做好事業(yè)單位檔案保密工作的研究與探討

王艷平

山東省淄博市勞動(dòng)就業(yè)辦公室

做好事業(yè)單位檔案保密工作的研究與探討

王艷平

山東省淄博市勞動(dòng)就業(yè)辦公室

檔案管理是一項(xiàng)資源和信息的整合工作，它在整個(gè)部門(mén)或者整個(gè)單位有著非常重要的地位，同時(shí)也是不可或缺的信息資源，對(duì)于人員的選拔、晉升等提供了信息依據(jù)，是個(gè)人成長(zhǎng)歷程的見(jiàn)證。如果檔案信息流失，就會(huì)對(duì)單位造成不可彌補(bǔ)的損失。所以做好檔案信息保密工作在事業(yè)單位內(nèi)顯得尤為重要。本文主要分析了現(xiàn)階段檔案工作存在的問(wèn)題，以及對(duì)如何加強(qiáng)事業(yè)單位的檔案信息保密工作提出了幾點(diǎn)建議。

事業(yè)單位；保密；建議

1、引言

檔案管理是一項(xiàng)資源和信息的整合工作，是對(duì)過(guò)去發(fā)生的行為、信息進(jìn)行記錄和保存的一項(xiàng)活動(dòng)，具有一定的保存和參考價(jià)值。隨著社會(huì)信息化的建設(shè)和發(fā)展，各行各業(yè)的檔案管理工作發(fā)生了些許的變化，但是它的重要性沒(méi)有變。在事業(yè)單位中檔案具有非常重要的地位，它是整個(gè)單位的“心臟”，所有的檔案都是對(duì)工作期間發(fā)生情況的真實(shí)反映，具有參考、查詢的價(jià)值，它是開(kāi)展管理工作的理論基礎(chǔ)。隨著事業(yè)單位內(nèi)部的工作體制和管理模式不斷的改革，檔案管理工作迎來(lái)了數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化，但是還有許多問(wèn)題逐漸呈現(xiàn)出來(lái)，比如檔案的流失、信息被盜等風(fēng)險(xiǎn)，所以如何改變?cè)械墓芾砟Ｊ?，加?qiáng)檔案管理成為了各事業(yè)單位面臨的一大難題。

2、事業(yè)單位檔案管理工作出現(xiàn)的問(wèn)題

2.1檔案保密意識(shí)淡薄

目前，大多數(shù)事業(yè)單位對(duì)于檔案信息保密工作不太重視，缺乏科學(xué)的管理理念和方法。它們認(rèn)為檔案工作只是很簡(jiǎn)單的一類(lèi)管理工作，不需要耗費(fèi)大量的人力和物力，更加不用設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案管理崗位，只需要要機(jī)關(guān)內(nèi)部的人員去做就可以，必須的時(shí)候可以采用兼職人員。只要在需要的時(shí)候可以查詢到個(gè)人資料就可以了。從而忽視了檔案保密工作的重要性，加之投入的資金比較少，導(dǎo)致了他們對(duì)檔案保密工作缺乏足夠的認(rèn)識(shí)。

2.2人員素質(zhì)面臨挑戰(zhàn)

正所謂“工欲善其事，必先利其器”。要想做好檔案的保密工作，就必須要有充分的準(zhǔn)備，配備專(zhuān)業(yè)的人員。但是現(xiàn)在很多的事業(yè)單位缺乏專(zhuān)門(mén)的檔案管理人員，專(zhuān)業(yè)素質(zhì)普遍不高，檔案管理工作都是由一些內(nèi)部人員代為管理的，設(shè)專(zhuān)職人員的單位很少。加之檔案部門(mén)在他們眼中就是一個(gè)“冷部門(mén)”，通過(guò)勤懇的工作很難升職，自我價(jià)值得不到提升，難免會(huì)失望，從而能產(chǎn)生消極的情緒，工作中也會(huì)缺乏積極性和主動(dòng)性。還有就是檔案人員缺乏培訓(xùn)，檔案管理部門(mén)經(jīng)費(fèi)向來(lái)緊缺，得不到領(lǐng)導(dǎo)的重視。加上工作比較很定和安逸，使許多工作人員在心理上產(chǎn)生了一種惰性，失去了學(xué)習(xí)的動(dòng)力，致使他們的知識(shí)結(jié)構(gòu)還停留在傳統(tǒng)的管理模式上，導(dǎo)致保密工作出現(xiàn)漏洞。

2.3檔案信息安全意識(shí)淡薄

檔案管理工作最重要的一個(gè)環(huán)節(jié)就是要注重信息安全。尤其是在現(xiàn)在信息化的社會(huì)，更加要加強(qiáng)安全意識(shí)，采取措施進(jìn)行信息安全防范，避免信息泄露影響事業(yè)單位的發(fā)展。雖然目前來(lái)說(shuō)，各單位信息化建設(shè)狀況良好，人員素質(zhì)提高，但是還存在少數(shù)的管理人員安全意識(shí)淡薄現(xiàn)象，沒(méi)有網(wǎng)絡(luò)安全意識(shí)，認(rèn)為不需要特意的去加強(qiáng)信息維護(hù)的工作，這種思想不利于檔案管理工作正常的開(kāi)展。

2.4缺乏檔案保密工作制度

目前很多事業(yè)單位缺乏完整的檔案保密工作制度，這主要是由企業(yè)的性質(zhì)而決定的。因?yàn)榇蠖鄶?shù)事業(yè)單位出于壟斷狀態(tài)，他們認(rèn)為檔案保密工作可有可無(wú)，殊不知無(wú)論何種檔案都必須要進(jìn)行保密，缺乏一種企業(yè)責(zé)任，同時(shí)也缺乏對(duì)員工負(fù)責(zé)任的態(tài)度。加之領(lǐng)導(dǎo)層的不重視，使制度落實(shí)變成了空談，給檔案保密工作帶來(lái)了極大的挑戰(zhàn)。

3、加強(qiáng)檔案保密工作的措施

3.1提高領(lǐng)導(dǎo)層的重視

一項(xiàng)工作能否順利開(kāi)展與領(lǐng)導(dǎo)層的重視程度密切相關(guān)。因此，事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該更加重視檔案保密工作，給予財(cái)政、人力、技術(shù)支持。只有領(lǐng)導(dǎo)層和管理層真正的重視，檔案保密工作才可以順利的開(kāi)展下去。

3.2健全檔案管理制度

檔案是員工真實(shí)信息的主要來(lái)源。關(guān)乎員工的個(gè)人前程，目前我國(guó)事業(yè)單位檔案管理還存在著很多的弊端，比如檔案遺失、篡改等問(wèn)題，這就要求我們?nèi)ネ晟莆覀兊臋n案管理制度，進(jìn)行統(tǒng)一的管理。嚴(yán)格把關(guān)材料的歸檔、保管、傳遞，并制定明確的原則和基本的程序和注意事項(xiàng)。

3.3加強(qiáng)人員隊(duì)伍建設(shè)

目前我國(guó)的檔案管理人員大都是兼職人員，缺乏相應(yīng)的管理知識(shí)。所以我們必須要培養(yǎng)專(zhuān)業(yè)高效的技術(shù)人才，提高檔案人員的工作素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)，及時(shí)的更新傳統(tǒng)的觀念，進(jìn)行系統(tǒng)的學(xué)習(xí)和業(yè)務(wù)培訓(xùn)，掌握信息化管理技能，不斷完善自己的知識(shí)儲(chǔ)備，學(xué)習(xí)檔案信息保密工作的應(yīng)對(duì)辦法，將材料的歸檔、保存、傳遞等工作做到萬(wàn)無(wú)一失，實(shí)行高效、專(zhuān)業(yè)化的管理。

3.4提高管理員的安全意識(shí)

在檔案管理信息化建設(shè)的過(guò)程中，要注意信息的安全問(wèn)題，對(duì)網(wǎng)絡(luò)要進(jìn)行實(shí)時(shí)的監(jiān)控和管理，采取措施防止網(wǎng)絡(luò)黑客的攻擊，了解網(wǎng)絡(luò)病毒，掌握殺毒技術(shù)，做好信息的備份，最大限度的降低網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險(xiǎn)。

3.5落實(shí)保密工作制度

保密工作并不是靠領(lǐng)導(dǎo)上嘴皮子上說(shuō)說(shuō)就可以辦到的，事業(yè)單位必須要將保密工作落實(shí)到實(shí)處，對(duì)單位現(xiàn)存的保密制度進(jìn)行深入的剖析和了解，找到制度中存在的問(wèn)題，制定相應(yīng)的措施，并將制度制定成小冊(cè)子，下發(fā)到單位每個(gè)工作人員手上，在員工的培訓(xùn)會(huì)上也要提及保密工作的重要性。此外，還要制定嚴(yán)格的獎(jiǎng)懲制度，一旦發(fā)現(xiàn)存在信息泄露事件時(shí)，就要立刻懲處。最后還要加強(qiáng)檔案的審查和管理工作，對(duì)重要的檔案文件要制定嚴(yán)格的保密制度和保密事件。

4、結(jié)語(yǔ)

總而言之，要想加強(qiáng)事業(yè)單位檔案保密工作，就必須提高領(lǐng)導(dǎo)層和管理層的充分重視，健全檔案管理制度和落實(shí)保密工作制度，改變檔案管理員知識(shí)結(jié)構(gòu)，加強(qiáng)檔案保密工作的意識(shí)，建立一套完整的管理體系，加強(qiáng)信息化管理。這樣才可以在大數(shù)據(jù)時(shí)代的背景下加強(qiáng)事業(yè)單位檔案信息保密工作，防止信息資源的流失。

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王艷平（1967.08-）；性別：女，籍貫：山東省日照人，學(xué)歷：本科，畢業(yè)于山東省委黨校；現(xiàn)有職稱(chēng)：中級(jí)館員；研究方向：檔案管理。