探究當前形勢下的人事檔案管理

何 英

黑龍江省八五〇農場勞資科

探究當前形勢下的人事檔案管理

何 英

黑龍江省八五〇農場勞資科

隨著經濟的發(fā)展，經濟環(huán)境的變化，我國戶籍制度改革從未停止過。與之相關的人事檔案管理工作也需要與時俱進。面對新的環(huán)境，應積極推進人事檔案管理的社會化、建立檔案管理平臺、改革人事檔案管理制度以確保人事檔案的安全性和可利用性為首要任務。

人事檔案；管理；人事檔案信息；信息化

隨著我國市場經濟的不斷深入發(fā)展，流動人員的大量增加和人事檔案管理人員素質不高，傳統(tǒng)的人事檔案管理工作中出現(xiàn)了一些問題同時，在當前的信息化時代，對人事檔案信息的開發(fā)利用程度也不夠，種種現(xiàn)象說明，當前的人事檔案管理已經跟不上時代的要求，迫切需要與時俱進，進行創(chuàng)新與變革，實現(xiàn)人事檔案管理的現(xiàn)代化。

1、始終制約我國人事檔案工作發(fā)展的問題

1.1人事檔案內容缺乏實用性和真實性，管理分散多頭

首先涉及收集工作。有些基層單位檔案意識淡薄，檔案材料收集不齊，不能做到及時補充新材料，導致部分檔案材料內容的不完整，不能跟上個人經歷的變化，給工作帶來諸多不便，而且傳統(tǒng)的人事檔案采集越來越不適應形勢的發(fā)展，現(xiàn)存的檔案內存放的還是十幾年不變的內容，千人一面，根本無法反映具體一個人到底有什么樣的能力，素質如何以及綜合信用等情況，而這些恰是用人單位最需要了解的；其次，是鑒定工作的問題。由于目前不少單位的人事檔案掛靠勞動人事部門管理，大都沒有專職人員分管人事檔案工作，人事檔案長期無人整理，沒有經過嚴格鑒定，材料是否真實無人監(jiān)督，造成人事檔案中假貨泛濫成災，根本做不到歸檔齊全完整、鑒別認真、分類準確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊的要求，嚴重存在零亂無序和丟失部分檔案內容的問題；另外，近幾年造假的現(xiàn)象嚴重影響了人事檔案的真實性和嚴肅性，給組織人事工作帶來了很多麻煩。

1.2人事檔案信息資源開發(fā)利用程度低，未能發(fā)揮應有作用

人事檔案信息資源的開發(fā)利用仍然是滯后的、被動的。歷來人事檔案工作就被認為是保密性很強的工作，人事檔案作為國家檔案的重要組成部分，是黨和國家的機密，這給人事檔案披上了神秘的面紗，還有就是現(xiàn)單位人事檔案利用工作大多是被動服務，只是等待領導及有關人員來查閱，缺乏主動精神，而且利用材料主要是黨團材料，落實材料和工資調資方面的，真正用于人才選拔，培養(yǎng)開發(fā)及預算等方面的較少，沒有發(fā)揮人事檔案應有的作用。另外，人事檔案檢索工具單一，查找方式落后，案卷質量不高，嚴重限制了其信息服務和交流作用的發(fā)揮，相對于歷史檔案、文書檔案的宣傳活動較少，使人事檔案信息資源開發(fā)利用的廣度和深度受到極大的制約。

2、今后我國人事檔案管理的發(fā)展方向

2.1實現(xiàn)我國人事檔案管理的社會化

隨著社會經濟的發(fā)展，社會勞動保障體系逐步形成，人事檔案管理工作的范圍逐漸擴大，改革管理體制，使單一管理體制向多種管理體制轉變，在我國人事檔案社會化管理的過程中，應始終堅持集中統(tǒng)一和分級負責的管理體制?？h級機構的人事檔案可以由該縣檔案館統(tǒng)一管理，不必分散在縣直各機關，這樣既可以節(jié)省人力物力，又可以防止互相推誘現(xiàn)象的發(fā)生。隨著我國社會主義市場經濟體制的逐步建立，各單位用人制度的改革隨之深入，而且社會流動人口越來越多，人員調動越來越頻繁，過去由用人單位管理人事檔案的辦法便不能繼續(xù)滿足現(xiàn)實需要建立全國行業(yè)聯(lián)網(wǎng)（Intranet）的人事檔案社會化管理機構。

人事檔案社會化管理機構的設立是建立人事檔案社會化開放式管理模式的重要組成部分，不僅有助于推動各個單位人事改革，推動聘用制，而且十分適合目前流動人員大幅度增加的現(xiàn)狀，人事檔案社會化管理機構除了傳統(tǒng)的人事檔案管理部應承擔的職責外，還肩負著新的職責。

2.2進行人事檔案的現(xiàn)代化建設

當前社會是一個效率型社會，也是一個節(jié)約型社會，人事檔案管理作為社會主義建設事業(yè)的重要組成部分，其管理的目標和層次也要達到效率型和節(jié)約型，這就要求人事檔案管理成本的最小化和人事檔案管理水平質量的最優(yōu)化，必須通過現(xiàn)代化的科技支撐和管理思維來實現(xiàn)這一目標。實現(xiàn)人事檔案管理的現(xiàn)代化是人事檔案服務于人事工作和人事制度改革和發(fā)展的需要。

人事檔案現(xiàn)代化管理的模式，必然需要面對檔案異地集中后數(shù)量大，材料來源散，內容更新快，利用范圍廣，查詢頻率高，傳輸距離遠等情況。對組織系統(tǒng)信息化工作，中央組織部明確提出了建設三網(wǎng)三庫一平臺的目標要求。就目前而言，解決上述問題的有效途徑就是最大限度地使傳統(tǒng)的人事檔案手工管理向數(shù)字化、多媒體化、網(wǎng)絡化等現(xiàn)代化模式轉變。計算機、多媒體及網(wǎng)絡技術以其存儲數(shù)量大，占用面積小，檢索速度快，交互式傳輸、異地查閱、資源共享等優(yōu)勢當仁不讓地成為實現(xiàn)人事檔案社會化管理的現(xiàn)代化手段。

2.3強化我國人事檔案的內容改革

我國的人事檔案管理工作是在戰(zhàn)爭時期人事檔案管理的基礎上建立和發(fā)展起來的，所以人事檔案的作用在很大程度上表現(xiàn)為管理人和控制人。在每份檔案的語言表述上，也存在格式化和公式化的問題，空洞無物，千人一面，這樣的人事檔案只能片面地反映一個人的歷史面貌，無法全面完整地將個人的特點和才能表現(xiàn)出來，在當今競爭愈加激烈的社會中，這樣的檔案內容明顯不符合時代潮流，現(xiàn)實性差，無法在人事工作中發(fā)揮重大作用。

2.4加強人事檔案的信息服務功能

信息化是當今世界經濟和社會發(fā)展的大趨勢，受網(wǎng)絡信息技術的影響，人事檔案利用信息的要求提高，因此，加快檔案信息化建設成了創(chuàng)新企業(yè)檔案工作的重要內容。展望未來人事檔案管理工作的景象，將看不到包羅萬象的檔案袋，代之以各種編碼、數(shù)據(jù)庫等電腦數(shù)據(jù)資料。用人單位如果需要養(yǎng)老保險、醫(yī)療保險、失業(yè)保險等方面內容，或各種考試機構提供的資格證書和考試資料等，都可憑一定手續(xù)被授權上網(wǎng)查找，這樣得到的信息既準確，又快捷，這種靈活方便的新辦法更適應新形勢，是未來不可阻擋的潮流。更多的構想還需要進一步探索，如可以嘗試IC卡形式，用IC卡儲存?zhèn)€人的基本資料，由個人持有，但數(shù)據(jù)庫中的修改權限只有人事部擁有。

［1］丘軍江，林蔚.檔案管理信息平臺的深化與應用［J］.中國電力教育，2011（27）.

［2］何孟原.檔案開放管理工作管窺［J］.蘭臺世界，2006（20）.