關(guān)于企業(yè)檔案管理體制改革的探討

吳衛(wèi)平

(黑龍江省農(nóng)墾建三江管理局二道河農(nóng)場，黑龍江 撫遠(yuǎn) 156330)

關(guān)于企業(yè)檔案管理體制改革的探討

吳衛(wèi)平

(黑龍江省農(nóng)墾建三江管理局二道河農(nóng)場，黑龍江 撫遠(yuǎn) 156330)

檔案管理是企業(yè)管理中不可缺少的重要組成部分，它會直接影響到企業(yè)經(jīng)營者的決策以及今后企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略的制定，檔案管理對各項(xiàng)資源的優(yōu)化配置也具有非常重要的現(xiàn)實(shí)意義。在企業(yè)不斷經(jīng)營和發(fā)展的過程中，檔案管理體制的改革才是企業(yè)發(fā)展下去的唯一標(biāo)準(zhǔn)。針對企業(yè)檔案管理體制的改革問題進(jìn)行了相應(yīng)的分析和探討。

企業(yè)；檔案管理；體制改革；完善；探討

企業(yè)的發(fā)展在市場經(jīng)濟(jì)的不斷沖擊下面臨著新的問題和挑戰(zhàn)，而企業(yè)的檔案管理工作也在這種大環(huán)境下迎接新的挑戰(zhàn)?；诖耍瑱n案管理一定要與時俱進(jìn)、不斷優(yōu)化自身的管理行為，加強(qiáng)管理體制的改革，只有這樣才能夠得到穩(wěn)定的發(fā)展，這也是我國企業(yè)實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的根本前提。

1 當(dāng)前我國檔案管理體制改革的必要性分析

現(xiàn)如今，檔案管理體制所面臨的問題比較多，這些問題的出現(xiàn)嚴(yán)重影響了我國企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展，因此需要對其進(jìn)行體制方面的系統(tǒng)性改革。目前我國企業(yè)檔案管理主要存在以下問題：

1.1 管理效率問題

隨著我國社會經(jīng)濟(jì)進(jìn)程的不斷加快，社會各個領(lǐng)域的發(fā)展也呈現(xiàn)出飛速發(fā)展的趨勢，企業(yè)在發(fā)展的過程中，其規(guī)模也在不斷的擴(kuò)大，就業(yè)的崗位逐年增多，企業(yè)員工的數(shù)量也有了極大的增長。在企業(yè)的發(fā)展過程中，檔案管理作為一種無形的資產(chǎn)，逐漸受到了廣大企業(yè)的普遍關(guān)注，但是很多企業(yè)并沒有做好檔案管理體制改革的準(zhǔn)備工作，使得在檔案管理中存在工作效率低等問題，這些問題的出現(xiàn)也嚴(yán)重影響了企業(yè)競爭能力的提高，阻礙了企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展。

1.2 管理環(huán)境問題

只有保證管理環(huán)境的和諧穩(wěn)定，才能夠起到真正的管理效果。但是從我國當(dāng)前的企業(yè)檔案管理環(huán)境來看，大部分的檔案管理環(huán)境都比較差，檔案室混亂不堪，很多檔案都是直接擺放在桌面上，而且各個年份的檔案也都沒有進(jìn)行整合歸納處理，還有的年限檔案存在缺失的現(xiàn)象，這些問題也直接加大了企業(yè)檔案的管理難度，間接造成了企業(yè)無形資產(chǎn)的損失。因此，企業(yè)檔案的管理環(huán)境問題要放在企業(yè)檔案管理的首要解決問題上，及時解決，有效遏制這一問題的擴(kuò)大。

1.3 人員素質(zhì)問題

在企業(yè)的檔案管理工作中，檔案管理人員是檔案管理的主要負(fù)責(zé)人，因此承擔(dān)的責(zé)任也非常重大，尤其是對檔案管理改革要進(jìn)行深入的了解和分析，這對于提高自身的工作效率以及企業(yè)的競爭能力都非常有幫助。但是從目前的企業(yè)檔案管理來看，很多的檔案管理人員素質(zhì)并不是很高，而且還缺乏先進(jìn)的理念和專業(yè)的檔案管理技能，這些都是檔案管理所必須的手段，如果沒有這些手段，就沒有辦法滿足檔案管理改革的實(shí)際需求。還有的企業(yè)為了節(jié)約資金，并沒有設(shè)置專門的檔案管理負(fù)責(zé)人，很多都是由非專業(yè)的檔案管理人員去負(fù)責(zé)管理，企業(yè)的檔案資源也就實(shí)現(xiàn)不了資源優(yōu)化配置。

1.4 檔案管理體制問題

當(dāng)前大部分的企業(yè)決策者并沒有意識到檔案管理對整個企業(yè)的必要性，決策者的思想觀念并沒有得到真正的轉(zhuǎn)變，檔案管理的體制也不是很完善，檔案的日常維護(hù)也沒有及時跟上。還有的企業(yè)雖然設(shè)立了檔案管理部門，但是所沿用的依舊是傳統(tǒng)的檔案管理體制，這也會影響到檔案管理工作的有序進(jìn)行。

2 加強(qiáng)檔案管理體制改革的相關(guān)建議

2.1 依法治理檔案工作

企業(yè)檔案管理部門要從不同的角度出發(fā)，進(jìn)一步健全檔案管理體制，運(yùn)用法律手段來治理檔案管理工作。除此之外，檔案管理部門還要按照國家制定的法律手段來引導(dǎo)調(diào)節(jié)檔案管理部門與企業(yè)各個部門之間的關(guān)系，這樣也是為了促進(jìn)檔案管理工作能夠有序、穩(wěn)定的進(jìn)行，改變檔案無人管理的狀態(tài)，將企業(yè)的這一無形資產(chǎn)抓起來，從而有效促進(jìn)企業(yè)檔案管理能夠向著科學(xué)化和規(guī)范化的方向前行。

2.2 實(shí)現(xiàn)信息化管理

我國的企業(yè)在未來的發(fā)展中，要按照企業(yè)自身的運(yùn)營情況，創(chuàng)建適合自身企業(yè)的、科學(xué)的信息化管理體系，并在此基礎(chǔ)上制定信息的一體化模式，對企業(yè)的內(nèi)部信息進(jìn)行篩選和整合，通過整合建立信息一體化中心，運(yùn)用這一中心來統(tǒng)一接收信息和相關(guān)的管理應(yīng)用程序，這樣也可以有效促進(jìn)管理工作的規(guī)范化和合理化運(yùn)作。除此之外，還要對企業(yè)內(nèi)部的各項(xiàng)資源進(jìn)行優(yōu)化處理，提高無形資產(chǎn)的利用率，增強(qiáng)企業(yè)的實(shí)際競爭能力，這樣也能夠提高企業(yè)在整個行業(yè)中的影響力，從而創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益的最大化，提高企業(yè)的整體信譽(yù)度。

2.3 不斷優(yōu)化新技術(shù)

社會的發(fā)展需要企業(yè)加強(qiáng)社會市場導(dǎo)向，按照時代的發(fā)展規(guī)律來對自身進(jìn)行轉(zhuǎn)型，要符合社會的發(fā)展需求，這樣才能夠在日益激烈的市場競爭中得到更好的發(fā)展。在企業(yè)檔案管理體制改革中，企業(yè)管理人員還要不斷優(yōu)化信息技術(shù)，運(yùn)用先進(jìn)的技術(shù)手段來提升檔案管理的效率，從而實(shí)現(xiàn)信息資源的共享，更好地促進(jìn)科學(xué)決策的順利實(shí)施。除此之外，還要對管理流程以及相關(guān)的程序進(jìn)行簡化處理，減少工作量，保證企業(yè)檔案管理中的人力資源能夠得到充分的利用，利用新技術(shù)還能夠降低檔案信息丟失的頻率，這樣也有效避免了無形資產(chǎn)的流失，進(jìn)一步保證了企業(yè)檔案管理內(nèi)部工作的順利進(jìn)行。

2.4 加強(qiáng)信息資源的開發(fā)和利用

在企業(yè)的檔案管理中，企業(yè)檔案管理人員要不斷加強(qiáng)信息的收集和歸類工作，收集各種與企業(yè)運(yùn)營發(fā)展相關(guān)的信息數(shù)據(jù)，確保各項(xiàng)企業(yè)檔案管理活動都能夠如期進(jìn)行。運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)之后，檔案管理人員還可以根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況建立電子檔案庫，這樣對于提升檔案信息數(shù)據(jù)的使用價值非常有幫助。

除此之外，還要對檔案管理人員進(jìn)行實(shí)時培訓(xùn)，不斷提升檔案管理者的綜合素質(zhì)，提高管理能力。企業(yè)可以定期對檔案管理人員開展檔案管理理論知識培訓(xùn)和實(shí)踐技能培訓(xùn)，讓檔案管理人員能夠充分意識到檔案管理的重要性。掌握檔案管理工作的內(nèi)容及方法，在企業(yè)內(nèi)部開展學(xué)術(shù)討論，同時還可以邀請工作優(yōu)秀的個人到現(xiàn)場進(jìn)行經(jīng)驗(yàn)介紹，這樣也能夠達(dá)到提升檔案管理工作人員綜合素質(zhì)的目的。檔案管理者一定要掌握企業(yè)經(jīng)營的內(nèi)容以及未來的發(fā)展方向，積極主動的參與檔案管理分析工作，進(jìn)一步提升檔案信息的利用價值。

3 結(jié)語

在企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營過程中，只有真正適應(yīng)時代的發(fā)展需求，加強(qiáng)檔案管理內(nèi)部的體制改革，才能夠讓檔案管理在企業(yè)運(yùn)行中真正發(fā)揮長效作用，從而促進(jìn)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。隨著社會市場經(jīng)濟(jì)體制的不斷完善，企業(yè)想要隨著社會市場的步伐前行，就一定要不斷深化教學(xué)改革的力度。由于檔案管理是當(dāng)前企業(yè)管理中不可缺少的重要組成部分，在日常的企業(yè)運(yùn)行中一定要有意識的將檔案管理體制改革放在重要位置上，進(jìn)而全面促進(jìn)我國企業(yè)各個領(lǐng)域都能夠走上長遠(yuǎn)發(fā)展的道路。

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Discussion on the reform of enterprise archives management system

WU Wei-ping

(Erdaohe Farm, Sanjiang Administration Bureau, Heilongjiang Land Reclamation, Fuyuan 156330, China)

Archives management is an indispensable part of enterprise management. It will directly affect the decision-making of enterprise managers and the development strategy of enterprise in the future. Archives management is also of great practical significance for the optimal allocation of resources. In the process of continuous operation and development of enterprises, the reform of archives management system is the only standard for enterprise development. The reform of enterprise archives management system was analyzed and discussed.

Enterprise; Archives management; System reform; Perfection; Discussion

2016-09-23

吳衛(wèi)平(1971-)，女，館員。

F276

B

1674-8646(2016)24-0070-02