高校教學(xué)檔案的科學(xué)管理和利用開發(fā)

商桂君

(赤峰學(xué)院教務(wù)處，內(nèi)蒙古 赤峰 024000)

高校教學(xué)檔案的科學(xué)管理和利用開發(fā)

商桂君

(赤峰學(xué)院教務(wù)處，內(nèi)蒙古 赤峰 024000)

高校辦學(xué)的過程中，會產(chǎn)生大量的學(xué)生教學(xué)資料，隨著高校的完善和進(jìn)步，教學(xué)檔案信息也更加完善，對教學(xué)檔案信息的分析與思考能夠有效提高教學(xué)質(zhì)量，對高校教學(xué)秩序維護(hù)提供幫助。對教學(xué)檔案進(jìn)行科學(xué)的管理和利用開發(fā)，對高校發(fā)展有重要意義。通過對高校教學(xué)檔案概念及特點進(jìn)行簡述，就高校教學(xué)檔案如何進(jìn)行科學(xué)管理和利用開發(fā)進(jìn)行探討。

高校；教學(xué)檔案；科學(xué)管理；利用開發(fā)

1 高校教學(xué)檔案特點淺析

高校教學(xué)檔案特點主要表現(xiàn)在分散、私密、原始、真實、多樣性和特殊性等多個方面。

高校教學(xué)檔案材料涉及很多部門，分布較廣，范圍較大，較為分散，這也給檔案的收集和管理帶來一定難度。高校教學(xué)檔案中的很多信息存在著一定的私密性，如考試成績信息，教學(xué)變更情況等，所以在檔案管理中要重視檔案信息的安全。高校教學(xué)檔案記錄了學(xué)生的成績、教學(xué)表、獎懲情況等，都是其原始資料和記錄，檔案資料真實地反映了學(xué)生在校期間的方方面面，是學(xué)生在校期間完成學(xué)業(yè)過程中最真實的寫照。此外，由于學(xué)生在校期間興趣、愛好、發(fā)展方向等的不同，其個性化發(fā)展的過程中，產(chǎn)生了多種形式的檔案資料，如帶文號的正式文件、表冊、證書、相關(guān)卡片、文字材料等，規(guī)格標(biāo)準(zhǔn)均有不同，這體現(xiàn)了教學(xué)檔案的多樣性和特殊性。正因如此，更應(yīng)該加強檔案管理，更好地服務(wù)學(xué)生，服務(wù)學(xué)校。

2 加強教學(xué)檔案科學(xué)管理措施分析

2.1 增強重視程度，提高管理意識

高校教學(xué)檔案管理工作是學(xué)生管理、教學(xué)改革、高校發(fā)展的重要基礎(chǔ)，對高?？茖W(xué)管理以及高素質(zhì)人才培養(yǎng)有著很大的促進(jìn)作用，加強高校教學(xué)管理工作離不開校領(lǐng)導(dǎo)和各部門的重視與支持，由于檔案存在分散性的特點，其收集整理的工作量較大。校領(lǐng)導(dǎo)對教學(xué)管理工作要給予大力支持，并幫助協(xié)調(diào)各部門間融洽合作，提高檔案管理工作效率，并對檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督與部署，以保證檔案管理的科學(xué)規(guī)范。與此同時，隨著高校信息化建設(shè)的逐步完善和對于復(fù)合型人才需求的不斷加大，要增強檔案管理工作人員管理意識，定期組織進(jìn)行培訓(xùn)與交流，滿足當(dāng)前形勢的要求。

2.2 檔案管理日?；?，責(zé)任到崗，突出重點

高校教學(xué)檔案管理過程中要積極發(fā)揮兼職檔案員及各部門相關(guān)人員對檔案材料收集整理工作的作用，責(zé)任到崗，分工明確。要根據(jù)不同階段情況進(jìn)行資料收集，將學(xué)生在校期間的不同階段(如：招生、考試、評獎評優(yōu)等)的資料收集管理工作做好。將常規(guī)檔案管理與高校日常工作相結(jié)合，突出重點，以達(dá)到檔案細(xì)致化管理的要求。

2.3 檔案管理信息化

隨著高校教學(xué)檔案管理信息化建設(shè)的不斷深入，檔案管理需要更加專業(yè)和具有針對性，檔案電子化已經(jīng)成為一種趨勢，在此情況下，要客觀對待電子檔案與實物檔案，將兩者優(yōu)勢結(jié)合互補。實物檔案的優(yōu)點在于信息表達(dá)更加直觀，給人印象更深刻，保存安全性高于電子檔案，實物檔案中特別是一些較為珍貴的材料要保存好，并且做好編研工作。電子檔案信息要注意文件版本和系統(tǒng)升級維護(hù)，同時將實物檔案與電子檔案相結(jié)合進(jìn)行分類統(tǒng)一編碼，形成實物檔案和電子檔案的關(guān)聯(lián)性，方便存儲和檢索，提高檔案管理及查閱資料的效率。

3 高校教學(xué)檔案管理的合理開發(fā)和利用

3.1 高校教學(xué)檔案開發(fā)利用的重要性

高校教學(xué)檔案管理是開發(fā)利用的基礎(chǔ)，所以檔案管理首先要達(dá)到高校的要求，才能進(jìn)行后續(xù)的開發(fā)利用，只有經(jīng)過合理開發(fā)和利用，才能更好地提升其價值，更好地提供服務(wù)，提高教學(xué)檔案的利用水平。教學(xué)檔案在現(xiàn)有基礎(chǔ)上已經(jīng)提供了很多服務(wù)和功能，例如記錄學(xué)生成績，獎懲記錄，并真實體現(xiàn)了學(xué)生在校期間各方面表現(xiàn)情況，對其之后的工作分配調(diào)動、留學(xué)、干部選拔任用、職稱評定等都提供了很好的依據(jù)。高校教學(xué)檔案在未來將扮演更加重要的角色，影響著學(xué)生以及高校的發(fā)展。

3.2 高校教學(xué)檔案開發(fā)利用的局限性

高校教學(xué)檔案在開發(fā)利用方面有一定的局限性，需要注意檔案信息中的隱私，出于安全性考慮，檔案的查閱本身就需要權(quán)限，或者需要一定的許可才能進(jìn)行，對高校教學(xué)檔案的這種保護(hù)也使得其難以進(jìn)行深層次的開發(fā)和利用。

3.3 高校教學(xué)檔案開發(fā)利用

3.3.1 保證教學(xué)檔案的原始性和真實性

高校教學(xué)檔案是學(xué)生在校期間最真實的信息體現(xiàn)，是學(xué)生完成學(xué)業(yè)過程中的信息憑證，關(guān)乎學(xué)生的工作、發(fā)展方向、職稱評定等多個方面，并或多或少對學(xué)生的未來有一定影響。在開發(fā)利用過程中，首先要保證高校教學(xué)檔案的原始性和真實性，杜絕信息篡改以及不實證明信息的存在。管理人員要嚴(yán)格要求自己，高校也要對其實施監(jiān)督和考核，并定期進(jìn)行培訓(xùn)和交流，使管理人員能夠公平公正，嚴(yán)格按照規(guī)章制度辦事，熱情服務(wù)學(xué)生，工作堅持原則，保證檔案的真實性和原始性。

3.3.2 非保密信息的開發(fā)

高校教學(xué)檔案的一些信息較為敏感，不宜作為開發(fā)利用的對象。因此，高校教學(xué)檔案的開發(fā)和利用，需要更加細(xì)致和嚴(yán)格的管控，定期進(jìn)行科學(xué)合理的鑒定，區(qū)分保密檔案和可公開檔案資料。同時，需要尊重其私密性，在規(guī)定范圍內(nèi)提供查閱和咨詢服務(wù)。

3.3.3 編研工作的開展

編研工作的開展是對檔案開發(fā)較為有效的形式，使以往被動的服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃拥姆?wù)形式，并將資料更加系統(tǒng)地呈現(xiàn)在使用者面前，提升教學(xué)檔案的利用率和使用效率。此外，信息化建設(shè)的不斷完善以及國際化的趨勢，使很多學(xué)生選擇出國留學(xué)，進(jìn)行學(xué)術(shù)交流或交換生活動，因此要積極更新教學(xué)檔案格式，使其不斷進(jìn)步和發(fā)展。高校教學(xué)檔案編研工作的開展對高校教學(xué)、招生、教學(xué)目標(biāo)、發(fā)展規(guī)劃有著重要的支持作用，所以在編研工作上要加大力度。

3.3.4 利用檔案資源加強校友資源開發(fā)

高校生活中校友是很大一部分資源，其知識、技能、素養(yǎng)、人際關(guān)系等都是寶貴的資源，對學(xué)校的形象建立，增強學(xué)校競爭力以及學(xué)生間的互動發(fā)展都有著很好的促進(jìn)作用。通過檔案資源管理進(jìn)行校友資源開發(fā)建設(shè)有著重要意義。

高校教學(xué)檔案信息化建設(shè)在不斷深入，其內(nèi)容包括了學(xué)生在校期間的方方面面，高?？梢詫πＳ研畔⑦M(jìn)行整理歸納并及時更新，通過選拔出杰出的校友信息，對學(xué)校進(jìn)行宣傳提升。并通過檔案資源對校友力量進(jìn)行統(tǒng)籌，可以促進(jìn)校企合作，發(fā)展較好的畢業(yè)生可以一定程度上幫助應(yīng)屆畢業(yè)生解決就業(yè)問題等，并加強校友間的聯(lián)系。

3.3.5 通過檔案資源的利用提升教學(xué)質(zhì)量

高校人才的培養(yǎng)是重中之重，要求高校教學(xué)質(zhì)量不斷提高，順應(yīng)時代發(fā)展并不斷創(chuàng)新。高校教學(xué)檔案資源是通過高校師生共同進(jìn)行實踐和活動而形成的，其中的文字資料、影像資料、圖表資料、數(shù)據(jù)成果等，都是師生共同創(chuàng)造的成果。通過對這部分檔案資源的開發(fā)利用，可以有效提高教學(xué)質(zhì)量。這部分檔案資源可以通過深入分析對比，展開研討，通過總結(jié)研究，應(yīng)用到教學(xué)改革、教學(xué)方式方法研究、學(xué)術(shù)交流等多個方面，這對教學(xué)質(zhì)量的提高，教學(xué)水平的提高都有重要的參考借鑒意義。

4 結(jié)語

高校教學(xué)檔案的科學(xué)管理與開發(fā)利用對高校建設(shè)有著積極的影響，同時也是一項長久的工程，需要對高校教學(xué)檔案特點進(jìn)行深入地理解，通過對高校教學(xué)檔案工作思想的解放，進(jìn)行教學(xué)檔案資源現(xiàn)代化科學(xué)管理和開發(fā)利用。以科學(xué)發(fā)展觀為指導(dǎo)，樹立創(chuàng)新的管理理念，實現(xiàn)國際化、信息化的檔案管理工作。

[1] 范建萍,陳重陽.高校教學(xué)檔案的特點及管理改革[J].太原理工大學(xué)學(xué)報(社會科學(xué)版)，2004，(01)：90-92.

[2] 梁守英.淺議高校轉(zhuǎn)型期教學(xué)檔案的開發(fā)利用[J].江西省團(tuán)校學(xué)報，2004，(01)：59．

The scientific management and exploitation of teaching archives in colleges

SHANG Gui-jun

(Academic Affairs Office of Chifeng University, Chifeng 024000, China)

In the course of running a university, there will be a great deal of students′ teaching materials. With the improvement and progress of the university, the teaching archives information has become more perfect. It is of great significance for the development of colleges to carry out scientific management and exploitation of teaching archives. Through the brief introduction to the concept and characteristics of teaching archives, this paper discusses on how to carry out scientific management and exploitation of teaching archives in colleges.

College; Teaching archives; Scientific management; Exploitation

2016-09-06

商桂君(1968-)，女，學(xué)士，館員。

G647

B

1674-8646(2016)23-0078-02