淺析如何防止油田物資采購風(fēng)險

葛春堂（青海油田物資裝備公司，青海海西州632826）

淺析如何防止油田物資采購風(fēng)險

葛春堂（青海油田物資裝備公司，青海海西州632826）

油田物資供應(yīng)部門通過加強制度建設(shè)、油田物資采購信息建設(shè)、加強供應(yīng)鏈的建設(shè)、與用戶、職能部門、監(jiān)督部門的有機結(jié)合，充分發(fā)揮本部門的集中采購優(yōu)勢，使管理職能和專業(yè)職能有機結(jié)合，以此來降低物資采購給企業(yè)造成的風(fēng)險。

采購風(fēng)險；采購信息；供應(yīng)鏈

油田物資采購的核心是產(chǎn)品選擇和產(chǎn)品價格。只有選擇適應(yīng)油田發(fā)展的產(chǎn)品，支出合理的采購成本，才能實現(xiàn)油田物資采購與企業(yè)人、才、物的協(xié)調(diào)發(fā)展，才能不斷提高企業(yè)物資管理水平和企業(yè)競爭力?，F(xiàn)就油田物資采購在幾個關(guān)鍵環(huán)節(jié)如何防范和降低采購風(fēng)險，提出以下看法。

1　加強制度建設(shè)，防范和降低操作風(fēng)險

1.1建立公開、透明、便于監(jiān)督審核的制度體系

油田物資供應(yīng)部門要避免由于制度缺失，造成操作風(fēng)險。油田物資供應(yīng)部門要根據(jù)行業(yè)特點建立與市場經(jīng)濟緊密聯(lián)系的各項制度及操作規(guī)范。如物資信息建設(shè)與管理、企業(yè)采購信息的發(fā)布，市場分析與采購決策、供應(yīng)鏈的建設(shè)與管理、精細化采購的行為規(guī)范等科學(xué)的采購制度。在企業(yè)物流被認為是企業(yè)第三利潤源的今天，油田物資供應(yīng)部門應(yīng)該創(chuàng)新工作思路，完善和創(chuàng)建注重科學(xué)采購的辦法和機制。

1.2要落實油田物資供應(yīng)部門的責(zé)、權(quán)、利。

油田物資供應(yīng)實行統(tǒng)一采購，統(tǒng)一管理，管理職能和專業(yè)職能有機結(jié)合。現(xiàn)在，企業(yè)又面臨新的重組整合，油田物資供應(yīng)部門要以此為契機，發(fā)揮好管理職能和專業(yè)職能。

（1）在“責(zé)權(quán)”的方面，首先要落實油田物資供應(yīng)部門對油田重點工程，單項工程用料采購的全程參與的職責(zé)。

對工程項目而言，油田物資供應(yīng)部門作為主要部門參與油田重點工程、單項工程建設(shè)。兵馬未動，糧草先行。從設(shè)計交底到設(shè)備選型、考察，工程決算等油田物資供應(yīng)部門都在全過程參與。油田物資供應(yīng)部門有一份完整的工程項目設(shè)計圖紙，對設(shè)計料表進行匯總、做出材料采購概算。工程完工后，設(shè)計圖紙存檔，作為今后設(shè)備維修備料的依據(jù)。由于項目建設(shè)單位人力有限，只能對工程所需的主要設(shè)備，主要材料組織采購，沒有能力對施工安裝過程中的零配件、工藝安裝材料等進行組織采購，往往采取大包大攬的方式承包給施工隊伍，施工隊伍所采購使用的產(chǎn)品往往缺乏甲方的驗收，檢驗，使用質(zhì)次價高產(chǎn)品，虛增工程造價在所難免，也給工程結(jié)算造成困難，形成價格、質(zhì)量、安全等風(fēng)險。所以首先要落實油田物資供應(yīng)部門在油田重點工程，單項工程建設(shè)中的職責(zé)。

（2）在“利”的方面，油田物資供應(yīng)部門要制定合理的服務(wù)取費標(biāo)準。要制定對工程項目物資、專用大型設(shè)備、其它物資的分別取費標(biāo)準。

1.3規(guī)范采購行為，嚴格按程序辦事

在企業(yè)普遍實行ISO、QHSE、ERP內(nèi)控體系的今天。企業(yè)對各種可能發(fā)生的風(fēng)險提高了應(yīng)對能力。但對油田物資供應(yīng)部門而言，要實行科學(xué)的、精細化的采購，有效規(guī)避風(fēng)險，更多的應(yīng)注重現(xiàn)場操作層面的制度建設(shè)。這是一個起點也是個難點。首先應(yīng)從加強物資招標(biāo)采購入手，創(chuàng)新采購機制。

（1）成立招投標(biāo)管理部門，主要職責(zé)是：依據(jù)《招標(biāo)投標(biāo)法》《合同法》，油田各項物資采購管理制度，對物資采購依據(jù)進行審核，明確招投標(biāo)方式、制定招投標(biāo)規(guī)則，確定評委職責(zé)及人選，選擇投標(biāo)廠商，對評標(biāo)過程、中標(biāo)結(jié)果進行確認、評估。招投標(biāo)管理部門一般不參與具體招標(biāo)活動，避免出現(xiàn)即是裁判員又是運動員的現(xiàn)象，提高監(jiān)督管理力度。

（2）明確油田物資供應(yīng)部門為招投標(biāo)采購的具體組織和實施部門。負責(zé)采購信息的發(fā)布，招標(biāo)資料包的制作，發(fā)售，招標(biāo)籌備，招標(biāo)資料存檔等工作。油田物資供應(yīng)部門要最大限度的公開采購信息，從目前一般采用的邀請招標(biāo)方式轉(zhuǎn)向邀請招標(biāo)與公開招標(biāo)結(jié)合的方式。要提高運用《招標(biāo)投標(biāo)法》的意識和技能，做到即公正合理又能有效控制。

（3）建立專家型采購隊伍數(shù)據(jù)庫，對每次招標(biāo)采購的物資根據(jù)專業(yè)隨機抽取1～3名技術(shù)專家參與招標(biāo)評委會。

1.4積極推行電子商務(wù)采購

電子商務(wù)采購是在建立現(xiàn)代化企業(yè)中發(fā)展起來的新型采購模式。對于油田來說，“能源一號”，即物資采購管理信息系統(tǒng)，是利用先進的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)建立的更高層次的采購平臺。它的高效、便捷、透明度高，被業(yè)界廣泛認同。它是油田物資采購模式的發(fā)展方向。油田物資供應(yīng)部門要更好的利用這一采購方式，為油田服務(wù)。雖然當(dāng)前電子商務(wù)采購還處在進一步發(fā)展和完善階段，但它所代表的油田未來物資采購模式的方向不會改變。電子商務(wù)采購的前提是整合企業(yè)采購資源，發(fā)揮企業(yè)整體采購優(yōu)勢，實行集中采購。所以，油田物資供應(yīng)部門要盡快建立電子商務(wù)采購配套性措施，積極開展電子商務(wù)采購。

1.5提高采辦人員素質(zhì)，樹立良好的職業(yè)道德

采購組織部門及采辦人員代表一個企業(yè)的采購形象，起到窗口作用。加強采辦人員職業(yè)道德教育，提高采辦人員素質(zhì)，注重培養(yǎng)企業(yè)物流人才，是油田物資供應(yīng)部門健康發(fā)展的根本保證。企業(yè)要通過專業(yè)培訓(xùn)，企業(yè)文化建設(shè)，建立相應(yīng)的考核機制，加強和提高物資采辦人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。

2　加強油田物資采購信息建設(shè)，防范和降低價格風(fēng)險

信息建設(shè)，對于油田物資供應(yīng)部門具有非常重要的戰(zhàn)略意義。特別是在采購環(huán)節(jié)，油田物資采購面對的是一個廣泛、復(fù)雜的產(chǎn)品市場，由于產(chǎn)品質(zhì)量、地域差異等原因，產(chǎn)品價格往往是霧里看花，沒有可靠的參照標(biāo)準，造成采購效率低下，監(jiān)督審核費事費力，合同簽訂審核時間較長，影響到貨及時率。即使在采購過程中進行了規(guī)范的貨比三家，價比三家，但由于供貨商區(qū)域的限制和供貨商數(shù)量的限制，使采購人員和監(jiān)督審核人員也難以掌握產(chǎn)品的合理最低報價?？梢哉f信息建設(shè)的滯后，嚴重影響了物資供應(yīng)部門的工作效率，增大了物資采購價格風(fēng)險。因為在采購過程和監(jiān)督審核過程中，基本上是以圍繞物資采購價格為重點進行的，報價的來源，渠道不同，價格存在差異，特別是在市場價格波動較大的情況下，合同采購價格的合理性會受到質(zhì)疑，可信度和公認性降低。工作中容易造成扯皮、拖延。所以在建立物資采購信息平臺時要以產(chǎn)品價格為核心，為參與采購各方提供可靠的參照。在油田物資供應(yīng)部門建立物資信息平臺時，一要以石油工業(yè)物資分類目錄為基礎(chǔ)，按照物資編碼建立產(chǎn)品價格查詢系統(tǒng)，廣泛收集價格信息。產(chǎn)品價格要與產(chǎn)品生產(chǎn)廠商相對應(yīng)，便于核實和動態(tài)管理，增強信息的可靠性。二要運用ABC分類法，對企業(yè)所需的戰(zhàn)略性物資、重點物資、一般性物資進行需求、消耗、資金使用分析。對油田需用的戰(zhàn)略性物資而言，品種規(guī)格一般在100～150個左右，了解產(chǎn)品信息價格比較容易做到，要定期提出市場價格分析報告，為采購決策提供依據(jù)。對重點物資，企業(yè)需求一般在600個品種左右，是油田的重點常用物資。對這部分物資信息平臺的建立，要把企業(yè)所需的物資品種規(guī)格與生產(chǎn)廠商、注冊商標(biāo)相對應(yīng)，最少收集三家以上知名企業(yè)的產(chǎn)品價格，方便采購與采購決策。對一般性物資，由于品種多，規(guī)格復(fù)雜，零星消耗，反復(fù)采購，對產(chǎn)品價格信息的收集、信息維護難度較大。油田物資供應(yīng)部門要根據(jù)物資分類，選出常用、通用物資，劃定一定的品種范圍，進行招標(biāo)代儲代銷。通過摸索常用、通用物資消耗規(guī)律，根據(jù)實際情況，動態(tài)增減品種，提高針對性，實用性，以此為基礎(chǔ)建立常用、通用物資價格信息平臺。對招標(biāo)入圍的代儲代銷供應(yīng)廠商，相對固定供貨渠道，逐步使常用、通用物資價格趨于合理。通過建立物資信息平臺，達到提高工作效率，增強價格透明度，有效防范和降低價格風(fēng)險的目的。

3　加強供應(yīng)鏈的建設(shè)與管理，防范和降低保障風(fēng)險

油田需求計劃性不強，采購決策滯后，供應(yīng)鏈的建設(shè)與管理跟不上油田發(fā)展的需要。產(chǎn)品到消費者手中要經(jīng)過生產(chǎn)周期和運輸周期，這就更需要企業(yè)需求要加強計劃性和采購決策的超前性。油田物資供應(yīng)部門建立供應(yīng)鏈要以油田需求為導(dǎo)向，以產(chǎn)品價格信息平臺為基礎(chǔ)，建立油田可靠的物資供應(yīng)渠道。

對油田戰(zhàn)略物資供應(yīng)商，由于產(chǎn)品品種少，生產(chǎn)廠商信息較容易掌握，要了解生產(chǎn)廠商的生產(chǎn)周期、產(chǎn)品規(guī)格型號和產(chǎn)品產(chǎn)量。要準確分析供應(yīng)商的供貨能力。由于這部分物資，占用資金大，對油田生產(chǎn)建設(shè)影響大，有必要時要給予戰(zhàn)略供應(yīng)商資金、人、財、物支持，建立戰(zhàn)略聯(lián)盟關(guān)系，增強對油田戰(zhàn)略物資的保障程度。

對油田重點物資供應(yīng)商，一般應(yīng)立足國內(nèi)，選擇產(chǎn)品質(zhì)量好，運距合理，保障程度高的供應(yīng)商。建立友好伙伴型關(guān)系，要根據(jù)油田實際需要，增強與供應(yīng)商的互訪，增強信任度，取得支持。

對油田一般物資供應(yīng)商，要運用招標(biāo)代儲的方法，選擇供貨及時，產(chǎn)品質(zhì)量好，誠實守信的供應(yīng)商。對同類物資，要按照物資類別、機型、車型盡可能與產(chǎn)品生產(chǎn)商發(fā)展代儲代銷業(yè)務(wù)，即可以保證產(chǎn)品的質(zhì)量、又可以相對保持價格的穩(wěn)定。在測算代儲代銷庫存儲備時要力求準確，要根據(jù)消耗確定庫存。要根據(jù)油田生產(chǎn)季節(jié)，進行經(jīng)濟批量進貨。逐步由目前的需方管理庫存發(fā)展為供應(yīng)商管理庫存。

對戰(zhàn)略物資、重點物資采購，一般物資采購在采購工作完成后，崗位操作人員要寫出單項或階段性采購分析報告。從產(chǎn)品的市場，價格、供應(yīng)渠道等因素進行分析，提出意見或建議，反饋給信息管理部門，作為信息建設(shè)的參考。

4　加強油田物資供應(yīng)部門與用戶、職能部門、監(jiān)督部門的有機結(jié)合，防范和降低質(zhì)量風(fēng)險

在市場經(jīng)濟條件下，產(chǎn)品質(zhì)量是企業(yè)的生命。油田物資供應(yīng)部門更應(yīng)加強對防范物資質(zhì)量風(fēng)險的意識，確保油田使用物資的安全，克服油田物資供應(yīng)部門檢測手段不完善的因素，在日常工作中應(yīng)做好以下幾方面的工作：

4.1選名牌產(chǎn)品。要選擇技術(shù)力量雄厚，具有品牌優(yōu)勢，產(chǎn)品質(zhì)量好的生產(chǎn)企業(yè)，可以降低發(fā)生質(zhì)量問題的機率，以此來彌補油田物資供應(yīng)部門因檢驗、檢測手段不完善造成質(zhì)量不合格產(chǎn)品進入油田的風(fēng)險。

4.2在簽訂合同時，要明確生產(chǎn)制造標(biāo)準，要查看生產(chǎn)許可證，產(chǎn)品安全認證。在到貨驗收環(huán)節(jié)，要檢查產(chǎn)品合格證、檢測報告、材質(zhì)檢驗報告單等相關(guān)證件。充分利用油田現(xiàn)有的質(zhì)量檢測設(shè)備，做好物資到貨驗收的質(zhì)檢工作。

5　結(jié)語

油田物資供應(yīng)部門，要發(fā)揮信息靈，渠道廣的優(yōu)勢，采取市場化的方法，把名優(yōu)產(chǎn)品呈現(xiàn)在用戶面前，供用戶選擇使用。對企業(yè)需求采購?fù)ㄟ^超前決策，牢固樹立物資安全第一的思想，使油田物資采購走上健康的科學(xué)采購之路。