淺談大數(shù)據(jù)時(shí)代下的檔案管理信息化*

馮興蘭

(菏澤市衛(wèi)生計(jì)生委，山東菏澤 274010)

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淺談大數(shù)據(jù)時(shí)代下的檔案管理信息化*

馮興蘭

(菏澤市衛(wèi)生計(jì)生委，山東菏澤 274010)

檔案管理信息化是經(jīng)濟(jì)與社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)，大數(shù)據(jù)的時(shí)代背景也為其提供了一個(gè)重要的歷史發(fā)展機(jī)遇。雖然與傳統(tǒng)的管理模式相比，信息化具有無(wú)可比擬的優(yōu)勢(shì)，但面對(duì)高端精尖的信息技術(shù)和錯(cuò)綜復(fù)雜的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，檔案管理信息化顯露出規(guī)劃滯后，資源信息建設(shè)和共享不足，信息的真實(shí)性和安全性堪憂等問(wèn)題。因此，堅(jiān)持統(tǒng)一規(guī)劃，完善信息真實(shí)性，確保信息絕對(duì)安全，并提高資源利用效率，成為大數(shù)據(jù)時(shí)代下的檔案管理信息化的發(fā)展方向。

信息化；檔案管理；大數(shù)據(jù)

檔案作為一種記錄和傳播社會(huì)發(fā)展的媒介，記載著人類在政治、經(jīng)濟(jì)、科技、文化等社會(huì)各領(lǐng)域的歷史活動(dòng)進(jìn)程，通常以紙介質(zhì)作為載體，是一種稀缺、不可再生的資源，同時(shí)也是一種可傳承的社會(huì)財(cái)富。改革開(kāi)放以來(lái)，檔案紙質(zhì)群體數(shù)目迅速龐大，維護(hù)成本越來(lái)越高，功能越來(lái)越不能適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展和社會(huì)的需求?，F(xiàn)代社會(huì)是信息化社會(huì)，大數(shù)據(jù)滲透各行各業(yè)，檔案作為一種信息資源，對(duì)經(jīng)濟(jì)社會(huì)建設(shè)參考和借鑒作用重大，勢(shì)必要與整個(gè)社會(huì)的大信息網(wǎng)絡(luò)接軌，才能最大程度發(fā)揮作用。下面，就檔案管理信息化簡(jiǎn)要談幾點(diǎn)筆者的的看法和思考。

一、檔案管理信息化的時(shí)代背景和環(huán)境

黨的十七大報(bào)告指出要“大力推進(jìn)信息化與工業(yè)化融合，促進(jìn)工業(yè)由大變強(qiáng)”，十八大報(bào)告也明確指出全面建成小康社會(huì)要實(shí)現(xiàn)“信息化水平大幅提升”，這充分體現(xiàn)了黨和政府對(duì)信息化建設(shè)的高度重視，信息化已成為我國(guó)社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)。檔案作為一種信息資源，數(shù)字化、信息化也必然成為其發(fā)展的歷史選擇。國(guó)家先后出臺(tái)《全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》以及《2006-2020年國(guó)家信息化發(fā)展戰(zhàn)略》，對(duì)深入推進(jìn)檔案信息化發(fā)展進(jìn)行了全面部署。各種網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、存儲(chǔ)技術(shù)等迅猛發(fā)展，逐漸成為實(shí)現(xiàn)科學(xué)開(kāi)發(fā)檔案信息資源的關(guān)鍵條件，為檔案管理信息化提供了一個(gè)成熟的外部環(huán)境。

與傳統(tǒng)的管理方式相比，信息化的檔案管理存在以下三項(xiàng)優(yōu)勢(shì)：一是管理高效。信息化檔案管理以計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化工具作為實(shí)現(xiàn)載體，無(wú)論是在檔案立卷、歸檔整理方面，還是在信息檢索、查缺補(bǔ)漏方面，與手工作業(yè)相比都有著無(wú)可比擬的優(yōu)勢(shì)。二是檢索精確。借助大數(shù)據(jù)功能，信息化檔案管理不僅能夠?qū)崿F(xiàn)各種復(fù)雜條件下的精確查詢，也能滿足很多模糊查詢，檢索結(jié)果更加精確。三是便于保存和傳播。信息化的數(shù)字檔案具有信息和載體的可分離性，而且載體形式豐富多樣?？山柚鷱?fù)制副本有效延長(zhǎng)紙介質(zhì)等原件壽命，以防因長(zhǎng)期翻閱造成字跡模糊或破損。而且檔案管理系統(tǒng)可以和很多網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用對(duì)接，便于信息的共享和傳播。

二、檔案管理信息化的問(wèn)題和難題

信息化為檔案管理提供了機(jī)遇，但面對(duì)高端精尖的信息技術(shù)和錯(cuò)綜復(fù)雜的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，檔案管理同樣面臨極大挑戰(zhàn)。

(一) 檔案管理信息化規(guī)劃滯后

距離2002年國(guó)家出臺(tái)《全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》已十多年，與信息化大發(fā)展相比，檔案管理信息化推進(jìn)相對(duì)滯后，受權(quán)限、規(guī)模、資金和地方特點(diǎn)等因素制約，很多地方都沒(méi)有制定切實(shí)可行的建設(shè)規(guī)劃。即使做出規(guī)劃，有的地方或照搬照抄，或生搬硬套，制定的規(guī)劃不切實(shí)際，而且在推進(jìn)過(guò)程中相關(guān)部門也是推一推動(dòng)一動(dòng)，不推不動(dòng)，部門之間缺乏溝通協(xié)調(diào)，造成各部門自行其是，在檔案信息化建設(shè)過(guò)程中花樣百出，標(biāo)準(zhǔn)不一，進(jìn)度有別。

(二) 資源建設(shè)和共享不足

在信息化建設(shè)的過(guò)程中，很多地方和部門集中力量和資金，建設(shè)了很多基礎(chǔ)設(shè)施，比如新建了高標(biāo)準(zhǔn)的檔案館、搭設(shè)暢通的局域網(wǎng)和政務(wù)網(wǎng)絡(luò)，購(gòu)置全新的計(jì)算機(jī)、高清晰掃描儀等信息采集設(shè)備，但是檔案信息資源建設(shè)相比就跟不上了。檔案目錄不完整、數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確，檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)和多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)稀少。信息資源建設(shè)和共享應(yīng)用更是嚴(yán)重脫節(jié)，各地方、各部門只掌握自己的數(shù)據(jù)，地方、部門之間存在較大的數(shù)據(jù)共享隔閡，缺乏相對(duì)統(tǒng)一的檔案管理系統(tǒng)以及與之掛鉤的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，信息共享難以實(shí)現(xiàn)。而且互聯(lián)網(wǎng)終端應(yīng)用缺乏，上傳的檔案目錄和檔案全文信息稀缺，群眾很難通過(guò)網(wǎng)絡(luò)查詢到需要的資源信息，檔案信息資源服務(wù)社會(huì)的作用得不到有效發(fā)揮。

(三) 真實(shí)性和安全性堪憂

一是信息化的檔案真實(shí)性難以保證。有些部門和單位重視程度不夠，工作人員操作不規(guī)范，電子檔案的采集與歸檔方法不科學(xué)。在采集、整理，或者存儲(chǔ)、傳輸?shù)倪^(guò)程中，有的數(shù)據(jù)可能會(huì)摻雜個(gè)人主觀意識(shí)而被過(guò)濾，有些信息還可能會(huì)在這些過(guò)程中被變更、篡改，從而被錯(cuò)誤地傳播、留存。二是信息化存在長(zhǎng)期保存的安全問(wèn)題。信息化的檔案主要存儲(chǔ)于硬磁盤、軟磁盤、磁帶、光盤等介質(zhì)上，而這些載體同樣具有一定的壽命，容易受到自然環(huán)境與運(yùn)行環(huán)境等影響。三是互聯(lián)網(wǎng)數(shù)據(jù)安全問(wèn)題普遍。信息化時(shí)代，數(shù)據(jù)安全問(wèn)題挑戰(zhàn)著各相關(guān)行業(yè)的健康發(fā)展。計(jì)算機(jī)病毒肆虐以及互聯(lián)網(wǎng)安全漏洞，使得檔案信息在傳播的過(guò)程中容易被非法竊取、篡改與偽造，對(duì)于一些個(gè)人隱私和密級(jí)檔案將構(gòu)成較大的威脅。

三、檔案管理信息化的發(fā)展方向

大數(shù)據(jù)時(shí)代下的檔案管理信息化，必須堅(jiān)持統(tǒng)一規(guī)劃，必須確保信息真實(shí)完整和絕對(duì)安全，必須提高資源利用效率。

(一) 統(tǒng)一規(guī)劃

檔案管理信息化建設(shè)，必須由檔案部門統(tǒng)一規(guī)劃，并按照國(guó)家要求制定和實(shí)施檔案工作標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，從而提高工作質(zhì)量和效率。比如對(duì)館室藏檔案電子化，在電子數(shù)據(jù)格式、大小、存儲(chǔ)方式編碼方式等方面，都已經(jīng)出臺(tái)一系列的指導(dǎo)標(biāo)準(zhǔn)。只有統(tǒng)一化、標(biāo)準(zhǔn)化操作，這樣才能使檔案信息化建設(shè)有序、規(guī)范實(shí)現(xiàn)，避免出現(xiàn)地區(qū)間、部門間重復(fù)建設(shè)，實(shí)現(xiàn)各應(yīng)用終端完美兼容。

(二) 確保信息真實(shí)完整和安全

可采用現(xiàn)代加密技術(shù)，通過(guò)將明文信息、文件和數(shù)據(jù)進(jìn)行加密處理，按照一定的算法重新編碼，使其須輸入相應(yīng)的密鑰才能顯示本來(lái)內(nèi)容；也可采用電子印章、水印等信息技術(shù)進(jìn)行簽字處理，提高檔案信息文件的合法性和唯一性，保護(hù)信息不被非法竊取和更改。同時(shí)，對(duì)檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的訪問(wèn)用戶進(jìn)行身份檢驗(yàn)，防止無(wú)關(guān)人員進(jìn)入系統(tǒng)對(duì)文件信息進(jìn)行訪問(wèn)；對(duì)數(shù)據(jù)文件設(shè)置“只讀”狀態(tài)，并追加讀取記錄印記，使合法訪問(wèn)不修改原來(lái)的信息并有據(jù)可查，有效保護(hù)檔案的原始性和真實(shí)性。在網(wǎng)絡(luò)安全方面，堅(jiān)持網(wǎng)絡(luò)的訪問(wèn)控制這一核心安全策略，并采取多種安全策略，相互配合方能真正起到對(duì)信息的保護(hù)作用。同時(shí)，建立完善的網(wǎng)絡(luò)安全管理機(jī)制，隨時(shí)更新網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)，不斷應(yīng)對(duì)計(jì)算機(jī)病毒、網(wǎng)絡(luò)病毒等威脅，在應(yīng)急管理、技術(shù)處理、后備保障等方面進(jìn)行全方位防范。

(三) 提高資源利用率

信息化的檔案管理，在很大程度上提高了檔案信息的查詢、分析和使用速度。但檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)巨大的系統(tǒng)工程，必須要遵守效益原則，充分結(jié)合自身的實(shí)際以及充分考慮目標(biāo)用戶需求。信息內(nèi)容和主題的建設(shè)需要與社會(huì)熱點(diǎn)相結(jié)合，把一些重要的、利用率較高，利用后能產(chǎn)生較大經(jīng)濟(jì)和社會(huì)效益的檔案數(shù)字化，提高資源利用效益。同時(shí)，要充分利用互聯(lián)網(wǎng)這個(gè)傳播平臺(tái)，規(guī)劃建設(shè)一批有效的應(yīng)用終端，實(shí)現(xiàn)與辦公自動(dòng)化應(yīng)用和移動(dòng)終端無(wú)縫對(duì)接。通過(guò)提高現(xiàn)代化管理水平和技術(shù)能力，加強(qiáng)多種形式的共享平臺(tái)建設(shè)，促進(jìn)檔案信息資源的共享和利用。

[1]李小晨.大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的檔案管理探討[J].云南檔案 ,2013(06):48-50.

[2]尤麗.淺談新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理的改革[J].山西檔案 ,2014(06):63-65.

[3]蔡靜.大數(shù)據(jù)時(shí)代下檔案管理的價(jià)值提升研究[J].廣東科技,2014(06):17-18.

(責(zé)任編輯：袁宗建)

On the Archives Management Informatization in the Era of Big Data

FENG Xing-lan

(Health and Family Planning Commission of Heze City, Heze Shandong 274010, China)

Archives management information is the inevitable trend of economic and social development, the era of big data also provides an important historical opportunity for its development. It has unparalleled advantages compared with the traditional mode of management, but still has problems such as planning lag, lack of resource information construction and sharing and uncertain authenticity and security of information under the high-end information technology and complex network environment. Therefore, the development direction of archives management information in the era of big data should unify planning, improve and ensure the authenticity and absolute security of information and improve the efficiency of resource use.

informatization; archives management; big data

1673-2103(2016)03-0138-02

2016-01-12

馮興蘭(1963-)，女，山東巨野人，研究方向：人事管理與檔案管理。

G270.7

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