企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀分析與對(duì)策研究

徐金婷

金埔園林股份有限公司

企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀分析與對(duì)策研究

徐金婷

金埔園林股份有限公司

隨著我國(guó)企業(yè)檔案管理工作的日益深化，企業(yè)檔案管理水平有了很大的提高。但是，目前企業(yè)檔案管理工作仍存在一些制約自身發(fā)展的難題，唯有在觀念、人才、技術(shù)、制度等方面積極采取各項(xiàng)有力措施，多管齊下，企業(yè)檔案管理工作才可能在創(chuàng)新上出成績(jī)，進(jìn)而提升企業(yè)檔案管理工作的整體水平，為企業(yè)檔案管理工作奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。為企業(yè)檔案管理創(chuàng)新做出一些思考，以期有利于企業(yè)檔案管理工作者調(diào)整管理思路，不斷提升檔案管理水平和質(zhì)量。

企業(yè)檔案管理；現(xiàn)狀分析；管理對(duì)策

企業(yè)檔案記述和反映了企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理、行政管理、組織管理、生產(chǎn)技術(shù)管理、財(cái)務(wù)審計(jì)、人事勞資以及會(huì)計(jì)及產(chǎn)品生產(chǎn)、科學(xué)技術(shù)研究、基本建設(shè)、設(shè)備儀器等重要內(nèi)容，在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中起著不可估量的重要作用。例如企業(yè)檔案可以為企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理決策提供必要的參考；在實(shí)施技術(shù)改造時(shí)，科技檔案作為一種技術(shù)資源，它的開發(fā)利用，可以節(jié)省人力物力財(cái)力，給企業(yè)帶來(lái)巨大的經(jīng)濟(jì)效益；在處理產(chǎn)權(quán)糾紛時(shí)，它可以提供歷史憑證；在判明是非曲直時(shí)，它維護(hù)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益和合法權(quán)益；在進(jìn)行企業(yè)資產(chǎn)評(píng)估時(shí)，它是必不可少的重要依據(jù)。

1 檔案管理中存在的問(wèn)題

1.1 檔案管理手段的落后

科學(xué)技術(shù)在發(fā)展，而檔案技術(shù)卻落后究其原因有以下兩點(diǎn)：一是“硬件”方面的原因：部分企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的重要性認(rèn)識(shí)不足，管理觀念落后，導(dǎo)致在檔案管理技術(shù)上的財(cái)力投入少，資金不到位，檔案管理技術(shù)硬件的完善成為空談；二是“軟件”方面的原因：對(duì)高新的檔案管理技術(shù)操作不善，部分企業(yè)雖然購(gòu)買了不少先進(jìn)的檔案管理設(shè)備，但對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)不到位，對(duì)設(shè)備操作不熟練，導(dǎo)致先進(jìn)設(shè)備沒(méi)能發(fā)揮先進(jìn)作用。

1.2 信息化水平仍有待提高

目前大多數(shù)企業(yè)缺乏計(jì)算機(jī)專業(yè)技術(shù)人員，企業(yè)在招聘的時(shí)候一般不會(huì)針對(duì)檔案管理工作而專門招收計(jì)算機(jī)專業(yè)技術(shù)人員，更多的是從辦公室業(yè)務(wù)開展的角度出發(fā)。此外，企業(yè)局域網(wǎng)和網(wǎng)站建設(shè)剛剛起步，企業(yè)上網(wǎng)方式落后，除了大企業(yè)以外，很多中小企業(yè)很難跟得上現(xiàn)代信息技術(shù)發(fā)展的腳步。正是由于許多企業(yè)信息化基礎(chǔ)設(shè)施落后，企業(yè)在信息化觀念上的局限，企業(yè)檔案管理信息化還停留在較低的階段且缺乏廣泛性，這給企業(yè)檔案管理帶來(lái)了較大的局限性，同時(shí)應(yīng)用的滯后性也對(duì)企業(yè)檔案管理產(chǎn)生了副作用。

2 實(shí)施措施

在企業(yè)運(yùn)行及發(fā)展過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)立足于市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制改革理念的基礎(chǔ)上，積極采用現(xiàn)代化的科技手段，來(lái)對(duì)企業(yè)內(nèi)部計(jì)算機(jī)設(shè)備硬件等進(jìn)行有效的防護(hù)，最大程度上減少企業(yè)檔案管理系統(tǒng)的安全隱患，促進(jìn)管理效率的提升。與此同時(shí)，應(yīng)當(dāng)規(guī)范企業(yè)檔案管理的工作流程，加強(qiáng)檔案信息的管理，確保企業(yè)檔案信息得以安全穩(wěn)定的流轉(zhuǎn)。

2.1 企業(yè)管理者加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視

處在社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的大背景下，企業(yè)的決策者應(yīng)該提高對(duì)檔案管理的重視程度，正確的認(rèn)識(shí)檔案管理對(duì)本企業(yè)發(fā)展的作用。把檔案管理工作與企業(yè)其他相關(guān)的管理工作有效地結(jié)合起來(lái)，配置有專業(yè)技術(shù)管理的檔案管理工作人員，并根據(jù)檔案管理工作人員的工作建立一套獎(jiǎng)罰機(jī)制，加強(qiáng)對(duì)管理人員的教育培訓(xùn)，使其樹立管理責(zé)任心，能夠主動(dòng)積極地進(jìn)行相關(guān)的檔案管理工作，提高管理的技術(shù)技能，保證檔案管理水平逐漸地提高，使檔案管理工作能發(fā)揮其在企業(yè)發(fā)展中的重要作用。

2.2 引入云計(jì)算技術(shù)、提高檔案管理信息化水平

云計(jì)算是一種模式，它實(shí)現(xiàn)了對(duì)共享可配置計(jì)算資源(網(wǎng)絡(luò)、服務(wù)器、存儲(chǔ)、應(yīng)用和服務(wù)等)的方便、按需訪問(wèn)，這些資源可以通過(guò)極小的管理代價(jià)或者服務(wù)與提供者交互，被快速地準(zhǔn)備和釋放。在企業(yè)檔案管理工作領(lǐng)域中，云計(jì)算的最大優(yōu)點(diǎn)在于以下四大方面：經(jīng)濟(jì)實(shí)惠，降低信息化成本；減輕檔案人員負(fù)擔(dān)，使其能更專注本身專業(yè)；提高檔案信息資源的安全性；提高了檔案工作人員的專業(yè)技術(shù)水平。②正是由于云計(jì)算的成本適中、易用性、自動(dòng)化、按使用計(jì)費(fèi)等特點(diǎn)，云計(jì)算技術(shù)為企業(yè)檔案管理創(chuàng)新提供了全新的技術(shù)視角。企業(yè)在推進(jìn)檔案管理創(chuàng)新的過(guò)程中，特別是要提升企業(yè)自身的檔案管理水平就要順勢(shì)而為，積極利用云計(jì)算技術(shù)的優(yōu)點(diǎn)，充分汲取云計(jì)算技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，為推進(jìn)檔案管理工作的創(chuàng)新注入新的活力。③因此，有條件的企業(yè)可以利用云計(jì)算技術(shù)，按使用量進(jìn)行購(gòu)買，借助云計(jì)算技術(shù)不斷提升自身的檔案管理信息化水平。

2.3 制定標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理制度

單位領(lǐng)導(dǎo)要對(duì)現(xiàn)今檔案管理工作給予高度重視，在薪酬待遇方面應(yīng)該給予檔案管理人員相對(duì)優(yōu)越的條件。同時(shí)制定標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理制度，做好企業(yè)檔案管理制度的建立和完善，形成檔案管理系統(tǒng)的優(yōu)化體系。首先，各檔案管理的單位應(yīng)該按照國(guó)家檔案管理有關(guān)規(guī)定，并結(jié)合自身特點(diǎn)制定出具備完善系統(tǒng)的管理方案，從而起到提高檔案的利用率及質(zhì)量，優(yōu)化和集成檔案資源，從而促使檔案管理工作的有序化和規(guī)?；?。其次，根據(jù)實(shí)際情況中遇到的一些問(wèn)題，制定出檔案文件歸檔的詳細(xì)步驟，在具體的執(zhí)行過(guò)程中也要做到嚴(yán)格按照自動(dòng)化的規(guī)章制度進(jìn)行執(zhí)行，來(lái)保證檔案管理工作的系統(tǒng)的完善。再次，制定定出更加合理的崗位責(zé)任的制度要求，而且明確要求每個(gè)崗位的職責(zé)和任務(wù)，而且一定要熟悉每個(gè)人自己的工作流程，認(rèn)真且嚴(yán)格的完成自己工作任務(wù)。單位要幫助企業(yè)員工檔案管理人員做好培訓(xùn)工作，吸引更多優(yōu)秀的企業(yè)檔案管理人員，為企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)工作的開展奠定基礎(chǔ)。

企業(yè)檔案管理工作是一個(gè)企業(yè)發(fā)展和進(jìn)步的根本出發(fā)點(diǎn)，如果企業(yè)連自己的基礎(chǔ)文案整理和管理工作都做不好，那么它在發(fā)展的路上也走不了多久，目前，雖然很多企業(yè)都有了自己的企管辦和專門的檔案存放室，但是對(duì)于檔案管理工作的重視度仍然不夠，很多企業(yè)沒(méi)有明確檔案管理工作的要求，企業(yè)管理人員對(duì)于企業(yè)檔案管理工作也是睜一只眼閉一只眼，這不僅使檔案管理部門形同虛設(shè)，還在一定程度上遏制了企業(yè)的發(fā)展，不利于企業(yè)的進(jìn)步。該文針對(duì)當(dāng)前企業(yè)檔案管理工作中存在的三點(diǎn)問(wèn)題分別做出了相應(yīng)的解決方案，希望能夠?yàn)槠髽I(yè)檔案的管理工作提供一些建議。

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[3] 李淑華. 新時(shí)期民政局如何更好地開展檔案管理工作[J]. 才智，2013(24).