批注功能在審稿流程中的應(yīng)用淺析

鄧　雯，劉林霞

(1. 武漢暴雨研究所《暴雨災(zāi)害》編輯部，湖北 武漢　430205；2. 湖北省氣象學會，湖北 武漢　430074)

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批注功能在審稿流程中的應(yīng)用淺析

鄧雯1，劉林霞2

(1. 武漢暴雨研究所《暴雨災(zāi)害》編輯部，湖北 武漢430205；2. 湖北省氣象學會，湖北 武漢430074)

探討了WORD批注功能在編輯初審、專家外審和主編終審中的優(yōu)勢。批注式審稿可提高編輯初審效率和專家審稿質(zhì)量，審稿意見更全面、準確、具體、直觀。優(yōu)化了作者、編輯、專家的溝通和互動，可縮短作者修回時間，提高稿件修改質(zhì)量，從而有利于科技期刊整體質(zhì)量的提高。

批注功能；編輯初審；專家審稿；審稿質(zhì)量；修回效率

審稿是編輯流程中至關(guān)重要的環(huán)節(jié)。審稿質(zhì)量和審稿效率的高低與期刊整體質(zhì)量和競爭力息息相關(guān)[1]。目前國內(nèi)科技期刊慣用的審稿流程普遍為責任編輯初審、同行專家外審、主編(或編委會)終審的三審制。如何在上述幾個審閱流程中實現(xiàn)客觀準確、全面具體、優(yōu)質(zhì)高效，給作者提供科學合理、中肯到位、清晰明了、易于操作的返修意見，縮短出版周期，是期刊工作者一直關(guān)注的重點課題。筆者總結(jié)十余年的編輯工作體會，通過分析和比較不同的審稿方式和返修流程的利弊，認為利用WORD的批注功能實現(xiàn)批注式審稿，是在現(xiàn)有科技條件下提高科技期刊審稿質(zhì)量和效率的最有效方法。

1　批注功能概述

所謂批注，又稱評點，是我國古典文學評論的一種形式，起源于南宋，在明清時期較為盛行的一種邊閱讀邊圈點的讀書方式。即讀者在文本上用符號、文字寫出自己的體會或感受[2]。20世紀90年代后期以前，科技期刊編輯在紙質(zhì)文本上初審、校對時，對文中的錯誤或疑問進行圈點，在相應(yīng)文字旁標記自己的疑問或修改建議的過程，也屬于批注過程。

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，當前稿件的審閱均在計算機上進行，本文討論的批注功能，是指編輯或?qū)＜以谡撐牡膶忛喓托薷倪^程中，使用WORD的“審閱”工具欄的批注功能，對某一文字添加獨立批注窗格，在窗格中提出疑問或修改建議的過程。WORD的批注由批注標記和批注內(nèi)容兩部分信息組成。批注標記清晰地顯示錯誤或不妥之處，批注內(nèi)容則為審閱者的評點文字。

2　批注在編輯初審中的作用

初審是責任編輯對稿件的初步鑒別和篩選的過程。出于對作者的高度負責，責任編輯對所有來稿，不論篇幅長短，質(zhì)量高低，都必須認真審閱，可以說初審者的閱讀任務(wù)相當繁重。如何縮短單篇稿件的審閱時間，如何精準地指出問題，提出建議，如何讓作者一目了然地明白編輯的修改建議，是初審編輯的追求，也是作者的愿望。筆者從事編輯工作十幾年來，嘗試、比較過多種不同的初審方式，認為采用批注方式進行初審，從個人的審稿效率、作者的修改質(zhì)量、修改速度和反饋意見來看，該方式明顯優(yōu)于傳統(tǒng)的條列式審稿。其優(yōu)勢主要表現(xiàn)在以下幾方面。

1) 定位性強，編輯書寫意見更便捷。編輯在審閱過程中，發(fā)現(xiàn)疑問或不妥之處，便可直接選定相應(yīng)的文字，建立新的標注，在批注窗格中填寫具體看法和意見。不用另建新的WORD文檔書寫審閱意見，更不用前后翻頁去細數(shù)問題所在的頁碼、段落和行數(shù)。書寫初審意見時，不用再去詳細描述問題所在的具體位置，也不用重復輸入有疑問的具體文字內(nèi)容，大大減少了文字錄入量。這樣就無形之中節(jié)省了時間，提高了編輯的審稿效率。

2) 作者修改更具針對性。作者收到帶有批注的初審意見后，可以一目了然地瀏覽審稿意見，在相應(yīng)的批注標記處進行修改，并可在批注窗格中進行簡短的回復，不用像過去一樣，逐條核對修改意見，在文本上尋找有疑問的段落和行數(shù)；而且前文修改之后，后文的版面發(fā)生變化，再查看編輯指出的頁碼和段落，非常費時費力；相較于條列式審稿意見，文稿修改完畢后，作者還需另建WORD文檔，對逐條意見給出相應(yīng)的回復，這些均增加了作者的修改時間和難度。批注式審稿意見還有一個優(yōu)點，就是意見更明確和具體，作者修改起來更加得心應(yīng)手，可見，批注式審稿，可節(jié)省作者的修改時間，提高修改效率。

3) 編輯與作者的溝通更順暢。條列式修改意見，與作者的溝通主要通過作者提供的“對審稿意見的逐條答復”來實現(xiàn)，雙方無法達成共識時，則通過電話，QQ或微信再次溝通。溝通時尚需對照修改意見的條目，查看相應(yīng)的修改內(nèi)容。而批注窗格可快速實現(xiàn)編輯與作者的互動交流，即編輯采用批注對某一細節(jié)提出質(zhì)疑，作者在同一窗格中予以回復，只需寥寥數(shù)語[3]，非常便捷，編輯復查起來也更加直觀和方便。

3　批注在專家外審中的作用

編輯部將稿件送同行專家外審時，均會提供給專家本刊的專用審稿單。一般來說，審稿單的設(shè)計基本上大同小異。大致包含稿件基本信息，審稿要求及對稿件的綜合評價三部分內(nèi)容。審稿人一般從論文的創(chuàng)新性、科學性、實用性等方面給出綜合評價，然后再給出條列式修改建議。毋庸置否，大多數(shù)專家審稿是科學嚴謹?shù)模麄兘o出的評價也是客觀準確的，對文中的不妥之處也會一一指出。但也有一些審稿人員，他們或?qū)W術(shù)風格、治學態(tài)度、性格特征各異，或科研任務(wù)繁重、時間有限，反饋給編輯部的審稿意見也各不相同，有些意見寥寥數(shù)語，過于簡捷，讓編輯難以準確理解[4]；有些僅對作者的研究方法和結(jié)論進行簡單復述，然后加一句“可以錄用”或“分析簡單，不宜刊用”等文字，缺乏具體的修改意見或評價，讓編輯無所適從。為了減少此類“無效審稿”現(xiàn)象的發(fā)生，筆者建議外審專家也盡量嘗試批注式審稿方式，理由如下。

其一，批注式審稿有助于審稿人深入理解全文并發(fā)現(xiàn)問題。外審專家采用批注式審稿方式后，可以避免因工作繁忙而粗略瀏覽摘要和結(jié)論后即匆忙下結(jié)論的現(xiàn)象，因為批注時要求審稿人思想高度集中，認真閱讀、方能準確批注[5]。審稿人采用批注式審稿，即在逐行閱讀文章(而不是一目十行)時，一旦發(fā)現(xiàn)問題，即可隨手標注，簡單方便，省時省力。給出的審稿意見對作者而言，也更加具體和直觀，針對性更強。

其二，有利于作者、編輯和審稿人的互動。利用批注窗格的回復功能，可以便捷地實現(xiàn)作者、編輯和審稿人對某一問題和疑問的一問一答，闡明相互的觀點和看法。編輯和審稿人在查看修改稿時，可以一目了然地看到修改之處，省去了對應(yīng)逐條修改意見查找、核對修改情況的麻煩。更可有效防止作者的學術(shù)不端行為。編者在復審稿件的過程中，發(fā)現(xiàn)少數(shù)作者在逐條意見回復中，存在不誠實的現(xiàn)象，如對某條建議未按專家意見加以修改，卻在回復中答復為“已修改”，這需要編輯或?qū)徃迦藢θ倪M行“再審閱”，“再發(fā)現(xiàn)”，因而費時費力。

此外，對于需要復審的稿件，尤其是作者修改時間偏長，專家對稿件內(nèi)容和當初審閱意見已淡忘的稿件，審稿人不用從頭至尾再次審閱全文，僅需對照批注意見，便可快速查看當初所提建議及修改是否到位，大大節(jié)省了專家的工作量。

其三，有助于編輯專業(yè)知識的提升。隨著學科分支的精細化及交叉學科、邊緣學科的涌現(xiàn)和科學技術(shù)的不斷更新，編輯的知識和信息更新速度很難緊跟時代的發(fā)展步伐，往往不能很好地把握稿件中的專業(yè)知識的準確性和創(chuàng)新性，加之部分編輯并非本專業(yè)人士，缺乏相應(yīng)的專業(yè)知識，通過作者對專家提出問題的回復，編輯可以學習到新的專業(yè)知識，從而進一步提高自身的綜合素養(yǎng)和工作能力。

同時，編輯在復審、加工修改稿的過程中，通過認真比對、反復揣摩和思考專家的審稿意見與自己初審意見的異同，可及時發(fā)現(xiàn)自身知識的欠缺點和漏洞，長此以往，必能博采眾長，練就一雙慧眼，更高效地識別稿件的優(yōu)劣[5]。

其四，有利于青年人才的成長。專家給出的全面而具體的批注式審稿意見，較之過去條列式的審稿單，對初次撰寫論文的年輕人或在校學生而言，更具針對性和指導性，細致的修改建議可以啟迪他們的思維，提高其科研能力；編輯在初審和復審中，側(cè)重于從文章的條理性、邏輯性和論文寫作規(guī)范等方面提出詳細的修改建議，年輕作者如能仔細領(lǐng)會和揣摩，則對其科技論文寫作水平的提高大有裨益。

需要指出的是，外審時采用批注式審稿，專家側(cè)重于細節(jié)問題，即主要對文中的瑕疵和不足之處提出疑問和建議，缺少對論文整體水平的綜合評價，編輯和主編無法得到整篇文章的科學性、創(chuàng)新性、實用性等方面的信息。最佳的外審方式是審稿單式與批注式審稿的有機結(jié)合。這樣既可了解論文的整體質(zhì)量，又能細致指出文章的小錯誤和不合理之處。

4　批注在終審中的作用

大多期刊的主編均由單位行政負責人或資深學者擔任，他們中的多數(shù)同時承擔著科研和行政職務(wù)，工作異常繁忙。需要用最短的時間審閱一篇論文并決定其取舍。按照傳統(tǒng)編輯流程，主編終審時，一般責編會提供兩位外審專家的審稿單原件、作者的修改稿、作者對一審和復審意見的逐條回復、編輯對稿件修改是否到位的說明等一系列文件，主編需一一查看。而批注式審稿，則將編輯、專家的審稿意見和作者的回復整合在一個文檔上，主編終審時，只需重點瀏覽批注窗口的內(nèi)容，即可清楚看到專家的審稿意見及作者的修改內(nèi)容和回復，不用再細致查看5～6個WORD文檔，在審閱的同時，主編將終審修改意見直接標注在作者的稿件上即可。這可大大提高終審效率。

5　結(jié)語

在科技期刊的初審、外審和終審中采用批注式審稿方式，可以節(jié)省審稿時間，提高審稿效率，給出的修改意見更加全面、具體、直觀，作者返修效率更高。在實際操作過程中，初審和終審采用批注式審稿比較容易實施，由于外審專家的年齡層次不同，工作繁忙程度不一，審稿習慣各異，目前存在一定的執(zhí)行難度，尚需慢慢引導和推廣。

[1]鄧雯.論編輯在提高審稿質(zhì)量和時效中的能動作用[J].長江大學學報(社科版)，2010，33(4):16～118.

[2]周劍波.小批注 大學問[J].文教資料，2005(23)：143～144.

[3]季魏紅，賈建敏,毛文明.合理利用批注 提高編輯效率[J].編輯學報，2015,27(1)：53～54.

[4]季魏紅，賈建敏，吳飛盈，等.利用批注功能提高學術(shù)期刊審稿質(zhì)量[J]. 編輯學報，2015,27(5)：449～450.

[5]鄧雯，閔愛榮.提高科技期刊專家審稿質(zhì)量和時效的編輯作為[J].長江大學學報(社科版)，2014,37(8):87～89.

2016—05—13

鄧雯(1968—)，女，高級工程師，碩士，主要從事科技期刊編輯研究.

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1009-2714(2016)03-0214-03