知識(shí)管理背景下的化工企業(yè)檔案管理模式研究

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（化學(xué)工業(yè)巖土工程有限公司 江蘇 210044）

知識(shí)管理背景下的化工企業(yè)檔案管理模式研究

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（化學(xué)工業(yè)巖土工程有限公司 江蘇 210044）

隨著我國(guó)知識(shí)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，知識(shí)管理的理念應(yīng)運(yùn)而生，這給我國(guó)的企業(yè)檔案管理工作帶來了新的契機(jī)。傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)當(dāng)前經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需求，當(dāng)前企業(yè)需要信息化的專業(yè)知識(shí)來創(chuàng)新檔案管理模式。論文從知識(shí)管理與企業(yè)檔案管理的聯(lián)系中分析了知識(shí)管理背景下構(gòu)建檔案管理模式的意義與作用，探討了知識(shí)管理背景下檔案管理模式的構(gòu)建途徑，并對(duì)改革企業(yè)檔案管理模式提出了相應(yīng)的方法與建議。

知識(shí)管理 化工企業(yè) 檔案管理 模式探究

1.把握化工企業(yè)檔案知識(shí)管理內(nèi)容

知識(shí)管理是指基于當(dāng)前的信息技術(shù)對(duì)知識(shí)進(jìn)行組織、積累、傳遞以及創(chuàng)新應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)知識(shí)的最大價(jià)值，它為當(dāng)前的企業(yè)管理與檔案工作提供新的管理視角與思路。知識(shí)管理以知識(shí)作為企業(yè)的戰(zhàn)略資源立足點(diǎn)，它使人們對(duì)企業(yè)的檔案價(jià)值有了重新的認(rèn)識(shí)。在知識(shí)管理背景下，檔案不再是簡(jiǎn)單的歷史記錄資料，而成為了企業(yè)未來發(fā)展的重要信息來源，是不可或缺的重要知識(shí)載體和戰(zhàn)略資源。知識(shí)管理與檔案管理的最終目的都是為服務(wù)對(duì)象提供有關(guān)知識(shí)或檔案信息方面的服務(wù)。檔案管理的最終目的是使檔案信息和文件資料可以更加方便地被查閱和使用；而知識(shí)管理的目的是使知識(shí)得到最大化的價(jià)值體現(xiàn)，提高使用人員的核心能力，最終使知識(shí)服務(wù)的目標(biāo)與作用得以實(shí)現(xiàn)。

檔案管理與知識(shí)管理在流程上也有相似之處。目前我國(guó)多數(shù)企業(yè)的檔案管理工作已經(jīng)沖破了傳統(tǒng)的管理限制，融合了前端管控、全程監(jiān)理及文件檔案一體化等管理理念。知識(shí)管理過程包含了知識(shí)的積累、整合、傳輸及創(chuàng)新應(yīng)用等系列管理流程，這與檔案管理的流程很相似。此外，檔案管理與知識(shí)管理在管理過程中都對(duì)管理目標(biāo)進(jìn)行了收集、整理、鑒別和利用。因此，企業(yè)要借鑒知識(shí)管理的技術(shù)方法，走出手工操作方式，引進(jìn)先進(jìn)的信息技術(shù)來更好地進(jìn)行檔案管理工作。

2.落實(shí)化工企業(yè)檔案知識(shí)管理措施

(1)把握檔案知識(shí)管理的價(jià)值與技術(shù)依托

知識(shí)管理理念的先進(jìn)性在于充分體現(xiàn)了知識(shí)的價(jià)值和內(nèi)涵?；て髽I(yè)要在檔案管理工作中充分借鑒知識(shí)管理的先進(jìn)理念，在應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)的基礎(chǔ)上以信息資源為核心，逐漸滿足用戶對(duì)信息檔案?jìng)€(gè)性化服務(wù)的需求，使化工企業(yè)的檔案管理工作更具有知識(shí)價(jià)值，發(fā)揮其個(gè)性服務(wù)的優(yōu)勢(shì)，為企業(yè)的經(jīng)營(yíng)提供信息保障。知識(shí)管理模式是知識(shí)價(jià)值、內(nèi)涵的體現(xiàn)。知識(shí)管理背景下的檔案管理工作模式需要以信息化技術(shù)為支撐，利用先進(jìn)的信息技術(shù)手段進(jìn)行檔案資料信息的收集、組織、甄別、應(yīng)用以及創(chuàng)新管理，讓檔案信息資料具有知識(shí)管理模式的知識(shí)價(jià)值，為化工企業(yè)提供重要的信息資源參考。

其次，化工企業(yè)的檔案管理要依托于信息技術(shù)先進(jìn)的智能化服務(wù)模式?；て髽I(yè)在進(jìn)行檔案管理的過程中要重視用戶體驗(yàn)，為服務(wù)對(duì)象提供專業(yè)化、個(gè)性化的服務(wù)，并根據(jù)服務(wù)對(duì)象的個(gè)性化需求來完善檔案管理工作，提高企業(yè)的檔案知識(shí)管理水平。知識(shí)管理背景下的檔案管理要求對(duì)當(dāng)前涌現(xiàn)的海量電子檔案文件進(jìn)行有效的整合、開發(fā)、利用，它突破了信息化檔案管理工作的新瓶頸，為新時(shí)期的檔案管理工作提供了新的應(yīng)用理念和管理方案。知識(shí)技能之間的有效轉(zhuǎn)化，使檔案資源信息的處理更加便捷，它滿足了檔案管理工作中的個(gè)性化服務(wù)要求，為企業(yè)的經(jīng)營(yíng)、研發(fā)提供了增值服務(wù)，體現(xiàn)了企業(yè)檔案資源的知識(shí)價(jià)值。

(2)優(yōu)化檔案知識(shí)管理的結(jié)合與理念更新

在知識(shí)管理背景下企業(yè)在開展檔案管理工作時(shí)需要把知識(shí)管理與檔案管理的工作模式有效結(jié)合、科學(xué)嵌套，把知識(shí)管理的先進(jìn)管理理念應(yīng)用到企業(yè)的檔案管理工作中去。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)理念，提高對(duì)檔案管理工作的重視，打破傳統(tǒng)檔案管理工作模式的限制，以知識(shí)管理作為企業(yè)檔案管理模式構(gòu)建的導(dǎo)向，以信息技術(shù)的科學(xué)應(yīng)用作為檔案管理模式的建構(gòu)基礎(chǔ)。檔案管理人員可以結(jié)合企業(yè)的相關(guān)管理制度，順利實(shí)現(xiàn)檔案管理由傳統(tǒng)模式向知識(shí)管理模式的轉(zhuǎn)變。社會(huì)環(huán)境在不斷的發(fā)展變化，檔案管理工作要想有效的解決問題，必須借鑒先進(jìn)的管理模式進(jìn)行深入改革，只有這樣才能從根本上解決當(dāng)前檔案管理工作中供給與需求之間的矛盾。

企業(yè)要對(duì)管理模式進(jìn)行大的改革和鼎新，必須以先進(jìn)的思想理念為基礎(chǔ)。這些思想理念要能夠適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，能為檔案管理模式的改革注入新的思維方式。知識(shí)管理背景下的檔案管理工作在做好檔案信息加工工作的基礎(chǔ)上，更加重視用戶個(gè)性化服務(wù)的需求，深層挖掘檔案信息資源的知識(shí)內(nèi)涵，將檔案管理工作由傳統(tǒng)的實(shí)體管理模式向信息管理模式逐漸過渡，從而使兩種管理模式能夠更加科學(xué)有效的融合。知識(shí)管理模式在檔案管理工作中的應(yīng)用，離不開高新技術(shù)的支持，通信、網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代化技術(shù)對(duì)檔案管理工作有很大的輔助作用。因此，知識(shí)管理模式下的檔案管理工作應(yīng)該對(duì)一些分散的文件和海量的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行進(jìn)一步的精細(xì)化加工。比如一些大數(shù)據(jù)、元數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)庫(kù)、資源推送、搜索引擎以及信息安全技術(shù)等。另外，提供與之相應(yīng)的軟件、硬件設(shè)施也是構(gòu)建知識(shí)管理背景下檔案管理增值服務(wù)、體現(xiàn)個(gè)性化需求的必要因素，它能夠使檔案管理質(zhì)量與用戶的需求同步發(fā)展。

(3)明確檔案知識(shí)管理的運(yùn)用與責(zé)任主體

在構(gòu)建知識(shí)背景下檔案管理新模式時(shí)，企業(yè)要注意明確相應(yīng)的責(zé)任主體。雖然知識(shí)管理背景下檔案管理流程的各項(xiàng)組織工作需要以現(xiàn)代化的信息技術(shù)作為支撐，但是當(dāng)前信息技術(shù)的更新速度很快，企業(yè)在引進(jìn)和采用這些先進(jìn)技術(shù)時(shí)，檔案管理的相關(guān)工作人員對(duì)這些新的技術(shù)和專業(yè)知識(shí)的理解與掌握可能不到位。這樣就造成企業(yè)信息建設(shè)相關(guān)職能部門與企業(yè)檔案管理職能部門在責(zé)任落實(shí)的過程中出現(xiàn)問題。企業(yè)的職能部門要明確，現(xiàn)代化的信息技術(shù)是輔助管理與提供服務(wù)的重要手段，不能把它作為確定責(zé)任主體的主要依據(jù)。而檔案管理部門是網(wǎng)絡(luò)信息資源部門的一個(gè)專業(yè)化單位。檔案管理部門自身?yè)碛幸惶壮墒斓墓芾砝砟詈褪炀毜膽?yīng)用方法，需要得到企業(yè)的更多關(guān)注與重視。在對(duì)信息資源和檔案文件進(jìn)行管理的過程中，企業(yè)應(yīng)該以檔案管理部門為主體，由其他部門給予協(xié)調(diào)幫助，使信息資源能夠進(jìn)一步得到有效整合，充分發(fā)揮檔案信息資源的知識(shí)內(nèi)涵和價(jià)值。

(4)完善檔案知識(shí)管理的制度與人才培養(yǎng)

我國(guó)正處在漸進(jìn)與突變并存的經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)型階段，化工企業(yè)也呈現(xiàn)出了多元發(fā)展的趨勢(shì)。這對(duì)于企業(yè)原有的檔案管理模式產(chǎn)生了巨大的沖擊與挑戰(zhàn)。在這一背景下，企業(yè)的檔案管理工作模式要充分借鑒先進(jìn)的管理理念，根據(jù)新的經(jīng)濟(jì)形勢(shì)做出改革與調(diào)整。首先，化工企業(yè)要加快檔案管理行政體制的改革速度。在當(dāng)前社會(huì)轉(zhuǎn)型與經(jīng)濟(jì)體制轉(zhuǎn)軌的特殊時(shí)期，當(dāng)前企業(yè)的職能定位與管理體制已經(jīng)不能適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展與市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的需求，這就需要化工企業(yè)遵循社會(huì)與經(jīng)濟(jì)體制的發(fā)展要求，改變傳統(tǒng)管理思路和管理理念，進(jìn)行檔案管理模式的創(chuàng)新改革。企業(yè)要在遵循國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)的基礎(chǔ)上，根據(jù)自身發(fā)展需要靈活自主的開展檔案管理工作。企業(yè)要打破原有檔案行政管理機(jī)制的運(yùn)行方式和行政手段，在國(guó)家和當(dāng)?shù)貦n案管理行政機(jī)關(guān)的宏觀監(jiān)控下，實(shí)施能夠有助于企業(yè)發(fā)展和提升檔案管理工作質(zhì)量的管理體制。

其次化工企業(yè)應(yīng)該完善與健全檔案管理的制度建設(shè)方案。為了在制度上完善檔案知識(shí)資源管理的方法、概念、組織和過程，企業(yè)應(yīng)當(dāng)激發(fā)檔案管理工作人員構(gòu)建檔案管理新模式的參與熱情，提高檔案管理工作人員的服務(wù)質(zhì)量，建立和健全一套與新的管理模式相適應(yīng)的知識(shí)資源管理制度和管理體系。依照知識(shí)資源管理組織建設(shè)和系統(tǒng)推進(jìn)的需求，檔案管理制度保障體系應(yīng)該包含安全訪問知識(shí)資源權(quán)限制度、系統(tǒng)數(shù)據(jù)與系統(tǒng)知識(shí)格式規(guī)范制度、知識(shí)資源內(nèi)容建設(shè)制度、知識(shí)資源收集、整合制度、知識(shí)資源組織管理制度等。

(5)突出檔案知識(shí)管理的規(guī)范與領(lǐng)導(dǎo)決策

此外，化工企業(yè)還應(yīng)當(dāng)實(shí)施知識(shí)資源支持領(lǐng)導(dǎo)決策。在充分了解知識(shí)資源管理與領(lǐng)導(dǎo)決策過程后，化工企業(yè)對(duì)知識(shí)資源支持領(lǐng)導(dǎo)決策產(chǎn)生了一個(gè)規(guī)范的認(rèn)識(shí)，確定其決策環(huán)節(jié)與決策形式。然后企業(yè)再按照管理決策的排列環(huán)節(jié)，建立起相應(yīng)的知識(shí)資源分類關(guān)聯(lián)資源庫(kù)，設(shè)計(jì)出資源訂閱的相關(guān)機(jī)制，讓企業(yè)管理者根據(jù)決策內(nèi)容和決策環(huán)節(jié)查看或訂閱知識(shí)資源的分類文件?；て髽I(yè)還應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)企業(yè)檔案管理工作人才隊(duì)伍的建設(shè)。一般情況下，外企的檔案管理職能部門都配有專職、專業(yè)的檔案管理工作人員，而且其檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)都非常的高，這些高素質(zhì)的檔案管理人員真正實(shí)現(xiàn)了企業(yè)高素質(zhì)、高產(chǎn)出的目標(biāo)。外國(guó)企業(yè)從企業(yè)管理者到檔案管理工作者都充分了解檔案知識(shí)資源的內(nèi)涵價(jià)值，并深刻的認(rèn)識(shí)到企業(yè)的檔案知識(shí)資源對(duì)企業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵作用。

然而，在我國(guó)多數(shù)企業(yè)的檔案并沒有對(duì)企業(yè)的發(fā)展產(chǎn)生促進(jìn)作用，檔案中的知識(shí)資源也沒有得到充分挖掘，檔案管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)缺乏更新，專業(yè)素質(zhì)及業(yè)務(wù)管理能力等方面都還有待提高。這些人員對(duì)知識(shí)管理模式及相關(guān)知識(shí)也缺乏全面、系統(tǒng)的了解，其文化素養(yǎng)層次較低。這就導(dǎo)致了檔案管理工作沒有給企業(yè)發(fā)展帶來相應(yīng)的檔案資源與知識(shí)價(jià)值。這些企業(yè)的檔案管理工作沒有受到企業(yè)管理者的重視。因此，在知識(shí)管理背景下構(gòu)建檔案管理模式時(shí)，企業(yè)應(yīng)該把培養(yǎng)專業(yè)檔案管理工作人員作為一項(xiàng)重要的工作來抓，企業(yè)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)，提高其文化素養(yǎng)和專業(yè)技能，提升其對(duì)檔案知識(shí)資源的管理水平，培養(yǎng)出一批具有高水平、高素質(zhì)的檔案管理專業(yè)人才，為化工企業(yè)的發(fā)展和檔案管理服務(wù)工作做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

3.結(jié)語(yǔ)

知識(shí)管理背景下化工企業(yè)檔案管理工作模式的構(gòu)建與實(shí)際應(yīng)用，是在信息化技術(shù)的支撐下發(fā)展起來的，同時(shí)也是現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)發(fā)展的必然產(chǎn)物?；て髽I(yè)要想在當(dāng)前的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中站穩(wěn)腳跟，就必須要改進(jìn)傳統(tǒng)的檔案管理模式，建立能夠適應(yīng)當(dāng)前形勢(shì)需求的新的檔案管理工作模式。新的檔案管理工作模式能夠充分體現(xiàn)文件檔案等信息資源的優(yōu)勢(shì)，適應(yīng)當(dāng)前社會(huì)服務(wù)對(duì)象的個(gè)性化需求，為檔案管理工作提供新的思路，推動(dòng)化工企業(yè)在中國(guó)經(jīng)濟(jì)改革的大潮中健康、順利的發(fā)展。

[1]施永利．知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代企業(yè)檔案管理模式改革研究[J]．社科縱橫(新理論版),2012,(4):69-70．

[2]劉曉紅,夏春陽(yáng)．知識(shí)管理背景下企業(yè)檔案管理模式[J]．湖北經(jīng)濟(jì)學(xué)院學(xué)報(bào)(人文社會(huì)科學(xué)版),2015,(12):61-62．

[3]錢小英．知識(shí)管理背景下的企業(yè)檔案管理模式[J]．企業(yè)改革與管理,2015,(07):25-26．

[4]李曉虎．企業(yè)檔案管理模式在知識(shí)管理背景下的分析[J]．中國(guó)商論,2015,(15):38-40．

[5]秦偉強(qiáng)．淺析知識(shí)管理背景下的企業(yè)檔案管理模式[J]．現(xiàn)代商業(yè),2013,(3):93-94．

劉蓓（1986～），女，化學(xué)工業(yè)巖土工程有限公司，研究方向：企業(yè)檔案管理。

(責(zé)任編輯王恒）

Study of Chemical Enterprises Archives Management Mode Under the Background of Knowl edge Management

Liu Bei
(Chemical Industry Geotechnical Engineering Limited Company, Jiangsu, 210044)

With the development of China’s knowledge economy, the concept of knowledge management is born at the right moment, which h as brought new chance for China’s enterprise archives management work. The traditional archives management mode cannot meet the needs of curre nt economy development and presently, the enterprises need informationalized professional knowledge to innovate the archives management mode. Ba sed on the relation between knowledge management and enterprises archives management, under the background of knowledge management, this pap er analyzes the significance and function of building archives management mode and discusses the construction ways of archives management mode, besides, puts forward the corresponding methods and suggestion of enterprises archives management mode reform.

knowledge management；chemical enterprises；archives management；mode study

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