大型工程檔案集成管理策略研究

盧 靜

國網(wǎng)河南省電力公司開封供電公司

大型工程檔案集成管理策略研究

盧 靜

國網(wǎng)河南省電力公司開封供電公司

近年來，隨著科學(xué)技術(shù)不斷的在發(fā)展，經(jīng)濟(jì)水平也不進(jìn)一步的提升了，我們國家就會(huì)出現(xiàn)更多的大型工程。而作為整個(gè)工程項(xiàng)目最真實(shí)、全面的記錄，檔案是大型工程項(xiàng)目管理中非常重要的內(nèi)容。檔案不僅體現(xiàn)了工程項(xiàng)目的整體質(zhì)量，更為工程項(xiàng)目竣工后的運(yùn)行和維護(hù)提供依據(jù)。

大型工程；檔案集成管理；策略

運(yùn)用科學(xué)的、現(xiàn)代的管理理論與方法做好大型工程檔案管理工作，已經(jīng)成為十分緊迫的課題。論文在調(diào)研相關(guān)文獻(xiàn)和實(shí)際工作的基礎(chǔ)上，提出大型工程檔案集成管理與方法，并對(duì)此進(jìn)行了系統(tǒng)的論證，探討了集成管理與實(shí)施方案，最后對(duì)泰州大橋檔案管理進(jìn)行分析。

由于客觀原因和自身研究水平有限，本研究還存在很多不足之處。首先，沒有做到實(shí)地調(diào)研，只是通過走訪參與項(xiàng)目管理的專家；其次，還缺少一定的實(shí)證研究。究竟如何將集成管理模式在大型工程檔案管理中推廣還需要進(jìn)一步的研究，相關(guān)集成系統(tǒng)還待完善。無論是從理論研究還是現(xiàn)實(shí)應(yīng)用的角度，對(duì)大型工程檔案集成管理進(jìn)行深入研究變得尤為需要和緊迫。這不僅促進(jìn)檔案管理理論的發(fā)展，更能夠幫助建設(shè)項(xiàng)目管理者找到大型工程檔案的集成管理方法，提高大型工程項(xiàng)目建設(shè)和管理效率。

一、我國大型工程檔案管理的現(xiàn)狀

1.大型工程楷案總體現(xiàn)狀

大型工程檔案管理為工程項(xiàng)目管理提供了重要保障，管理者可W透過完善的檔案清晰地掌握工程項(xiàng)目進(jìn)展情況。對(duì)于任何一項(xiàng)大型工程來說，檔案都是極其重要的資料。而這些檔案資料無論是對(duì)于工程建設(shè)的后期審核還是投產(chǎn)使用過程中的維護(hù)、檢修和保養(yǎng)，都是具有極其重要的作用。因此，做好大型工程檔案至關(guān)重要。但面對(duì)突飛猛進(jìn)的工程建設(shè)，大型工程檔案管理顯得有些滯后。項(xiàng)目管理者往往重施工，輕檔案，對(duì)檔案缺乏管理意識(shí)，存在一定的問題。

2.我國大型工程檔案管理面臨的問題

目前傳統(tǒng)的大型工程檔案管理工作面臨新的巨大挑戰(zhàn)，主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

(1)檔案的資料在收集中較困難。大型工程檔案管理工作的基礎(chǔ)和核心工作就是檔案收集。由于大型工程投資大、參建單位多、建設(shè)周期長、風(fēng)險(xiǎn)系數(shù)高，所形成的檔案數(shù)量多，種類多，并且管理分散，造成檔案收集工作難度非常大。在大型工程檔案收集中出現(xiàn)的問題主要體現(xiàn)在；缺乏系統(tǒng)性、完整性、準(zhǔn)確性；缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。

(2)檔案的信息化管理的水平將會(huì)提高。大型工程檔案的內(nèi)容多，持續(xù)時(shí)間長，資料形式多，形成的數(shù)據(jù)量大。如何有效、快速處理是已成為大型工程檔案發(fā)展的關(guān)鍵。傳統(tǒng)的工程檔案管理只停留在利用計(jì)算機(jī)手工操作為主，工作效率低，數(shù)據(jù)查找、分析非常困難。目前，雖然大型工程檔案的管理也非常注重信息化建設(shè)，但通常是各部口使用的管理系統(tǒng)＂各自為政＂，沒有執(zhí)行統(tǒng)一的管理方式，無法相互融合，不利于充分發(fā)揮工程檔案的作用及利用價(jià)值。傳統(tǒng)的信息技術(shù)對(duì)于信息的搜集、分析、發(fā)布缺乏同步性，時(shí)效性差，信息滯后，沒有與工程項(xiàng)目管理同步。高科技信息化時(shí)代，大數(shù)據(jù)處理離不開先進(jìn)的軟件、硬件設(shè)備，安全的網(wǎng)絡(luò)支持。

(3)缺乏檔案的管理人才。檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)和信息技能是大型工程擋案管理的人力資源保障。在工程建設(shè)過程中，常常會(huì)涉及到填寫各類技術(shù)表格，對(duì)一些圖紙及文件進(jìn)行整理、分類和歸檔。這都需要從事檔案工作的人員既懂工程專業(yè)技術(shù)，又要懂檔案業(yè)務(wù)，更是要了解和掌握電子文件形成規(guī)律、特點(diǎn)和管理方法，熟悉電子檔案管理技術(shù)。在這樣一個(gè)數(shù)字時(shí)代，復(fù)合型檔案管理人才非常匿乏。由于大型工程檔案涉及的單位和部口眾多，傳統(tǒng)的管理方法導(dǎo)致信息傳遞的效率極低。不少單位缺乏各部口與檔案管理人員之間的有效溝通，檔案管理人員也不太愿意主動(dòng)去和其他部口，特別是技術(shù)部口工作人員了解情況，這種“事不關(guān)己”的態(tài)度造成工程檔案在平時(shí)“無人問津”。

(4)沒有好的檔案管理規(guī)定。大型工程項(xiàng)目功能復(fù)雜，分包單位多，各部口管理人員對(duì)于檔案缺乏管理意識(shí)，在工程檔案的收集、整理和歸檔過程中存在著許多不規(guī)范的現(xiàn)象，主要表現(xiàn)在：1.大型工程搜案管理缺乏系統(tǒng)化、規(guī)范化管理。2.大型工程檔案缺乏統(tǒng)一的管理制度和管理模式。3.大型工程檔案管理意識(shí)淡薄。

二、大型工程檔案集成管理優(yōu)勢分析

目前在我國，對(duì)于大型工程檔案管理工作缺少有效的方法和工具，在網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的不斷發(fā)展以及集成管理理念的提出，預(yù)示著集成管理將會(huì)為這些問題的解決帶來有效手段。我們已經(jīng)知道集成管理對(duì)現(xiàn)代企業(yè)的管理水平有重要意義，在其它行業(yè)中運(yùn)用廣泛。筆者相信，集成管理運(yùn)用在大型工程檔案管理中，一樣取得顯著效果。集成管理將是提升大型工程檔案管理水平的有效途徑。大型工程檔案集成管理優(yōu)勢體現(xiàn)在：1.可促進(jìn)大型工程檔案資源的整合，實(shí)現(xiàn)資源的集成。2.提高大型工程檔案管理水平和工作效率。3.緩解資源的匿乏。4.帶來巨大的化會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。5.促進(jìn)相關(guān)行業(yè)發(fā)展。

從上述管理形式中分析可以得出，加強(qiáng)大型工程檔案集成管理研究，對(duì)于大型工程檔案實(shí)施集成管理，進(jìn)一步促進(jìn)大型工程檔案資源整合，提高工作水平和工作效率，解決和緩解資源的匿乏，帶來社會(huì)和經(jīng)濟(jì)資金效益，促進(jìn)行業(yè)發(fā)展，具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

結(jié)束語：

隨著化會(huì)信息化發(fā)展，集成化管理已成為檔案管理的國際化趨勢。而對(duì)于大型工程檔案管理來說，集成化即是對(duì)信息中各要素進(jìn)行優(yōu)化重組，便更有效地保持工程質(zhì)量，為經(jīng)濟(jì)建設(shè)和化會(huì)發(fā)展提供更好的服務(wù)。更是為確保大型工程檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全與有效利用。管理模式是大型工程檔案管理工作規(guī)范控制、統(tǒng)籌管理的重要舉措。在大型工程檔案管理中運(yùn)用集成管理理論與技術(shù)手段建立規(guī)范的管理規(guī)劃和組織機(jī)構(gòu)來指導(dǎo)工程檔案管理的全過程，這在我國的大型工程檔案的管理上是一個(gè)創(chuàng)新，是具有重要意義與價(jià)值的嘗試。我們相信，集成管理模式將在大型工程檔案管理工作中發(fā)揮其應(yīng)有的重要作用，為大型工程建設(shè)的管理創(chuàng)新做出貢獻(xiàn)。也為在大型工程檔案管理中的推廣和發(fā)展做出一點(diǎn)貢獻(xiàn)。

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[3]周敏，汪霄.大型工程項(xiàng)目信息化管理與組織結(jié)構(gòu)變革[J].基建優(yōu)化，2004，09：28