論科技期刊編輯的時(shí)間管理

吳紅艷，劉義蘭，王菊香，宋春燕，韓燕紅

(華中科技大學(xué)同濟(jì)醫(yī)學(xué)院附屬協(xié)和醫(yī)院《護(hù)理學(xué)雜志》編輯部，湖北 武漢　430022)

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論科技期刊編輯的時(shí)間管理

吳紅艷，劉義蘭*，王菊香，宋春燕，韓燕紅

(華中科技大學(xué)同濟(jì)醫(yī)學(xué)院附屬協(xié)和醫(yī)院《護(hù)理學(xué)雜志》編輯部，湖北 武漢430022)

提出科技期刊具有很強(qiáng)的時(shí)效性，科技期刊編輯掌握科學(xué)的時(shí)間管理方法，對(duì)期刊發(fā)展，培養(yǎng)穩(wěn)定的作者群，以及提高編輯自身生活質(zhì)量均具有重要的作用。介紹了常用的時(shí)間管理方法，闡述了影響科技期刊編輯進(jìn)行有效時(shí)間管理的自身因素、管理與合作因素，并提出相應(yīng)對(duì)策。

科技期刊編輯；時(shí)間管理；出版時(shí)滯；工作效率；80/20法則；莫法特休息法

所謂時(shí)間管理，是指在一定的時(shí)間范圍內(nèi)，為提高時(shí)間的利用率及有效性而進(jìn)行的一系列控制工作，也是管理過(guò)程中如何合理有效地應(yīng)用時(shí)間的方法及過(guò)程[1]。俗話說(shuō)：“時(shí)間就是金錢(qián)，效益就是生命”。時(shí)間管理學(xué)者杰克·費(fèi)納將其定義為：有效地應(yīng)用時(shí)間資源，以便有效地達(dá)成個(gè)人的重要目標(biāo)[2]。科技期刊具有很強(qiáng)的時(shí)效性，對(duì)于科技期刊編輯而言，出版時(shí)滯不僅是科技期刊時(shí)效性的重要量度，更是衡量期刊質(zhì)量的重要指標(biāo)之一[3]。為了提高期刊的時(shí)效性，縮短出版時(shí)滯，科技期刊編輯必須進(jìn)行有效的時(shí)間管理。如何樹(shù)立正確的時(shí)間管理觀念，了解時(shí)間管理的科學(xué)方法，對(duì)于提高工作效率，縮短出版時(shí)滯具有重要的意義。

1　科技期刊編輯進(jìn)行有效時(shí)間管理的重要性

1.1對(duì)期刊發(fā)展的重要性當(dāng)今科技的發(fā)展日新月異，對(duì)于科技文章，創(chuàng)新性是第一位的。文章的發(fā)表時(shí)滯與期刊的影響力息息相關(guān)。如果科技期刊能夠?qū)⒆髡叩淖钚卵芯砍晒宰羁斓乃俣裙诒?，就?huì)起到學(xué)術(shù)引領(lǐng)作用，引起最早的社會(huì)反響，以后的研究者會(huì)爭(zhēng)相引用，提高期刊的知名度，被引量、被摘量隨之提高，影響因子也顯著提升，從而吸引其他的好文章投向該期刊。反之，如果發(fā)表滯后，就會(huì)導(dǎo)致信息貶值，發(fā)表的文章無(wú)人引用，期刊影響因子下降。一個(gè)發(fā)表時(shí)滯長(zhǎng)的期刊，也會(huì)導(dǎo)致投稿量下降，久而久之，造成惡性循環(huán)，影響期刊的聲譽(yù)。可以說(shuō)，在保證審稿質(zhì)量的前提下，期刊的出版時(shí)滯越短，期刊的活力就越大，影響力也就越大[4]。

1.2對(duì)培養(yǎng)穩(wěn)定作者群體的重要性沒(méi)有作者不希望自己的科研成果盡快見(jiàn)刊。一方面，搶先發(fā)表能使作者在學(xué)術(shù)水平上占得先機(jī)；另一方面，科研成果鑒定、職稱晉升等對(duì)文章的發(fā)表時(shí)間均有要求。一個(gè)能夠做到及時(shí)回復(fù)作者、文章發(fā)表時(shí)滯短的期刊，無(wú)疑會(huì)受到作者的青睞，成為發(fā)表自己科研成果的首選，成為期刊固定、優(yōu)質(zhì)的作者群。及時(shí)回復(fù)、盡快發(fā)表，這些都需要編輯部的高效運(yùn)轉(zhuǎn)，需要科技期刊編輯具有時(shí)間管理的意識(shí)，優(yōu)化工作程序，有效利用時(shí)間，提高工作效率。

1.3對(duì)編輯個(gè)人的重要性科技期刊編輯本身各種事物繁雜，有時(shí)正在專注地改稿，可能會(huì)不時(shí)被意外的電話所打擾。一個(gè)不具有時(shí)間觀念的編輯，往往容易將寶貴的時(shí)間浪費(fèi)在不重要的事情上，消耗自己的精力和資源； 但是，在自己的潛意識(shí)中，又會(huì)因?yàn)榇罅康墓ぷ鳑](méi)有完成而感到隱隱的不安。因?yàn)樵趥€(gè)人的潛意識(shí)里知道這是自己最終要做的，卻又因各種原因有意忽視它，使自己倍受煎熬[5]。一個(gè)會(huì)管理時(shí)間的編輯，必然在工作中能夠分清主次，抓住重點(diǎn)。掌握好時(shí)間管理的方法和技巧，不僅有利于編輯提高工作效率，還能在一定程度上減輕工作壓力，提高生活質(zhì)量[6]。個(gè)人事業(yè)的成功往往來(lái)源于科學(xué)、高效的時(shí)間管理。若能對(duì)自己進(jìn)行有效的時(shí)間管理，科學(xué)、合理地運(yùn)用時(shí)間，就能提高工作效率，達(dá)到事半功倍的效果。

2　科技期刊編輯進(jìn)行時(shí)間管理的有效方法

2.180/20法則是由19世紀(jì)意大利經(jīng)濟(jì)學(xué)家帕累托(Pareto)發(fā)明的，也叫帕累托原則。帕累托在調(diào)查國(guó)民經(jīng)濟(jì)收入時(shí)發(fā)現(xiàn)，國(guó)家80%的財(cái)富掌握在20%的富人手中。因此，提出將精力放在20%的主要項(xiàng)目上，就能解決80%的問(wèn)題[7]。因此，帕累托原則的核心是，把注意力放在20%的關(guān)鍵事情上。帕累托原則強(qiáng)調(diào)將要做的事情進(jìn)行排序：A.重要且緊急，必須立刻做的事情。B.緊急但不重要的事情，只有在優(yōu)先考慮了重要的事情后，再來(lái)考慮這類事。C.重要但不緊急的事情，只要是沒(méi)有前一類事的壓力，應(yīng)該當(dāng)成緊急的事去做，而不是拖延。D.既不緊急也不重要的事情，有閑工夫再說(shuō)。美國(guó)企業(yè)管理顧問(wèn)萊金提出的ABC 時(shí)間管理法[8]，也是將事情根據(jù)工作任務(wù)重要性分成 A、B、C 3 個(gè)等級(jí)，然后根據(jù)輕重緩急實(shí)施不同的處理方法，與帕累托原則類似。

作為科技期刊編輯，既要處理欄目策劃、組稿、約稿、送審稿件、審稿、編輯加工、校對(duì)、發(fā)行等日常事務(wù)，還要與編委及審稿專家溝通，接受作者與讀者咨詢，與印刷廠聯(lián)絡(luò)，接受來(lái)訪，外出培訓(xùn)學(xué)習(xí)、參加會(huì)議等，事務(wù)繁多。這需要編輯根據(jù)自身情況及工作進(jìn)度，將要處理的事情按照輕重緩急進(jìn)行分類，優(yōu)先處理A、B類事件，從繁瑣的事務(wù)中解脫出來(lái)。

2.2GTD GTD是“Getting Things Done”的縮寫(xiě)，意思是“把事情做完”，是由效率管理專家戴維·艾倫(David Allen)開(kāi)創(chuàng)的一套完整個(gè)人時(shí)間管理系統(tǒng)。GTD的具體做法是將事情分成收集、整理、組織、回顧與行動(dòng)五個(gè)步驟去處理[5]。即收集生活中工作中需要解決的事情，將其一一羅列出來(lái)；對(duì)這些事情進(jìn)行定期或不定期的整理分類，可以完成的立即完成，不能完成的進(jìn)入下一步進(jìn)行組織；對(duì)這些行動(dòng)進(jìn)行組織整理，一個(gè)項(xiàng)目涉及到多步驟的工作時(shí)，將其細(xì)化成具體的工作；定期檢視回顧、更新；根據(jù)清單上事情的輕重緩急進(jìn)行行動(dòng)?？萍计诳庉嬁墒占耆蝿?wù)，如遠(yuǎn)期目標(biāo)、中期目標(biāo)、近期目標(biāo)，以及定期需要完成的事情，然后對(duì)這些任務(wù)進(jìn)行類別劃分；然后按照個(gè)人習(xí)慣選用不同的收集籃，選擇相應(yīng)網(wǎng)絡(luò)工具對(duì)資料進(jìn)行收集與存儲(chǔ)；實(shí)施整理、組織、回顧與行動(dòng)。

2.3莫法特休息法詹姆斯·莫法特是《圣經(jīng)新約》的翻譯者，在他的書(shū)房里擺著三張桌子，第一張桌上是正在翻譯的《圣經(jīng)》譯稿；第二張擺著未完成的論文；第三張放著他正在寫(xiě)的偵探小說(shuō)。莫法特的休息方法是當(dāng)他在其中一張書(shū)桌前工作累了的時(shí)候，就搬到另一張書(shū)桌繼續(xù)工作[9]。這是因?yàn)?，人的腦力和體力如果每隔一段時(shí)間變換不同的工作內(nèi)容，就會(huì)產(chǎn)生新的優(yōu)勢(shì)興奮灶，原來(lái)的興奮灶則得到抑制，這樣人的腦力和體力就可以得到有效的調(diào)劑和放松?？萍计诳庉嬕矐?yīng)掌握自己的生理節(jié)奏，通過(guò)研究適合自己效果最佳的時(shí)段進(jìn)行學(xué)習(xí)和工作。注意力非常集中的時(shí)候，適合修改稿件，特別是邏輯混亂的稿件，便于理清思路，提高效率。而當(dāng)精力難以集中的時(shí)候，不宜強(qiáng)行修稿或校對(duì)，以免事倍功半?？梢赞D(zhuǎn)換思維，從事一些不必太費(fèi)腦的事情，如打電話，處理郵件等。勞逸結(jié)合，體力與腦力勞動(dòng)交替進(jìn)行。

3　科技期刊編輯進(jìn)行時(shí)間管理的影響因素及應(yīng)對(duì)策略

3.1個(gè)人因素影響科技期刊編輯時(shí)間管理的個(gè)人因素較多，如缺乏時(shí)間管理的觀念，對(duì)時(shí)間無(wú)概念；工作目標(biāo)不清，缺乏計(jì)劃性；處理事情不分主次，抓不住重點(diǎn)，考慮細(xì)節(jié)過(guò)多，往往最要緊的事沒(méi)做；工作作風(fēng)拖拉；工作缺乏條理性與計(jì)劃性，隨機(jī)性較大，讓事情牽著鼻子走；不善于思考總結(jié)；缺乏拒絕的藝術(shù)，因礙于情面讓無(wú)關(guān)的事情占用太多時(shí)間等。時(shí)間管理的對(duì)象不是“時(shí)間”，而是管理者的自我管理。要想做好自身的時(shí)間管理，編輯首先應(yīng)轉(zhuǎn)變思想觀念，認(rèn)識(shí)到有效的時(shí)間管理可以提高工作效率并有意識(shí)地進(jìn)行時(shí)間管理。其次，需要工作目標(biāo)明確，做好工作計(jì)劃，合理安排工作日程[10]。這樣才能按照既定的目標(biāo)與計(jì)劃，有條不紊地完成。第三，分清事情的主次，善于抓住重點(diǎn)，集中精力解決20%的關(guān)鍵事項(xiàng)。雅虎公司CEO楊致遠(yuǎn)曾經(jīng)請(qǐng)喬布斯幫助自己擺脫公司困境。喬布斯給雅虎高管們提出了一條很簡(jiǎn)單但深?yuàn)W的建議：很多公司都會(huì)列出明年要完成的十件事，但明智的公司會(huì)把事項(xiàng)縮減到三四項(xiàng)[11]?？梢?jiàn)，抓住關(guān)鍵少數(shù)才是工作的重點(diǎn)。第四，要善于思考，經(jīng)常留出時(shí)間進(jìn)行思考和檢查。此外，還應(yīng)學(xué)會(huì)拒絕的藝術(shù)，權(quán)衡輕重，不讓無(wú)關(guān)的事情占用自己太多的時(shí)間。

3.2管理與合作因素除去編輯自身因素影響工作效率外，管理因素及合作因素也會(huì)影響編輯的時(shí)間管理，導(dǎo)致工作效率低下。管理因素如工作程序繁瑣，手續(xù)復(fù)雜；工作場(chǎng)所嘈雜，外界干擾多，過(guò)多的電話與來(lái)訪者影響；參加或組織學(xué)術(shù)會(huì)議或培訓(xùn)等工作時(shí)間與發(fā)稿時(shí)間沖突；臨時(shí)加入文章，影響發(fā)刊計(jì)劃等等。對(duì)此，編輯部應(yīng)達(dá)成共識(shí)，尋找問(wèn)題點(diǎn)，集思廣益，改革繁瑣的工作程序；為編輯創(chuàng)造安靜、舒適的工作環(huán)境；固定時(shí)間接受電話咨詢與來(lái)訪，以免思路被打斷，提高工作效率；參加學(xué)術(shù)會(huì)議或培訓(xùn)時(shí)，應(yīng)有所計(jì)劃，預(yù)先留出時(shí)間。

編輯的流程還涉及到審稿專家、作者等，審稿專家事物繁忙，稿件長(zhǎng)時(shí)間無(wú)人審核；約稿的專家沒(méi)有及時(shí)交稿，導(dǎo)致出版流程受阻；作者不按時(shí)將稿件修回，延長(zhǎng)發(fā)表時(shí)滯等都是常見(jiàn)的問(wèn)題。此時(shí)，需要編輯具有良好的溝通能力，善于引導(dǎo)或改變專家或作者的時(shí)間概念，事先約定交稿時(shí)間，并在適當(dāng)?shù)臅r(shí)機(jī)進(jìn)行提醒。

綜上所述，科技期刊編輯進(jìn)行有效的時(shí)間管理對(duì)期刊發(fā)展，作者群忠誠(chéng)度及編輯自身生活質(zhì)量均具有重要的作用。編輯必須掌握有效的時(shí)間管理方法，善于分析影響時(shí)間管理的因素并進(jìn)行時(shí)間的優(yōu)化，以提高工作效率，保證文章的及時(shí)出版，提高期刊影響力。

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2016—05—30

吳紅艷(1971—)女，副主任護(hù)師，碩士，主要研究方向?yàn)樽o(hù)理科研.

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1009-2714(2016)03-0127-03