檔案信息化建設(shè)的問(wèn)題及對(duì)策探析

劉 晶

(龍江縣便民熱線服務(wù)中心，黑龍江 龍江 161100 )

檔案信息化建設(shè)的問(wèn)題及對(duì)策探析

劉 晶

(龍江縣便民熱線服務(wù)中心，黑龍江 龍江 161100 )

隨著信息化水平的不斷提升，我國(guó)的檔案信息化建設(shè)也有了針對(duì)性的要求，要改變傳統(tǒng)的檔案管理手段和管理方法。主要分析當(dāng)前我國(guó)檔案信息化建設(shè)中所出現(xiàn)的問(wèn)題，并提出了以人為本的服務(wù)理念及檔案信息化建設(shè)的相關(guān)對(duì)策，希望可以對(duì)我國(guó)檔案信息化工作起到一定的促進(jìn)作用。

檔案信息化；建設(shè)；問(wèn)題；對(duì)策；管理

計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)現(xiàn)已成為社會(huì)各個(gè)行業(yè)的主要發(fā)展手段，在當(dāng)前的信息社會(huì)發(fā)展下，檔案管理工作要更好地適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展要求，符合社會(huì)發(fā)展規(guī)律，在此基礎(chǔ)上采用先進(jìn)的檔案管理手段來(lái)提高檔案管理工作的現(xiàn)代化水平。在實(shí)際的檔案管理工作中，不斷思考當(dāng)前檔案管理信息化中存在的問(wèn)題，并積極的探索檔案信息化建設(shè)中可運(yùn)用的方法，進(jìn)而全面提升檔案信息化的社會(huì)效率。

1 檔案信息化必要性分析

1.1 是電子文件產(chǎn)生和管理的真實(shí)需求

隨著信息化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，在社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域都有網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的影子，而在實(shí)際的工作流程中，也產(chǎn)生了大量的電子文件，像館藏檔案數(shù)字化文件。怎樣更好地加快館藏檔案的數(shù)字化進(jìn)程，推動(dòng)檔案的電子化，如何保障檔案實(shí)體和數(shù)據(jù)的安全保存等都是當(dāng)前急需解決的問(wèn)題。

1.2 是知識(shí)資產(chǎn)管理的必然需求

知識(shí)資產(chǎn)是一個(gè)檔案管理部門資產(chǎn)中非常重要的組成部分，這一部分對(duì)后續(xù)的檔案管理發(fā)展也起到了非常重要的促進(jìn)作用。檔案管理部門對(duì)知識(shí)資產(chǎn)的管理也是非常重視的，由于檔案管理屬于知識(shí)資源管理這一范疇，所以知識(shí)資產(chǎn)也是我國(guó)檔案管理部門主要的管理對(duì)象。再加上檔案管理是進(jìn)行知識(shí)資產(chǎn)的基礎(chǔ)，所以進(jìn)一步做好檔案管理中的電子檔案管理工作也是適應(yīng)了當(dāng)前社會(huì)電子信息的實(shí)際需求，也有利于我國(guó)的檔案部門更好地對(duì)知識(shí)資產(chǎn)進(jìn)行管理。

2 當(dāng)前我國(guó)檔案信息化建設(shè)中存在的問(wèn)題

2.1 檔案管理信息系統(tǒng)功能設(shè)計(jì)上存在問(wèn)題

由于我國(guó)地區(qū)與地區(qū)之間存在一定的差異，這種差異就導(dǎo)致地區(qū)檔案管理部門分管的任務(wù)會(huì)比較多，不同地區(qū)的檔案管理，其系統(tǒng)也一定要具備跨地域管理功能。但是從我國(guó)當(dāng)前的檔案管理情況來(lái)看，大多數(shù)的檔案管理部門所制定的檔案管理系統(tǒng)都是分布式存在的，也就是說(shuō)暫時(shí)沒(méi)有辦法做到統(tǒng)一管理。再加上電子文件的類型相對(duì)比較豐富，此時(shí)就需要檔案管理部門設(shè)置專門的檔案管理信息系統(tǒng)，這一系統(tǒng)能夠?qū)Ξ悩?gòu)信息進(jìn)行兼容處理。除此之外，還要求檔案管理系統(tǒng)具備良好的存儲(chǔ)能力，這樣也方便檔案管理人員后續(xù)的調(diào)查和研究。

2.2 電子信息數(shù)量日益增長(zhǎng)

隨著當(dāng)前信息化水平的不斷提升，很多的檔案管理部門也逐漸成立了不同類型的檔案管理信息系統(tǒng)，在實(shí)際的工作中就會(huì)出現(xiàn)大量的電子文件，這些文件在經(jīng)過(guò)一段時(shí)間的積累之后，電子文件的數(shù)量會(huì)越來(lái)越多，如果這些電子信息沒(méi)有及時(shí)進(jìn)行管理，就很有可能會(huì)給今后的檔案管理帶來(lái)很大的問(wèn)題。

2.3 檔案管理系統(tǒng)交互性差

檔案管理系統(tǒng)的封閉性非常強(qiáng)，但是這一點(diǎn)是不正確的。檔案管理系統(tǒng)應(yīng)該融入到信息化管理平臺(tái)當(dāng)中，還要將信息的產(chǎn)生階段以及使用階段都記錄下來(lái)，為檔案管理中的各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作提供及時(shí)有效的信息服務(wù)。

3 針對(duì)檔案信息化建設(shè)的對(duì)策分析

3.1 創(chuàng)建檔案管理網(wǎng)絡(luò)

檔案管理人員要進(jìn)一步促進(jìn)檔案信息與電子文件的融合，并形成檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，比如說(shuō)對(duì)數(shù)據(jù)處理的格式標(biāo)準(zhǔn)、信息輸出標(biāo)準(zhǔn)，等等。只有嚴(yán)格規(guī)范檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)，才能夠進(jìn)一步確保我國(guó)檔案管理的數(shù)字化管理進(jìn)程不受影響，數(shù)字化檔案的傳遞才能夠真正的實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化管理，進(jìn)而提高檔案管理工作的質(zhì)量和整體效率。

3.2 檔案的數(shù)字化加工需要考慮成本和實(shí)際所需

在檔案的數(shù)字化加工中，一定要注意地方檔案部門的實(shí)際情況，除此之外，還要結(jié)合檔案管理部門實(shí)際的加工成本來(lái)進(jìn)行綜合性考慮。這樣也為確保數(shù)字化檔案管理提供了有效的幫助。檔案管理人員需要做的就是突出檔案管理的重點(diǎn)區(qū)域，選擇那些影響范圍較大、利用價(jià)值較高的檔案來(lái)進(jìn)行數(shù)字化處理，以此來(lái)進(jìn)一步促進(jìn)檔案數(shù)字化的有序開展。

3.3 建立檔案采集系統(tǒng)

在對(duì)檔案采集系統(tǒng)進(jìn)行建立之前，要先建立一個(gè)綜合性的檔案管理采集制度，并運(yùn)用檔案管理采集制度作為檔案管理的基本依托，進(jìn)一步規(guī)范檔案管理信息中的各種行為，對(duì)采集的單位、內(nèi)容和時(shí)間都有非常嚴(yán)格的要求。

除此之外，由于檔案采集工作與實(shí)際的檔案管理流程之間是非常緊密的。因此，檔案管理采集系統(tǒng)要做好自身與其他檔案管理部門之間信息的有效融合。由于所涉及的檔案部門工作人員非常多，所以要堅(jiān)持團(tuán)結(jié)協(xié)作的精神，進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理中各個(gè)部門的配合與溝通，相互促進(jìn)，相互支持，有效保證檔案采集工作能夠順利實(shí)施，檔案管理中的各項(xiàng)規(guī)章制度也都能夠真正的落實(shí)到實(shí)處。

3.4 檔案信息化建設(shè)要做到以人為本

為廣大用戶服務(wù)是檔案工作的唯一主題，因此數(shù)字檔案的建設(shè)也一定要堅(jiān)持以人為本的原則，一方面對(duì)檔案進(jìn)行管理可以為領(lǐng)導(dǎo)層以及決策層提供指導(dǎo)性的意見(jiàn)和建議，另一方面還能夠?yàn)榭蒲猩a(chǎn)以及各項(xiàng)業(yè)務(wù)進(jìn)行服務(wù)。所以，要想全面提升檔案信息管理的水平和服務(wù)水平，檔案信息化就一定要以一個(gè)全新的技術(shù)手段改變之前傳統(tǒng)的文件傳輸、接收以及加工控制等流程，而且一定要通過(guò)數(shù)字化技術(shù)和多媒體技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案管理信息的共享，讓檔案信息能夠真正的擺脫地域以及時(shí)間的限制，而且檔案信息化建設(shè)工作的開展是否到位，還要從其利不利于考核入手進(jìn)行分析?；诖?，檔案管理人員要先了解檔案管理中的核心任務(wù)，把握檔案人員的實(shí)際工作需求，并緊緊圍繞著檔案管理單位的核心任務(wù)去安排組織工作。在工作的過(guò)程中始終堅(jiān)持以人為本的人本主義思想，加強(qiáng)對(duì)用戶需求的調(diào)查，這樣對(duì)于服務(wù)檔案管理中的各項(xiàng)業(yè)務(wù)也是非常有幫助的。

當(dāng)前的社會(huì)是信息時(shí)代和網(wǎng)絡(luò)時(shí)代共存的社會(huì)，信息化已經(jīng)是目前社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的主要趨勢(shì)，也就是說(shuō)檔案信息化建設(shè)也是檔案管理領(lǐng)域面臨信息全球化的必然選擇。同時(shí)也關(guān)系到我國(guó)檔案事業(yè)的興衰，可以說(shuō)我國(guó)的檔案信息化建設(shè)的任務(wù)非常重，檔案的信息化建設(shè)成為我國(guó)主要的檔案管理發(fā)展趨勢(shì)，而檔案的信息化建設(shè)也是在適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的基礎(chǔ)上形成的一項(xiàng)長(zhǎng)期且艱巨的建設(shè)項(xiàng)目。

4 結(jié)語(yǔ)

信息化的實(shí)現(xiàn)并不是檔案管理中的某一個(gè)部門就可以實(shí)現(xiàn)的，也不是憑借著某一個(gè)檔案管理技術(shù)人員工作就能夠?qū)崿F(xiàn)的，與此同時(shí)還要求檔案管理中各個(gè)業(yè)務(wù)部門之間相互配合，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案管理信息的有效采集，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一管理。

[1] 吳學(xué)倫.淺析信息時(shí)代檔案信息安全管理的對(duì)策[C]//貴州省檔案局、貴州省檔案學(xué)會(huì)“紀(jì)念貴州省檔案館成立50周年”學(xué)術(shù)交流會(huì)論文集.2010.

[2] 趙新華.文件歸檔卷改件后檔案接收進(jìn)館問(wèn)題的思考[C]//檔案安全與檔案服務(wù)——2011年甘肅省檔案工作者年會(huì)論文集.2011.

[3] 王強(qiáng).基于核心信息資源管理理念的企業(yè)檔案管理——以中國(guó)石油天然氣集團(tuán)公司為例[J].檔案學(xué)研究，2009，(01)：147-148.

[4] 傅國(guó)義.我們離檔案信息化多遠(yuǎn)——解析西部欠發(fā)達(dá)地區(qū)檔案信息化建設(shè)的問(wèn)題、原因及對(duì)策[C]//貴州省檔案學(xué)會(huì)2008年年會(huì)論文集.2008.

[5] 陳琳.淺談在工作中的實(shí)踐檔案信息化建設(shè)的幾點(diǎn)思考[C]//貴州省檔案學(xué)會(huì)2008年年會(huì)論文集.2008.

[6] 王燕.淺談地質(zhì)檔案信息化建設(shè)[C]//貴州省檔案局、貴州省檔案學(xué)會(huì)“紀(jì)念貴州省檔案館成立50周年”學(xué)術(shù)交流會(huì)論文集.2010.

[7] 陸萍，王上琦.淺議企業(yè)檔案信息化建設(shè)[C]//貴州省檔案局、貴州省檔案學(xué)會(huì)“紀(jì)念貴州省檔案館成立50周年”學(xué)術(shù)交流會(huì)論文集.2010.

Problems and countermeasures of archival informatization construction

LIU Jing

(Longjiang County Convenience Hotline Service Center, Longjiang 161100, China)

With the continuous improvement of information technology, China′s archival information construction has also been targeted to change the traditional means of file management and management methods. This paper mainly analyzes the problems in the current information construction of archives in our country, and puts forward the people-oriented service concept and the relevant countermeasures, hoping to play a certain role in promoting the archives informationization.

Archives informatization; Construction; Problem; Countermeasure; Management

2016-09-23

劉晶(1986-)，女，中學(xué)二級(jí)教師，學(xué)士。

G270

B

1674-8646(2016)24-0072-02