如何做好初中檔案收集工作

王 靜

萊西市競(jìng)技體育運(yùn)動(dòng)學(xué)校

如何做好初中檔案收集工作

王 靜

萊西市競(jìng)技體育運(yùn)動(dòng)學(xué)校

收集檔案材料不僅是初中檔案管理的起點(diǎn)，更是整個(gè)檔案工作的關(guān)鍵環(huán)節(jié)之一，是整理檔案的物質(zhì)基礎(chǔ)和利用檔案的前提條件，收集工作質(zhì)量的好壞與能否做好其他環(huán)節(jié)的檔案管理工作有直接關(guān)聯(lián)。因此，只有做好檔案收集工作，才有可能做好檔案管理的其他工作。下面從初中檔案收集工作的主要特征入手，探討做好檔案收集工作的有效措施，希望對(duì)初中學(xué)校優(yōu)化檔案收集有所幫助。

初中；檔案收集；檔案管理；工作措施

初中檔案形成于學(xué)?？茖W(xué)研究、教學(xué)活動(dòng)、行政管理等日常工作過程，且門類繁多，檔案材料來自學(xué)校各個(gè)部門，通過收集各部門檔案材料來配合檔案管理工作的開展。因此，初中檔案收集工作不但要有靈活多樣的方法，還要注重制度的完善，確保初中檔案管理有良好開端。

一、初中檔案收集工作的主要特征

一般情況下，初中檔案收集工作主要呈現(xiàn)出以下幾點(diǎn)特征：一是檔案涉及面廣、分類多。在初中學(xué)校里形成檔案的部門廣泛涉及每一個(gè)職能科室，人員涉及需學(xué)校的管理者、教師以及學(xué)生，檔案種類包括文書檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、實(shí)物檔案，檔案載體有傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案及現(xiàn)代化電子檔案、光盤、照片等。同時(shí)，初中檔案收集內(nèi)容涵蓋文書、教學(xué)、學(xué)生、科研、設(shè)備、基建、會(huì)計(jì)等檔案以及在學(xué)校各種重要活動(dòng)中形成的聲像檔案、各類禮品、獎(jiǎng)牌等實(shí)物，這些檔案類別不但能客觀反映學(xué)校活動(dòng)原貌，還對(duì)之后的檔案開發(fā)利用、查詢借鑒等都有重要價(jià)值。二是初中檔案收集工作有很強(qiáng)的連續(xù)性。初中學(xué)校教改科研課題、實(shí)驗(yàn)課題等重要的跨學(xué)年事件一般都會(huì)持續(xù)很長的周期，每一學(xué)期、每一學(xué)年的階段性實(shí)驗(yàn)報(bào)告、終結(jié)性實(shí)驗(yàn)成果報(bào)告等相關(guān)資料的連續(xù)性都很強(qiáng)。三是初中檔案收集工作的對(duì)象是人。在初中檔案管理實(shí)踐中，整理、鑒定及保管檔案的對(duì)象都是檔案實(shí)體，只有收集工作的對(duì)象是學(xué)校的管理者、教師、學(xué)生，需要檔案工作者與形成檔案材料的人打交道。但每一個(gè)人的檔案意識(shí)是存在差異的，認(rèn)識(shí)檔案工作的程度也不同，這就決定著人們會(huì)用不同的態(tài)度對(duì)待檔案收集工作，需要重視調(diào)動(dòng)并發(fā)揮人的主觀能動(dòng)性[1]。所以初中檔案收集工作更多的是檔案管理部門在行使行政管理職能。

從這一系列特征可以看出，檔案制度的建立和完善、檔案收集方法的改革和創(chuàng)新、檔案保管條件及檔案服務(wù)能力的提升等都與初中檔案收集工作能否順利開展有關(guān)，要想做好檔案收集工作就需從這些方面入手。

二、做好初中檔案收集工作的有效措施

(一)健全檔案收集制度，規(guī)范收集初中檔案

實(shí)踐證明，與實(shí)際越是契合的、針對(duì)性強(qiáng)的制度，其可操作性也就越強(qiáng)，執(zhí)行度也越高。所以初中學(xué)校檔案室要認(rèn)真研究形成檔案的規(guī)律及特征，按照學(xué)校機(jī)構(gòu)設(shè)置及職能分工健全檔案收集制度，詳細(xì)說明檔案收集的歸檔范圍、時(shí)間、要求及原則等，合理劃定校級(jí)與各部門級(jí)檔案歸檔范圍，并按照工作實(shí)際及時(shí)修正，從制度上確保初中檔案收集的及時(shí)性、準(zhǔn)確性與完整性，預(yù)防發(fā)生應(yīng)歸未歸、收而不全等現(xiàn)象，在做好歸檔范圍相互銜接的同時(shí)預(yù)防因重復(fù)設(shè)檔而浪費(fèi)人力、物力。建立健全初中檔案收集制度還可為學(xué)校開展檔案工作提供指導(dǎo)，提高檔案收集的規(guī)范性。初中學(xué)校要對(duì)不同檔案的收集建立起有效的管理辦法，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案收集工作的監(jiān)督[2]。且針對(duì)初中檔案收集制度、檔案管理規(guī)章制度、崗位職責(zé)制度等的建立，可由學(xué)校各部門編制檔案收集歸檔的目錄、收集規(guī)范、收集內(nèi)容及技術(shù)要求等，從而指導(dǎo)學(xué)校有效開展檔案收集工作，提高檔案收集工作的質(zhì)量。

(二)采取多樣收集方法，保證初中檔案齊全

初中學(xué)?？偸侵芏鴱?fù)始地開展常規(guī)工作，很有規(guī)律地形成很多常規(guī)檔案，包括學(xué)年度或?qū)W期工作計(jì)劃、工作總結(jié)、教學(xué)類、招生計(jì)劃等常規(guī)檔案，所以檔案收集工作也須采取靈活多樣的方法，保證檔案齊全。一是按照初中學(xué)校的檔案歸集制度做好收入常規(guī)檔案的工作，最主要的收集方法就是對(duì)各部門在工作中產(chǎn)生并處理完畢的檔案材料進(jìn)行定時(shí)集中的收集，由產(chǎn)生檔案的部門或個(gè)人依據(jù)歸檔要求及規(guī)定時(shí)間將檔案資料移交到學(xué)校檔案室。如校長辦公室的行政檔案，教研室、教務(wù)處的教學(xué)文件，校黨支部、工會(huì)及團(tuán)委等的黨群類檔案等，都要按照學(xué)年度或?qū)W期全部移交檔案室。

二是即時(shí)跟蹤收集、零散收集的方法。要針對(duì)初中學(xué)校發(fā)生的重大事件、重大活動(dòng)中形成的文件、照片、錄音等材料進(jìn)行及時(shí)跟蹤收集，如學(xué)校重要的會(huì)議，包括黨代會(huì)、團(tuán)代會(huì)、教代會(huì)、校慶等，以及學(xué)生在學(xué)習(xí)中形成的文件材料。即便初中學(xué)校有較完善的歸檔制度作為保障，但綜合產(chǎn)生少數(shù)零散文件，或遺漏一些文件，如領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)人員外出考察、學(xué)習(xí)、參加各種會(huì)議時(shí)所形成的有價(jià)值文件材料，學(xué)校內(nèi)部各部門產(chǎn)生的一些在個(gè)人手中分散存在的文件，加上學(xué)校機(jī)構(gòu)調(diào)整、職工變動(dòng)等因素的影響，也有可能造成檔案收集不完整、不齊全。因此，初中學(xué)校檔案人員在收集檔案時(shí)要重視將收集零散文件的工作做好，結(jié)合保密檢查、機(jī)構(gòu)調(diào)整、職工變動(dòng)、年終或節(jié)日清理文件等機(jī)會(huì)集中所有需要?dú)w檔保存的檔案，彌補(bǔ)初中檔案收集的缺陷，保證檔案完整、齊全。

(三)科學(xué)分類初中檔案，提高收集工作效率

初中學(xué)校檔案室要及時(shí)、科學(xué)地分類檔案，主要包括教學(xué)管理文件、統(tǒng)計(jì)材料、規(guī)章制度；教學(xué)改革材料、考試管理材料；建設(shè)學(xué)科及實(shí)驗(yàn)室的材料；與教研室活動(dòng)相關(guān)的材料；優(yōu)秀的課件、教案等；教師獎(jiǎng)懲材料；教材目錄、自編教材的使用材料；學(xué)生管理工作的相關(guān)材料等，從而為查閱檔案提供便利，優(yōu)化檔案利用。檔案人員在確認(rèn)檔案科目之后要做好標(biāo)識(shí)，貼在卷盒的背面，并把已經(jīng)處理好的文件卷盒擺在對(duì)應(yīng)的位置之上，真正做好檔案的對(duì)號(hào)入座，方便以后查找。初中檔案能客觀、真實(shí)、充分地記載和反映學(xué)校各項(xiàng)工作、活動(dòng)的情況，為學(xué)校以后的發(fā)展提供有價(jià)值的材料和經(jīng)驗(yàn)，為一線教學(xué)工作服務(wù)，所以提升檔案收集工作的專業(yè)性非常重要。

三、結(jié)語

初中檔案收集不僅是檔案部門的工作，需要學(xué)校各個(gè)部門的相互配合。在實(shí)際工作中，初中學(xué)校管理者應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到檔案的重要作用，積極探索做好檔案收集工作的措施，以進(jìn)一步提高初中檔案收集工作的準(zhǔn)確性、及時(shí)性，從而不斷豐富檔案資料，提高檔案管理水平，為學(xué)校的發(fā)展提供更優(yōu)質(zhì)的檔案信息服務(wù)。

［1］廖明.淺談學(xué)校檔案管理中的檔案收集工作［J］.科技視界，2014 （16）：190.