信息化時(shí)代人事檔案的開(kāi)發(fā)利用研究

李冬梅

(伊通縣招生考試領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室，吉林 伊通 130700)

信息化時(shí)代人事檔案的開(kāi)發(fā)利用研究

李冬梅

(伊通縣招生考試領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室，吉林 伊通 130700)

信息技術(shù)在我國(guó)各行各業(yè)中的應(yīng)用逐漸普及，信息化是一把雙刃劍，在為人事檔案利用和開(kāi)發(fā)帶來(lái)發(fā)展機(jī)遇的同時(shí)，也帶來(lái)了一些新問(wèn)題和新挑戰(zhàn)。因此，人事檔案管理部門(mén)一定要抓住機(jī)遇，通過(guò)各項(xiàng)針對(duì)性措施，構(gòu)建人事檔案開(kāi)發(fā)利用的長(zhǎng)效機(jī)制。通過(guò)對(duì)信息化時(shí)代檔案開(kāi)發(fā)利用的分析和研究，給予我國(guó)相關(guān)部門(mén)以參考和借鑒。

信息化時(shí)代；人事檔案；開(kāi)發(fā)利用；研究

人事檔案屬于檔案領(lǐng)域的重要分支，其功能和作用與普通檔案資源存在較大差別。當(dāng)前，隨著信息化發(fā)展，信息技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為人事檔案的利用和開(kāi)發(fā)帶來(lái)了挑戰(zhàn)和機(jī)遇，但是現(xiàn)有的工作體系還不能完全適應(yīng)新時(shí)代的要求。因此，在信息時(shí)代下，針對(duì)人事檔案在利用和開(kāi)發(fā)中出現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行分析研究，具有現(xiàn)實(shí)意義。

1 信息化時(shí)代為人事檔案利用開(kāi)發(fā)帶來(lái)的機(jī)遇

1.1 檔案內(nèi)容

信息化時(shí)代可以為人事檔案提供更加豐富的資源，滿足檔案人和用人單位對(duì)檔案的需求。隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，人事檔案通過(guò)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)資源的整合和共享。同時(shí)，更多的檔案信息也可以被及時(shí)搜集，對(duì)檔案資源的選擇和整合起到了重要的推動(dòng)作用。

1.2 方式模式

信息化時(shí)代突破了傳統(tǒng)的人事檔案利用開(kāi)發(fā)的局限，不斷拓展新渠道，并且在很大程度上豐富了檔案的使用形式。新時(shí)代下，各種自媒體不斷涌現(xiàn)，人事檔案已經(jīng)實(shí)現(xiàn)移動(dòng)式利用，不受空間和時(shí)間的局限，有效促進(jìn)了檔案資源的進(jìn)一步利用和開(kāi)發(fā)，推動(dòng)了現(xiàn)代方式與傳統(tǒng)方式的創(chuàng)新與整合。

1.3 利用開(kāi)發(fā)目標(biāo)

信息化時(shí)代使人事檔案利用開(kāi)發(fā)的功能趨于多元化。在信息時(shí)代下，人事檔案不僅具有更大的開(kāi)發(fā)價(jià)值，同時(shí)也為檔案人分析自身問(wèn)題提供了一定的便利，通過(guò)對(duì)檔案的解讀，進(jìn)而有針對(duì)性地提高自己。在新時(shí)代下，人事檔案一定要符合社會(huì)需求，建立檔案利用和開(kāi)發(fā)的目標(biāo)體系，進(jìn)而為社會(huì)大眾提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

1.4 檔案功能

在信息時(shí)代下，信息技術(shù)強(qiáng)化了人事檔案的感染力和吸引力，調(diào)動(dòng)了人們對(duì)檔案利用開(kāi)發(fā)的積極性和主動(dòng)性，有利于檔案發(fā)揮主體性，可以針對(duì)需求調(diào)整檔案的利用方式和模式。因此，在對(duì)人事檔案進(jìn)行利用和開(kāi)發(fā)的過(guò)程中，一定要調(diào)動(dòng)檔案人和用人單位的主動(dòng)性和積極性。

2 信息化時(shí)代為人事檔案利用開(kāi)發(fā)帶來(lái)的挑戰(zhàn)

2.1 影響其統(tǒng)一性

人事檔案的利用呈現(xiàn)多元化和開(kāi)放性，檔案使用隨心所欲，不像以往檔案充滿了神秘。因此，在信息時(shí)代下，如何解決其統(tǒng)一性問(wèn)題，是檔案部門(mén)面臨的重要問(wèn)題。

2.2 影響其權(quán)威性

檔案人及檔案單位獲取檔案信息的渠道呈現(xiàn)多元化，從人事部門(mén)直接獲取信息不再是信息收集的唯一渠道。因此，這對(duì)檔案的權(quán)威性也帶來(lái)一定影響，如何解決好檔案的開(kāi)放性與權(quán)威性問(wèn)題，是信息時(shí)代下的檔案工作新挑戰(zhàn)。

2.3 影響其約束性

檔案人及檔案使用單位對(duì)檔案的利用呈現(xiàn)自由性，使用時(shí)間和空間不再受到約束，這也可能導(dǎo)致檔案失真的情況發(fā)生。因此，如何做好檔案的安全和保密工作，是信息時(shí)代為檔案利用開(kāi)發(fā)帶來(lái)的新挑戰(zhàn)。

2.4 影響其觀念

主要體現(xiàn)在檔案的發(fā)展理念和價(jià)值取向呈現(xiàn)多元化，檔案工作要順應(yīng)社會(huì)和用戶的需求，打破傳統(tǒng)的檔案高高在上及封閉保守的觀念，樹(shù)立全新的服務(wù)理念。

3 強(qiáng)化人事檔案利用開(kāi)發(fā)的相關(guān)途徑

在信息環(huán)境下，人事檔案在利用和開(kāi)發(fā)方面面臨著機(jī)遇和挑戰(zhàn)。因此，檔案工作一定要不斷創(chuàng)新，趨利避害，做好其開(kāi)發(fā)和利用的監(jiān)管工作，提高利用開(kāi)發(fā)水平，進(jìn)而為人事檔案的發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

3.1 更新檔案觀念

檔案管理部門(mén)一定要更新檔案的利用開(kāi)發(fā)觀念，形成現(xiàn)代與傳統(tǒng)使用模式相結(jié)合的方式。在對(duì)檔案資源利用和開(kāi)發(fā)過(guò)程中，要推陳出新、轉(zhuǎn)變思路，構(gòu)建系統(tǒng)化、科學(xué)化及信息化的工作觀念，實(shí)現(xiàn)信息化發(fā)展。

3.2 實(shí)現(xiàn)整體規(guī)劃

檔案部門(mén)要實(shí)現(xiàn)整體規(guī)劃，進(jìn)而推動(dòng)人事檔案利用與開(kāi)發(fā)的系統(tǒng)化運(yùn)行。檔案部門(mén)在對(duì)人事檔案進(jìn)行利用和開(kāi)發(fā)的過(guò)程中，一定要對(duì)檔案信息資源進(jìn)行有效歸檔、整理及收集，做好數(shù)字化服務(wù)、安全保密及數(shù)字化建設(shè)等工作，實(shí)現(xiàn)檔案系統(tǒng)性及整體性規(guī)劃，促進(jìn)檔案在功能、內(nèi)容、政策及信息技術(shù)等方面的科學(xué)設(shè)計(jì)，實(shí)現(xiàn)檔案資源利用和開(kāi)發(fā)工作的順利開(kāi)展。

3.3 優(yōu)化檔案環(huán)境

檔案部門(mén)一定要利用時(shí)代的信息優(yōu)勢(shì)，進(jìn)一步優(yōu)化檔案的利用和開(kāi)發(fā)環(huán)境。檔案部門(mén)要積極爭(zhēng)取政府的支持，以政府為依托，做好現(xiàn)代化人事檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，排除和清理對(duì)檔案信息造成干擾的因素。從技術(shù)方面解決黑客和木馬的侵襲和干擾，推動(dòng)檔案利用開(kāi)發(fā)信息化的發(fā)展，進(jìn)而為檔案利用和開(kāi)發(fā)提供良好的信息化環(huán)境和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。

3.4 加強(qiáng)人員培訓(xùn)

檔案部門(mén)要加強(qiáng)對(duì)工作人員的指導(dǎo)和培訓(xùn)，提高工作人員的信息素質(zhì)和專(zhuān)業(yè)能力。在信息時(shí)代下，想要有效開(kāi)展檔案資源的利用和開(kāi)發(fā)工作，需要一支信息素質(zhì)高、專(zhuān)業(yè)能力強(qiáng)的現(xiàn)代化團(tuán)隊(duì)。因此，檔案部門(mén)一定要通過(guò)各種培訓(xùn)手段，通過(guò)現(xiàn)代化的教育平臺(tái)，根據(jù)當(dāng)前人事檔案利用開(kāi)發(fā)的現(xiàn)狀和訴求，從網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計(jì)算機(jī)能力、社會(huì)學(xué)及檔案學(xué)等知識(shí)領(lǐng)域，提高工作人員的工作能力和專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，進(jìn)而推動(dòng)檔案的進(jìn)一步利用和開(kāi)發(fā)，滿足當(dāng)前社會(huì)對(duì)人事檔案的使用要求。

3.5 打造時(shí)代平臺(tái)

檔案部門(mén)要積極打造現(xiàn)代化的檔案利用及開(kāi)發(fā)平臺(tái)，創(chuàng)新檔案利用和開(kāi)發(fā)的新方式和新模式。檔案部門(mén)在對(duì)檔案進(jìn)行利用和開(kāi)發(fā)的過(guò)程中，一定要利用信息化技術(shù)構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，完善檔案開(kāi)發(fā)和利用體系，有效整合檔案開(kāi)發(fā)和利用資源。同時(shí)，相關(guān)部門(mén)還要通過(guò)各種媒體，對(duì)檔案文化進(jìn)行大力宣傳，強(qiáng)化我國(guó)國(guó)民的檔案意識(shí)，運(yùn)用信息技術(shù)建設(shè)符合時(shí)代特點(diǎn)的檔案文化，為人事檔案的利用創(chuàng)設(shè)良好的文化環(huán)境。

3.6 加強(qiáng)督導(dǎo)監(jiān)控

檔案部門(mén)要加強(qiáng)對(duì)檔案信息的督導(dǎo)和監(jiān)控，建立完善檔案利用和開(kāi)發(fā)的監(jiān)管體制。檔案部門(mén)在開(kāi)展檔案利用和開(kāi)發(fā)工作的過(guò)程中，要運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)及信息技術(shù)，保證檔案安全，保障工作質(zhì)量，避免出現(xiàn)檔案信息被篡改和盜取的情況。從檔案本身、相關(guān)法律、法規(guī)及技術(shù)層面，做好人事檔案的利用和開(kāi)發(fā)工作。

4 結(jié)語(yǔ)

在信息時(shí)代下，推動(dòng)人事檔案利用和開(kāi)發(fā)是提高檔案利用效率的重要工作，也具有一定的復(fù)雜性。因此，檔案部門(mén)要從各個(gè)方面促進(jìn)檔案的利用和開(kāi)發(fā)，擴(kuò)大人事檔案的惠及面和覆蓋面，進(jìn)而提高人事檔案利用開(kāi)發(fā)的質(zhì)量和水平。

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[2] 羅劍麗.人事制度改革下的高校人事檔案管理與高校人力資源管理的思考[J].科技情報(bào)開(kāi)發(fā)與經(jīng)濟(jì)，2009，(35)：143-146，148.

[3] 張雨薇，李鋒. 人事檔案管理信息化建設(shè)的必要性與建設(shè)策略分析[J].科協(xié)論壇(下半月)，2013，(11)：148-149.

[4] 占生富.信息化時(shí)代高校學(xué)籍檔案的管理與開(kāi)發(fā)利用研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016，(10)：161-162.

[5] 胡艷華.新時(shí)期人事檔案管理信息化建設(shè)策略探究[J].人力資源管理，2016，(07)：310-311.

Research on the development and utilization of personnel archives in the information age

LI Dong-mei

(Yitong County Office of Entrance Examination Leading Group, Yitong 130700, China)

The application of information technology in all walks of life in our country is becoming more and more popular. Informatization is a double-edged sword, which brings development opportunities for the utilization and development of personnel files, but also brings some new problems and new challenges. Therefore, the personnel file management departments must seize the opportunity to build a long-term personnel development system through the targeted measures. Some references were provided to the relevant departments through the analysis and research on the development and utilization of archives in the information age.

Information age; Personnel archives; Development and utilization; Research

2016-10-11

李冬梅(1975-)，女，館員，學(xué)士。

G273.5

A

1674-8646(2016)22-0080-02