現(xiàn)代信息技術(shù)對企業(yè)檔案管理的影響及對策探索

白 辰

山東單縣人力資源和社會保障局

現(xiàn)代信息技術(shù)對企業(yè)檔案管理的影響及對策探索

白 辰

山東單縣人力資源和社會保障局

在現(xiàn)代信息技術(shù)日益完善的過程中，企業(yè)要有效利用相關(guān)的發(fā)展機遇，更好地面對檔案管理工作的新挑戰(zhàn)。在日常工作中，要以社會市場為導向，優(yōu)化檔案管理方法，注重檔案管理人員的系統(tǒng)化培訓，健全檔案管理制度，優(yōu)化檔案管理設(shè)備。以此確保企業(yè)檔案管理水平能夠更好地不斷提升，確保企業(yè)走上健康持續(xù)發(fā)展的道路。鑒于此，本文主要分析現(xiàn)代信息技術(shù)對企業(yè)檔案管理的影響及對策。

現(xiàn)代信息技術(shù)；企業(yè)檔案管理；影響

1、新形勢下企業(yè)檔案管理工作的特點

1.1 以轉(zhuǎn)換經(jīng)營機制為目標的企業(yè)改革，要求檔案工作向高效服務(wù)方向發(fā)展

企業(yè)經(jīng)營活動由行政管理轉(zhuǎn)向市場調(diào)節(jié)，是企業(yè)經(jīng)營機制的根本性變革，是向市場經(jīng)濟過渡的一次飛躍，現(xiàn)行的檔案體制同時也會產(chǎn)生諸多不適。企業(yè)獨立經(jīng)營，將按市場設(shè)計自己，從而使上級檔案管理部門進行干預的傳統(tǒng)做法失去了基礎(chǔ)。同時企業(yè)推行全員勞動合同制，裁并機構(gòu)、精簡人員，形成了對企業(yè)檔案管理工作的又一次沖擊，使企業(yè)的檔案管理工作任務(wù)更加艱巨。因此檔案部門要適應(yīng)這一特點，必須迅速建立起優(yōu)質(zhì)高效的現(xiàn)代化服務(wù)體系。

1.2 隨著企業(yè)產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)的調(diào)整，要求檔案向綜合化、統(tǒng)一化、現(xiàn)代化方向發(fā)展

隨著科學技術(shù)的發(fā)展與應(yīng)用，企業(yè)檔案管理水平也不斷面臨新的挑戰(zhàn)與機遇，特別是企業(yè)集團、公司等新型經(jīng)濟組織的出現(xiàn)，必須改變目前檔案管理分散性、部門性的管理模式，組建能適應(yīng)新型經(jīng)濟組織的檔案管理機制。

1.3 企業(yè)管理經(jīng)營的外向化、市場化，要求檔案業(yè)務(wù)具有超前管理意識

作為企業(yè)檔案管理工作的重要組成部分，企業(yè)檔案不僅記載著企業(yè)經(jīng)營發(fā)展的興衰歷程，同時也客觀真實地反映著企業(yè)經(jīng)營管理過程中重要事件，成為企業(yè)歷史軌跡的再現(xiàn)者。特別是面對日益增多的各種合同、協(xié)議書、意向書、租賃等文書及建設(shè)項目、引進先進的技術(shù)項目等重要的依據(jù)性、法律性的文件，要求檔案管理的標準、業(yè)務(wù)規(guī)范，同企業(yè)經(jīng)營業(yè)務(wù)接軌。

2、現(xiàn)代信息技術(shù)對企業(yè)檔案管理的影響

2.1 沖擊著傳統(tǒng)管理理念

在企業(yè)檔案管理過程中，現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用范圍不斷擴大，傳統(tǒng)檔案管理形式受到巨大的沖擊。隨著現(xiàn)代信息化的普及，企業(yè)生產(chǎn)者擁有更大的主動權(quán)，不再受到傳統(tǒng)思維局限性的影響，簡化了工作流程，極大地提高了工作效率。

2.2 對傳統(tǒng)檔案管理人員的綜合素質(zhì)提出挑戰(zhàn)

在應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)的過程中，企業(yè)檔案管理工作者需要進一步完善自身技能。當下，大部分企業(yè)檔案管理人員之間的差距較大，因此必須重組人員結(jié)構(gòu)，提高人力資源利用率。其已有的知識結(jié)構(gòu)體系已無法順應(yīng)時代發(fā)展的客觀要求，不具備先進的管理理念，對信息化建設(shè)的認識不準確，沒有意識到檔案管理信息化建設(shè)的重要性。

2.3 檔案信息數(shù)據(jù)缺乏較高的共享性

在傳統(tǒng)檔案管理模式的影響下，企業(yè)內(nèi)部管理部門處于獨立狀態(tài)，沒有構(gòu)建統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)體系，導致檔案信息部門信息系統(tǒng)無法及時向其他部門系統(tǒng)傳遞重要的數(shù)據(jù)信息，數(shù)據(jù)信息共享性較差，導致日常相關(guān)工作無法順利開展。在此基礎(chǔ)上，企業(yè)內(nèi)部各工作部門具有不同的性質(zhì)，缺乏必要的交流溝通，向外提供重要數(shù)據(jù)信息的積極性較低，各部門缺乏有效的信息共享，從而嚴重阻礙了企業(yè)檔案的信息化建設(shè)。

3、現(xiàn)代信息技術(shù)對企業(yè)檔案管理的對策

3.1 優(yōu)化企業(yè)檔案管理理念

在現(xiàn)代化信息技術(shù)作用下，優(yōu)化企業(yè)檔案管理理念已成為時代發(fā)展的必然趨勢，也是企業(yè)生存發(fā)展的重要方面，為了有效地指導檔案管理工作，有序地安排各個運營環(huán)節(jié)做好鋪墊，在日常工作中，企業(yè)要優(yōu)化利用新時期企業(yè)思想的引導與潛移默化作用，確保企業(yè)檔案工作的有序開展。

3.2 強化檔案管理人員的綜合素質(zhì)

在日常工作中，企業(yè)要定期對檔案管理人員進行系統(tǒng)培訓，優(yōu)化已有的知識結(jié)構(gòu)體系，提升專業(yè)技能。企業(yè)可以針對自身的運營情況，對檔案管理人員進行集中化訓練，并調(diào)動他們自學的積極性、主動性，充分利用持續(xù)教育機制，不斷提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。同時，企業(yè)要加強檔案管理部門和其他部門的合作，有效整合檔案管理資源，提高利用率。根據(jù)企業(yè)自身運行情況，構(gòu)建合理的聯(lián)動合作機制，加強不同部門之間的溝通、聯(lián)系，構(gòu)建完善的網(wǎng)絡(luò)體系，有效轉(zhuǎn)化檔案資源，優(yōu)化檔案管理。

3.3 要加大對技術(shù)設(shè)備的投入，完善檔案管理的硬件設(shè)施

企業(yè)檔案管理的現(xiàn)代化不僅需要先進的管理理念，還要加大資金投入，積極引進先進的管理技術(shù)和設(shè)施。很多企業(yè)認為檔案管理工作通過手工就可以完成，忽視了信息技術(shù)在檔案管理中的重要作用，這樣就降低了檔案管理的效率，不利于企業(yè)長遠發(fā)展。有些企業(yè)雖然前期配備了先進的設(shè)備，但是在日常工作中沒有進行良好的維護，后期維修工作不到位，導致設(shè)備老化，計算機和其他時常出現(xiàn)故障。因此，企業(yè)在日常的檔案管理工作中要有良好的設(shè)備維護意識，及時更新管理系統(tǒng)，更換老舊設(shè)備，組織合格的設(shè)備管理人員定期對設(shè)備進行維護。

3.4 改善企業(yè)檔案管理工作設(shè)備條件

相對于國外企業(yè)而言，國內(nèi)企業(yè)檔案管理設(shè)備以及技術(shù)上都還較為落后。這時，國內(nèi)企業(yè)要向國外企業(yè)學習，并且引進國外企業(yè)中用來進行檔案管理工作的先進設(shè)備。只有這樣才能夠盡快的適應(yīng)社會發(fā)展。同時，在關(guān)注國外技術(shù)之余，企業(yè)也要關(guān)注信息技術(shù)的發(fā)展趨勢，大膽創(chuàng)新，將先進技術(shù)應(yīng)用到檔案管理工作中。

總之，在企業(yè)管理工作中，檔案是不可或缺的組成元素，它客觀記載著企業(yè)的發(fā)展歷程，特別是運營過程中的重大事件，是再現(xiàn)企業(yè)發(fā)展歷史軌跡的重要元素。在新時期，科技的應(yīng)用范圍不斷擴大，企業(yè)檔案管理在迎來發(fā)展機遇的同時，也面臨著來自各方的挑戰(zhàn)?，F(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用深刻地影響著企業(yè)檔案管理，因此需要優(yōu)化企業(yè)檔案管理方法，確保檔案數(shù)據(jù)信息的準確、客觀、完整，為企業(yè)管理者科學決策提供有效的保障。以此，確保企業(yè)能在激烈的市場競爭中立于不敗之地，獲得較好的經(jīng)濟效益和社會效益。

[1]徐方.現(xiàn)代信息技術(shù)對企業(yè)檔案管理的影響與對策[J].辦公室業(yè)務(wù)，2012，07：93+96.

[2]蘇梅.論現(xiàn)代信息技術(shù)對企業(yè)檔案管理的影響與應(yīng)對策略[J].東方企業(yè)文化，2014，24：192.