談企業(yè)公文處理工作中存在的問題和對(duì)策

姜春梅

海鹽中電工程風(fēng)電有限公司

談企業(yè)公文處理工作中存在的問題和對(duì)策

姜春梅

海鹽中電工程風(fēng)電有限公司

當(dāng)前，在企業(yè)公文中，公文不僅起著承上啟下、統(tǒng)籌全局、協(xié)調(diào)各方、承內(nèi)聯(lián)外的中樞作用，而且能反映出一個(gè)地方或部門的工作水平，更關(guān)系到方針政策能否及時(shí)準(zhǔn)確地傳達(dá)貫徹和有效地執(zhí)行。如果能夠做好公文處理工作，有利于實(shí)現(xiàn)政令暢通，促進(jìn)企業(yè)工作的規(guī)范化、精細(xì)化與科學(xué)化發(fā)展。但是在實(shí)際的處理中仍然存在著一些問題?；诖?，文章就企業(yè)公文處理工作中存在的問題和對(duì)策進(jìn)行分析。

企業(yè)公文處理；問題；對(duì)策

1.企業(yè)公文處理的重要作用

1.1 公文處理水平表現(xiàn)著企業(yè)管理能力

公文包含眾多內(nèi)容，工作部署、方針、通知、通告、會(huì)議紀(jì)要等等都是公文的一種，作為企業(yè)信息溝通與工作下達(dá)的一種工具，代表著企業(yè)權(quán)威。如果在公文處理中出現(xiàn)問題，將對(duì)企業(yè)其他生產(chǎn)工作帶來不良影響，更會(huì)曲解領(lǐng)導(dǎo)意圖，延誤或者阻礙工作進(jìn)度。

1.2 企業(yè)公文處理與企業(yè)形象息息相關(guān)

一套符合規(guī)范的、科學(xué)、高效的公文處理規(guī)范能夠體現(xiàn)出企業(yè)發(fā)展實(shí)力與外在形象。如果是各方面都很健全的企業(yè)，其公文處理上也必然有著正規(guī)、成熟的運(yùn)轉(zhuǎn)體系，在公文處理上也是高質(zhì)量的。相反，如果企業(yè)公文質(zhì)量低，處理水平不高，也表示著企業(yè)較低的辦事效率與行政能力。

2.公文處理過程中的常見問題及對(duì)策

2.1 公文處理效率不高

(1)明確時(shí)限，確保公文處理及時(shí)高效。對(duì)于集團(tuán)型企業(yè)來說存在著較多層級(jí)，在處理公文時(shí)應(yīng)該具有一定的時(shí)間要求，處理常規(guī)性文件要求利用3天的時(shí)間完成，最多也不能超過7天；處理緊急公文要隨收隨處理；在處理工作安排與會(huì)議通知時(shí)，不能超過1天的時(shí)間，同時(shí)上交處理意見。(2)加強(qiáng)溝通，明確公文處理意見。第一，企業(yè)不同部門在處理公文過程中，應(yīng)在明確處理意見前，采取電話、郵件、會(huì)議等做法做好溝通協(xié)調(diào)工作。第二，下級(jí)部門將自身意見呈報(bào)上級(jí)部門時(shí)，要及時(shí)與上級(jí)部門取得聯(lián)系并做好溝通工作，也可以提前將意見上報(bào)有關(guān)部門審核，達(dá)到一致性意見后再上報(bào)。第三，如果公文涉及到多個(gè)部門，那么則需組織相關(guān)部門會(huì)簽，同時(shí)主辦部門要積極與有關(guān)部門溝通與協(xié)調(diào)。

2.2 公文文種方面

(1)文種使用有誤。當(dāng)前應(yīng)用的公文包括決議、決定、命令、公報(bào)、公告、通告、通知、通報(bào)、議案、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、意見、函、紀(jì)要等十五種文種。在印發(fā)公文時(shí)不能超過這些文種，但卻經(jīng)常發(fā)生不能正確使用公文文種情況，如把“XX辦法”作為公文處理，文種使用不正確，“辦法”不歸為公文文種，正確的行文應(yīng)該是“關(guān)于印發(fā)XX辦法的通知”，“XX辦法”應(yīng)該是附件。(2)“請(qǐng)示”與“報(bào)告”文種混淆不分。如在公文題目當(dāng)中，“請(qǐng)示”和“報(bào)告”不能正確區(qū)分，有的在“報(bào)告”當(dāng)中存在請(qǐng)示的內(nèi)容?！罢?qǐng)示”要做到講明一件事，在請(qǐng)示時(shí)要得到上級(jí)部門的同意，所以“請(qǐng)示”當(dāng)中要寫明上報(bào)單位的聯(lián)系人、聯(lián)系方式，上級(jí)部門在詢問有關(guān)情況時(shí)可以及時(shí)聯(lián)系有關(guān)人員?！皥?bào)告”一般情況下是下級(jí)向上級(jí)匯報(bào)工作，回答上級(jí)部門提出的問題，報(bào)告事項(xiàng)不要求上級(jí)部門給予回復(fù)。

2.3 標(biāo)題轉(zhuǎn)行或排列錯(cuò)誤

《黨政機(jī)關(guān)公文格式》規(guī)定標(biāo)題排列應(yīng)當(dāng)使用梯形或菱形。公文標(biāo)題不能排列成長方形或上下長、中間短的沙漏形，轉(zhuǎn)行時(shí)不能將詞語折斷。

例1：

×××工會(huì)關(guān)于組織職工觀看“XX杯”2015年全國東南西北中羽毛球大賽(××××站)的通知

該標(biāo)題應(yīng)改為：

工會(huì)關(guān)于組織職工觀看“ZZ杯”

2015年全國東南西北中大賽

(××××站)的通知

2.4 錯(cuò)用主送機(jī)關(guān)

“決議”“決定”“意見”這類公文不用標(biāo)明主送機(jī)關(guān)。這是很多發(fā)文機(jī)關(guān)容易忽略的問題，經(jīng)常在此類公文中標(biāo)注主送機(jī)關(guān)。

2.5 正文常見問題

首頁無正文。正文是公文的主體和核心部分，公文首頁必須顯示正文。主要在表現(xiàn)在聯(lián)合行文時(shí)發(fā)文機(jī)關(guān)多、標(biāo)題太長、主送機(jī)關(guān)過多，首頁無正文內(nèi)容，就要精簡(jiǎn)發(fā)文機(jī)關(guān)；調(diào)整標(biāo)題內(nèi)容，縮減標(biāo)題字?jǐn)?shù)；對(duì)主送單位用規(guī)范化簡(jiǎn)稱，或在抄送中列出，為正文留出空間，避免首頁沒有公文內(nèi)容的情況。

正文結(jié)構(gòu)層序號(hào)使用不規(guī)范?！饵h政機(jī)關(guān)公文格式》對(duì)正文結(jié)構(gòu)層次序號(hào)使用有明確規(guī)定，依次為“一、”“(一)”“1.”“(1)”。

3.進(jìn)一步提高公文處理水平的措施

3.1 完善制度體系

一方面要根據(jù)《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》(中辦發(fā)〔2012〕14號(hào))的精神和中央八項(xiàng)規(guī)定的要求，結(jié)合公文處理工作的新經(jīng)驗(yàn)，修訂完善相應(yīng)的公文處理細(xì)則，另一方面需研究制定配套的系列規(guī)程和實(shí)施辦法。

3.2 提高質(zhì)量，精簡(jiǎn)數(shù)量

一是加大公文審核把關(guān)力度。對(duì)質(zhì)量差、運(yùn)轉(zhuǎn)不規(guī)范的公文要嚴(yán)格執(zhí)行退文制度，標(biāo)明退文理由，規(guī)定重新辦理時(shí)限；對(duì)重要文件需提出審核意見，以便領(lǐng)導(dǎo)參考、定奪；推進(jìn)分級(jí)審核制度，以提升機(jī)關(guān)人員的公文質(zhì)量意識(shí)。二是堅(jiān)決落實(shí)精簡(jiǎn)公文的要求。制定年度公文總量控制辦法，嚴(yán)格實(shí)行定額把關(guān)。每年年初根據(jù)年度工作總體安排，結(jié)合工作實(shí)際，制訂詳細(xì)的發(fā)文計(jì)劃，各部門按照職能分工和重點(diǎn)工作推進(jìn)計(jì)劃，需要臨時(shí)發(fā)文的，原則上在總量范圍內(nèi)調(diào)劑，對(duì)超出計(jì)劃的文件要嚴(yán)格審批。

3.3 提升公文運(yùn)轉(zhuǎn)效率

一是深入研究公文運(yùn)轉(zhuǎn)規(guī)律，抓住重點(diǎn)、難點(diǎn)、要點(diǎn)，優(yōu)化工作流程，切實(shí)維護(hù)和保證機(jī)關(guān)正常的公文運(yùn)轉(zhuǎn)秩序。二是建立應(yīng)急辦文制度，制訂應(yīng)急預(yù)案，提升應(yīng)急處置能力，保證政令暢通。三是做好文件的動(dòng)態(tài)跟蹤督辦，區(qū)分催辦件、急件、特急件、限時(shí)件的跟蹤督辦方式，定期梳理，定期電話督辦，定期發(fā)送催辦單。四是大力推進(jìn)電子公文，對(duì)主動(dòng)公開或依申請(qǐng)公開的公文，堅(jiān)決通過電子公文的方式發(fā)送。

綜上所述，在企業(yè)經(jīng)營管理當(dāng)中，公文是非常重要的行政工具，也是企業(yè)管理中經(jīng)常應(yīng)用的。因此，要嚴(yán)格依據(jù)公文處理的流程操作，遵守國家制度與工作紀(jì)律，應(yīng)用考核制度，認(rèn)真做好公文處理的每一項(xiàng)工作，公文處理工作就能得到高效運(yùn)行。

[1]做好公文處理的三個(gè)關(guān)鍵[J].秘書工作，2015，06：38-39.

[2]王淵.如何做好企業(yè)公文處理工作[J].現(xiàn)代國企研究，2015，06：88+90.

[3]喇全戰(zhàn).對(duì)公文處理常見問題的幾點(diǎn)思考和建議[J].科學(xué)中國人，2015，32：164.