工程檔案管理工作中存在的問(wèn)題及對(duì)策

葉學(xué)慧

開封市公路管理局

工程檔案管理工作中存在的問(wèn)題及對(duì)策

葉學(xué)慧

開封市公路管理局

為加強(qiáng)公路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理，規(guī)范建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收工作，必須重視公路工程檔案管理工作。本文主要對(duì)公路工程檔案管理存在的問(wèn)題進(jìn)行了分析，并提出了應(yīng)對(duì)措施，以此提升工程檔案管理水平。

公路工程；檔案管理；應(yīng)對(duì)措施

一、公路工程檔案管理中存在的問(wèn)題

1、公路工程檔案管理意識(shí)薄弱

有些建設(shè)項(xiàng)目單位雖然有專門的檔案管理人員，但針對(duì)性不強(qiáng)，不能提出合理的指導(dǎo)意見。項(xiàng)目檔案類別很多且相互之間沒(méi)有統(tǒng)一的格式導(dǎo)致出現(xiàn)各部門按照各自的想法組卷的混亂現(xiàn)象。長(zhǎng)期以來(lái)，許多參加公路建設(shè)的建設(shè)單位和管理單位對(duì)工程檔案工作都缺乏應(yīng)有的重視，首先是建設(shè)單位在施工階段，由于施工任務(wù)重，項(xiàng)目多，同時(shí)還有許多具體的工作需要協(xié)調(diào)解決，因而忽視了檔案工作，等到工程完工要辦理竣工驗(yàn)收時(shí)，施工單位才不得不投入大量的人力、物力突擊補(bǔ)充檔案資料，以應(yīng)付工程竣工驗(yàn)收之用，致使工程竣工檔案資料質(zhì)量較差。而有些公路建設(shè)管理單位又沒(méi)有很好地實(shí)行集中統(tǒng)一管理，造成了不少檔案散失嚴(yán)重，即使保存下來(lái)的也不完整，或因保管不當(dāng)，致使現(xiàn)有的圖紙不清，紙張變質(zhì)。

2、公路工程檔案管理中常出現(xiàn)的技術(shù)性問(wèn)題

在公路工程檔案的管理中常出現(xiàn)一些技術(shù)性問(wèn)題，一是檔案的收集不齊全。收集齊全是做好檔案工作的基礎(chǔ)。但由于公路工程建設(shè)項(xiàng)目建設(shè)周期長(zhǎng)、參建單位多，各方的集訓(xùn)不一，常致使一些檔案得不到妥善保管，收集也有不齊全現(xiàn)象；二是有些檔案資料缺乏真實(shí)性。檔案資料是公路工程施工全過(guò)程的真實(shí)記錄。但有些少數(shù)施工企業(yè)對(duì)工程項(xiàng)目檔案資料的記錄和收集缺乏責(zé)任心，只重施工，不重檔案，形成的檔案不是在具體工作中隨時(shí)隨地的記錄，而是過(guò)后隨意編造，欲求蒙混過(guò)關(guān)；三是書寫材料不規(guī)范。

3、公路工程檔案管理人員素質(zhì)亟待提高

目前檔案管理施工單位為降低成本，有的兼職檔案管理，有的找個(gè)未從事過(guò)施工的人員代替，這些人員根本未對(duì)檔案組卷要求和工程相關(guān)知識(shí)進(jìn)行系統(tǒng)學(xué)習(xí)，檔案管理就無(wú)從談起。公路工程檔案工作是一項(xiàng)綜合性的管理工作，在工程建設(shè)過(guò)程中，隨時(shí)都涉及到施工技術(shù)表格的填寫、施工材料的保存、竣工圖紙的整理及資料的專業(yè)分類組卷、往來(lái)文件的歸檔等它需要從事公路工程檔案工作的人員，既要懂工程建設(shè)專業(yè)技術(shù)知識(shí)，又要懂檔案專業(yè)技術(shù)知識(shí)，還應(yīng)熟知各級(jí)主管部門制定的各項(xiàng)公路工程檔案法規(guī)，而許多檔案管理人員有些有公路建設(shè)方面的專業(yè)特長(zhǎng)，卻缺少檔案技術(shù)知識(shí)，有些有檔案技術(shù)知識(shí)，又缺少公路建設(shè)方面的知識(shí)，無(wú)法滿足公路工程檔案管理工作的需要。

二、提高公路工程檔案管理水平的應(yīng)對(duì)措施

1、強(qiáng)化管理意識(shí)

提高工程各級(jí)管理部門的檔案管理意識(shí)，重視建設(shè)過(guò)程中資料的收集工作。施工過(guò)程中形成的真實(shí)的內(nèi)業(yè)資料是公路竣工資料整理之基礎(chǔ)。因此，必須建立一套建設(shè)過(guò)程中收集資料的制度，建設(shè)單位不定期的組織專職人員檢查和指導(dǎo)，發(fā)現(xiàn)不完善的地方，及時(shí)解決，同時(shí)避免以后的工作出現(xiàn)類似的問(wèn)題。對(duì)不符合要求的不予計(jì)量、驗(yàn)收，承包人未上交合格的資料，業(yè)主應(yīng)不予結(jié)算?？⒐べY料的收集和整理列入工作計(jì)劃，在工程監(jiān)理和工程施工招投標(biāo)、評(píng)標(biāo)時(shí)就要把施工組織計(jì)劃中對(duì)資料的收集作為一項(xiàng)評(píng)分指標(biāo)的要求，促進(jìn)工程施工過(guò)程中對(duì)資料的收集、整理。

2、堅(jiān)持跟蹤技術(shù)咨詢服務(wù)，深入監(jiān)督檢查指導(dǎo)

眾所周知，在諸多建設(shè)工程中，高速公路工程建設(shè)規(guī)模大、周期長(zhǎng)、參建單位多，建設(shè)、監(jiān)理、施工、安裝等單位的檔案管理人員，有工程建設(shè)方面的專業(yè)特長(zhǎng)，卻缺少檔案技術(shù)知識(shí)，有的具有檔案技術(shù)知識(shí)，卻缺少建設(shè)方面的專業(yè)知識(shí)。同時(shí)，建設(shè)過(guò)程中資料形成了不一定就是檔案，還要按照國(guó)家法律和省檔案局下發(fā)的《歸檔文件整理規(guī)劃》及相關(guān)要求，認(rèn)真做好分類、歸檔、裝訂、編號(hào)、編目等各個(gè)環(huán)節(jié)的工作。這就需要檔案主管部門加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)跟蹤技術(shù)咨詢服務(wù)，建立深入監(jiān)督指導(dǎo)服務(wù)的機(jī)制，把監(jiān)督檢查指導(dǎo)工作貫穿于建設(shè)工程的全過(guò)程，才能有效提高建檔歸檔質(zhì)量。

3、提高公路工程檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)

工程建設(shè)中所涉及的所有工程建設(shè)單位工作人員，其檔案管理知識(shí)往往不在同一水平線上。另外還要加強(qiáng)單位與單位之間的溝通，以學(xué)他人之長(zhǎng)，補(bǔ)己之短，學(xué)習(xí)檔案管理中好的做法。

4、制定統(tǒng)一竣工資料編制規(guī)范

交通建設(shè)、檔案等職能部門應(yīng)協(xié)調(diào)配合，制定適用于交通建設(shè)行業(yè)使用的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一竣工資料編制規(guī)范。由于交通部所頒發(fā)的各類工程管理標(biāo)準(zhǔn)、辦法之間不統(tǒng)一，交通部的要求與國(guó)家檔案局的要求也不一致，因此建議交通主管部門組織一批有經(jīng)驗(yàn)的設(shè)計(jì)、監(jiān)理、建設(shè)管理、造價(jià)、質(zhì)量監(jiān)督等領(lǐng)域的專家。組成課題組，根據(jù)交通部和國(guó)家檔案局等有關(guān)文件的規(guī)定，編制一套適合于公路建設(shè)竣工文件的編制辦法，作為國(guó)家行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)來(lái)使用。

5、加快檔案管理現(xiàn)代化步伐

時(shí)代在快速發(fā)展，科學(xué)技術(shù)飛速進(jìn)步，按《檔案法》規(guī)定，“采用先進(jìn)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化”。計(jì)算機(jī)技術(shù)的出現(xiàn)和普及給檔案管理工作帶來(lái)了深刻的影響，傳統(tǒng)的檔案保存及管理技術(shù)正面臨著挑戰(zhàn)。各級(jí)檔案部門聯(lián)合科技部門積極開展了檔案管理現(xiàn)代化的試驗(yàn)工作。計(jì)算機(jī)的應(yīng)用、檔案縮微、電視錄像等都有待公路工程檔案工作者在實(shí)踐中進(jìn)一步探索。

6、重視檔案的開發(fā)利用

工程檔案管理的最終目的在于檔案的開發(fā)利用。要做好檔案利用工作，發(fā)揮檔案的利用效果，就需要編制好檢索工具，完整、簡(jiǎn)便的檔案檢索工具是檔案開發(fā)利用的基礎(chǔ)。只有做好檔案的開發(fā)利用工作，才能很好滿足日常檔案管理和提供利用的需要。

三、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，公路工程建設(shè)項(xiàng)目具有投資大、周期長(zhǎng)、環(huán)節(jié)多、內(nèi)外部協(xié)作關(guān)系復(fù)雜等特點(diǎn)，因而形成了檔案種類多、數(shù)量大、價(jià)值高。這些工程檔案是基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的重要技術(shù)資料，是國(guó)家科技檔案的重要組成部分，是反映工程內(nèi)在質(zhì)量的真實(shí)記錄，也是工程質(zhì)量評(píng)定的基礎(chǔ)圖文材料，特別是對(duì)隱蔽工程和建成后不容易檢測(cè)的項(xiàng)目更具有唯一的，不可替代的重要價(jià)值。更是全面鑒定工程質(zhì)量，查明事故原因，追究事故責(zé)任的重要依據(jù)和項(xiàng)目建成后運(yùn)行、管理、養(yǎng)護(hù)和改造的重要依據(jù)，具有重要的憑證、法律價(jià)值。

[1] 陳志華，黃思斯.高速公路工程檔案管理模式革新的探討與實(shí)踐——以洞新高速公路工程檔案管理為例[J].中外建筑.2012(12)