東亞銀行(中國)有限公司內(nèi)控檢查管理辦法

東亞銀行(中國)有限公司內(nèi)控檢查管理辦法

（2015 年10 月第1 版）

1 使命宣言

東亞中國將以最高之專業(yè)和誠信為準(zhǔn)則，為客戶提供優(yōu)質(zhì)和全方位的金融服務(wù)；以審慎經(jīng)營為前提，積極開拓國內(nèi)市場，促進(jìn)業(yè)務(wù)的不斷發(fā)展，為社會(huì)、客戶、股東和員工創(chuàng)造更大的價(jià)值。我們致力于成為持續(xù)穩(wěn)健發(fā)展的最佳在華外資銀行。

2 總 則

2.1 為加強(qiáng)本行內(nèi)控檢查管理工作，提高檢查質(zhì)量和效果，保障各項(xiàng)業(yè)務(wù)安全穩(wěn)健運(yùn)行，根據(jù)《商業(yè)銀行內(nèi)部控制指引》（銀監(jiān)發(fā)[2014]40 號）及本行《內(nèi)部控制管理制度》的要求，結(jié)合本行實(shí)際，特制定本管理辦法。

本規(guī)程每年定期檢閱一次，如因監(jiān)管法規(guī)有重大變更時(shí)，也可即時(shí)進(jìn)行檢閱，但任何變更均需經(jīng)法律合規(guī)處及業(yè)務(wù)營運(yùn)支援處審閱和考慮內(nèi)審處所提供的咨詢意見或建議，以保證其符合外部環(huán)境、相關(guān)法律法規(guī)、內(nèi)控制度和其他本行有關(guān)規(guī)定的要求。

2.2 本辦法所稱的內(nèi)控檢查，是指對本行經(jīng)營管理活動(dòng)是否符合法律、法規(guī)和本行內(nèi)部制度要求所進(jìn)行的檢查。

2.3 本辦法所稱的被檢查機(jī)構(gòu)，包括總行條線業(yè)務(wù)部門和各分支行。

2.4 內(nèi)控檢查應(yīng)以法律、法規(guī)、本行內(nèi)部控制制度為依據(jù)，以風(fēng)險(xiǎn)為導(dǎo)向，確保本行充分發(fā)揮內(nèi)控管理的有效性，建立完善的內(nèi)控管理機(jī)制。內(nèi)控檢查工作應(yīng)遵循以下基本原則：

（1）全面性原則：內(nèi)控檢查工作應(yīng)覆蓋本行各項(xiàng)業(yè)務(wù)流程和管理活動(dòng)，覆蓋所有的部門、崗位和人員；

（2）分工協(xié)作原則：內(nèi)控檢查是內(nèi)控管理整體流程中的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，在內(nèi)控檢查工作中，各相關(guān)部門應(yīng)各司其職、相互協(xié)作，確保內(nèi)控檢查工作順利開展；

（3）靈活性原則：在保證內(nèi)控檢查質(zhì)量和效果的前提下，內(nèi)控檢查采取多種形式開展，既可以由內(nèi)控職能部門統(tǒng)籌進(jìn)行內(nèi)控的常規(guī)、現(xiàn)場檢查，也可由總行業(yè)務(wù)部門自行開展；

（4）動(dòng)態(tài)管理原則：根據(jù)內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn)的變化，內(nèi)控檢查人員應(yīng)動(dòng)態(tài)調(diào)整內(nèi)控檢查方式，合理調(diào)配內(nèi)控檢查資源，根據(jù)內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn)程度的高低和檢查工作的側(cè)重，合理設(shè)定內(nèi)控檢查的頻率和深度。

3 內(nèi)控檢查部門職責(zé)

3.1 支付結(jié)算管理部由內(nèi)控職能部門指定為內(nèi)控檢查統(tǒng)籌部門，負(fù)責(zé)以下工作職責(zé)：

（1）統(tǒng)籌、組織、協(xié)調(diào)和綜合管理內(nèi)控檢查工作；

（2）每年年初匯總制定全行的年度內(nèi)控檢查計(jì)劃；

（3）抽查各業(yè)務(wù)條線部門內(nèi)控檢查質(zhì)量和整改效果；

（4）每年年底匯總?cè)陞⑴c現(xiàn)場和非現(xiàn)場檢查的各條線管理部門年度內(nèi)控管理檢查報(bào)告，并向總行管理層進(jìn)行匯報(bào)。

3.2 總行各業(yè)務(wù)條線部門在內(nèi)控檢查中的主要職責(zé)：

（1）每年年初總行各條線部門應(yīng)向內(nèi)控檢查統(tǒng)籌部門提交本業(yè)務(wù)條線的內(nèi)控檢查計(jì)劃，該檢查計(jì)劃應(yīng)滿足自身內(nèi)部控制管理及評價(jià)要求；

（2）根據(jù)本業(yè)務(wù)條線的檢查計(jì)劃，按時(shí)完成內(nèi)控檢查工作；

（3）定期向內(nèi)控檢查統(tǒng)籌部門提交本業(yè)務(wù)條線的檢查報(bào)告；

（4）完成對檢查發(fā)現(xiàn)問題的整改工作并向內(nèi)控檢查統(tǒng)籌部門反饋整改情況。

4 內(nèi)控檢查的內(nèi)容與形式

4.1 內(nèi)控檢查分為常規(guī)檢查和突擊檢查：

（1）常規(guī)檢查是指根據(jù)年度內(nèi)控檢查計(jì)劃開展的全面內(nèi)控檢查工作?？傂袟l線管理部門應(yīng)根據(jù)內(nèi)控管理工作或本條線業(yè)務(wù)需要，提前確定檢查方向并制定常規(guī)檢查內(nèi)容。常規(guī)檢查內(nèi)容應(yīng)盡量保持穩(wěn)定，每年年初更新一次。如外部確已發(fā)生重大變更的，應(yīng)隨時(shí)更新。常規(guī)檢查內(nèi)容的制定與修訂，均需由所在部門主管或以上級別領(lǐng)導(dǎo)審批通過后方可予以確定。

（2）突擊檢查是按照監(jiān)管要求、業(yè)務(wù)發(fā)展的階段性狀況或工作需要，臨時(shí)性對檢查機(jī)構(gòu)開展某項(xiàng)特定業(yè)務(wù)流程或管理活動(dòng)進(jìn)行的內(nèi)控檢查。總行條線管理部門可根據(jù)本條線業(yè)務(wù)新增/調(diào)整需要，或者年度內(nèi)由于內(nèi)外部監(jiān)管/檢查機(jī)構(gòu)因制度頒布或調(diào)整、檢查問題發(fā)現(xiàn)等原因，有針對性地臨時(shí)增加檢查內(nèi)容。突擊檢查內(nèi)容既可作為常規(guī)檢查內(nèi)容的補(bǔ)充，也可進(jìn)行單項(xiàng)檢查。

4.2 內(nèi)控檢查的形式包括現(xiàn)場檢查和非現(xiàn)場檢查：

（1）現(xiàn)場檢查是根據(jù)內(nèi)控檢查或業(yè)務(wù)管理的要求，到被檢查機(jī)構(gòu)進(jìn)行實(shí)地開展現(xiàn)場檢查的方式；非現(xiàn)場檢查是指要求被檢查機(jī)構(gòu)報(bào)送各種資料報(bào)告或運(yùn)用本行系統(tǒng)等進(jìn)行非實(shí)地的檢查。

（2）總行各條線管理部門每年應(yīng)對分行的現(xiàn)場和非現(xiàn)場檢查比例不少于截至上一年底分行總數(shù)的30%，每三年要對所有分行的檢查面達(dá)到100%覆蓋。如遇特殊情況無法滿足的，總行各條線管理部門也可根據(jù)內(nèi)控管理需要，在年初確定本年度檢查方式及檢查比例要求，向內(nèi)控檢查統(tǒng)籌部門報(bào)備。

（3）總行各條線部門每年應(yīng)對部門自身業(yè)務(wù)情況開展一次評估。

5 內(nèi)部檢查程序

5.1 現(xiàn)場檢查。

5.1.1 現(xiàn)場檢查準(zhǔn)備。

5.1.1.1 內(nèi)控檢查統(tǒng)籌部門在季度內(nèi)控檢查工作組會(huì)議上公布當(dāng)期現(xiàn)場檢查日期及分行。各條線參與現(xiàn)場檢查部門應(yīng)盡量統(tǒng)一時(shí)間，避免對分行正常工作造成較大影響。

5.1.1.2 在檢查實(shí)施前，總行各條線管理部門應(yīng)根據(jù)年初制定的內(nèi)控檢查計(jì)劃，確定是否參加當(dāng)期的現(xiàn)場檢查。需要參加的總行條線管理部門應(yīng)明確檢查對象、檢查目的和范圍、檢查內(nèi)容和重點(diǎn)、檢查依據(jù)、檢查方式、方法、檢查期限、檢查要求和注意事項(xiàng)等，并按時(shí)向總行內(nèi)控檢查統(tǒng)籌部門匯報(bào)。

5.1.1.3 總行各條線管理部門自行確定參與現(xiàn)場檢查人員，并于現(xiàn)場檢查前一周將檢查人員名單提交內(nèi)控檢查統(tǒng)籌部門。除來自本部門員工以外，也可邀請其他分行同條線員工參加。分行被邀請人員比例應(yīng)不超過檢查組總?cè)藬?shù)的50%，且原則上應(yīng)符合如下要求：

（1）本行A級或以上員工；

（2）具有2年以上本行相關(guān)條線的工作經(jīng)驗(yàn)；

（3）熟悉了解并掌握本條線內(nèi)各項(xiàng)業(yè)務(wù)的具體操作和管理要求，具有較強(qiáng)的風(fēng)險(xiǎn)意識及控制能力。

5.1.1.4 內(nèi)控檢查統(tǒng)籌部門匯總總行各業(yè)務(wù)部門參加檢查部門人員及檢查內(nèi)容，由營運(yùn)總監(jiān)于檢查日的前三個(gè)工作日內(nèi)正式發(fā)送檢查通知郵件，郵件內(nèi)容應(yīng)包括檢查日期、參與部門及人員、檢查內(nèi)容、需分行協(xié)助提供場地等事項(xiàng)。

5.1.2 現(xiàn)場檢查實(shí)施。

（1）現(xiàn)場檢查人員抵達(dá)現(xiàn)場后，開展檢查工作前應(yīng)召開進(jìn)場會(huì)，就本次檢查具體安排事項(xiàng)與被檢查機(jī)構(gòu)充分溝通，向被查單位說明檢查實(shí)施過程中需要被查單位協(xié)助配合的要求和有關(guān)事項(xiàng)。

（2）根據(jù)檢查要求需調(diào)閱被檢查機(jī)構(gòu)的資料憑證，應(yīng)與被檢查機(jī)構(gòu)完成資料交接簽收手續(xù)；

（3）現(xiàn)場檢查人員按照各條線部門的檢查內(nèi)容，合理安排檢查人員及方法，完整、有序地開展現(xiàn)場檢查階段工作。檢查的方式包括但不限于下述幾項(xiàng)：

a. 調(diào)閱實(shí)物：即對包括各類留存檔案資料、合同協(xié)議、登記簿、工作記錄等進(jìn)行審閱。

b. 盤點(diǎn)核對：即在被檢查分支行有關(guān)人員陪同下，親自盤點(diǎn)被檢查機(jī)構(gòu)的重要物品。

c. 實(shí)地觀察：即對被檢查機(jī)構(gòu)的現(xiàn)場操作情況進(jìn)行實(shí)地察看。

d. 員工訪談：即與被檢查機(jī)構(gòu)本條線員工進(jìn)行交談、聽取其工作中的意見和建議。

e. 抽查錄像：即調(diào)閱被檢查機(jī)構(gòu)近三個(gè)月內(nèi)的監(jiān)控錄像資料，對重要環(huán)節(jié)進(jìn)行抽查。

f. 現(xiàn)場指導(dǎo)：即對被檢查機(jī)構(gòu)檢查中發(fā)現(xiàn)薄弱的方面開展現(xiàn)場培訓(xùn)及輔導(dǎo)。

檢查中如需調(diào)閱檔案，檢查人員應(yīng)履行調(diào)閱手續(xù)。檢查結(jié)束后應(yīng)將檔案完整地交還被檢查機(jī)構(gòu)，并做好相關(guān)登記。

（4）現(xiàn)場檢查階段結(jié)束后，現(xiàn)場檢查人員應(yīng)召開退場會(huì)就檢查中的發(fā)現(xiàn)與被檢查機(jī)構(gòu)進(jìn)行現(xiàn)場的反饋溝通，同時(shí)聽取被檢查機(jī)構(gòu)的意見或建議。

5.1.3 現(xiàn)場檢查報(bào)告。

5.1.3.1 現(xiàn)場檢查結(jié)束后10個(gè)工作日內(nèi)，總行各業(yè)務(wù)條線部門以檢查工作底稿為依據(jù)，匯總檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，撰寫內(nèi)控檢查報(bào)告。檢查報(bào)告包括：被檢查機(jī)構(gòu)的名稱、檢查的基本情況、檢查發(fā)現(xiàn)的問題、整改建議及要求等。報(bào)告完成后抄送給總行內(nèi)控檢查統(tǒng)籌部門。

5.1.3.2 內(nèi)控檢查統(tǒng)籌部門負(fù)責(zé)匯總各條線管理部門的檢查報(bào)告，統(tǒng)一報(bào)送營運(yùn)總監(jiān)審閱。

5.1.3.3 營運(yùn)總監(jiān)批準(zhǔn)后將總行各條線部門的內(nèi)控管理檢查報(bào)告發(fā)送至被檢查機(jī)構(gòu)，要求被檢查機(jī)構(gòu)對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題進(jìn)行限期整改。

5.1.4 現(xiàn)場檢查的整改及復(fù)查

5.1.4.1 被檢查機(jī)構(gòu)應(yīng)根據(jù)內(nèi)控管理檢查報(bào)告，對存在的問題落實(shí)整改措施，并在收到檢查報(bào)告后10個(gè)工作日內(nèi)，由被檢查機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人（總行條線部門為部門主管，分支行有權(quán)人為管轄分行的各條線主管副行長或以上級別領(lǐng)導(dǎo)）以郵件形式，把整改報(bào)告及相關(guān)整改的證明材料提交給總行相關(guān)條線管理部門。

5.1.4.2 整改報(bào)告中需要對問題發(fā)生的原因及相關(guān)預(yù)防措施進(jìn)行說明。一般整改應(yīng)盡快在3個(gè)月內(nèi)完成，若由于特別因素未能依照上述期限完成整改，必須詳細(xì)列明原因、預(yù)計(jì)完成日期及整改情況。

5.1.4.3 總行各條線管理部門積極跟進(jìn)落實(shí)被檢查機(jī)構(gòu)的整改情況，被檢查機(jī)構(gòu)的整改情況回復(fù)需要向總行內(nèi)控管理職能部門報(bào)備。

5.1.4.4 每季度內(nèi)控檢查統(tǒng)籌部門會(huì)根據(jù)被檢查機(jī)構(gòu)的整改情況進(jìn)行匯總梳理，并對內(nèi)控檢查發(fā)現(xiàn)問題的整改情況進(jìn)行抽查。

5.2 非現(xiàn)場檢查。

5.2.1 由總行各條線部門自行組織，通過遠(yuǎn)程調(diào)閱監(jiān)控錄像、業(yè)務(wù)資料掃描傳真、查看各類報(bào)告報(bào)表等方式對被檢查機(jī)構(gòu)開展非現(xiàn)場檢查，非現(xiàn)場檢查應(yīng)包括對被檢查機(jī)構(gòu)開展的各項(xiàng)自查工作進(jìn)行抽查，主要是檢查被檢查機(jī)構(gòu)各類自查工作的開展情況及問題整改的跟進(jìn)情況等，檢查比例不少于10%。

5.2.2 開展非現(xiàn)場檢查工作前，應(yīng)與被檢查機(jī)構(gòu)做好充分的溝通，明確檢查內(nèi)容。

5.2.3 非現(xiàn)場檢查工作開展中，應(yīng)與被檢查機(jī)構(gòu)保持良好的溝通，及時(shí)向被檢查機(jī)構(gòu)反饋檢查中的問題或建議。

5.2.4 總行各條線部門應(yīng)定期向內(nèi)控檢查統(tǒng)籌部門提交非現(xiàn)場檢查報(bào)告。相關(guān)整改及復(fù)查情況跟進(jìn)要求同現(xiàn)場檢查要求。

5.3 突擊檢查。

總行各業(yè)務(wù)部門必須定期和不定期對被檢查機(jī)構(gòu)開展和組織被檢查機(jī)構(gòu)開展突擊檢查，并必須將檢查的要求加入各自部門的檢查要求中。突擊檢查工作事先無需通知檢查機(jī)構(gòu)，檢查工作實(shí)施及檢查報(bào)告要求請參照現(xiàn)場檢查規(guī)定執(zhí)行。

6 內(nèi)控檢查工作會(huì)議

內(nèi)控管理檢查統(tǒng)籌部門每季度統(tǒng)籌召開內(nèi)控管理檢查工作會(huì)議，匯報(bào)當(dāng)季最新檢查情況，包括現(xiàn)場檢查及非現(xiàn)場檢查，同時(shí)向總行管理層匯報(bào)內(nèi)控檢查工作的進(jìn)度。

7 檢查問責(zé)及跟進(jìn)措施

7.1 檢查發(fā)現(xiàn)問責(zé)。

對于內(nèi)控管理檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，總行條線管理部門應(yīng)根據(jù)情節(jié)輕重分別對被檢查機(jī)構(gòu)進(jìn)行責(zé)任認(rèn)定及后續(xù)處理。

7.1.1 對于檢查中發(fā)現(xiàn)的性質(zhì)嚴(yán)重、風(fēng)險(xiǎn)程度高的問題，應(yīng)依據(jù)內(nèi)/外部法律法規(guī)、規(guī)程指引，向總行合規(guī)部申請對問題分行采取合規(guī)問責(zé)。涉及合規(guī)問責(zé)內(nèi)容具體請參見我行《合規(guī)問責(zé)制度》。

合規(guī)問責(zé)范圍應(yīng)包括但不限于下述情況：

（1）被檢查機(jī)構(gòu)在歷次內(nèi)控檢查中重復(fù)發(fā)生，而未做有效整改的；

（2）存在重大案件風(fēng)險(xiǎn)隱患，或可能給我行帶來各類經(jīng)濟(jì)上、聲譽(yù)上損失或處罰的；

（3） 年內(nèi)總行已全行通報(bào)提示或組織自查后，被檢查機(jī)構(gòu)未引起重視又被檢查發(fā)現(xiàn)的；

（4）其他總行管理層認(rèn)定為嚴(yán)重的。

7.1.2 總行條線管理部門應(yīng)將內(nèi)控檢查結(jié)果，納入對被檢查分行的業(yè)務(wù)考核評分中。

7.2 跟進(jìn)措施。

7.2.1 總行條線管理部門應(yīng)針對本期檢查中發(fā)現(xiàn)的差錯(cuò)問題，總結(jié)防范措施，同時(shí)結(jié)合分行工作中的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，定期或不定期地以經(jīng)驗(yàn)介紹、案例警示、組織自查等形式，及時(shí)與全行分享，以達(dá)到統(tǒng)一規(guī)范全行操作的目的。

7.2.2 總行條線管理部門對內(nèi)控檢查中發(fā)現(xiàn)我行操作規(guī)程存在漏洞或不足的，應(yīng)及時(shí)向操作規(guī)程負(fù)責(zé)部門提出整改要求。

7.2.3 總行內(nèi)控檢查統(tǒng)籌部門應(yīng)牽頭監(jiān)督落實(shí)總行各條線及各分行整改情況。

7.2.4 不能按時(shí)完成整改的被檢查機(jī)構(gòu)也會(huì)進(jìn)行相應(yīng)的扣分處理。

7.3 年度內(nèi)控管理檢查總結(jié)。

每年年末，總行各條線管理部門應(yīng)撰寫本年度內(nèi)控管理檢查總結(jié)報(bào)告，并提交總行內(nèi)控檢查統(tǒng)籌部門。總行內(nèi)控管理職能部門應(yīng)匯總?cè)陞⑴c檢查的各條線管理部門年度內(nèi)控管理檢查總結(jié)報(bào)告，并撰寫全行內(nèi)控管理檢查總報(bào)告，提交營運(yùn)總監(jiān)審閱，由營運(yùn)總監(jiān)向總行管理層匯報(bào)。

8 內(nèi)控檢查其他注意事項(xiàng)

8.1 行程安排與報(bào)銷。

由總行內(nèi)控管理職能部門負(fù)責(zé)統(tǒng)籌制定現(xiàn)場檢查計(jì)劃檢查行程，各總行參與部門可根據(jù)本部門情況，自行訂購?fù)到煌üぞ呒白∷薜攸c(diǎn)。被檢查分行除協(xié)助預(yù)訂酒店外，其余均由總行檢查人員進(jìn)行自理。

所有檢查人員的差旅報(bào)銷費(fèi)用由各檢查部門自行承擔(dān)，有關(guān)個(gè)人差旅報(bào)銷的標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容請參照本行《員工差旅管理辦法》。

8.2 檢查紀(jì)律。

（1）參與 現(xiàn)場檢查的人員應(yīng)遵守組織紀(jì)律、嚴(yán)于律己，并服從組織上的各項(xiàng)檢查工作安排。檢查期間檢查人員需攜帶三證[介紹信（如需）、工作證和身份證]；

（2）檢查人員在分行現(xiàn)場檢查期間，應(yīng)盡可能獲取分行對檢查工作的積極配合，同時(shí)應(yīng)注意避免因開展檢查工作而影響分行日常工作；

（3）檢查人員不應(yīng)私自向分行要求提供餐飲或車輛接送服務(wù)；

（4）檢查期間，所有檢查人員均應(yīng)遵守我行基本工作紀(jì)律，注意上下班時(shí)間和個(gè)人著裝（具體要求可參考本行《員工手冊》）；

（5）對于檢查人員違反相關(guān)紀(jì)律要求的，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，應(yīng)視情節(jié)嚴(yán)重程度，給予相應(yīng)的批評教育和處分。

8.3 檔案管理。

8.3.1 總行內(nèi)控管理職能部門與各業(yè)務(wù)部門應(yīng)妥善保管好各類內(nèi)控檢查檔案資料，包括但不限于檢查報(bào)告、檢查工作底稿、檢查發(fā)現(xiàn)問題清單及整改證明材料等。

8.3.2 內(nèi)控檢查工作的檔案資料保管及年限要求請參照《檔案管理辦法》制度執(zhí)行。

9 附 則

本管理辦法由總行支付結(jié)算管理部負(fù)責(zé)制定。

本管理辦法由總行支付結(jié)算管理部負(fù)責(zé)解釋及更新。

本管理辦法自發(fā)布之日起執(zhí)行。