淺析檔案的現(xiàn)代化管理

程亞新

（牡丹江市衛(wèi)生和計(jì)劃生育委員會(huì)，黑龍江 牡丹江 157001）

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淺析檔案的現(xiàn)代化管理

程亞新

（牡丹江市衛(wèi)生和計(jì)劃生育委員會(huì)，黑龍江 牡丹江 157001）

檔案管理實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化是檔案管理發(fā)展的趨勢(shì)，但是，從目前的檔案管理來(lái)看，在現(xiàn)代化的管理過程中還存在著檔案標(biāo)準(zhǔn)化程度低、缺乏專業(yè)人員的問題，有的地區(qū)對(duì)檔案管理的投入不足，因此，有必要通過加強(qiáng)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化來(lái)培養(yǎng)專業(yè)人才。

檔案管理；現(xiàn)代化；分析

1　檔案現(xiàn)代化管理

檔案現(xiàn)代化管理是以當(dāng)前的管理科學(xué)為指導(dǎo)，利用現(xiàn)代化的管理模式，先進(jìn)的管理技術(shù)和管理設(shè)備來(lái)發(fā)揮檔案管理人員的積極性和主動(dòng)性的一種管理形式。現(xiàn)代化的檔案管理形式還可以對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理進(jìn)行改革，這樣，可進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)檔案的智能化管理，而且現(xiàn)代化的檔案管理還可以完善傳統(tǒng)的檔案管理方式，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)檔案管理的系統(tǒng)化和智能化。除此之外，檔案的現(xiàn)代化管理還具有存儲(chǔ)信息量大、占用空間小、速度快等特點(diǎn)，從而提高了檔案的使用效率。電子文件的出現(xiàn)，必定會(huì)成為一種全新的載體出現(xiàn)在檔案管理中，并且，隨著這種管理模式的發(fā)展而取代紙質(zhì)檔案的管理。

檔案的現(xiàn)代化管理是社會(huì)發(fā)展的結(jié)果，現(xiàn)代化管理不僅體現(xiàn)在檔案管理中，在其他的管理領(lǐng)域也是非常關(guān)鍵的。隨著電子計(jì)算機(jī)的普及和發(fā)展，電子軟件等相關(guān)技術(shù)的品種逐漸增多，而檔案管理實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)化已成為了現(xiàn)代化檔案管理的一個(gè)非常重要的途徑，檔案現(xiàn)代化管理具有速度快，資源共享等性能?，F(xiàn)代化的檔案管理是一個(gè)動(dòng)態(tài)的概念，它是隨著社會(huì)的變化而發(fā)展的，在發(fā)展的同時(shí)與動(dòng)態(tài)的管理需求相統(tǒng)一。

2　檔案現(xiàn)代化管理中存在的問題

2.1標(biāo)準(zhǔn)化程度低

對(duì)檔案進(jìn)行現(xiàn)代化管理是當(dāng)前檔案管理工作實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化的一個(gè)非常關(guān)鍵的條件，我國(guó)開始實(shí)行檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化工作是從20世紀(jì)80年代開始的，但是，由于我國(guó)檔案管理自身存在的復(fù)雜性，導(dǎo)致我國(guó)的檔案管理體系變得極其復(fù)雜，再加上一些歷史性的原因，使得我國(guó)的檔案管理逐漸走向了各自為政、自給自足的發(fā)展道路，檔案管理的各個(gè)單位也根據(jù)自己的經(jīng)濟(jì)實(shí)力來(lái)選擇合適的硬件設(shè)備。現(xiàn)階段，我國(guó)研發(fā)的檔案系統(tǒng)軟件是非常多的，但是，絕大多數(shù)軟件都沒有很好的遵循國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)，整體的檔案標(biāo)準(zhǔn)化水平偏低，檔案數(shù)據(jù)也不是特別的完整，大部分的檔案沒有主題標(biāo)引，直到現(xiàn)在，我國(guó)也沒有形成統(tǒng)一的發(fā)展規(guī)律和發(fā)展標(biāo)準(zhǔn)，使得檔案的管理工作存在著很大的盲目性。這種情況一直持續(xù)下去的話，將會(huì)給我國(guó)的檔案管理和檔案的資源共享造成非常大的損害，而檔案管理軟件的標(biāo)準(zhǔn)化程度過低，也會(huì)嚴(yán)重的影響到檔案現(xiàn)代化管理的發(fā)展進(jìn)程，而且還會(huì)造成大量的重復(fù)性建設(shè)，導(dǎo)致網(wǎng)絡(luò)檔案管理系統(tǒng)仍停留在輔助管理的位置上。

2.2缺乏專業(yè)的管理人員

當(dāng)前，檔案現(xiàn)代化管理人員基本分為檔案管理輔助人員、檔案管理專業(yè)人員和高級(jí)檔案管理人員。其中，高級(jí)檔案管理人員所具備的政治覺悟和政策水平都是非常高的，而且現(xiàn)代管理技術(shù)水平也是非常高的，這一部分專業(yè)人員可以設(shè)計(jì)出檔案科學(xué)發(fā)展的規(guī)劃，同時(shí)還具備較強(qiáng)的組織協(xié)調(diào)能力和決策能力，并且在學(xué)術(shù)理論研究上有著極高的造詣。隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，人們對(duì)檔案管理人員的素質(zhì)要求越來(lái)越高，但是，在實(shí)際檔案管理工作當(dāng)中，管理人員的學(xué)歷層次普遍較低，普遍缺乏現(xiàn)代化的檔案管理人員，由于檔案管理人員的整體素質(zhì)偏低，導(dǎo)致一些新的管理技術(shù)和管理方法很難在檔案管理工作中得到應(yīng)用，沒有辦法從根本上解決實(shí)際工作中遇到的問題，此時(shí)，檔案管理人員在配置上也不合理，從而導(dǎo)致整個(gè)檔案管理人員的素質(zhì)偏低，上述這些情況都會(huì)影響到各單位各項(xiàng)工作的順利開展。

2.3檔案管理投入欠缺

在所有的檔案管理中，經(jīng)費(fèi)缺乏問題始終是非常重要的部分，同時(shí)，也是我國(guó)檔案管理向現(xiàn)代化管理模式轉(zhuǎn)變的障礙。在實(shí)際的檔案管理當(dāng)中，嚴(yán)格的資金投入比例是非常重要的，但是，從實(shí)際的檔案管理工作來(lái)看，很多單位沒有經(jīng)濟(jì)能力購(gòu)買現(xiàn)代化的檔案管理設(shè)備，一些基層單位的檔案管理室建設(shè)非常簡(jiǎn)陋，安全措施也沒有落到實(shí)處?？傮w來(lái)看，資金投入不足已經(jīng)成為當(dāng)前檔案現(xiàn)代化發(fā)展的障礙。

3　檔案現(xiàn)代化管理的相關(guān)舉措

3.1改善標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化是我國(guó)檔案現(xiàn)代化管理的基礎(chǔ)，檔案現(xiàn)代化管理是建立在先進(jìn)的技術(shù)基礎(chǔ)上的，而檔案信息的共享與網(wǎng)絡(luò)溝通在很大程度上是依賴于規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的，各種檔案數(shù)據(jù)之間的交換，檔案信息與信息之間的傳遞都要制定現(xiàn)代化檔案管理標(biāo)準(zhǔn)來(lái)形成檔案管理標(biāo)準(zhǔn)體系，只有將這些標(biāo)準(zhǔn)都準(zhǔn)備充足之后，才可以保證實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化檔案的管理工作，與此同時(shí)，在檔案管理中，我們常常還會(huì)遇到一些單位，用一特殊的理由來(lái)更改管理的方式，這種做法對(duì)于檔案的管理是非常不利的，因?yàn)闄n案的現(xiàn)代化管理所制定的標(biāo)準(zhǔn)都是根據(jù)實(shí)際情況合理制定的，一旦進(jìn)行更改，勢(shì)必會(huì)耗費(fèi)大量的人力、物力、財(cái)力，這不僅會(huì)涉及檔案管理數(shù)據(jù)的格式問題，還會(huì)受到運(yùn)行環(huán)境等多方面因素的限制，所以，檔案管理本身就是一項(xiàng)極其復(fù)雜的課題，我們要做到集中力量、統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，只有這樣，才能不斷推進(jìn)檔案管理發(fā)展的標(biāo)準(zhǔn)化。

3.2培養(yǎng)復(fù)合型人才

在培養(yǎng)檔案管理人才時(shí)，要求檔案管理人員要具備檔案管理方面的理論知識(shí)和實(shí)踐知識(shí)，還要求檔案管理人員具備一定的經(jīng)濟(jì)、技術(shù)等方面的知識(shí)，要以提高檔案工作人員的素質(zhì)為基礎(chǔ)，不斷加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，培養(yǎng)優(yōu)秀的檔案管理人才，將具備復(fù)合型知識(shí)的人才有效的融入到檔案的現(xiàn)代化管理當(dāng)中，不斷優(yōu)化現(xiàn)代化檔案管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)，培養(yǎng)出現(xiàn)代化的技術(shù)操作管理人才。在現(xiàn)代化檔案管理進(jìn)程中，要求我們的檔案管理人員具備勇于奉獻(xiàn)、全心全意為人民服務(wù)的意識(shí)，還要做好現(xiàn)代化檔案管理工作中所需要的知識(shí)結(jié)構(gòu)和現(xiàn)代化管理能力，多組織開展一些多層次的教育培訓(xùn)活動(dòng)，加快檔案現(xiàn)代化管理的步伐，進(jìn)一步促進(jìn)現(xiàn)代化檔案事業(yè)的發(fā)展。

3.3強(qiáng)化檔案管理意識(shí)

首先，進(jìn)一步做好現(xiàn)代化檔案管理工作，加大現(xiàn)代化檔案管理的資金投入力度，配置全新的檔案管理設(shè)備，不斷培養(yǎng)創(chuàng)新型的高素質(zhì)的檔案管理人才，將現(xiàn)代化的檔案管理有效的納入到工作當(dāng)中。其次，要求各級(jí)部門領(lǐng)導(dǎo)高度重視檔案管理工作，及時(shí)了解檔案管理工作的現(xiàn)狀，并針對(duì)所出現(xiàn)的問題進(jìn)行分析和探討，及時(shí)解決檔案管理工作中存在的問題，有效的指導(dǎo)檔案管理部門更好的開展工作。再次，檔案現(xiàn)代化工作的經(jīng)費(fèi)要預(yù)算好，尤其要預(yù)算好檔案維護(hù)工作所需的費(fèi)用，這樣，才能有效保障現(xiàn)代化檔案管理工作的順利開展。最后，各單位還要按照自身的實(shí)際情況來(lái)設(shè)定與之相適應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)和要求，建設(shè)好規(guī)范化的檔案室，配備好相應(yīng)的檔案管理設(shè)施，以此來(lái)保證現(xiàn)代化檔案管理的安全性和穩(wěn)定性。

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1674-8646（2016）01-0082-02

2015-10-25

程亞新（1974－），女，黑龍江牡丹江人，主任，主要從事檔案研究與管理工作。