淺談信息時代的人事檔案管理工作

紀(jì)麗萍

長白縣人才交流服務(wù)中心

淺談信息時代的人事檔案管理工作

紀(jì)麗萍

長白縣人才交流服務(wù)中心

本文探討了人事檔案管理工作中的若干問題及對人力資源開發(fā)的促進(jìn)作用。

信息時代；人事檔案；管理工作；人力資源

一、新時期人事檔案管理工作中容易存在的問題

1、有些材料虛假。一些單位檔案的失真現(xiàn)象削弱了人事檔案的嚴(yán)肅性。例如，有的將工作時間提前了，有的把學(xué)歷變高了，有的把年齡變小了。這些情況的出現(xiàn)，使檔案材料喪失了真實性、嚴(yán)肅性、權(quán)威性。由于人事檔案的失真，使得人力資源計劃中的配備計劃、退休解聘計劃、補充計劃、使用計劃不能正確制定和正常執(zhí)行，對當(dāng)前配置以及未來人力資源的供求造成負(fù)面的影響。

2、部分內(nèi)容簡單雷同。目前，人事檔案中“厚古薄今”、“千人一面”的現(xiàn)象日趨嚴(yán)重，內(nèi)容抽象，鑒定往往是千篇一律的套話，體現(xiàn)不出個性特色，失去了真正意義上的參考價值，使人力資源的區(qū)分度降低，不能為選人、用人提供有價值的參考，進(jìn)而影響到人員的正常晉升與輪換，挫傷了員工的創(chuàng)新熱情，導(dǎo)致組織上承擔(dān)不必要的損失。

3、有時個人材料分散。長期以來，人事檔案管理、利用形成一種分散局面。人事部門主要掌握個人履歷、政治面貌、學(xué)歷、職務(wù)評聘、工資等方面的材料。而反映員工工作業(yè)績的材料在檔案中卻沒有收集，使人事檔案在使用中缺少員工工作能力評估這方面的相關(guān)信息。這種狀況不但造成管理成本增加，而且破壞了人事檔案內(nèi)容的完整統(tǒng)一，使之不能全方位地反映員工的真實面貌。

4、重“藏”、輕“用”的思想觀念比較濃重。①領(lǐng)導(dǎo)過問人事檔案工作少，誤認(rèn)為是人事工作中的一件具體事，有人事部門負(fù)責(zé)人主抓就行了。領(lǐng)導(dǎo)關(guān)注的重點是如何確保人事檔案資料的完整性和安全，確保對檔案室的硬件建設(shè)的投入，沒有充分考慮如何運用信息資源。②工作人員兼職過多，常常被人事部門其它工作所牽扯，用于人事檔案工作的時間有限，使得無法集中精力來搞好檔案管理工作，只好將檔案資料安全保密存放，分類整理多、統(tǒng)計分析少，把主要的時間和精力都用于收集、整理，對檔案利用工作設(shè)想、規(guī)劃考慮得不夠。

二、人事檔案管理工作有利于人力資源的開發(fā)

人事檔案管理對人力資源開發(fā)具有促進(jìn)作用，主要表現(xiàn)在以下方面：

1、有利于最大限度地發(fā)揮組織內(nèi)人力資源的效力。利用人事檔案有助于動態(tài)分析員工的人生軌跡，從而預(yù)測其發(fā)展?jié)摿?，及時發(fā)現(xiàn)新人，避免壓制人才，埋沒人才；任何人才都是人才系統(tǒng)的組成部分，凡有利于系統(tǒng)功能發(fā)揮的都是有用人才，只是類型不同，作用各異。依據(jù)人事檔案提供的信息，可以使各類人才揚其長，避其短，司其職，用其智，最大限度地發(fā)揮人才效力。

2、促進(jìn)人力資源的合理配置。利用人事檔案能夠進(jìn)一步了解員工的相關(guān)信息，從而對其進(jìn)行科學(xué)管理。根據(jù)不同人才的能力和各類人才的不同特點，在企業(yè)內(nèi)進(jìn)行合理的配置，因事而擇人，用人以治事，把人才配置到最能發(fā)揮作用的地方和崗位，充分發(fā)揮人才的作用。促進(jìn)部門之間、系統(tǒng)之間、組織與組織之間人才合理有序地流動，避免人才積壓和用非所學(xué)的現(xiàn)象產(chǎn)生，為組織的發(fā)展迅速地配置人力資源。

3、有利于人力資源需求預(yù)測的科學(xué)化與規(guī)范化。影響人力資源需求的因素主要來自于組織內(nèi)部，有效的人事檔案管理對分析組織內(nèi)人力資源狀況是否適應(yīng)組織的變革與發(fā)展的要求，是否有利于制定人才資源計劃方面發(fā)揮著重要作用；脫離人事檔案管理而作的人力資源需求預(yù)測一定是不科學(xué)、不規(guī)范和片面的。

三、人事檔案管理工作的應(yīng)當(dāng)注意的幾個問題

1、應(yīng)當(dāng)健立健全科學(xué)合理的人事檔案管理制度。在人事檔案管理活動中，對于不適應(yīng)新形勢、新情況、新任務(wù)的規(guī)章制度，必須要進(jìn)行改革，及時建立新的、更為科學(xué)合理的人事檔案管理制度，使得人事檔案工作更加制度化、規(guī)范化。在檔案的收集上要及時、完整；在檔案的鑒別上必須遵循“取之有據(jù)，舍之有理”；檔案的整理歸檔要嚴(yán)謹(jǐn)、科學(xué)；檔案的借閱應(yīng)根據(jù)具體情況具體分析，對人力資源管理部門及其他部門應(yīng)有所區(qū)別，注意檔案安全；檔案的更新應(yīng)及時、準(zhǔn)確、完整，尤其應(yīng)注意對檔案的新內(nèi)容進(jìn)行及時、主動的補充收集。

2、需要進(jìn)一步提高干部人事檔案對開發(fā)人力資源的重要作用的認(rèn)識。干部人事檔案工作是干部人事工作的重要組成部分，在貫徹黨的干部路線、方針、政策，加強領(lǐng)導(dǎo)班子和干部隊伍建設(shè)及培養(yǎng)造就人才的工程中，起著難以替代的作用。因此，要把干部人事檔案管理工作納入領(lǐng)導(dǎo)議事日程，有關(guān)涉及干部檔案的重大問題.都應(yīng)提交到黨委會議研究決策。黨委在研究人事安排時，要確保人事檔案人員配齊配強，并保持人事檔案人員的相對穩(wěn)定。

3、進(jìn)一步樹立“藏”、“用”并舉，“用”重于“藏”的干部人事檔案管理理念。更新觀念是做好干部人事檔案開發(fā)利用工作的前提。人力資源管理知人、選人、用人、留人、育人的重要途徑是人事檔案信息的提供，所以人事檔案管理人員應(yīng)認(rèn)清形勢，擺正位置，端正態(tài)度，增強服務(wù)意識，改變長期以來坐等上門的被動服務(wù)方式，經(jīng)常深入各科室之中，主動了解情況，收集檔案資料，并要求員工如實填寫干部履歷表，客觀、準(zhǔn)確地撰寫自我鑒定、自傳和個人業(yè)績材料，積極主動地為企業(yè)人力資源管理提供信息服務(wù)。

4、提高人事檔案管理的現(xiàn)代化水平，是改善其對人力資源開發(fā)作用的有效途徑。人事檔案以其材料越集越多為特點。隨著我國企事業(yè)單位人員結(jié)構(gòu)的多樣化，傳統(tǒng)的手工人事檔案管理，勢必會給查找檔案材料帶來不方便，容易貽誤時機，而且出錯率較高。人事檔案管理的現(xiàn)代化、高效率已經(jīng)是非?，F(xiàn)實的要求，所以必須建立人事檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)個人基本信息的微機檢索和聯(lián)網(wǎng)查詢，不斷擴大人事檔案信息的內(nèi)涵，實現(xiàn)用現(xiàn)代化手段管理和利用檔案，使之為選才、用才、育才、激才、留才發(fā)揮更大的作用。

綜上所述，由于人事檔案的內(nèi)含，是記述和反映個人經(jīng)歷和德才的表現(xiàn)，以個人為單位收集、整理后集中保存起來，以備查考的文件材料。

在實際工作中，我們特別要注意到人事檔案是干部個人自身成長歷史的真實記載，為企事業(yè)分配使用人力資源提供了可靠的信息參考。隨著人事制度的改革，人事檔案工作面臨不少新挑戰(zhàn)、新問題。檔案工作如何與時俱進(jìn)，更好地為開發(fā)人力資源服務(wù)，結(jié)合幾年來的檔案管理實踐，告訴我們必須迎難而上，努力為實現(xiàn)偉大的中國夢，在檔案戰(zhàn)線做出更大的貢獻(xiàn)。