淺談如何做好科技檔案收集工作

薛健

（黑龍江省科學(xué)院石油化學(xué)研究院，哈爾濱 150001）

淺談如何做好科技檔案收集工作

薛健

（黑龍江省科學(xué)院石油化學(xué)研究院，哈爾濱 150001）

隨著經(jīng)濟發(fā)展和科技進步，科技檔案的開發(fā)利用取得很大進展，但是科技檔案收集工作仍做得不夠到位，需要進一步改進完善。結(jié)合科研單位實際情況，從增強科技檔案人員收集意識、建立健全收集機制、創(chuàng)新收集方法、強化人員培訓(xùn)等方面進行研究探討，為做好科技檔案收集工作提供一些借鑒。

科技檔案；收集；意識；機制；培訓(xùn)

1　加強教育，增強科技檔案人員的收集意識

科技生產(chǎn)活動具有連續(xù)性、繼承性，生產(chǎn)技術(shù)越復(fù)雜，現(xiàn)代化程度越高，越離不開科技檔案。目前，從一些科研單位情況看，存在檔案資料上交不及時、收集不齊全的情況，科技檔案收集工作處于被動狀態(tài)。檔案收集工作根本在人，只有提高檔案人員收集意識，充分發(fā)揮其積極性、主動性，才能真正做好科技檔案收集工作。

一是加強思想政治教育。通過“三嚴三實”、“兩學(xué)一做”等學(xué)習(xí)教育，促進檔案管理人員提升思想政治覺悟，正確認識檔案收集工作的重要性，增強對黨忠誠、對工作負責(zé)的責(zé)任心和使命感。

二是改進工作作風(fēng)。樹立“準、快、細、嚴”的工作作風(fēng)，做好檔案收集工作。

三是增強工作主動性。檔案收集是伴隨著科研工作開展而進行的行為，檔案管理人員應(yīng)增強工作主動性，及時跟蹤科研進展，以主動服務(wù)促進檔案收集工作開展，保證收集的科技檔案完整齊全、真實可靠。

2　明確要求，建立健全科技檔案的收集機制

健全完善的檔案收集機制，是科技檔案收集工作的基礎(chǔ)保障。在機制建設(shè)上，具體應(yīng)做到“四個明確”。

一是明確收集范圍。科研檔案應(yīng)收集課題準備立項階段、研究實驗階段、總結(jié)鑒定階段、成果申報獎勵和推廣應(yīng)用階段形成的有關(guān)材料，產(chǎn)品檔案應(yīng)收集產(chǎn)品開發(fā)設(shè)計、工藝工裝、加工制造、生產(chǎn)定型等工作階段形成的有關(guān)材料，設(shè)備檔案應(yīng)收集設(shè)備開箱驗收、安裝調(diào)試、運行維修以及隨機圖樣的有關(guān)材料。

二是明確收集時間。歸檔時間設(shè)定是否科學(xué)合理，是保證檔案完整以及各部門正常工作的關(guān)鍵因素。實際工作中，對周期短的科技生產(chǎn)活動形成的文件材料，可以在活動全部結(jié)束后限期歸檔。對于周期較長的科技生產(chǎn)活動形成的文件材料，可以根據(jù)活動情況劃分幾個歸檔階段，每一階段結(jié)束后限期整理歸檔。

三是明確收集人員。科研單位的業(yè)務(wù)人員直接參與科研生產(chǎn)活動，對科技檔案材料的產(chǎn)生、用處、價值及各類材料之間的相互關(guān)系非常熟悉，最適合承擔科技檔案材料收集工作，可以保障收集材料的完整和質(zhì)量。因此，科技檔案收集工作應(yīng)由業(yè)務(wù)技術(shù)部門參與科研生產(chǎn)活動的人員承擔，并建立專人負責(zé)制，每項科研活動開始時，就應(yīng)明確專人具體負責(zé)此項工作。

四是明確收集標準?？蒲袉挝灰獙κ占瘹w檔材料進行系統(tǒng)的規(guī)范整理，收集的書寫材料、照片及視音頻材料，應(yīng)該字跡、圖樣、影像清晰完整、真實可用，各類材料應(yīng)按照規(guī)定裝訂、存儲，以利于長期保存?？蒲猩a(chǎn)活動整體結(jié)束或某一階段結(jié)束后，檔案收集人員應(yīng)在規(guī)定的時限范圍內(nèi)，收集齊全歸檔資料，制作歸檔資料目錄，填寫歸檔審批表，撰寫移交材料說明書，由收集人員核對無誤后簽字，經(jīng)科研單位領(lǐng)導(dǎo)簽批后，移交給科技檔案部門。移交時按目錄清點，由交接雙方簽字。

3　注重效果，以創(chuàng)新舉措做好檔案收集工作

科技檔案收集要達到良好效果，需要創(chuàng)新的思維和舉措。

一是實行預(yù)歸檔管理。檔案部門應(yīng)加強與科研項目計劃管理部門的聯(lián)系，密切配合做好科技檔案收集工作，計劃部門部署科研生產(chǎn)計劃時，應(yīng)同步部署檔案收集歸檔工作?？蒲猩a(chǎn)活動啟動后，計劃部門要督促科研生產(chǎn)部門開展預(yù)歸檔工作，將需要歸檔的資料預(yù)先收集歸檔，待科研生產(chǎn)活動整體完成或某一階段結(jié)束后，統(tǒng)一向檔案部門移交。

二是將檔案收集與科研生產(chǎn)緊密結(jié)合?？蒲袉挝粦?yīng)把科技檔案收集工作列入工作計劃，同步安排部署科研生產(chǎn)活動和檔案收集工作。檔案部門應(yīng)及時培訓(xùn)檔案收集人員，明確檔案收集標準，確保各類檔案資料都按照標準化要求進行歸檔、審批、簽署、運轉(zhuǎn)。計劃部門應(yīng)把科技檔案收集作為科研項目驗收的重要內(nèi)容，科研項目成果驗收時，檔案部門同步對收集的科技檔案進行驗收，符合條件的方能通過驗收。

三是主動跟蹤主動收集。檔案部門應(yīng)主動與科研部門聯(lián)系，加強檔案收集人員教育培訓(xùn)，使其認識到檔案收集的重要性，主動配合檔案部門開展收集工作。要幫助科研部門確定科技檔案收集范圍，積極參與科研生產(chǎn)活動的檔案收集，有效控制檔案形成過程，保證收集的檔案資料齊全完整。檔案收集人員應(yīng)增強主動性，熟悉了解項目開展情況，主動跟蹤收集檔案資料，主動深入科研生產(chǎn)一線收集歸檔材料。

4　強化培訓(xùn)，提高科技檔案人員能力素質(zhì)

科技檔案人員是科技檔案收集工作的根本力量，做好檔案收集工作必須培養(yǎng)一支高素質(zhì)的科技檔案人員隊伍。

一是加強職業(yè)道德建設(shè)。合格的科技檔案人員不僅要具有扎實的業(yè)務(wù)能力和理論水平，還應(yīng)具備良好的職業(yè)道德。因此，必須加強科技檔案人員職業(yè)道德建設(shè)，增強事業(yè)心和責(zé)任感，使其熱愛檔案工作，尊重檔案和歷史，養(yǎng)成熱心服務(wù)，忠實可靠、嚴守機密等優(yōu)良品質(zhì)。

二是加強檔案業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)?？萍紮n案管理工作業(yè)務(wù)性很強，必須加強檔案管理業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)，培育和弘揚鍥而不舍、精益求精、精雕細琢的“工匠精神”，做到“干一行、愛一行，專一行”。

三是加強現(xiàn)代科技知識培訓(xùn)?？萍紮n案人員只有不斷學(xué)習(xí)互聯(lián)網(wǎng)、電腦等現(xiàn)代科技知識，不斷充實自己，才能適應(yīng)形勢發(fā)展需要，更好地完成科技檔案收集工作。

四是注重提高培訓(xùn)實效性。探索培訓(xùn)新形式、新方法，使培訓(xùn)收到事半功倍的效果?？梢圆扇　安藛问健弊赃x培訓(xùn)，針對不同需求列出“菜單”，供檔案人員自主選擇；采取互動式雙向培訓(xùn)，調(diào)動教與學(xué)兩方面積極性，達到以教帶學(xué)、教學(xué)相長；采取專題講座或研討，請資深檔案業(yè)務(wù)人員或?qū)＜覍W(xué)者現(xiàn)場授課指導(dǎo)，檔案人員與其面對面深入交流。

［1］ 閆立衡.談如何做好科技檔案收集工作［J］.黑龍江檔案，2010，（05）：63.

［2］ 王鴻雁，姜學(xué)義.科技檔案收集工作應(yīng)實現(xiàn)系統(tǒng)化、規(guī)范化［J］.黑龍江檔案，2009，（03）：35.

［3］ 姚桂芬，鄭翠軍，洪艷.實行科技檔案的一體化管理［J］.河北企業(yè)，2001，（Z1）：37-38.

［4］ 馬玉賢，許壘彬.科技檔案實現(xiàn)微機管理［J］.中國公路，2002，（06）∶114-115.

［5］ 楊曉華.科技檔案市場的建立與私營個體企業(yè)建檔［J］.四川檔案，2002，（04）∶61-62.

Discuss on how to do a good job of technical record collection

XUE Jian
（Institute of Petrochemistry，Heilongjiang Academy of Sciences，Harbin 150001，China）

As the economic development and the progress of science and technology，great progress was made in the development and utilization of science and technology archives，but it still needs to be further improved.Combining with the practical situation of scientific research units，this paper discussed on aspects of strengthening collection consciousness，establishing collection mechanism，innovating collection methods and strengthening personnel training，etc，and provided some reference for archives collection work.

Technical record；Collection；Consciousness；Mechanism；Training

F272

A

1674-8646（2016）12-0096-02

2016-05-06