對自身校友信息管理制度進(jìn)行建立時(shí)，需要根據(jù)長期發(fā)展原則進(jìn)行建立，該制度必須可以長期對其進(jìn)行完善與應(yīng)用，不能朝令夕改，因此學(xué)校應(yīng)保證其穩(wěn)定性。

發(fā)展性。制度的產(chǎn)生是人類文明發(fā)展的產(chǎn)物，學(xué)校校友信息發(fā)展與學(xué)校自身的發(fā)展具有相關(guān)性，因此學(xué)校應(yīng)注重信息環(huán)境的發(fā)展性，同時(shí)在發(fā)展過程中應(yīng)注重對信息自由及個(gè)人隱私問題進(jìn)行相應(yīng)的建設(shè)與有效管理[3]，并對其根據(jù)學(xué)校發(fā)展及社會(huì)發(fā)展進(jìn)行相關(guān)創(chuàng)新及發(fā)展。

四、高校校友信息管理制度化的具體措施

根據(jù)我們的調(diào)查問卷顯示，當(dāng)前高校校友信息管理，亟需從以下幾個(gè)方面進(jìn)行改進(jìn)。

4.1制定校友信息收集制度，擴(kuò)展校友信息收集途徑多樣化

根據(jù)學(xué)校自身網(wǎng)絡(luò)資源及優(yōu)勢進(jìn)行校友網(wǎng)站的建立與信息的發(fā)布，在學(xué)校網(wǎng)絡(luò)版面的主頁上，建立校友資源網(wǎng)，將信息點(diǎn)擊等選項(xiàng)放置在最顯眼位置，校友們可對其進(jìn)行點(diǎn)擊，后通過瀏覽網(wǎng)頁及登陸頁面等形式對自身最新信息進(jìn)行更改，例如工作狀態(tài)與聯(lián)系方式等等，并可對其他校友的最新情況實(shí)現(xiàn)即時(shí)了解。高校校友畢業(yè)后均在世界各地分散工作，因此自身學(xué)校網(wǎng)站資源的建立可使校友快速實(shí)現(xiàn)對資源的了解并及時(shí)了解校友動(dòng)態(tài)[4]，對學(xué)校所需進(jìn)行的相關(guān)項(xiàng)目及教育資源的予以關(guān)注，這樣不僅可使學(xué)校校友資源得到擴(kuò)充，同時(shí)還可節(jié)省雙方人力、物力等資源的浪費(fèi)。

4.2制定信息公開與共享制度，實(shí)現(xiàn)信息使用規(guī)范化

高校校友信息資源應(yīng)在確保相應(yīng)安全的情況下實(shí)現(xiàn)對信息資源的盡量公開與共享。因此學(xué)校應(yīng)重視對其相關(guān)管理制度的建立。

信息公開制度。高校校友信息管理的目的是方便學(xué)校與校友雙方實(shí)現(xiàn)對信息的閱覽。因此必須保證信息的相對公開[5]，而對于學(xué)校而言，校友相關(guān)信息具有相應(yīng)的復(fù)雜性與信息提供途徑的多樣性，因此為保證信息的公開性與準(zhǔn)確性，學(xué)校應(yīng)建立相關(guān)的信息公開制度，嚴(yán)格劃分保密資源與公開資源，對保密資源劃分層級，分級管理；對公開資源，盡量使校友也了解其相關(guān)內(nèi)容，提高利用率。

信息共享制度。高校校友信息共享制度的建立可有效實(shí)現(xiàn)學(xué)校與學(xué)生及校友對相關(guān)信息的滿足，因此校友信息共享制度應(yīng)對共享主體、共享內(nèi)容及共享程序進(jìn)行系統(tǒng)規(guī)定，盡量消除信息的公開滯后性，構(gòu)成學(xué)校、校友之間的信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)信息共享，促進(jìn)高校建設(shè)與發(fā)展。

4.3建立校友工作專人化管理制度，實(shí)現(xiàn)信息整理高效化

目前，多數(shù)國外高校均成立了專門的校友工作機(jī)構(gòu)實(shí)現(xiàn)與工作隊(duì)伍，實(shí)現(xiàn)對校友日常信息的管理，從而使校友回饋母校有了制度保障。學(xué)校可根據(jù)自身情況，建立校友會(huì)，主要負(fù)責(zé)對校友檔案及跟蹤等信息進(jìn)行建立，舉行相關(guān)會(huì)議，實(shí)現(xiàn)學(xué)校與校友之間的及時(shí)交流，增強(qiáng)二者之間的感情[6]，促進(jìn)學(xué)校更好的發(fā)展。其工作人員除了可建立專職人員外，還可使用大量兼職人員，實(shí)現(xiàn)工作開展，并安排學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)階層人員去看望校友，增強(qiáng)校友心理感情值，促進(jìn)聯(lián)系與發(fā)展。

4.4建立學(xué)校與校友信息溝通交流年會(huì)制，實(shí)現(xiàn)信息管理常態(tài)化

學(xué)校與校友信息溝通交流年會(huì)制，是指學(xué)校和校友定期舉辦全球校友會(huì)會(huì)長、秘書長年會(huì)，圍繞校友會(huì)的工作、校友信息的收集利用等方面開展深入地溝通交流，互相學(xué)習(xí)。通過這樣的一個(gè)平臺(tái)，傳遞校友信息，探索校友工作規(guī)律，提高校友工作水平。

建立學(xué)校與校友信息溝通交流年會(huì)制，需涵蓋校友工作負(fù)責(zé)人學(xué)習(xí)培訓(xùn)、列席會(huì)議、調(diào)研考察、提案提議等方面，形成全球校友會(huì)會(huì)長、秘書長年會(huì)制的基本制度框架，確保學(xué)校校友會(huì)年會(huì)的規(guī)范化、常態(tài)化運(yùn)行，打造高校校友工作品牌。

五、高校校友信息制度化管理的積極意義

高校校友信息制度化管理可以有效保證校友利用信息系統(tǒng)對個(gè)人信息進(jìn)行注冊、修改等情況的保密性，同時(shí)其還可將校友信息管理、統(tǒng)計(jì)及查詢等業(yè)務(wù)進(jìn)行相應(yīng)規(guī)范，實(shí)現(xiàn)公共信息的準(zhǔn)確性，對其進(jìn)行制度化管理，還可使校友信息的日常維護(hù)與跟蹤變得更加系統(tǒng)化，提升工作人員工作效率，發(fā)布具有價(jià)值性的校友信息，推進(jìn)校友系統(tǒng)管理工作的科學(xué)化、規(guī)范化與信息化。

日常校友信息管理中，學(xué)校未對其進(jìn)行制度化管理因此造成管理工作在很大程度上仍處于相對混亂狀態(tài)，因此制度化建立可實(shí)現(xiàn)管理工作的有效進(jìn)行，設(shè)置專門負(fù)責(zé)信息管理的專職人員，對其工作內(nèi)容進(jìn)行具體分工，這樣可節(jié)省信息管理時(shí)間，實(shí)現(xiàn)信息管理的高效性，不斷提升校友信息管理的有序性發(fā)展。

綜上所述，隨著現(xiàn)代高校教育事業(yè)的不斷發(fā)展，人們開始廣泛關(guān)注校友在高校建設(shè)中的重要作用，因此，各高校開始逐漸對其信息管理工作模式展開研究與分析。由于我國現(xiàn)代高校校友信息管理意識(shí)發(fā)展較國外發(fā)達(dá)國家晚，因此其在發(fā)展中還存在相應(yīng)不完善地方。以上對信息管理制度化內(nèi)涵等進(jìn)行分析，從而提出相應(yīng)信息管理模式探究措施，來不斷促進(jìn)我國高校校友信息管理的完善，促進(jìn)高校進(jìn)一步有序發(fā)展。

參 考 文 獻(xiàn)

[1]宋娟.網(wǎng)絡(luò)對高校校友資源開發(fā)與管理的影響及對策研究[D].中南民族大學(xué)，2012.

[2]王朝平.高校校友資源開發(fā)與管理研究[D].蘭州大學(xué)，2010.

[3]祁衛(wèi)東.高校校友工作管理的實(shí)證研究[D].湖北工業(yè)大學(xué)，2012.

[4]江曉花.基于逆向工作模式的高校校友運(yùn)作體系的設(shè)計(jì)開發(fā)[D].華北電力大學(xué)，2012.

[5]劉莉.井岡山大學(xué)校友管理信息系統(tǒng)的研究與分析[D].云南大學(xué)，2015.

[6]傅惠娟.校友資源管理平臺(tái)的設(shè)計(jì)與研究[J].電腦知識(shí)與技術(shù)，2014，36：8695-8696.