事業(yè)單位檔案管理中電子檔案的運(yùn)用

馮曉霞

（黔江區(qū)城西街道社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心 重慶市黔江區(qū) 409000）

事業(yè)單位檔案管理中電子檔案的運(yùn)用

馮曉霞

（黔江區(qū)城西街道社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心 重慶市黔江區(qū) 409000）

電子檔案管理憑借高效、快捷、節(jié)約的特點(diǎn)逐漸成為現(xiàn)代社會(huì)檔案管理的重要手段，當(dāng)前我國(guó)事業(yè)單位面臨著人事制度的革新，同時(shí)一直以來也面臨著許多難題。各級(jí)管理部門要充分認(rèn)識(shí)到該項(xiàng)管理工作的重要性。加強(qiáng)對(duì)檔案的管理，及時(shí)研究解決檔案管理工作中遇到的問題，同時(shí)也是加強(qiáng)各行各業(yè)信息化建設(shè)的現(xiàn)代重要的一步。

事業(yè)單位；檔案管理；電子檔案；運(yùn)用

引言

現(xiàn)代社會(huì)對(duì)于事業(yè)單位的運(yùn)作來說，建立系統(tǒng)、科學(xué)、民主的管理制度，對(duì)其生存與發(fā)展極為重要。在一個(gè)事業(yè)單位中，檔案管理無疑是整個(gè)事業(yè)單位協(xié)調(diào)、有序、高效運(yùn)行的有效保證。因此管理好檔案就是掌握好各方面信息，這有利于加強(qiáng)信息資源的開發(fā)和管理。當(dāng)今社會(huì)是信息化、科學(xué)化、系統(tǒng)化的社會(huì)，檔案管理方法的進(jìn)步可以在保證有關(guān)單位有序發(fā)展的同時(shí)，推動(dòng)社會(huì)的不斷發(fā)展和進(jìn)步。

1 事業(yè)單位檔案工作的現(xiàn)狀

目前事業(yè)單位檔案問題不同程度地影響事業(yè)單位工作循序漸進(jìn)的發(fā)展，影響經(jīng)濟(jì)和社會(huì)服務(wù)功能的發(fā)揮。

（1）檔案工作的重要性不平衡，造成工作難以開展檔案工作。注意力是不均衡的，個(gè)人檔案意識(shí)薄弱、監(jiān)管不強(qiáng)，不需要文件的工作，金錢，和備案時(shí)間充分保證，檔案管理工作作為一種有效的機(jī)制，對(duì)本部門的工作仍有局限性。對(duì)一些重要部門的業(yè)務(wù)檔案不及時(shí)進(jìn)行整理、裝訂、歸檔、轉(zhuǎn)移的綜合記錄室，但可導(dǎo)致各部門立案，易丟失和缺陷。

（2）機(jī)關(guān)檔案管理工作的硬件設(shè)施不夠完善，因?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)將文件管理的重要性并不是缺錢，盡管一些單位成立了一個(gè)專家團(tuán)隊(duì)的檔案管理系統(tǒng)，從一開始就和存儲(chǔ)空間聯(lián)系在一起，但是在以后的工作中會(huì)忽略更新和輸入。原始硬件設(shè)施遠(yuǎn)遠(yuǎn)跟不上之后更新和保管的檔案工作，從而達(dá)不到要求，即不與時(shí)俱進(jìn)，導(dǎo)致一些單位檔案保存條件較差，大部分單位的檔案管理要求，與整潔、規(guī)范、統(tǒng)一的要求仍有差距。少數(shù)單位綜合檔案放進(jìn)各式各樣的房間、設(shè)施老化，一些綜合檔案設(shè)施不完整，文件柜繁雜也不統(tǒng)一。個(gè)體單位強(qiáng)化檔案意識(shí)不強(qiáng)，設(shè)施不完善，管理制度不到位，損壞文件的一部分。

（3）檔案工作人員的服務(wù)質(zhì)量相對(duì)較弱。檔案管理工作不僅是一項(xiàng)很強(qiáng)的政策性工作，是一項(xiàng)專業(yè)性和技術(shù)性很強(qiáng)的工作，檔案人員要具備良好的職業(yè)素質(zhì)，才能勝任檔案管理工作。一崗多角色的人事檔案，一些單位疲于應(yīng)付日常事務(wù)，沒有時(shí)間和精力從事檔案管理工作，工作變動(dòng)頻繁的質(zhì)量和業(yè)務(wù)的不足，直接影響了檔案管理工作的連續(xù)性和穩(wěn)定性。此外，檔案人員由于業(yè)務(wù)不細(xì)，導(dǎo)致檔案資料、分類和存放期限等問題，劃分不夠準(zhǔn)確，未及時(shí)歸檔和不及時(shí)移交綜合記錄室的情況發(fā)生。重要性和責(zé)任意識(shí)的個(gè)人檔案人事檔案工作是不夠的，有自由處理心靈之事，必須及時(shí)對(duì)檔案信息組織的監(jiān)督和指導(dǎo)，形成監(jiān)督是不夠的，有一種很尷尬的感覺。

2 事業(yè)單位檔案管理存在的問題

（1）在檔案管理的過程中沒有適當(dāng)?shù)慕鉀Q檔案的有序管理。對(duì)于任何人，該文件是一個(gè)有效的工具來證明身份或能力，但目前，仍有許多單位不知道它的重要性。目前，在許多機(jī)構(gòu)，還比如檔案管理工作混亂，每年都有機(jī)構(gòu)在當(dāng)?shù)貦C(jī)構(gòu)的招聘，從而也招募了許多優(yōu)秀人才，但有些機(jī)構(gòu)不及時(shí)組織新的人事檔案，自然沒有及時(shí)提交，自然導(dǎo)致在時(shí)間過程中的檔案管理混亂。這種現(xiàn)象在那些大單位，仍然是比較小的，他們會(huì)及時(shí)對(duì)新員工的信息進(jìn)行分類和歸檔；但對(duì)于一些小單位，往往不關(guān)心，所以混亂的情況也檔案，這是經(jīng)?？吹?。

（2）它沒有安排專門的檔案人員或安排一些相對(duì)較低的質(zhì)量的工作人員進(jìn)行檔案管理工作。工作文件看似簡(jiǎn)單，但實(shí)際上包含了很多知識(shí)，但幾乎沒有專門的檔案管理人員在多個(gè)機(jī)構(gòu)中，大多數(shù)機(jī)構(gòu)還安排員工管理人事檔案，有的單位甚至安排了一些離退休人員的檔案管理工作。因此，在諸多因素中，絕大多數(shù)檔案管理人員的素質(zhì)都相對(duì)較低，在檔案管理的過程中，沒有專業(yè)人員可以談?wù)摗?/p>

（3）就目前的事業(yè)單位來說，檔案管理體制仍然是陳舊、缺乏技術(shù)、缺乏科學(xué)性。現(xiàn)在，受益的是更多的開發(fā)單位，單位將專門致力于發(fā)展和改革辦公室和財(cái)政部門，并對(duì)檔案管理工作的改革，一些單位直接忽視。他們認(rèn)為檔案管理工作是一個(gè)簡(jiǎn)單的文件歸檔，而不是什么技術(shù)，而是檔案管理工作的單位和它是檔案的重要組成部分，一旦失去，會(huì)給單位或個(gè)人帶來很大的損失。此外，檔案管理缺乏科學(xué)化管理，也缺乏當(dāng)今世界的信息，科學(xué)技術(shù)已應(yīng)用于各行各業(yè)，然而，許多管理機(jī)構(gòu)卻沒有其應(yīng)用、備案、備案和歸檔。由于沒有有效的利用科學(xué)技術(shù)進(jìn)行處理，檔案網(wǎng)絡(luò)化，更新不及時(shí)處理，所以很多檔案都是免費(fèi)管理的，沒有管理系統(tǒng)。

3 事業(yè)單位檔案管理中電子檔案管理的創(chuàng)新對(duì)策

3.1 建立健全電子檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度

為了使電子檔案管理的管理走出無序的狀態(tài)，必須建立和完善電子檔案管理的規(guī)章制度，規(guī)范、科學(xué)、高效的管理。國(guó)內(nèi)的工商局已經(jīng)建立了企業(yè)電子檔案系統(tǒng)，但缺乏一個(gè)完整的管理系統(tǒng)，電子檔案的分散管理，電子檔案的信息缺乏接觸每一個(gè)分支，它是很難在城市集中接入實(shí)現(xiàn)企業(yè)電子檔案，電子檔案的循環(huán)障礙，沒有集中管理。因此，電子檔案管理系統(tǒng)，就是要提高電子檔案的利用效率，充分發(fā)揮電子檔案基礎(chǔ)的快速、高效的優(yōu)勢(shì)，提高工作效率。電子檔案管理規(guī)章制度要對(duì)電子檔案文件的制作、審核、歸檔、檔案收集、檔案整理和檔案保管等環(huán)節(jié)都做出明確詳細(xì)的規(guī)定，機(jī)構(gòu)可以根據(jù)單位的特點(diǎn)和單位文件的特點(diǎn)進(jìn)行補(bǔ)充。如果林權(quán)檔案需要電子文件和紙質(zhì)文件相結(jié)合，建立了專門的管理部門審核后的統(tǒng)一網(wǎng)上傳輸、集中管理。

3.2 加大資金投入，改善檔案管理環(huán)境

有不斷創(chuàng)新，利用現(xiàn)代技術(shù)和設(shè)備進(jìn)行機(jī)構(gòu)檔案的保存和分類。但各地區(qū)經(jīng)濟(jì)發(fā)展不同步，導(dǎo)致大多數(shù)的檔案管理設(shè)備難以滿足現(xiàn)實(shí)的需要，因此，檔案部門應(yīng)加強(qiáng)監(jiān)督，協(xié)助相關(guān)部門向地方政府支出，改善工作條件和檔案的設(shè)備，加快檔案工作逐步推廣實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的要求。相關(guān)部門也應(yīng)能夠推出一個(gè)統(tǒng)一通用的文件管理軟件，設(shè)計(jì)統(tǒng)一規(guī)劃，統(tǒng)一，以節(jié)省時(shí)間、人力、物力、財(cái)力，提高檔案管理工作的效率。

3.3 培養(yǎng)專業(yè)的檔案管理人員

專業(yè)檔案管理人員的程度決定了電子檔案的管理水平。專業(yè)的檔案管理人員的培訓(xùn)應(yīng)首先在合理的范圍內(nèi)把移動(dòng)控制，電子檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的，復(fù)雜的，需要積累豐富的管理經(jīng)驗(yàn)，通過實(shí)踐，避免人員頻繁流動(dòng)的長(zhǎng)期，保持電子文件管理的連續(xù)性。其次，管理者要加強(qiáng)學(xué)習(xí)，更新知識(shí)結(jié)構(gòu)，職業(yè)道德培訓(xùn)，熟悉信息技術(shù)，培養(yǎng)自己融入人才，具有較高的綜合素質(zhì)，適應(yīng)電子檔案管理的發(fā)展要求。

3.4 完善電子檔案管理的軟、硬件設(shè)施

電子檔案的順利運(yùn)行，基于高質(zhì)量的軟件，在硬件設(shè)施的基礎(chǔ)上，配置成熟的技術(shù)，性能穩(wěn)定，安全性高，軟件系統(tǒng)，是用來避免盜版和從未知的市場(chǎng)軟件系統(tǒng)。要開發(fā)良好的物理安全性，防病毒習(xí)慣，定期升級(jí)防火墻和殺毒軟件。

3.5 保證電子檔案在利用中的安全

①電子檔案管理人員及相關(guān)職能部門要對(duì)檔案中私密內(nèi)容嚴(yán)格監(jiān)控，禁止外流，一旦發(fā)現(xiàn)及時(shí)制止。②對(duì)絕密檔案的使用要控制使用時(shí)間和使用范圍。最后，設(shè)置訪客權(quán)限，開啟電子檔案管理系統(tǒng)自動(dòng)記錄和監(jiān)控功能。

4 結(jié)束語

總之，事業(yè)單位檔案工作地存在一些問題，影響了檔案工作為經(jīng)濟(jì)和社會(huì)服務(wù)功能的發(fā)揮。在新的歷史條件下，事業(yè)單位檔案工作必須要緊緊聯(lián)系時(shí)代發(fā)展的新任務(wù)、新特點(diǎn)、新要求。事業(yè)單位檔案工作要?jiǎng)?chuàng)造性地開展，推進(jìn)檔案工作跨越式發(fā)展的重要一步，這是時(shí)代發(fā)展的必然要求，也是檔案工作維護(hù)好、保管好、服務(wù)好主要職能的體現(xiàn)。

[1]王德俊.當(dāng)前國(guó)際檔案界學(xué)術(shù)新動(dòng)態(tài)新觀點(diǎn)[J].北京檔案，2005（1）.

[2]樂利珍.淺談事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀及對(duì)策[J].科技風(fēng)，2008（24）.

[3]楊虹.對(duì)事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路的探討[J].科技資訊，2010（34）.

G271

A

1004-7344（2016）35-0013-02

2016-9-16

馮曉霞（1975-），女，檔案館員，本科，從事檔案管理工作。