試論建筑工程技術(shù)檔案科學(xué)化管理方法

陳美華

上海紫竹高新區(qū)（集團(tuán)）有限公司

試論建筑工程技術(shù)檔案科學(xué)化管理方法

陳美華

上海紫竹高新區(qū)（集團(tuán)）有限公司

在建筑工程技術(shù)管理方面，技術(shù)檔案起著中堅(jiān)的貢獻(xiàn)作用，而關(guān)于技術(shù)檔案的管理方法，在工程領(lǐng)域中歷來有爭議。本文在此重拾技術(shù)檔案管理的研究內(nèi)容，通過對傳統(tǒng)管理優(yōu)劣勢的客觀評論，從現(xiàn)代化管理的角度提出若干技術(shù)檔案科學(xué)化管理的建議。

建筑工程技術(shù)；檔案管理；科學(xué)化

前言

在我國現(xiàn)代建筑企業(yè)的形成與發(fā)展中，各項(xiàng)管理工作的效率和實(shí)際效果都得到了高度的重視，其目的是全面促進(jìn)企業(yè)經(jīng)濟(jì)收益和社會(huì)效益的提升。在我國建筑企業(yè)的綜合管理工作中，技術(shù)檔案管理工作與生產(chǎn)、營銷、技術(shù)、質(zhì)量等管理活動(dòng)聯(lián)系緊密。工程技術(shù)檔案是建筑企業(yè)內(nèi)外部信息的基本載體和歸宿，工程技術(shù)檔案在建筑企業(yè)中比比皆是，只有堅(jiān)持合理管理與有效使用的基本原則，并且不斷提高檔案的實(shí)際利用效果， 才能進(jìn)一步提升建筑工程技術(shù)檔案管理的現(xiàn)實(shí)意義。

1　建筑工程技術(shù)檔案傳統(tǒng)管理模式的優(yōu)缺點(diǎn)分析

建筑工程規(guī)模有大有小，對于規(guī)模較小的工程，技術(shù)檔案采用普通管理方法尚可滿足，但對于規(guī)模相對復(fù)雜的工程來說，就必須從多重角度思考管理的模式。當(dāng)前建筑工程技術(shù)檔案的傳統(tǒng)管理模式應(yīng)從技術(shù)維、人文維、管理維、經(jīng)濟(jì)維四個(gè)方向分析，其中技術(shù)維包含信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，人文維包含組織文化、工程檔案管理制度，管理維包含戰(zhàn)略規(guī)劃、組織結(jié)構(gòu)、人力資源管理，經(jīng)濟(jì)維包含市場、產(chǎn)品服務(wù)、資金等資源投入。在進(jìn)入知識(shí)時(shí)代以后，要求建筑工程技術(shù)檔案有所革新，但傳統(tǒng)檔案管理模式，除了部分值得沿襲的有益經(jīng)驗(yàn)，其他諸多老式的管理方法始終掣肘檔案實(shí)現(xiàn)科學(xué)化管理。

2　建筑工程技術(shù)檔案科學(xué)化管理的意義

2.1技術(shù)工作中重要的參考資料

工程技術(shù)檔案是建筑企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)中產(chǎn)生的是生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)的真實(shí)反映。工程施工活動(dòng)中形成的大量真實(shí)記載，包括各單項(xiàng)工程施工、竣工資料、隱蔽工程施工、竣工驗(yàn)收資料、設(shè)計(jì)文件和圖紙、主要技術(shù)檔案以及工程建設(shè)中的來往文件等，都能在檔案中真實(shí)的記錄與反映。

2.2建筑企業(yè)開發(fā)新技術(shù)、新工藝的依據(jù)

在國內(nèi)建筑行業(yè)競爭日漸激烈的時(shí)代背景下，為提高工作效率和工程質(zhì)量、降低工程造價(jià)，建筑企業(yè)都非常重視技術(shù)開發(fā)、技術(shù)革新和方案的優(yōu)化，因此，建筑企業(yè)要在市場上立足并得到良好的發(fā)展，就需要不斷從項(xiàng)目施工中收集各種數(shù)據(jù)和資料，進(jìn)行研究開發(fā)。作為一種信息資源，工程技術(shù)檔案中的內(nèi)容都有可能成為先進(jìn)的施工工藝誕生的前身，合理利用檔案，對建筑企業(yè)新技術(shù)的應(yīng)用，新工藝的開發(fā)有直接影響。

3　建筑工程技術(shù)檔案科學(xué)化管理方法分析

由以上建筑工程技術(shù)檔案傳統(tǒng)管理模式優(yōu)劣勢的分析結(jié)果可以看出技術(shù)檔案科學(xué)化管理勢在必行。本文提出的技術(shù)檔案科學(xué)化管理方法，圍繞項(xiàng)目管理理念，并以技術(shù)檔案管理為基礎(chǔ)，始終不脫離項(xiàng)目管理的“視線”范圍，強(qiáng)調(diào)技術(shù)檔案的保管利用和價(jià)值挖掘。

3.1全過程控制

建筑工程技術(shù)檔案不屬于工程實(shí)施某個(gè)階段的單一任務(wù)，而始終貫穿整個(gè)工程始末。

（1）收集工程進(jìn)行期間形成的設(shè)計(jì)技術(shù)文件，這是確保技術(shù)檔案內(nèi)容齊全與否的關(guān)鍵步驟，在此推薦甘特圖方法，將檔案收集與進(jìn)度管理捆綁在一起，譬如某建筑工程進(jìn)度計(jì)劃是1月～12月，編設(shè)計(jì)任務(wù)書在1 月上旬，選建設(shè)地址在1 月下旬，工程勘察在2 月，組織設(shè)計(jì)在2 月下旬和3 月上旬，年度建設(shè)計(jì)劃在3 月上旬，建設(shè)準(zhǔn)備在3 月下旬，工程施工在4 月至12 月上旬，竣工驗(yàn)收在12 月。按照甘特圖所體現(xiàn)的進(jìn)度管理流程，技術(shù)檔案收集管理可根據(jù)不同階段的工程任務(wù)重點(diǎn)，提出相應(yīng)的收集管理方向和方法。

（2）分類技術(shù)文件。一方面是工程前期的技術(shù)文件，在項(xiàng)目申報(bào)階段，直系是否能夠接攬工程任務(wù)，該階段的技術(shù)文件是項(xiàng)目建議書、批復(fù)文件、申請文件、可行性研究報(bào)告、可行性論證意見、項(xiàng)目評估批復(fù)文件、環(huán)境影響報(bào)告、路線走向請示批復(fù)文件；設(shè)計(jì)階段（方案）的技術(shù)文件是初步（總體）設(shè)計(jì)審批文件、施工圖設(shè)計(jì)審批文件、征地拆遷安置文件、招投標(biāo)文件。另一方面是工程施工、竣工文件的分類，在此列舉某工程作為示范，該工程施工階段，進(jìn)行開工報(bào)告的審批，并詳細(xì)記錄施工質(zhì)量相關(guān)的檢測數(shù)據(jù)，同時(shí)收集材料驗(yàn)收和完工驗(yàn)收報(bào)告，直至工程竣工，同步收集工程質(zhì)量檢測、施工監(jiān)理總結(jié)、竣工圖、工程決算、工程審計(jì)、驗(yàn)收資料和其他會(huì)議文件等。

3.2質(zhì)量控制

關(guān)于檔案管理的法律法規(guī)內(nèi)容很多，但一般都是從宏觀的角度予以規(guī)定。建筑工程技術(shù)檔案在實(shí)際管理過程中，對技術(shù)文件檔案的標(biāo)準(zhǔn)和要求更高，如果沒有針對性的規(guī)范，很難形成奏效的質(zhì)量控制成效。

（1）需求特征分析。有必要在秉承《建筑工程技術(shù)檔案管理規(guī)定》的基礎(chǔ)上，形成相對完整的歸檔系統(tǒng)，具體方法可參考上文。以圖紙歸檔為例，一般按照A4 紙的標(biāo)準(zhǔn)，如果超過A4 紙，要對其進(jìn)行折疊（裁剪），標(biāo)準(zhǔn)是210×297，如需修改，則要嚴(yán)格遵循修改的要求。在此，我們必須提高檔案管理者的服務(wù)意識(shí)，要求其跟蹤服務(wù)技術(shù)檔案形成的整個(gè)流程，直至工程竣工。

（2）反饋制度的完善。反饋信息的收集，也是完善技術(shù)檔案內(nèi)容的關(guān)鍵。具體方法是在技術(shù)檔案利用過程中，重視利用者提出的要求和期望，進(jìn)而作為完善技術(shù)檔案內(nèi)容的依據(jù)。為保證反饋信息能夠全面和及時(shí)傳達(dá)，要同步構(gòu)建信息反饋系統(tǒng)和反饋機(jī)制，核查和核定反饋信息的價(jià)值，從管理學(xué)的角度，實(shí)現(xiàn)檔案信息更高質(zhì)量的管理。

（3）計(jì)劃落實(shí)成效。技術(shù)檔案貫穿整個(gè)工程始末，對應(yīng)各個(gè)階段的工程進(jìn)度。因此，技術(shù)檔案管理計(jì)劃落成成效，可以從階段性施工體現(xiàn)出來。計(jì)劃落實(shí)成效的保證，切實(shí)可行的計(jì)劃是首要前提，計(jì)劃要有預(yù)見性和前瞻性，實(shí)行分段控制，譬如月度計(jì)劃和周計(jì)劃等。如果計(jì)劃落實(shí)效果不佳，要及時(shí)調(diào)整計(jì)劃，找出具體原因，最后做出準(zhǔn)確決策。

4　結(jié)束語

綜上所述，建筑工程技術(shù)檔案的科學(xué)化管理，要收集工程進(jìn)行期間形成的技術(shù)文件和分類技術(shù)文件，從需求特征、反饋制度和計(jì)劃落實(shí)的角度，確保技術(shù)檔案管理的質(zhì)量水平。文章通過研究，基本明確了建筑工程技術(shù)檔案科學(xué)化管理的方法，但考慮到不同工程技術(shù)檔案管理要求和條件的差異性，以上方法在其他工程中需要結(jié)合具體工程情況，予以靈活地參考借鑒。

［1］郭斐，付立維. 淺談建筑工程技術(shù)檔案管理的意義［J］. 科技致富向?qū)В?011，11：356.

［2］李艷紅，劉萬瑞. 建筑工程檔案管理的重要性分析及科學(xué)化管理措施［J］. 門窗，2014，10：150.