事業(yè)單位檔案管理的思考

楊穎（哈爾濱市職工勞福事業(yè)管理中心，哈爾濱 150001）

事業(yè)單位檔案管理的思考

楊穎
（哈爾濱市職工勞福事業(yè)管理中心，哈爾濱 150001）

在新時期的檔案管理中事業(yè)單位自身首先要提高認識，對這一管理工作的重要性有一個清晰的了解，通過更新管理思想去建立完善的檔案管理體系，與時俱進，加強對檔案管理工作者的教育。通過借助計算機網(wǎng)絡(luò)進行檔案的管理，為事業(yè)單位檔案管理工作的進步提供必要的人員、設(shè)備等方面的支持，為事業(yè)單位工作整體效率的提升打好基礎(chǔ)。

事業(yè)單位；檔案管理；完善思考

事業(yè)單位要想實現(xiàn)真正意義上的檔案改革，貼合經(jīng)濟社會現(xiàn)代化發(fā)展，就必須正視其在以往發(fā)展過程中所呈現(xiàn)出來的缺點和弊端，通過加強人才建設(shè)、構(gòu)建信息化平臺、拓展檔案服務(wù)能力和創(chuàng)新檔案管理模式來實現(xiàn)對于其發(fā)展模式和管理方法的創(chuàng)新。

1　事業(yè)單位檔案管理工作的重要性

事業(yè)單位的檔案屬于備查資料，是其內(nèi)部工作開展中產(chǎn)生的所有的、有價值的材料信息的集合，其中記錄的內(nèi)容都是事業(yè)單位發(fā)生的真實工作內(nèi)容以及歷史的發(fā)展狀況，對其中有價值的部分進行分類的保管，在需要的時候作為歷史憑證使用，具有真實、可靠的特點，因此檔案通常都是事業(yè)單位的歷史備查資料。另外，在事業(yè)單位的發(fā)展歷程中檔案還是歷史的一種見證，在事業(yè)單位的工作開展中檔案管理是其中不可缺少的一部分，其具備的歷史憑證的價值也是不能被替代的，可以說檔案是歷史見證的首要資料。此外，檔案還具有宣傳教育的作用，它對以往的事業(yè)單位工作記錄與知識存儲起來并且進行傳承，為以后的工作需要提供幫助，這種服務(wù)型的發(fā)展趨勢使其具有著一種宣傳教育的功能。比如在開展歷史作品展的時候檔案就可以作為其中的一類參展，也能制成影像資料進行傳播，起到一種教育、引導的效果。

2　事業(yè)單位檔案管理工作的完善策略

2.1事業(yè)單位應(yīng)該樹立檔案服務(wù)意識

檔案管理人員要樹立服務(wù)意識，發(fā)揮檔案工作的服務(wù)職能，這樣才能真正體現(xiàn)檔案管理的價值。在日常的檔案管理工作中，管理工作者需要不斷的提升服務(wù)意識，對原有陳舊的檔案管理觀念進行革新，使之形成全新的、符合時代發(fā)展的檔案服務(wù)模式，而不僅僅是作為一項刻板的工作去對待，將服務(wù)的理念貫穿到檔案管理的各個環(huán)節(jié)之中。在實際的工作開展中應(yīng)該加強與事業(yè)單位各個部門機構(gòu)的聯(lián)系，使得有價值的檔案信息都可以被收集、保存起來。在現(xiàn)代信息社會，利用計算機網(wǎng)絡(luò)進行檔案的存儲已經(jīng)成為了主要的方式，在服務(wù)制度的完善過程中可以實現(xiàn)更加高效、便捷的管理，提升其工作的時效性。這種管理方式還需要工作人員加強相關(guān)業(yè)務(wù)的學習，熟悉計算機的操作技能，發(fā)揮出檔案的預見性作用，能夠提供超前服務(wù)。

2.2提升檔案管理人員的素質(zhì)，改善工作環(huán)境

新時期事業(yè)單位檔案管理工作的順利進行，首先要擁有優(yōu)秀的檔案管理工作人員，一方面事業(yè)單位要招收高素質(zhì)、經(jīng)驗豐富的檔案管理工作人員。另外，還需要對新招收的檔案管理人員進行專業(yè)業(yè)務(wù)的培訓以及道德素質(zhì)方面的教育，使他們既可以提高專業(yè)的技能，又可以具備比較高的管理素養(yǎng)，使事業(yè)單位內(nèi)的檔案管理工作團隊能夠獲得高品質(zhì)的進步，形成系統(tǒng)化的人員培訓機制。在提升工作人員的專業(yè)素質(zhì)的同時，還需要不斷的改善其工作環(huán)境，這樣可以使他們工作更加具有積極性，并且優(yōu)良的檔案管理工作環(huán)境對于檔案的整理、歸檔等工作的開展也是非常有利的，所以在事業(yè)單位的發(fā)展中，應(yīng)該對工作環(huán)境的建設(shè)更加重視，從長遠的利益層面進行考量，增加經(jīng)費的投入，使其能夠發(fā)揮更大的價值。

2.3完善檔案管理的工作制度

在事業(yè)單位的發(fā)展變革中，原有的檔案管理體系已經(jīng)不再適應(yīng)新的工作形式的需求，需要對工作制度進行及時的革新，適應(yīng)實際工作開展的需要。在工作中管理者需要對制定的制度進行嚴格的遵守，確保制度的有效執(zhí)行以及實現(xiàn)其約束作用，使得檔案信息資源獲得更加完善的開發(fā)利用。在制度的建設(shè)完善過程中，工作人員也需要相應(yīng)地對自身的工作提高認識，增強思想上的覺悟，嚴格的按照制度的要求行事，提高檔案管理的工作成效。

2.4加強檔案管理的信息化、數(shù)字化建設(shè)

事業(yè)單位的檔案管理工作應(yīng)該緊緊跟隨信息時代的發(fā)展趨勢，在工作過程中增加先進的技術(shù)方式的應(yīng)用，使得檔案管理工作的效率和質(zhì)量都能獲得提升。事業(yè)單位檔案管理人員在利用計算機開展工作的基礎(chǔ)上，應(yīng)該對檔案內(nèi)容進行及時的更新完善，對不同的檔案信息要進行正確、分類的歸檔，通過計算機與掃描儀等現(xiàn)代設(shè)備的輔助來對檔案中的圖片或者聲像等信息進行保存，這樣能夠達到檔案信息保存的無紙化，既可以減少投入又可以節(jié)約空間。另外，檔案管理工作的數(shù)字化發(fā)展也是對檔案信息保存的一種新型方式，事業(yè)單位可以通過一些先進的信息技術(shù)把那些物質(zhì)化的信息資料實現(xiàn)數(shù)字化的保存，形成檔案全文與目錄的數(shù)據(jù)庫，為事業(yè)單位工作人員使用檔案提供更加便捷的服務(wù)。

2.5結(jié)合單位實際創(chuàng)新檔案管理模式

首先，結(jié)合事業(yè)單位自身的工作特點及業(yè)務(wù)經(jīng)營屬性，構(gòu)建與之發(fā)展相適宜的管理體系，既要明確其管理過程中各個環(huán)節(jié)所要承擔的工作職責與內(nèi)容，還要對所有參與檔案管理工作的人員進行權(quán)責上的規(guī)范與劃分。其次，在秉承“約束的地位平等”這一原則下，對檔案管理制度進行創(chuàng)新。換言之，在事業(yè)單位檔案管理進程當中，不僅要約束和規(guī)范檔案管理工作人員的行為，也要對領(lǐng)導權(quán)責進行明確規(guī)范和要求，以此來實現(xiàn)檔案管理工作整體的獨立性。

3　結(jié)語

檔案管理工作主要是對檔案資料以及信息進行收集、歸檔并提供相關(guān)服務(wù)的一項工作，在這一工作的開展中具備比較復雜的程序。在事業(yè)單位改革不斷深入的階段，對于各項工作的系統(tǒng)化建設(shè)提出了更加迫切的需求，科學、民主的管理機制的完善也是工作重點，有利于促進事業(yè)單位協(xié)調(diào)、高效的發(fā)展，檔案管理工作的進步能夠為其提供支持。

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［2］ 唐俊婧.探究如何提高事業(yè)單位的檔案管理工作［J］.經(jīng)營管理者，2015，（18）：213.

［3］ 吳秀娟.淺談事業(yè)單位檔案管理中的電子檔案管理［J］.管理觀察，2014，（19）：58-59.

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［5］ 吳清越.農(nóng)業(yè)事業(yè)單位檔案管理存在的問題與改進對策［J］.廣西農(nóng)學報，2015，（01）：158.

［6］ 林立華.淺談事業(yè)單位檔案管理軟件中存在的問題與對策［J］.民營科技，2014，（02）：45-47.

Reflections on archives management in public institutions

YANGYing
（Harbin Labor Welfare Career Management Center，Harbin 150001，China）

In archives management of the new era，the public institutions should first raise awareness and have a clear understanding of the importance of management.By updating the management ideas so as to establish a sound archives management systemwith the times and strengthen the education of archivists.Making archives management with the help of computer networks，so as to provide necessary personnel，equipment support to the progress of public institutions'archives management，and lay the foundation for enhancing overall efficiency of public institutions.

Public institutions；Archives management；Perfection ofthe reflections

G271

A

1674-8646（2016）11-0128-02

2016-04-15