淺談如何開發(fā)利用科技檔案

薛　健

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淺談如何開發(fā)利用科技檔案

薛健

（黑龍江省科學(xué)院石油化學(xué)研究院，哈爾濱 150001）

科技檔案是一種重要的信息資源，對推動科技發(fā)展具有重要作用。通過闡述科技檔案開發(fā)利用的重要意義，從提高歸檔質(zhì)量、提升服務(wù)水平和加大保障力度等方面入手，對如何有效地開發(fā)利用科技檔案進(jìn)行了具體論述，為做好科技檔案開發(fā)利用工作提供一些借鑒。

科技檔案；開發(fā)利用；歸檔；服務(wù)

科技檔案作為檔案的一個重要類型，其蘊藏的科技、社會、經(jīng)濟(jì)等方面的價值更是不可估量。如何能夠科學(xué)有效地開發(fā)利用科技檔案，是當(dāng)前所有科技檔案管理人員急需研究解決的問題。

1　注重提高對科技檔案重要性的認(rèn)識

開發(fā)利用科技檔案是檔案管理的一項重要工作內(nèi)容，是推動科技發(fā)展、推動萬眾創(chuàng)新的根本目的，對科技發(fā)展具有重要意義。一是有利于推動科技創(chuàng)新發(fā)展。科技檔案記錄了前人的科技成果，是科技創(chuàng)新的基礎(chǔ)。通過查閱科技檔案，可以拓寬科研人員思維，為科技創(chuàng)新提供靈感，為科技知識的轉(zhuǎn)化及應(yīng)用提供借鑒。通過查閱科技檔案，可以從前人的失敗記載中吸取經(jīng)驗教訓(xùn)，尋找成功經(jīng)驗。二是有利于促進(jìn)社會和經(jīng)濟(jì)發(fā)展?？萍紮n案記載的信息種類繁多、資源量大，是科技交流的重要工具之一，科技檔案開發(fā)利用實際上是科學(xué)技術(shù)的轉(zhuǎn)讓和管理手段的借鑒，能夠讓科研單位和科研人員節(jié)省人力、物力、財力，縮短科研周期，能夠推動創(chuàng)新、促進(jìn)交流，帶動科技產(chǎn)業(yè)發(fā)展，促進(jìn)經(jīng)濟(jì)繁榮。三是有利于推動檔案管理工作開展。通過開發(fā)利用科技檔案，可以檢驗檔案收集歸檔的水平，促使檔案管理人員做好檔案管理工作。通過開發(fā)利用科技檔案，可以檢驗檔案管理服務(wù)能力，查找到檔案管理中存在的不足之處，促進(jìn)檔案部門完善管理制度，提升服務(wù)水平。

2　注重提高科技檔案歸檔整理水平

科技檔案與其他類型檔案的一個明顯區(qū)別，就是科技檔案具有成套性的特點。每個科研項目實施完后，都會形成從項目立項到檢查驗收的一整套檔案，是完整、密不可分的有機整體，必須與所反映的科研項目高度一致，任何不真實、不完整的科技檔案將無法滿足開發(fā)利用的需要。目前，一些科研單位在歸檔整理科技檔案上，還存在“四多四少”問題。具體表現(xiàn)為：普通科研技術(shù)材料多，核心科研技術(shù)材料少；項目立項、審批、鑒定等材料多、科研技術(shù)性材料少；文字記載的資料多，影像保存的資料少；復(fù)印件多、原件少等問題。這些問題的產(chǎn)生，一方面是個別人員出于私心，沒有將重要科研成果和核心材料上交歸檔；另一方面是檔案管理人員對科研項目不熟悉，不了解哪些科研資料應(yīng)該歸檔，檔案收集管理程序不嚴(yán)，缺少監(jiān)控機制，造成歸檔時整個科研項目缺少關(guān)鍵核心資料，不能完整地記載科研項目的研制過程和取得的成果，使其完整性、系統(tǒng)性受到影響，導(dǎo)致這些科技檔案雖然保存得很好，但缺少開發(fā)利用價值。為解決這些問題，使科技檔案能夠得到有效地開發(fā)利用，必須加強收集管理，健全質(zhì)量監(jiān)控機制。一是加強科技文件材料的收集，保證科技檔案的齊全、完整、準(zhǔn)確。在科技檔案建檔前，應(yīng)根據(jù)科研項目內(nèi)容，確定收集歸檔范圍。要根據(jù)科研項目進(jìn)展情況，明確收集歸檔標(biāo)準(zhǔn)，及時收集保存歸檔資料。二是加強科技檔案的整編工作。嚴(yán)格按照國家標(biāo)準(zhǔn)、項目標(biāo)準(zhǔn)和科技檔案管理要求，對收集歸檔的材料進(jìn)行系統(tǒng)整理，編制檢索目錄，做到目錄與歸檔資料一致，確保科技檔案管理規(guī)范有序。三是加強科技檔案檢查驗收?？萍紮n案歸檔驗收時，檔案管理人員必須堅持標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)格把關(guān)，對檔案的完整性和系統(tǒng)性進(jìn)行檢查，完全符合要求后方能通過驗收。

3　注重提高科技檔案開發(fā)利用的服務(wù)水平

科技檔案的價值體現(xiàn)在檔案能否得到有效利用，要利用好科技檔案，作為檔案管理部門和管理人員來說，就要管理好檔案，為使用者提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。一是提高檔案管理電子化水平。加快推進(jìn)計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案管理上的應(yīng)用，通過拍照、掃描等方法，逐步將紙質(zhì)材料轉(zhuǎn)化為電子材料，并建立相應(yīng)的檔案目錄和檢索索引，實現(xiàn)科技檔案的電子化管理。二是加大開發(fā)利用信息收集力度?？萍紮n案開發(fā)利用情況，對其他科研人員利用科研檔案具有重要參考價值。因此，應(yīng)建立科技檔案開發(fā)利用信息收集反饋機制，通過收集開發(fā)利用的反饋信息，對反饋信息進(jìn)行系統(tǒng)分析研究，準(zhǔn)確掌握各類科技檔案利用效果和過程。掌握這些信息，就可以更好地為科研單位和科研人員服務(wù)，有利于其快速、準(zhǔn)確地判斷科技檔案的使用價值。三是創(chuàng)新方法提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。充分考慮使用者對信息利用的需求，圍繞滿足用戶需求做好檔案管理服務(wù)工作，可以建立檔案查閱室供查閱者使用，無償或有償提供復(fù)印、掃描服務(wù)，設(shè)立咨詢服務(wù)臺，及時為使用者提供咨詢服務(wù)，幫助查閱所需資料。通過改善服務(wù)環(huán)境，提高服務(wù)質(zhì)量，為科技檔案開發(fā)利用者提供優(yōu)質(zhì)高效服務(wù)。

4　注重提高科技檔案開發(fā)利用的保障能力

一是加大宣傳引導(dǎo)力度。只有科研人員充分認(rèn)識到科技檔案的重要作用，養(yǎng)成利用科技檔案的習(xí)慣，才能充分發(fā)揮科技檔案的作用。因此，應(yīng)加大科技檔案開發(fā)利用的宣傳教育，通過廣播電視、報紙網(wǎng)絡(luò)等各種宣傳方式，廣泛進(jìn)行宣傳，讓科技人員了解科技檔案的重要價值，引導(dǎo)其養(yǎng)成利用科技檔案的觀念和意識，學(xué)會利用、借鑒科技檔案推動科研工作開展。二是加大信息化建設(shè)投入。將有限的資金使用在刀刃上，進(jìn)一步加大信息化建設(shè)資金投入，根據(jù)實際需要，及時配備檔案管理所需的計算機、復(fù)印機、掃描儀、刻錄機等設(shè)備。增強科技檔案資源共享意識，充分利用縮微技術(shù)、光盤技術(shù)等科技手段，加快檔案信息數(shù)字化處理步伐，全面提高檔案管理的現(xiàn)代化水平。三是加強檔案管理人才培養(yǎng)。檔案管理現(xiàn)代化離不開高素質(zhì)的檔案管理人員，因此，應(yīng)采取有力措施，培養(yǎng)和建立起一支適應(yīng)現(xiàn)代化管理方式的檔案人員隊伍。通過加強電腦、網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代技術(shù)知識的培訓(xùn)，更新檔案管理人員知識體系。通過引進(jìn)掌握現(xiàn)代科技的人才，充實檔案管理者隊伍，提高其為開發(fā)利用科技檔案提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的能力和水平。

5　結(jié)語

只有有效開發(fā)利用科技檔案，才能充分發(fā)揮科技檔案的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益，才能推動科技檔案管理工作邁上新臺階。

［1］ 唐索芬.科技檔案信息資源開發(fā)利用的思考［J］.蘭臺內(nèi)外，2014，（05）：64-65.

［2］林光斌.從辯證思維角度分析高?？萍紮n案工作［D］.成都：成都理工大學(xué)，2011.

［3］ 于洋.科技檔案管理的環(huán)境制約性和相關(guān)性分析［J］.黑龍江檔案，2015，（06）：112-113.

［4］ 顧成昕.談高?？蒲袡n案管理的規(guī)范化［J］.大連大學(xué)學(xué)報，2002，（01）：122-123.

［5］ 宋曉麗.淺議科技檔案工作中的質(zhì)量控制［J］.湖北檔案，2008，（07）：111-112.

Discussiom on how to develop and utilize technical records

XUE Jian
（Institute ofPetrochemistry，HeilongjiangAcademyofSciences，Harbin 150001，China）

Technical records is a kind of important information resources，which plays an important role in promoting the development of science and technology.This paper expounds the important significance of exploitation and utilization of science and technology archives，and howto effectively develop and utilize was discussed from the aspects of improving the archive quality，improving service levels and strengthening security efforts，etc.，so as to provides some reference for the development and utilization of technical archives.

Technical records；Development and utilization；Filing；Service

G275.3

A

1674-8646（2016）15-0141-02

2016-07-01