地震檔案信息現(xiàn)代化服務(wù)探索

馮振瑋,平彩鵬，楊　柳

(河北省地震局，石家莊　050021)

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地震檔案信息現(xiàn)代化服務(wù)探索

馮振瑋,平彩鵬，楊柳

(河北省地震局，石家莊050021)

通過河北省地震局檔案管理系統(tǒng)平臺(tái)的建立以及文書檔案和地震觀測(cè)資料檔案數(shù)字化工作的推進(jìn)，結(jié)合現(xiàn)有地震檔案信息服務(wù)方式的特點(diǎn)及檔案服務(wù)工作的發(fā)展趨勢(shì)，分析總結(jié)出地震檔案信息現(xiàn)代化服務(wù)模式的要素，并針對(duì)目前狀況下存在的問題提出相應(yīng)解決方式，為探索地震檔案信息服務(wù)的工作方向提供了實(shí)踐依據(jù)。

地震檔案；信息；現(xiàn)代化；服務(wù)

0　引言

地震檔案是國(guó)家檔案的重要組成部分，是防震減災(zāi)事業(yè)可持續(xù)發(fā)展的重要資源保證。它不僅蘊(yùn)含著豐富的地震科學(xué)技術(shù)財(cái)富，在科研人員承前啟后、探索地震預(yù)測(cè)方法，提高綜合防震減災(zāi)能力等方面都有著特殊的現(xiàn)實(shí)意義。面對(duì)當(dāng)今社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域信息化的迅猛發(fā)展，檔案工作的信息化發(fā)展成為必然趨勢(shì)。地震行業(yè)的檔案信息服務(wù)模式也隨著電子技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用全面邁入現(xiàn)代化階段。只有盡快建立地震檔案的現(xiàn)代化服務(wù)模式，才能將地震檔案的重要作用和意義有效地體現(xiàn)出來，將檔案資源最大限度地服務(wù)于社會(huì)發(fā)展，服務(wù)于防震減災(zāi)事業(yè)。

所謂檔案信息現(xiàn)代化服務(wù)模式是指在檔案管理工作現(xiàn)代化思想認(rèn)識(shí)的指導(dǎo)下，利用現(xiàn)代化的管理手段、技術(shù)手段以及軟硬件設(shè)備設(shè)施，對(duì)檔案資源進(jìn)行科學(xué)管理[1]，為利用者提供檔案信息服務(wù)。

本文結(jié)合近幾年來河北省地震局在檔案管理及檔案信息服務(wù)工作中的新舉措、新發(fā)展，探討如何做好地震檔案信息的現(xiàn)代化服務(wù)。

1　傳統(tǒng)檔案信息服務(wù)模式及存在的問題

1.1傳統(tǒng)的檔案信息服務(wù)模式主要是檔案管理者根據(jù)檔案利用者需求進(jìn)行單機(jī)電腦檢索或?qū)︷^藏檔案進(jìn)行實(shí)物查詢，然后利用者將所需檔案材料登記入借閱登記薄，最后采用復(fù)印、掃描等手段對(duì)檔案資料進(jìn)行備份留存或直接利用。即檔案利用者與檔案管理者之間、館藏實(shí)物檔案與檔案管理者之間、紙質(zhì)原始檔案資料與檔案利用者之間一對(duì)一進(jìn)行的原始檔案資源利用方式。

1.2由于傳統(tǒng)檔案信息服務(wù)模式基本上采用的都是人工、手工方式，勢(shì)必會(huì)占用檔案利用者和管理者大量的時(shí)間，造成有效信息提取周期相對(duì)較長(zhǎng)、工作效率較低，或者出現(xiàn)檔案資源利用不充分等情況。

1.3傳統(tǒng)檔案信息服務(wù)模式下的原始紙質(zhì)檔案資料，在進(jìn)行復(fù)印、掃描或被直接利用的過程中，由于利用率高或利用不當(dāng)?shù)仍?，容易出現(xiàn)污損、破損甚至丟失。一些年代已久、紙張脆化或已經(jīng)出現(xiàn)破損的紙質(zhì)原始檔案資料更是不堪其用。

2　實(shí)行檔案信息現(xiàn)代化服務(wù)的基本條件

檔案信息化既是檔案管理現(xiàn)代化的重要基礎(chǔ)，也是體現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化水平的主要標(biāo)志。檔案信息化的主要任務(wù)就是要做到檔案數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，文檔一體化管理和電子文件歸檔管理。只有在檔案管理規(guī)范化、檔案信息化的基礎(chǔ)上，才能解決傳統(tǒng)檔案信息服務(wù)模式下的諸多問題，更好地發(fā)揮館藏檔案資源的作用，建立檔案信息現(xiàn)代化服務(wù)模式，建立起一個(gè)健康、有序、資源共享的信息平臺(tái)。

2.1建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)及檔案檢索系統(tǒng)是實(shí)現(xiàn)檔案信息現(xiàn)代化服務(wù)的基礎(chǔ)

隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，檔案信息電子化、網(wǎng)絡(luò)化時(shí)代已經(jīng)全面來臨，網(wǎng)絡(luò)成為人們獲取信息的主要途徑之一。國(guó)內(nèi)外先進(jìn)檔案管理工作中資源利用的主導(dǎo)方向是：將以館(室)藏檔案作為基本信息源，呈放射狀，實(shí)現(xiàn)單位內(nèi)外信息互流?；チ鞣绞街痪褪墙⒍鄬哟螜n案信息網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)資源共享。單位內(nèi)部實(shí)行縱向信息分流，隨時(shí)溝通檔案信息服務(wù)工作，互通有無。簡(jiǎn)單地說，就是單位內(nèi)部工作人員能夠借助檔案管理網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)實(shí)現(xiàn)在線查詢、檢索并登記借閱，充分發(fā)揮檔案信息資源的作用。

建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)及檔案檢索系統(tǒng)，一方面，可以從不同角度、不同層次，科學(xué)的揭示館藏檔案信息的內(nèi)容；另一方面，通過網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)和檢索系統(tǒng)，我們可以把利用者同檔案信息資源有效地連接起來，從而集中體現(xiàn)出利用者與檔案之間、檔案與檔案之間、館藏資源與虛擬資源之間、紙質(zhì)載體與現(xiàn)代載體之間的多種聯(lián)系，方便快捷、最大限度地滿足利用者的需求，為網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下開展檔案信息服務(wù)奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

2014年河北省地震局對(duì)原有的單機(jī)版檔案管理軟件進(jìn)行了全面更新升級(jí)，安裝了網(wǎng)絡(luò)版綜合電子檔案管理系統(tǒng)，通過各項(xiàng)調(diào)試初步建立起了地震信息檔案管理系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)(以下簡(jiǎn)稱“檔案管理系統(tǒng)平臺(tái)”)。檔案管理系統(tǒng)平臺(tái)共分為系統(tǒng)管理、預(yù)歸檔管理、立卷管理、檔案管理設(shè)置、檔案查、借閱管理五大模塊，在檔案檢索系統(tǒng)上能通過題名、案卷號(hào)、責(zé)任者、歸檔日期等近10種不同關(guān)鍵字段項(xiàng)進(jìn)行在線檢索案卷級(jí)和文件級(jí)檔案資料。目前共安裝檔案管理系統(tǒng)客戶使用端17個(gè)，并進(jìn)行了相關(guān)推廣工作，已基本實(shí)現(xiàn)多用戶同時(shí)在線檢索。

2.2建立完善的檔案信息數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是實(shí)現(xiàn)檔案信息現(xiàn)代化服務(wù)的條件

檔案信息服務(wù)提供的是信息資源，利用者通過對(duì)檔案信息的提取進(jìn)行資源利用及研究，以實(shí)現(xiàn)館藏檔案資源的價(jià)值。要想推進(jìn)檔案信息的現(xiàn)代化服務(wù)需要在檔案管理網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的基礎(chǔ)上建立完善的檔案資源數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，根據(jù)檔案信息數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)化強(qiáng)、獨(dú)立性高等特點(diǎn)，充分合理地利用信息資源，實(shí)現(xiàn)檔案信息數(shù)據(jù)共享，盡可能多地為利用者服務(wù)。

近些年來，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)地廣泛應(yīng)用，地震行業(yè)的檔案信息媒介也從紙質(zhì)轉(zhuǎn)化為由紙質(zhì)、電子、圖像等多種媒介于一體的新模式。傳統(tǒng)檔案信息服務(wù)面對(duì)的是紙質(zhì)檔案信息資源，這已無法滿足日益多元化的檔案信息資源模式，只有建立并不斷完善檔案信息數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，才能適應(yīng)電子技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)快速發(fā)展的防震減災(zāi)事業(yè)，讓地震檔案信息資源發(fā)揮應(yīng)有的作用。

為完善檔案資源數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，給其提供必需的硬件支持，2014年河北省地震局為檔案管理系統(tǒng)配置了專用服務(wù)器。目前，檔案信息數(shù)據(jù)庫中共存儲(chǔ)各類檔案信息資源18 329條，其中文書類5 722條、科技檔案8 981條、觀測(cè)資料類3 626條；可供檢索的案卷級(jí)條目9 678條，文件級(jí)條目近4萬條。

2.3以利用者為中心，有選擇性地進(jìn)行檔案資源數(shù)字化是實(shí)現(xiàn)檔案信息現(xiàn)代化服務(wù)的核心

隨著數(shù)字化檔案館的快速發(fā)展，對(duì)檔案資源進(jìn)行數(shù)字化成為實(shí)現(xiàn)檔案信息現(xiàn)代化服務(wù)的核心內(nèi)容。但一提到檔案數(shù)字化，大多數(shù)檔案管理部門考慮的就是將全部館藏原始檔案資料數(shù)字化。實(shí)際上，采用這種方式，既提高了成本，又增加了負(fù)擔(dān)。我們可以根據(jù)館藏的實(shí)際情況，先將那些有較高使用價(jià)值、保存價(jià)值及使用頻率較高的檔案資料數(shù)字化，或者針對(duì)自己的館藏特點(diǎn)來制定數(shù)字化的選擇標(biāo)準(zhǔn)。在制定標(biāo)準(zhǔn)時(shí)要充分考慮到利用者的需求，加強(qiáng)對(duì)利用者需求的調(diào)研和預(yù)測(cè)，增強(qiáng)檔案信息服務(wù)的針對(duì)性和時(shí)效性，使數(shù)字化信息資源通過網(wǎng)絡(luò)環(huán)境更好地為利用者服務(wù)。

以目前館藏檔案資料為例，檔案按照內(nèi)容主要分為文書類檔案、觀測(cè)資料類檔案、日?？萍碱悪n案、各類項(xiàng)目檔案(財(cái)務(wù)檔案、人事檔案暫不列入其中)。在這些數(shù)量龐大的館藏檔案中，地震觀測(cè)資料類檔案是地震檔案中極為重要的一類，它是探索地震孕育和發(fā)生的第一手基礎(chǔ)資料，具有較高的利用價(jià)值和利用率。這一類館藏檔案專業(yè)性強(qiáng)，研究?jī)r(jià)值高，在地震監(jiān)測(cè)工作實(shí)行數(shù)字化之前全部為紙質(zhì)圖紙，且具有唯一性，一旦在利用過程中出現(xiàn)破損或丟失將無法補(bǔ)救。

2012—2014年期間，河北省地震局設(shè)立專項(xiàng)課題對(duì)館藏紙質(zhì)地震觀測(cè)資料類檔案進(jìn)行了數(shù)字化掃描。將涉及26個(gè)地震臺(tái)站產(chǎn)出的近30年的紙質(zhì)觀測(cè)資料類檔案圖紙共計(jì)220 423張進(jìn)行數(shù)字化掃描，形成圖片電子文檔，并對(duì)177 181條地震觀測(cè)資料報(bào)告數(shù)據(jù)進(jìn)行電腦錄入，形成數(shù)據(jù)電子文檔。所有電子文檔均刻盤存儲(chǔ)，并進(jìn)行數(shù)據(jù)備份。通過對(duì)地震觀測(cè)資料類檔案的數(shù)字化，實(shí)現(xiàn)了此類檔案信息資源的電子化利用，結(jié)束了利用者直接面對(duì)檔案圖紙的傳統(tǒng)利用方式，同時(shí)也對(duì)珍貴的地震觀測(cè)檔案資料起到了保護(hù)作用。

此外，文書類檔案由于其記錄了單位各部門行政職責(zé)的行使過程，其中含有大量政策性、規(guī)范性或具有法定效力的公文材料，與每一位單位工作人員都息息相關(guān)，具有較高的使用和保存價(jià)值。2015年河北省地震局撥?？顚?duì)不涉密的館藏紙質(zhì)文書類檔案資料進(jìn)行了數(shù)字化，共著錄5 073條文書檔案，掃描93 457頁，并將圖片電子文檔與檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行了掛接，使利用者可以通過檔案管理系統(tǒng)平臺(tái)進(jìn)行檔案信息的在線檢索、在線閱覽和下載。

2.4培養(yǎng)具有創(chuàng)造力、高技能的檔案工作隊(duì)伍是實(shí)現(xiàn)檔案信息現(xiàn)代化服務(wù)的保障

檔案信息的現(xiàn)代化服務(wù)勢(shì)必將電子計(jì)算機(jī)、通訊網(wǎng)絡(luò)、電子數(shù)字化技術(shù)緊密結(jié)合起來，使檔案工作全面走出自我封閉，從有限開放到全面開放[2]。這就要求檔案管理人員必須具備多元化知識(shí)結(jié)構(gòu)，不僅需要全面系統(tǒng)地掌握檔案專業(yè)知識(shí)，而且還應(yīng)學(xué)習(xí)并掌握現(xiàn)代化的管理科學(xué)知識(shí)，尤其是在計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)及電子信息等學(xué)科方面。只有訓(xùn)練和培養(yǎng)出復(fù)合型專業(yè)人才[3]，有效地提高檔案管理人員的素質(zhì)，才能適應(yīng)檔案工作的發(fā)展，為檔案信息的現(xiàn)代化服務(wù)做好保障工作。

通過近幾年在檔案工作方面的基礎(chǔ)建設(shè)和檔案信息的數(shù)字化工作，河北省地震局初步建立了檔案信息現(xiàn)代化服務(wù)系統(tǒng)的基礎(chǔ)，已能夠進(jìn)行在線的用戶查詢、檔案檢索、原文瀏覽下載、歸檔預(yù)錄入及其它信息服務(wù)等工作。檔案利用者，尤其是科技工作者可以隨時(shí)在該系統(tǒng)平臺(tái)上查閱檔案信息和已掛接的數(shù)字化檔案資料，大大提高了檔案的利用率。

3　對(duì)如何進(jìn)一步做好地震檔案信息現(xiàn)代化服務(wù)的思考

通過檔案信息服務(wù)系統(tǒng)短期的運(yùn)行及對(duì)工作現(xiàn)狀的分析思考，發(fā)現(xiàn)該系統(tǒng)存在的諸多不足。若要更好地實(shí)現(xiàn)地震檔案資源的開發(fā)利用，提升地震檔案信息現(xiàn)代化服務(wù)效果，需進(jìn)一步做好系統(tǒng)完善和應(yīng)用工作。

3.1整合數(shù)字化檔案資源，實(shí)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)全收錄

檔案資源不能僅停留在完成數(shù)字化的層面。數(shù)字化的目的是為了更便于利用，能夠?qū)?shù)字化檔案資源快捷、準(zhǔn)確地提供給查閱人。目前雖然已經(jīng)完成了紙質(zhì)地震觀測(cè)資料類檔案及部分文書類檔案資料的數(shù)字化工作，但這些資源數(shù)據(jù)分別由包括檔案部門在內(nèi)的3個(gè)部門存貯于不同的服務(wù)器中，并沒有完全與檔案管理系統(tǒng)平臺(tái)掛接，不便通過檔案管理系統(tǒng)平臺(tái)的客戶使用端進(jìn)行檢索、查閱。應(yīng)盡快對(duì)所有已完成數(shù)字化的檔案資源進(jìn)行合理整合，將其全部掛接入檔案管理系統(tǒng)平臺(tái)，并存儲(chǔ)到檔案專用服務(wù)器中，實(shí)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)全收錄。

3.2建立歸檔材料電子原文移交制度，充實(shí)地震檔案信息現(xiàn)代化資源

目前，檔案移交制度中沒有對(duì)電子原文資料進(jìn)行有關(guān)要求，致使新接收的歸檔文件仍然為傳統(tǒng)的紙質(zhì)資料，這勢(shì)必不斷產(chǎn)生待數(shù)字化的檔案資源，為檔案信息現(xiàn)代化服務(wù)發(fā)展造成阻礙。只有盡快建立歸檔文件電子原文移交制度，完成立卷、歸檔與電子原文掛接同步進(jìn)行，從根本上實(shí)現(xiàn)檔案資源的信息化、數(shù)字化，從而推動(dòng)地震檔案信息現(xiàn)代化服務(wù)。

3.3完善檔案管理系統(tǒng)客戶端功能，逐步實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化檔案信息技術(shù)全覆蓋

要想使檔案信息資源得以充分開發(fā)和利用，必須完善檔案管理系統(tǒng)客戶端的諸項(xiàng)功能。能夠讓使用者利用該平臺(tái)完成全部檢索、查詢、瀏覽、下載以及移交預(yù)錄入等操作，并根據(jù)使用者設(shè)立不同權(quán)限。以上所有操作應(yīng)面向全體使用者，因此，需要擴(kuò)大客戶端覆蓋面，在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的支持下、在確保網(wǎng)絡(luò)安全的基礎(chǔ)上達(dá)到“每人一端”。

4　結(jié)語

檔案管理系統(tǒng)平臺(tái)的建立以及檔案資料的數(shù)字化工作，很好地推動(dòng)了檔案管理和檔案信息服務(wù)的發(fā)展，初步實(shí)現(xiàn)了檔案信息資源的在線查詢、檢索和部分檔案信息的在線瀏覽、下載，從而大大提高了檔案管理工作效率和檔案信息資源的利用率，對(duì)全面深入做好檔案信息的現(xiàn)代化服務(wù)進(jìn)行了一些探索，同時(shí)也深感仍需做好大量的工作，才能全面實(shí)現(xiàn)地震檔案信息的現(xiàn)代化服務(wù)。

[1]邱曉威, 馮友英, 張占江, 等. 關(guān)于我國(guó)檔案管理現(xiàn)代化問題的研究報(bào)告[J]. 檔案學(xué)研究, 1994(2): 2-7.

[2]遲耀林. 檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)中若干問題的思考[J]. 世紀(jì)橋, 2010(23): 154.

[3]戴桂芳. 關(guān)于檔案管理現(xiàn)代化若干問題的思考[J]. 黑龍江科技信息, 2011(35): 200.

Research on the Service of Seismic Archives Information Modernization

FENG Zhen-wei，PING Cai-peng，YANG Liu

(Earthquake Administration of Hebei Province, Shijiazhuang 050021, China)

With the establishment of the seismological archives management system and the process of digitization for the seismic observation data, combined with the development trend of the existing seismic archives information service modes and the characteristics of the file service work, this paper summed up the elements of seismic archives information modernization of the service model, proposed solution to the problems existing in the current situation, provided a practical basis to explore the direction of seismic archives information service work.

seismic archives；information；modernization；service

2016-03-20

河北省地震局星火課題(DZ20150421038)；河北省地震局星火課題(DZ20150424096)；河北省地震資料拯救項(xiàng)目

馮振瑋(1980—)，女，河北石家莊人，助理館員，主要從事地震檔案管理及研究．E-mail：14068864@qq.com

P315.289

A

1003-1375(2016)03-0077-04

10.3969/j.issn.1003-1375.2016.03.014

馮振瑋,平彩鵬，楊柳．地震檔案信息現(xiàn)代化服務(wù)探索[J]．華北地震科學(xué)，2016，34(3):77-80.