探究強化文書檔案管理的措施

鐘 濤

中國電波傳播研究所

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探究強化文書檔案管理的措施

鐘 濤

中國電波傳播研究所

摘 要：檔案是由文件轉(zhuǎn)化而來的，文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿。檔案是單位各項工作的真實記錄，是各項事業(yè)持續(xù)發(fā)展的重要依據(jù)，既能指導現(xiàn)實工作又能為查考歷史提供重要的憑據(jù)。如何做好文書和檔案檔案管理人員的歷史責任。

關(guān)鍵詞：文書檔案；檔案管理

文書檔案的管理是當前我國檔案管理面臨的主要問題，傳統(tǒng)的文章檔案已經(jīng)不能適應(yīng)檔案的發(fā)展，因此加強文書檔案管理勢在必行。

一、傳統(tǒng)文書檔案管理的現(xiàn)狀

1.傳統(tǒng)文書檔案管理的缺陷

第一，借閱文檔必須要到親自到檔案室，檔案的實效性差。借閱紙質(zhì)文檔必須要親自到檔案室現(xiàn)場，查閱文件既耗時間又耗人力，如果工作在異地，查閱其檔案來更是困難。有的重要文檔數(shù)量也十分有限，借閱時還需排隊等候，大大的降低了文檔使用的實效性。

第二，管理復雜。每次借閱文檔都需要登記，另外，檔案資料來自不同的部門和不同的方向，因此集中起來后還必須要指派專人進行分類處理﹑存放﹑審查以及編目。借閱和歸還都要辦理很復雜的手續(xù)。

第三，文檔易損。由于傳統(tǒng)的文檔大部分都是紙質(zhì)的，有很多珍貴的檔案資料都年代久遠。在借閱和管理文檔的過程，不可避免的要經(jīng)常翻閱和移動，這樣就很容易使文檔遭到破損，不利于文書檔案的妥善保管。

2.文書檔案管理信息化的優(yōu)勢

第一，提高使用文檔的閱讀率。實施文書檔案的信息化管理在線顯示文檔的存儲狀態(tài)，這樣使用者在查閱文檔時就可以直接在網(wǎng)上查閱，解決了排隊等候借閱的問題。如需借閱紙質(zhì)文檔，也可以提前從網(wǎng)上查看檔案是否已被借走，何時可以歸還，這樣借閱起來更加方便，大大提高文書檔案的閱讀率。

第二，提高查詢速度。實施文書檔案信息化管理，能有效的提高檔案的查詢速度。在查詢信息資料時，用戶只需要檢索欄中輸入關(guān)鍵詞就可以查看到所需的資料，而無需親自到檔案部門去索取。

第三，確保了文檔的保密性。實現(xiàn)文書檔案的信息化管理可以設(shè)置保密權(quán)限，劃分文件保密等級，如果使用者只需某卷文檔中的其中一份，信息化管理能夠精確的查詢到所需的單件文件，而傳統(tǒng)的檔案管理是提供整份，不利于文檔的保密性。

第四，提高了管理效率。實施信息化管理避免了借閱歸還時一系列復雜的手續(xù)，使工作人員的勞動強度降低了很多。提高了文書檔案的管理水平。

二、實施文檔管理現(xiàn)代化是加強文檔管理工作的必由之路

隨著改革的深入發(fā)展，文檔管理面臨著許多亟待解決的問題，諸如文件和檔案數(shù)量越來越多，給保管和提供利用帶來困難。管理方法手段的落后直接影響了文件和檔案質(zhì)量等，只有實現(xiàn)文檔管理現(xiàn)代化，才能有效地加以解決。

1.掌握現(xiàn)代化管理技能，提高綜合素質(zhì)

電子計算機技術(shù)在文檔管理中的運用，使文件的形成﹑運行﹑積累﹑轉(zhuǎn)換等各個環(huán)節(jié)與自動化辦公相銜接，系統(tǒng)地完成文件的起草﹑修改﹑刪減﹑檢索﹑打印﹑登記﹑統(tǒng)計等工作，這種現(xiàn)代化管理技術(shù)，迫切需要文檔管理工作者去掌握和運用。文檔管理數(shù)字化﹑信息化是信息社會對文檔工作的必然要求，也是文檔工作者的努力方向。所以，文檔管理人員要結(jié)合本崗位工作，邊學習邊操作，在提高業(yè)務(wù)素質(zhì)的同時，特別要注重計算機知識﹑信息技術(shù)的學習，努力使自己成為綜合型文檔管理人才。

2.利用現(xiàn)代化技術(shù)整理檔案

紙質(zhì)檔案的整理工作繁瑣，勞動強度大。而利用計算機整理文件，則可以收到事半功倍的效果。在人工立卷時，立卷人根據(jù)自己的理解對文件進行分類，雖然都按照統(tǒng)一的標準，但因每個人的理解同，對同一個文件的分類不盡相同，就不可避免地產(chǎn)生分類不準確的，影響案卷的質(zhì)量，給今后的利用工作帶來不便。而按照新的《歸檔文件整理規(guī)則》，不需要擬定案卷標題，以件為單位，不僅省時省力，而且利用計算機檢索達到方便快捷，既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響，又可發(fā)揮計算機管理優(yōu)勢，提高了工作效率。真正達到了簡化整理﹑深化檢索的目的。

三、加強在職教育，提高文書檔案管理人員的整體素質(zhì)

文書和檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力直接影響檔案管理工作的質(zhì)量，為了使檔案工作人員能夠適應(yīng)工作的需要，要充分發(fā)揮檔案工作工作人員的積極性﹑主動性和例行性，努力提高文檔人中販知識水平和管理能力。

進一步提高文檔管理人員對文檔工作的認識。增強管理意識。文檔管理是一項專業(yè)性很強的工作，它要求管理人員既要有高度的工作責任感﹑良好的職業(yè)道德﹑求真務(wù)實的工作態(tài)度﹑樂于奉獻的工作精神，又要有扎實的專業(yè)理論知識﹑科技知識，尤其是運用現(xiàn)代化科技手段和先進的管理方法管理文檔的基本技能。因此，文檔管理工作人員只有具備扎實的專業(yè)知識，開拓視野﹑優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)﹑提高綜合素質(zhì)，才能做好新時期的文檔管理工作。一是通過各種形式宣傳《檔案法》﹑《檔案人員職業(yè)道德》﹑《文書學》和國家有關(guān)文檔工作規(guī)定，使文檔案管理人員充分認識到搞好文檔管理工作是自己應(yīng)盡的法律責任和義務(wù)；二是把文件材料的形成﹑積累﹑歸檔﹑收集﹑整理﹑鑒定﹑統(tǒng)計和開發(fā)利用作為檔案人員的職責范圍，建立一個文檔管理組織的領(lǐng)導體系，加強對文檔工作的領(lǐng)導﹑檢查和考核，不斷提高文檔管理工作水平。

加強制度建設(shè)，建立長效培訓機制。首先，要建立健全在職教育的長效管理制度，如省檔案局及地市檔案局舉辦的各類專業(yè)培訓班；其次，要建立在職教育的約束和激勵機制。約束和激勵機制可以保全文檔管理工作人員產(chǎn)生緊迫感和危機感，積極主動地參加在職教育，努力更新知識，提高業(yè)務(wù)能力和水平。比如，將在職教育與文書檔案人員專業(yè)技術(shù)職稱評定掛鉤，對不參加檔案專業(yè)知識培訓的聘資格，激勵礦床澆花奧地利增強參加在職教育的主動性和積極性。

明確在職教育的原則，選擇課程內(nèi)容。相對于正規(guī)學校教育而言，在職教育具有更直接的目的性﹑現(xiàn)實性和時效性。在職教育應(yīng)從實際出發(fā)，按崗位﹑分層次﹑多渠道﹑多形式地進行。堅持“學用結(jié)合﹑按需施教﹑注重實效”的方針，切實遵守學有所用﹑用有所長的原則。第一，學習文檔專業(yè)知識。為文檔專業(yè)人員提供系統(tǒng)學習文檔專業(yè)知識的新理論﹑新方法﹑新觀念的機會，彌補一次性教育的不足；第二，相關(guān)學樣知識。文書和檔案工作融會了許多相關(guān)學科知識，如哲學﹑歷史學﹑心理學﹑行為學﹑公共關(guān)系學等；在職教育應(yīng)注重對相關(guān)科學知識的補充和更新；第三，現(xiàn)代科技知識。現(xiàn)代科學技術(shù)的廣泛應(yīng)用是文檔工作的特征之一，也是文檔現(xiàn)代化管理的標志之一，文檔工作者應(yīng)加強對信息技術(shù)﹑計算機﹑科技軟件等新技術(shù)的學習。

參考文獻：

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