檔案管理信息化建設探究

郝巖巖

菏澤市城市管理服務中心

檔案管理信息化建設探究

郝巖巖

菏澤市城市管理服務中心

隨著人類利用文字水平和熟練程度的提高，包括以時間為順序、以國別為順序或以組織為順序的檔案形式逐漸被應用。近年來，隨著人和事呈現(xiàn)爆炸式增長，傳統(tǒng)的借助紙張進行檔案記錄和調(diào)閱已經(jīng)難以滿足人們的要求。也正是因為這一情況，在網(wǎng)絡和電子信息化產(chǎn)品的促進下，檔案管理工作逐漸向信息化發(fā)展。通過分析在檔案管理工作中推進信息化建設，并分析現(xiàn)階段存在的問題，進而根據(jù)問題提出對應的解決措施，為檔案管理工作提供參考意見。

檔案管理；信息化；建設

1 檔案管理信息化的必要性

首先，加強檔案管理信息化可以使企業(yè)檔案管理工作的效率得到有效提升，同時還能減輕檔案管理人員的勞動強度，在檔案管理工作中避免出現(xiàn)文檔存積的問題。其次，加強檔案管理信息化可以有效補漏文檔，在工作中檔案管理人員只需要對相關檔案進行歸檔，直接利用計算機檢索相關信息，就可以找到檔案管理中存在的問題，以便及時查漏補缺。第三，加強檔案管理信息化建設，可以有效緩解檔案中供需的矛盾問題，促進檔案信息質(zhì)量的提升。最后，現(xiàn)在大量的高科技文件已經(jīng)被開發(fā)和利用，檔案載體也朝著多元化的方向發(fā)展，所以，檔案管理方式也面臨著較高的要求，這種情況下傳統(tǒng)檔案管理已經(jīng)不能滿足社會的發(fā)展需求，加強企業(yè)檔案管理信息化工作很有必要。

2 檔案管理信息化建設中存在的主要問題

2.1 未得到足夠的重視，缺乏建設資金

在檔案管理信息化建設過程中需要投入大量的資金，然而目前資金投入不足嚴重影響了檔案管理的信息化建設，目前很多部門缺乏檔案建設資金的來源，利用其他方面經(jīng)費來支持起到的作用非常小。雖然一些單位有經(jīng)費，但是遠遠不能使檔案管理信息化建設的要求得到滿足，在設備采購工作中不能將設備配備齊全，檔案管理信息化建設工作受到了嚴重影響。

2.2 專業(yè)人才嚴重缺乏

首先，檔案信息化建設需要與目前的網(wǎng)絡技術(shù)、計算機技術(shù)等相結(jié)合，對工作人員的要求非常高，不僅要具備檔案管理方面的素質(zhì)，還要具有相應的管理和技術(shù)能力，但是目前這種人才非常少。其次，現(xiàn)階段檔案信息化管理的工作人員在技術(shù)能力、管理經(jīng)驗方面都都有所欠缺，加上人員的穩(wěn)定性也不足，多數(shù)情況下人員剛剛熟悉工作內(nèi)容，就將其調(diào)離崗位，因此，管理人員并不能充分滿足檔案管理的需求。第三，多數(shù)檔案管理人員對檔案管理信息化建設的認識程度不足，不能按照相關要求展開嚴格的管理，這種情況下檔案管理信息化建設的展開受到了一定的阻礙。

2.3 檔案管理標準不完善

檔案管理的信息化建設，必須建立在一定的標準制度之上。近幾年，盡管國家出臺了一些有利于推進檔案管理信息化建設的標準化文件，但由于我國的社會環(huán)境復雜多變，再加上檔案管理工作本身的技術(shù)性和多樣性，檔案管理的信息化發(fā)展步伐仍然前進緩慢，存在地區(qū)差異明顯的現(xiàn)狀。這些問題都在一定程度上，反映出建立一個統(tǒng)一、完善、科學的管理標準的必要性。

3 推進檔案信息化建設的策略

3.1 加強檔案管理規(guī)范化、標準化

檔案信息化的內(nèi)涵包括檔案工作的各個方面和各個環(huán)節(jié)，其中首要的是檔案業(yè)務要規(guī)范，檔案標準要建立健全和真正實施。檔案標準和規(guī)范本身也是一個系統(tǒng)工程，要推進檔案數(shù)字化建設，必須抓好檔案標準化、規(guī)范化，掌握好兩者相輔相成、互相促進的辯證關系。一是做好公文制發(fā)工作。在公文制發(fā)過程中就要注意解決好規(guī)范化、標準化問題，以提高檔案實體質(zhì)量。包括用紙標準、行文規(guī)范、簽發(fā)符合規(guī)定等。二是把握立卷歸檔原則。在歸檔工作中既要掌握重點，分清主次，剔除不該歸檔文件；同時，要注意防止應歸檔文件的散失。要把同類并具有內(nèi)在聯(lián)系的文件材料組在一個卷內(nèi)，保持同一問題的完整性，從而提高檔案利用的價值。

3.2 加強人才隊伍建設

在檔案管理信息化建設工作中，加強人才隊伍建設非常關鍵。首先，各部門應加大人才引進力度，吸引更多具有管理、技術(shù)及檔案管理能力的人才，加入到檔案管理信息化建設工作中。其次，在平時的工作中應加強對檔案管理人員的教育和培訓，引導其掌握檔案管理信息化的技術(shù)。第三，提高對檔案管理人員的管理力度，避免因為人才流失對檔案管理信息化建設開展造成影響。

3.3 推進數(shù)字化檔案館建設

數(shù)字化檔案館建設屬于檔案管理信息化建設中的重要內(nèi)容。數(shù)字化檔案館是當前這樣一個數(shù)字時代或者說大數(shù)據(jù)時代下檔案管理工作的重要發(fā)展趨勢，也是現(xiàn)代化的新型檔案館，是對傳統(tǒng)檔案館的更新升級。檔案管理工作的信息化建設得以真正實現(xiàn)的其中一個重要標志便是數(shù)字化檔案館的建設。我們要認識到，數(shù)字化檔案館建設屬于一項長期性復雜性的工程，其集成的檔案信息數(shù)量與內(nèi)容將會更為廣泛，也更加有助于檔案信息的統(tǒng)計、查詢以及保存。數(shù)字化檔案館的建設并非是檔案管理部門的工作，它需要各個部門和組織相互協(xié)調(diào)、共同合作，必須結(jié)合具體情況落實好信息管理的統(tǒng)籌規(guī)劃與銜接工作，在統(tǒng)一的平臺中依靠同一數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)來實現(xiàn)數(shù)字化檔案館建設。只有如此，傳統(tǒng)檔案管理工作才能夠真正朝著信息化的方向轉(zhuǎn)變，才能夠真正開辟檔案管理的新局面。

3.4 完善技術(shù)和資金保障體系

一方面要大力強化檔案信息化管理基礎設施建設，應把檔案管理信息化建設資金納入到財政預算中來，另外可通過合作開發(fā)與服務外包的形式不斷創(chuàng)新檔案信息化投入機制，同時鼓勵和支持檔案管理部門積極進行技術(shù)攻關。另一方面，加強做好軟硬件建設工作。除了要完善相關信息化管理設備之外，還需要對目前已有設備予以更新，為檔案管理信息化建設提供重組的軟硬件條件保障。針對檔案信息化管理軟件方面，必須提升軟件研發(fā)工作力度，建立全國統(tǒng)一的技術(shù)標準，同時對技術(shù)開發(fā)企業(yè)予以分級資質(zhì)認證。

4 結(jié)語

總之，要實現(xiàn)檔案管理信息化建設，必須要更新檔案管理理念，建立健全的信息化檔案管理機制，加大對檔案管理的信息化資金投入，提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)，加強檔案管理信息化技術(shù)指導，改善檔案管理軟硬件設施設備，最終實現(xiàn)檔案管理信息化建設的有效進行。

[1]呂文慶.信息化時代檔案管理信息化建設[J].辦公室業(yè)務，2014，19：136+144.

[2]屈麥玲，楊季行.檔案管理信息化建設探究[J].企業(yè)改革與管理，2015，01：157.