事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)對(duì)策研究

王曉紅

?

事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)對(duì)策研究

王曉紅

（吉林省四平市特種設(shè)備檢驗(yàn)中心，吉林 四平 136500）

信息化的推進(jìn)促使我國(guó)事業(yè)單位檔案管理工作的變革日益深化，事業(yè)單位檔案管理逐步向信息化管理靠攏。通過(guò)闡述事業(yè)單位檔案管理信息化的主要特點(diǎn)及其優(yōu)勢(shì)，對(duì)我國(guó)當(dāng)前檔案管理信息化建設(shè)水平進(jìn)行一定的分析，在此基礎(chǔ)上探討推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)的策略，以期為日后進(jìn)一步推進(jìn)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)水平提供一定的參考建議。

事業(yè)單位；檔案管理；信息化建設(shè)；對(duì)策研究

當(dāng)前，在信息化智能化的大背景之下，各行各業(yè)為了實(shí)現(xiàn)工作效率提高的目標(biāo)，都不斷向這一趨勢(shì)靠攏，事業(yè)單位的檔案管理工作也不應(yīng)例外。隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步和人們認(rèn)識(shí)水平的提高，我國(guó)事業(yè)單位檔案管理工作在信息化方面已經(jīng)取得了一定的成就，檔案管理工作的效率得到了很大程度的提高。但是隨著社會(huì)發(fā)展對(duì)檔案管理工作要求的不斷提高，我國(guó)事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)還應(yīng)當(dāng)繼續(xù)發(fā)展提高，以滿足人們的要求。此外，同西方發(fā)達(dá)國(guó)家相比，我國(guó)檔案管理信息化建設(shè)程度遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，在日后的信息化建設(shè)方面還應(yīng)當(dāng)加大力度，借鑒西方國(guó)家的先進(jìn)技術(shù)手段，促進(jìn)我國(guó)事業(yè)單位檔案管理工作的信息化建設(shè)。

1　檔案管理信息化建設(shè)的主要優(yōu)勢(shì)

信息化管理是今后管理工作發(fā)展的趨勢(shì)，對(duì)于事業(yè)單位檔案管理工作來(lái)說(shuō)，信息化建設(shè)能夠在很大程度上提高檔案管理工作的效率，促進(jìn)檔案管理工作的科學(xué)化和高效化。在日后的檔案管理工作的發(fā)展過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)加快對(duì)檔案管理的信息化建設(shè)研究，從而在根本上促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作的信息化建設(shè)進(jìn)程。相對(duì)于傳統(tǒng)的檔案管理工作模式，信息化的檔案管理工作主要具有以下優(yōu)勢(shì)。

1.1檔案管理信息化有利于檔案的長(zhǎng)期保存

在傳統(tǒng)的檔案管理模式之下，事業(yè)單位的人事檔案大多是以紙質(zhì)的形式存在，而紙張這種材料很容易因環(huán)境的原因而受到影響，如環(huán)境一旦潮濕，則檔案很容易出現(xiàn)發(fā)霉等情況，甚至可能出現(xiàn)信息遺失的現(xiàn)象，大大不利于人事檔案的長(zhǎng)久保存。信息化的檔案管理手段則從根本上避免了這種情況，在這種檔案管理的模式之下，人事檔案信息通過(guò)信息化備份，存儲(chǔ)于電子磁盤(pán)當(dāng)中。如此一來(lái)，外界的環(huán)境便不能夠?qū)n案信息造成影響，最大限度地實(shí)現(xiàn)了對(duì)檔案的長(zhǎng)久保存。

1.2檔案管理信息化有利于規(guī)范事業(yè)單位檔案管理信息

在傳統(tǒng)的檔案管理模式中，由于檔案資料數(shù)目眾多，在對(duì)檔案進(jìn)行檢索時(shí)，程序非常復(fù)雜，這種工作不僅耗時(shí)長(zhǎng)，而且極有可能在查找的過(guò)程中對(duì)其他檔案造成影響，使得日后的管理工作更加煩瑣。檔案管理的信息化意味著日后在對(duì)某位職工的人事檔案進(jìn)行搜索查詢時(shí)，只需要在檔案管理系統(tǒng)中輸入關(guān)鍵字，這種檢索模式不僅能夠節(jié)約時(shí)間、大大提高檔案管理的效率，還能夠在不對(duì)其他檔案造成影響的情況下進(jìn)行。

1.3檔案管理信息化有利于拓展檔案的職能

傳統(tǒng)的檔案管理模式往往是以紙張作為介質(zhì)，采用人工錄入信息的方式來(lái)對(duì)檔案進(jìn)行管理。同這種管理模式相比，信息化檔案管理模式不僅能夠完成檔案保存的職能，還能夠在很大程度上拓展檔案的職能，使得檔案不僅承擔(dān)信息保存的職能，還能夠成為信息采集、管理的來(lái)源，推動(dòng)事業(yè)單位的全面發(fā)展。

2　當(dāng)前我國(guó)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程中存在的主要問(wèn)題

2.1檔案管理信息化平臺(tái)更新較慢

當(dāng)前，在數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)信息化的大背景之下，我國(guó)很多事業(yè)單位的職工檔案管理系統(tǒng)已經(jīng)建立了信息化管理平臺(tái)，但是由于以往認(rèn)識(shí)的局限，管理人員往往意識(shí)不到檔案管理信息化的重要性，也就使得檔案管理信息化平臺(tái)更新較慢，單位的人才管理往往也難以達(dá)到最優(yōu)化的程度。

2.2檔案管理工作人員專業(yè)水平偏低

從整體上來(lái)說(shuō)，我國(guó)事業(yè)單位檔案管理信息化起步較晚，在部分事業(yè)單位中，很多的檔案管理者并沒(méi)有達(dá)到熟練運(yùn)用信息化平臺(tái)的程度，其專業(yè)水平亟待提高。部分事業(yè)單位的檔案管理人員沒(méi)有相應(yīng)的計(jì)算機(jī)操作能力，這就大大限制了我國(guó)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)一步深化。

3　加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理信息化的措施

為了更好地推進(jìn)我國(guó)事業(yè)單位的發(fā)展，在實(shí)際的工作中，必須加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)。但是，當(dāng)前條件下，我國(guó)的檔案管理信息化程度遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠。正因如此，有關(guān)部門(mén)應(yīng)加大力度加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理的信息化程度，著力推進(jìn)我國(guó)事業(yè)單位信息化檔案管理。

3.1加強(qiáng)信息化建設(shè)平臺(tái)的推廣

事業(yè)單位檔案管理信息化平臺(tái)建設(shè)的最終目的是為了滿足社會(huì)發(fā)展對(duì)人才檔案管理的需求，因此，為了給信息需求者提供更為便捷的服務(wù)，達(dá)到有效提升平臺(tái)知名度和影響力的目的，事業(yè)單位檔案管理部門(mén)還應(yīng)當(dāng)從一些檔案管理信息化建設(shè)較好的大企業(yè)借鑒相關(guān)的管理經(jīng)驗(yàn)，以更好地推動(dòng)本單位的檔案管理信息化進(jìn)程。

3.2加強(qiáng)管理人員同網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人員的交流合作

信息化的檔案管理模式要求檔案管理者對(duì)于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)有一定的了解，因此，為了保障檔案管理信息化的有效性，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)及時(shí)同網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人員進(jìn)行溝通交流，從而確保檔案信息數(shù)據(jù)錄入和更新的及時(shí)性。

3.3設(shè)立專門(mén)的檔案管理崗位，提高管理人員的專業(yè)素養(yǎng)

長(zhǎng)期以來(lái)，我國(guó)事業(yè)單位往往對(duì)檔案管理工作不夠重視，大多不會(huì)設(shè)立專門(mén)的檔案管理崗位，而多是由其他人員代為管理。實(shí)踐證明，這種管理方式是不科學(xué)的，為了提高檔案管理的工作效率，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)設(shè)立專門(mén)的崗位對(duì)檔案進(jìn)行管理，著力培養(yǎng)一批專業(yè)素養(yǎng)較高的工作人員來(lái)從事檔案管理工作，如此，檔案管理工作必然能夠得到很大的改善。

4　結(jié)語(yǔ)

事業(yè)單位的檔案管理信息化建設(shè)對(duì)于單位的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展來(lái)說(shuō)有著重要的作用，在檔案管理信息化建設(shè)的過(guò)程中，各方應(yīng)積極響應(yīng)號(hào)召，在大力推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程中，有關(guān)部門(mén)和負(fù)責(zé)人員應(yīng)當(dāng)著力提高員工的專業(yè)素養(yǎng)，將信息化建設(shè)的工作落到實(shí)處。

［1］ 粟盛民.提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的方法策略［J］.東方企業(yè)文化，2013，（16）：40-41.

［2］ 劉俊巖，彭兆偉，薛曉明.新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)探討［J］.黑龍江檔案，2013，（04）：75-76.

［3］ 邢莎莎.事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的探討［J］.辦公室業(yè)務(wù)，2012，（07）：88-89.

［4］ 李淑艷.淺論事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)［J］.機(jī)電兵船檔案，2013，（12）：109-110.

［5］ 景俐清.推進(jìn)事業(yè)單位檔案的規(guī)范化管理策略［J］.山西農(nóng)經(jīng)，2015，（06）：64-65.

Strategies study on archives management information construction of public institution

WANGXiao-hong
（SipingSpecial Equipment Inspection Center ofJilin Province，Siping136500，China）

The advance of information has promoted transformation of archives management more deepening，and records management of public institutions has gradually developed toinformation management.The level of current file management information construction was analyzed through elaboratingits main characteristics and advantages，and strategies were proposed to promote information construction based on this，hoping to provide a reference for further promoting the level of file management information construction of public institutions.

Public institutions；File management；Information construction；Countermeasures

G275.3

A

1674-8646（2016）15-0143-02

2016-07-01

王曉紅（1968-），女，吉林四平人，學(xué)士，政工師，中級(jí)館員，從事檔案管理研究。