文書檔案管理效率提高路徑探究

馬妙儀

（廣東省科技基礎條件平臺中心，廣東廣州　510033）

文書檔案管理效率提高路徑探究

馬妙儀

（廣東省科技基礎條件平臺中心，廣東廣州510033）

文書檔案是一個單位的基本數(shù)據(jù)，它包括了單位的發(fā)展歷史，涉及單位的行政管理、財務活動、銷售活動、法律活動和社會活動等諸多方面,單位的正常運行離不開這些文件的維護，同時文書檔案對決策有憑證和參考作用，因此單位的文書檔案管理工作十分重要。但是就目前形式來看，很多單位對于文書檔案的管理工作重視程度還不夠。隨著社會的發(fā)展，提高管理效率勢在必行，以此為出發(fā)點，分析文書檔案的概念，文書檔案管理效率提升的意義以及提高路徑等問題，為未來進一步提升文書檔案管理效率奠定基礎。

文書檔案；管理；效率提高

文書檔案管理工作是一個單位或者企業(yè)的基礎性工作，影響著單位和企業(yè)的未來發(fā)展趨勢，也是決策者進行各種決策所依據(jù)的證據(jù)來源所在。隨著市場機制的改革、經(jīng)濟全球化的發(fā)展，改變管理松懈的現(xiàn)狀，提升文書檔案管理工作的效率有利于單位的平穩(wěn)、健康、長期發(fā)展。廣東省科技基礎條件平臺中心（原稱廣東省計算中心）是我省最早從事計算方法研究、計算機應用研究及推廣、為全省培養(yǎng)計算機使用維護和操作的專業(yè)人才的省直科研機構，承載著信息系統(tǒng)規(guī)劃、咨詢、監(jiān)理、開發(fā)、測評，服務計算、云計算、大數(shù)據(jù)、專業(yè)鎮(zhèn)理論研究、高性能計算研究與服務，科技成果轉化、信息技術人才培養(yǎng)、政府委托任務等職能，是一個巨大的數(shù)據(jù)中心。如何提升該單位文書檔案管理工作效率也是廣東省科技基礎條件平臺中心亟待解決的問題。

1　　文書檔案管理概述

文書檔案是一個單位或企業(yè)從誕生到發(fā)展過程中形成的一個巨大的資料庫，存在形式更是多種多樣：請示、信函、通知、通告、會議記錄、總結、命令、決定等等。對于廣東省科技基礎條件平臺中心這么一個歷史悠久的科研單位，文書檔案的種類和數(shù)量繁多，文書檔案管理工作是將已經(jīng)形成的文書進行歸類整理，運用科學的分類方法和歸檔方法進行系統(tǒng)的劃分、整理，最終以一種合理的形式進行保管的管理性工作。

2文書檔案管理工作的重要性

由于文書檔案管理關系到一個單位或企業(yè)的發(fā)展和決策，因此具備政策性和很強的保密性。文書檔案作為一個重要的數(shù)據(jù)資源庫，需要專業(yè)人員進行管理。因此一個單位從上到下，所有員工重視文書檔案管理工作這是十分必要的。首先，文書檔案是單位處理問題的憑證，而且經(jīng)過一段時間，一些文書材料經(jīng)過一定的處理會具有法律效力，這與普通的論文、著作不同。其次，文書檔案是一種真實的記錄材料，具有客觀性、不可更改性。最后，文書檔案是很重要的參考資料，可以讓我們了解一個單位的由來和發(fā)展史，甚至真實地反映著社會發(fā)展的軌跡。

3文書檔案管理存在的問題

3.1文書檔案管理理念落后

文書檔案管理工作不僅僅是將文書資料進行歸檔存放這么簡單的過程，因為文書檔案的管理是為了服務日后，因此在整理過程中必須按照一定的原則、分類進行匯總，并且對于量比較大的資料要進行編碼，按照序列存儲，這樣對于日后的檢索、查找、提取會更加方便，這也是文書檔案管理工作的意義所在。但是目前的文書檔案管理工作前期的工作量十分巨大，或者比較注重收藏的過程，對于日后如何提取這些材料進行利用則做的遠遠不夠，造成了管理工作的浪費。這些都是由文書檔案管理理念還不先進造成的。

3.2電子信息化程度不高

據(jù)了解，目前很多單位的文書檔案管理工作，不論從人員配備還是處理技術上都十分落后，尤其是在電子化時代，手工處理顯然不合時宜。電子信息化程度較低的現(xiàn)狀，給各種文書檔案的收集、整理、保存都帶來了阻力。隨著網(wǎng)絡技術的飛速發(fā)展，文書檔案管理的電子信息化是一種必然的發(fā)展趨勢。

3.3文書檔案檢索效率不高

既然文書檔案是一個龐大的數(shù)據(jù)庫，因此信息檢索就十分重要，但是目前廣東省科技基礎條件平臺中心的手工檢索比重還很高，對于計算機檢索的利用尚不普遍，目前文書檔案管理工作人員仍然注重手工檢索的工作，也開發(fā)了相關的很多檢索工具，但這種重量不重質的做法，必然會影響檢索的工作效率。

4提高文書檔案管理效率的路徑

4.1增強全員的文書檔案意識

經(jīng)過前面的介紹，我們能夠了解文書檔案是一個單位或企業(yè)管理層的重要組成，記載了一個單位或企業(yè)的由來與發(fā)展，對于一個單位或企業(yè)的未來發(fā)展十分重要。因此想要提高文書檔案管理效率首先要做的就是加大文書檔案工作重要性的宣傳力度，盡可能地讓一個單位中所有的人員都重視文書檔案的管理，在工作中注意各種文書材料的留存和移交。其次是要將檔案工作融入到單位或企業(yè)的考核當中，用制度來約束大家，讓大家時刻緊記文書檔案的整理，追究忽視者的責任，獎勵將文書檔案工作落到實處的工作人員。

4.2加強文書檔案的集中管理

經(jīng)調查，廣東省科技基礎條件平臺中心目前的文書檔案管理工作比較松散，應該成立專門的文書檔案管理機構，配備專業(yè)的人才，采納國際先進的技術，未來文書檔案的管理一定是整齊劃一的。每個單位應該及時了解自己的情況，制定文書檔案管理的各項制度，包括收集錄入、過程整理以及調閱封存等等，最后由專門的檔案管理部門進行統(tǒng)一集中的管理，當然一些特殊的部門可以不按照規(guī)定進行文書檔案的整理，這些也都要進入制度。這樣有效、集中的管理可以很好地避免各種文書檔案遺留在某一個個人或者部門的手中，造成不必要的流失或者外泄。針對各種信息化資源比較多的情況，對于音頻、視頻、等電子形式的文件，更加需要規(guī)范化的整理方式和管理方法，要注重國外相關技術的引進，從而提高文書檔案管理工作的效率。

4.3 推進文書檔案管理的信息化建設

網(wǎng)絡時代的發(fā)展，信息技術的普遍應用預示著各行各業(yè)都必須面臨一場改革，我國目前的文書檔案管理依然受傳統(tǒng)思想和標準的限制，信息化建設明顯落后，這是我們必須正視的一個問題，計算機技術進入文書檔案管理體系不僅可以簡化流程，而且可以高效率地被利用，最重要的是要分析在整個過程中哪些環(huán)節(jié)可以引入信息化，進而在制定標準化的流程。此外推進文書檔案管理的信息化建設還需要工作人員思想和行動上的配合，實現(xiàn)文書檔案信息的網(wǎng)絡化推廣是未來的一大發(fā)展趨勢。

4.4優(yōu)化文書檔案的整理環(huán)節(jié)

文書檔案的收集整理是一個漫長而且細致的工作，因此不能一門心思地蠻干苦干，這種工作方式是不能夠取得有效成果的，需要的是交流，學習和吸取經(jīng)驗，堅決不能閉門造車。檔案部門在整理單位文書檔案的時候要注意與其他部門的協(xié)同合作，因為其他部門在文書檔案整理過程中都是需要配合的對象，決定了各種檔案是否能夠及時、有效、集中的移交到檔案管理部門。因此平時檔案部門的工作人員就要及時跟其他部門的工作人員進行交流，傳達資料、整理原則，移交程序等等，這樣不僅能夠降低各部門在檔案管理方面的時間浪費，而且可以優(yōu)化整個整理環(huán)節(jié)，節(jié)約資源。

4.5提高檔案管理人員素質

一個單位或者企業(yè)各項制度的研究、生成以及運用都是靠著員工自身來完成的，因此單位文書檔案管理工作人員的素質是十分重要的。①工作人員首先要從內(nèi)心意識到檔案管理工作的重要性，知道檔案管理的根本宗旨就是為了服務單位；②單位在用人之初，就要做到先能者居之，管理文書檔案的工作人員必須具備高度的責任心，有很強的學習能力和文書檔案管理的技能，當然在她們真正的入職之前還要對其進行有效的培訓，確保每一位工作人員都是經(jīng)過培訓合格上崗的；③單位不僅要從思想上重視檔案管理的重要性，更要在現(xiàn)實中提升文書檔案管理工作人員的地位、升工作效率打下基礎。

5總結

綜上，我們可以看出，科學技術不斷有新的突破，給一個單位或企業(yè)的文書檔案管理工作帶來了機遇和挑戰(zhàn)，尤其是當一個單位發(fā)展歷史悠久，涉及方面廣泛的時候，它的檔案管理工作更要從基礎抓起、穩(wěn)扎穩(wěn)打，從單位實際情況出發(fā)，提升管理者意識，推進管理工作與現(xiàn)代化接軌，運用科學的方式方法提升文書檔案管理工作的效率，從而發(fā)揮文書檔案對于一個單位或企業(yè)的重大意義。

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馬妙儀（1976-）,女，館員，本科，從事文書檔案和干部檔案管理、檔案信息化和檔案信息資源開發(fā)與利用工作。