計(jì)算機(jī)技術(shù)與辦公室自動化工作探析

王尉麗

哈密公路管理局

計(jì)算機(jī)技術(shù)與辦公室自動化工作探析

王尉麗

哈密公路管理局

計(jì)算機(jī)技術(shù)已經(jīng)成為辦公自動化的重要組成部分，大數(shù)據(jù)的產(chǎn)生和發(fā)展對辦公自動化提出了新的挑戰(zhàn)，本文對辦公自動化的設(shè)計(jì)和建設(shè)做了詳細(xì)的介紹，并就如何加強(qiáng)辦公自動化與計(jì)算機(jī)的有效結(jié)合提供了建議，以提高辦公效率。

辦公室自動化；計(jì)算機(jī)技術(shù)；大數(shù)據(jù)

引言

辦公自動化是人們對各種工作活動，借用計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和通信技術(shù)，從而實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)處理系統(tǒng)的管理目標(biāo)，辦公自動化是利用現(xiàn)代技術(shù)提高工作效率和工作質(zhì)量，盡量減少各種錯(cuò)誤的產(chǎn)生和擴(kuò)散，縮短辦公時(shí)間。以科學(xué)的管理理念和方法與計(jì)算機(jī)，幫助信息數(shù)據(jù)庫、知識庫、輔助決策系統(tǒng)的支持來幫助人們判斷和做出正確的決策，從而提高生產(chǎn)力和生產(chǎn)效率。辦公自動化系統(tǒng)主要由六部分組成，組織，辦公空間，辦公人員，對知識、信息和辦公活動構(gòu)成一個(gè)有機(jī)的整體辦公，整個(gè)數(shù)據(jù)大量產(chǎn)生有用的數(shù)據(jù)。因此，深入發(fā)展和進(jìn)一步拓展辦公自動化專業(yè)的意義，將辦公自動化與計(jì)算機(jī)技術(shù)的延伸和發(fā)展跟上時(shí)代的步伐，充分利用科技帶來的優(yōu)勢，大大提高辦公效率和質(zhì)量。

1 辦公自動化概念

我們的專家在全國第一次全國辦公自動化規(guī)劃討論會上，提出了辦公自動化的定義，先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，使辦公室的業(yè)務(wù)活動的一部分物化的人在現(xiàn)代辦公設(shè)備外，由技術(shù)和設(shè)備構(gòu)成服務(wù)的一個(gè)做的公共業(yè)務(wù)目的的人機(jī)信息處理系統(tǒng)“。如今，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，辦公自動化系統(tǒng)也出現(xiàn)了許多新的特點(diǎn)：

1.1 集成化：人越來越少，與技術(shù)的載體更緊密地融合在一起。人機(jī)系統(tǒng)是辦公自動化的核心。這需要一個(gè)人類和計(jì)算機(jī)技術(shù)的結(jié)合。

1.2 智能化：可以完成一些簡單的機(jī)器學(xué)習(xí)的智能化勞動。計(jì)算機(jī)所作出的決定沒有任何主觀因素，它是基于數(shù)據(jù)的邏輯。更多的目的。

1.3 綜合技術(shù)應(yīng)用、視頻、數(shù)據(jù)傳輸和通信軟件于一體，易于實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程辦公，大大節(jié)約了辦公成本，是提高辦公室的自由度，實(shí)現(xiàn)隨時(shí)隨地辦公的地方。

2 辦公自動化系統(tǒng)設(shè)計(jì)

c/s架構(gòu)系統(tǒng)，通過客戶端和服務(wù)器來處理不同的任務(wù)，使用數(shù)據(jù)來完成數(shù)據(jù)的使用，更新，保存。是比較簡單的辦公系統(tǒng)，應(yīng)用廣泛。這種技術(shù)的優(yōu)點(diǎn)是和數(shù)據(jù)庫可以實(shí)現(xiàn)快速的交互，可以充分發(fā)揮客戶端的處理能力，大量的工作可以在客戶端處理之前提交給服務(wù)器，相應(yīng)的優(yōu)點(diǎn)是客戶端響應(yīng)應(yīng)該是快的?？梢詫?shí)現(xiàn)分布式數(shù)據(jù)處理，降低服務(wù)器的壓力，充分利用網(wǎng)絡(luò)資源，實(shí)現(xiàn)對遠(yuǎn)程數(shù)據(jù)庫的透明訪問。缺點(diǎn)是明顯的，安裝工作量大，任何一個(gè)電腦的問題，或者系統(tǒng)軟件升級，都需要重新安裝和維護(hù)，成本更高。只適用于局域網(wǎng)，系統(tǒng)的可擴(kuò)展性差，一個(gè)新的功能要求可能重新設(shè)計(jì)整個(gè)系統(tǒng)，缺乏一個(gè)統(tǒng)一的框架，所以這兩個(gè)開發(fā)和利用的數(shù)據(jù)資源也很困難。B的系統(tǒng)架構(gòu)。這是以Web技術(shù)為核心的新的系統(tǒng)模型，一個(gè)數(shù)據(jù)服務(wù)器和多個(gè)應(yīng)用服務(wù)器之間實(shí)現(xiàn)通信，形成了一個(gè)三層系統(tǒng)的客戶服務(wù)，開發(fā)和使用的低成本和高靈活性。適合多類型數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)管理、內(nèi)部、外部、不同業(yè)務(wù)部門之間的信息暢通，打破了信息共享的障礙，具有使用簡單、通信標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)上，打開一個(gè)巨大的優(yōu)勢，劣勢也明顯，網(wǎng)絡(luò)依賴帶來的巨大風(fēng)險(xiǎn)，信息安全、黑客攻擊可能帶來的辦公系統(tǒng)。

可以看出，計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展帶來了辦公自動化、虛擬化、云計(jì)算等各個(gè)領(lǐng)域的創(chuàng)新，這些技術(shù)對這些技術(shù)產(chǎn)生重大影響，辦公自動化應(yīng)主動學(xué)習(xí)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)更高效的處理能力。根據(jù)實(shí)際情況，公司可以開發(fā)不同的自動化辦公系統(tǒng)。

3 辦公自動化系統(tǒng)功能建設(shè)

3.1 信息管理。對辦公系統(tǒng)的要求可以合理進(jìn)行海量數(shù)據(jù)的采集和文檔的安全存儲、業(yè)務(wù)分類、檢索和刪除，提出了辦公自動化系統(tǒng)，提出了以下要求：一、快速、快速地訪問人員文件、圖片、等材料；二是要進(jìn)行全面的數(shù)據(jù)安全。備份，避免意外數(shù)據(jù)丟失造成不可修復(fù)，防火墻防止了一定程度的黑客攻擊，防止身份不明的用戶訪問系統(tǒng)，從數(shù)據(jù)保存到刪除不丟失，系統(tǒng)自檢和手工審查相互交互；第三，覆蓋范圍廣，系統(tǒng)數(shù)據(jù)可以向所有人員開放，不同的系統(tǒng)主機(jī)也可以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)通信，可以設(shè)置信息的開發(fā)水平，流出的保密信息，全功能人臉，一個(gè)完整的系統(tǒng)信息管理模塊，有文件管理，郵件管理，郵件管理，表格管理，文件管理和人員管理。人事管理是尤為重要的，包括工資、考勤、權(quán)限、制度安排和職能的任命和重要決策的悲哀。

3.2 信息傳輸。在完成信息系統(tǒng)后，我們需要向各部門和員工傳達(dá)信息，在信息傳輸?shù)倪^程中，較小的辦公系統(tǒng) 可以采用局域網(wǎng)傳輸，局域網(wǎng)設(shè)置更簡單，局域網(wǎng)的數(shù)據(jù)傳輸速度更快，而大的辦公系統(tǒng)需要借助網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器來傳輸數(shù)據(jù)，云服務(wù)器和應(yīng)用云存儲技術(shù)可以解決信息傳輸?shù)陌踩院涂焖傩裕S護(hù)云服務(wù)器不需要企業(yè)承擔(dān)，也有很多第三方云服務(wù)提供商。

3.3 智能決策。計(jì)算機(jī)技術(shù)可以根據(jù)一定的規(guī)則處理信息，從而節(jié)省了大量的人力成本的嘲笑，對于企業(yè)的管理、過程管理，計(jì)算機(jī)是一個(gè)巨大的幫助，可以幫助員工大量的數(shù)據(jù)進(jìn)行分析和組織，為了做出最佳的決策，可以看到計(jì)算機(jī)智能決策在辦公系統(tǒng)開發(fā)中是非常廣泛的。機(jī)器學(xué)習(xí)也促進(jìn)了智能決策的發(fā)展。辦公自動化要求的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)不僅要在相應(yīng)的考慮和處理，并幫助辦公室工作人員進(jìn)行一些簡單的處理，計(jì)算機(jī)應(yīng)該是專業(yè)管理人員的工作得到了改進(jìn)，提高了工作效率和處理事務(wù)，可以使管理人員快速準(zhǔn)確地進(jìn)行事務(wù)判斷，提高決策的準(zhǔn)確性，計(jì)算機(jī)的判斷和決策有助于提高生產(chǎn)效率。

3.4 人與計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的相互作用與合作。辦公系統(tǒng)是人們最重要的組成部分，提高了員工的素質(zhì)，使他們熟練的使用各種聯(lián)系，并不是所有的東西都能使計(jì)算機(jī)處理。要培養(yǎng)員工正確使用制度，人的智慧比電腦更高，提高能力，更好地利用個(gè)人系統(tǒng)做出正確的決策。辦公自動化系統(tǒng)是一個(gè)人機(jī)系統(tǒng)工程，是人的主要因素。技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用應(yīng)該是根本性的，現(xiàn)代的員工除了具備一定的政治素質(zhì)、業(yè)務(wù)水平和寫作能力，還叫學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)技術(shù)，如數(shù)據(jù)庫的基本操作，使用軟件，一般應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)該有一個(gè)普遍的認(rèn)識，這就需要企業(yè)和事業(yè)單位的員工崗位進(jìn)行必要的培訓(xùn)。

4 處理計(jì)算機(jī)技術(shù)在辦公自動化過程中的應(yīng)用

計(jì)算機(jī)技術(shù)的飛速發(fā)展，計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力的提高，對各行各業(yè)的從業(yè)者提出了更高的要求，這就要求我們要不斷完善自己，適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，主要從以下幾個(gè)方面：

4.1 加強(qiáng)和承諾對辦公自動化和計(jì)算機(jī)技術(shù)：辦公自動化具有一定的滯后性，許多新產(chǎn)品還沒有進(jìn)入辦公室，我們的企業(yè)要注意投資辦公自動化的硬件和軟件；從宏觀的角度來看，這將大大提高整個(gè)集團(tuán)的工作效率，將帶來豐富的報(bào)告，沒有硬件支持，辦公自動化不能完全使用“?！?/p>

4.2 硬件和軟件的合理選擇，從實(shí)際工作的角度來看，我們應(yīng)該選擇軟件和硬件，國外的軟件比國內(nèi)的性能好，但價(jià)格往往很貴。應(yīng)用環(huán)境的差異會降低軟件的使用效率，因此在選擇軟件和硬件的應(yīng)用環(huán)境的綜合考慮國內(nèi)計(jì)算機(jī)技術(shù)和工作的具體要求的情況下，掌握各方面的優(yōu)點(diǎn)的情況下，不斷完善的辦公室，充分利用硬件和軟件。

4.3 加強(qiáng)與高校的合作，專業(yè)化培訓(xùn)課程，細(xì)致了解行業(yè)和工作的具體要求，有一定的針對性。這種合作可以使行業(yè)在辦公自動化向前邁進(jìn)了一大步。良好的培訓(xùn)可以提高軟件的操作水平。由于，計(jì)算機(jī)技術(shù)人員掌握的軟件，有必要加強(qiáng)對他們的培訓(xùn)，以確保系統(tǒng)內(nèi)的企業(yè)和機(jī)構(gòu)是安全的，足夠的物理環(huán)境，能夠處理計(jì)算機(jī)病毒的預(yù)防和殺死一些日常操作的小問題可以解決。

4.4 保持新技術(shù)的敏感性和可接受性，比如云平臺的辦公應(yīng)用不是很廣泛，中小企業(yè)可以大膽使用這種新技術(shù)，帶來的低價(jià)可能超乎想象，云平臺對個(gè)人電腦的性能需求不大，這將有助于小微企業(yè)的發(fā)展。同時(shí)，辦公室工作人員必須經(jīng)常注意新技術(shù)，不拒絕新技術(shù)；同時(shí)帶來了大量的學(xué)習(xí)成本，但對于企業(yè)和單位而言，長期效益是不容忽視的。

5 結(jié)語

經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展促進(jìn)了辦公自動化的發(fā)展，辦公室人員是系統(tǒng)的重要組成部分，保持新的計(jì)算機(jī)技術(shù)的敏感性和可接受性。大數(shù)據(jù)時(shí)代使得辦公自動化提出了越來越高的要求，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)，企事業(yè)單位和機(jī)關(guān)工作人員有責(zé)任共同努力，促進(jìn)辦公自動化、智能化，提高辦公效率。

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