企業(yè)信息化實(shí)現(xiàn)物資采購狀態(tài)跟蹤管理

閆高斌 趙駿（中石化股份公司天津分公司， 天津 300271）

企業(yè)信息化實(shí)現(xiàn)物資采購狀態(tài)跟蹤管理

閆高斌 趙駿（中石化股份公司天津分公司， 天津 300271）

隨著企業(yè)精細(xì)化管理的進(jìn)一步深入，ERP系統(tǒng)的應(yīng)用已不能滿足物資采購管理的所有要求。因此，搭建統(tǒng)一的系統(tǒng)平臺，依托ERP系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)物資采購狀態(tài)全過程跟蹤管理，規(guī)范業(yè)務(wù)，加強(qiáng)痕跡管理、進(jìn)度管理和問題管理，改善部門間業(yè)務(wù)協(xié)同，促進(jìn)ERP深化應(yīng)用，提升物資管理水平，是企業(yè)物資采購管理部門的迫切需求。

ERP系統(tǒng)；EC電子商務(wù)；BW數(shù)據(jù)倉庫

1 項(xiàng)目背景及必要性

（1）項(xiàng)目背景 目前，企業(yè)已實(shí)施ERP（企業(yè)資源計(jì)劃）系統(tǒng)應(yīng)用。通過ERP系統(tǒng)PS項(xiàng)目管理模塊、PM設(shè)備管理模塊、PP生產(chǎn)計(jì)劃模塊與MRO物資采購模塊的緊密集成以及ERP系統(tǒng)與外部系統(tǒng)（EC電子商務(wù)、BW數(shù)據(jù)倉庫、供應(yīng)商管理系統(tǒng)）的集成，實(shí)現(xiàn)了物資管理部門與工程、設(shè)備、生產(chǎn)、財(cái)務(wù)等部門間的信息傳遞與共享，也實(shí)現(xiàn)了物資采購的在線管理，并為企業(yè)經(jīng)營分析和決策提供準(zhǔn)確、及時(shí)的數(shù)據(jù)支持。

隨著企業(yè)精細(xì)化管理的進(jìn)一步深入，ERP系統(tǒng)的應(yīng)用已不能滿足物資采購管理的所有要求。目前，物資供應(yīng)過程中計(jì)劃下達(dá)、合同簽訂執(zhí)行、物資到貨等各階段狀態(tài)的信息還缺乏痕跡管理、進(jìn)度管理和問題管理，過程信息不能準(zhǔn)確地掌握，無法為日益復(fù)雜的物資管理決策提供依據(jù)，也嚴(yán)重影響了物資采購部門間協(xié)同作業(yè)的能力。同時(shí)，物資采購部門對所采購物資的供應(yīng)狀態(tài)也需進(jìn)行及時(shí)、準(zhǔn)確的跟蹤、監(jiān)控和統(tǒng)計(jì)，以便向物資需求部門提供準(zhǔn)確的物資供應(yīng)信息，保證采購物資的及時(shí)供應(yīng)。

（2）項(xiàng)目必要性 由于現(xiàn)有的工作模式存在耗時(shí)、信息不共享、數(shù)據(jù)維護(hù)質(zhì)量無法把控等問題，已經(jīng)無法滿足企業(yè)物資采購管理的要求。因此，搭建統(tǒng)一的系統(tǒng)平臺，依托ERP系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)物資采購狀態(tài)全過程跟蹤管理，規(guī)范業(yè)務(wù)，加強(qiáng)痕跡管理、進(jìn)度管理和問題管理，改善部門間業(yè)務(wù)協(xié)同，促進(jìn)ERP深化應(yīng)用，提升物資管理水平，是企業(yè)物資采購管理部門的迫切需求。

2 系統(tǒng)解決方案

（1）實(shí)現(xiàn)目標(biāo) ①安全：用戶域認(rèn)證安全管理，合理的權(quán)限分配，完善的數(shù)據(jù)備份機(jī)制，確保數(shù)據(jù)安全可靠。②規(guī)范：實(shí)現(xiàn)線下業(yè)務(wù)在線管理，規(guī)范業(yè)務(wù)操作。③效率：簡化人工操作，一次記錄，多次使用；提供批導(dǎo)入功能，提高數(shù)據(jù)錄入效率；系統(tǒng)分發(fā)任務(wù)，跨部門工作協(xié)同更加流暢。④準(zhǔn)確：數(shù)據(jù)校驗(yàn)規(guī)則，確保信息準(zhǔn)確。

（2）實(shí)現(xiàn)范圍 主要涉及ERP系統(tǒng)中PS模塊管理的工程項(xiàng)目物資采購需求、工程提前項(xiàng)目物資采購需求的跟蹤管理；ERP系統(tǒng)中PM模塊管理的檢維修項(xiàng)目物資采購需求的跟蹤管理；緊急計(jì)劃等線下物資采購需求的跟蹤管理。

（3）系統(tǒng)功能 物資采購狀態(tài)跟蹤管理系統(tǒng)主要針對采購物資從計(jì)劃落實(shí)、技術(shù)協(xié)議簽訂、商務(wù)談判到合同簽訂全過程的跟蹤管理。實(shí)現(xiàn)物資需求信息管理、合同交接管理及問題管理功能；針對合同執(zhí)行過程中各階段包括返資料、關(guān)鍵制造過程、到貨情況、入庫情況進(jìn)行過程的跟蹤，實(shí)現(xiàn)每天增量提取ERP系統(tǒng)相關(guān)數(shù)據(jù)。

①項(xiàng)目信息維護(hù)。項(xiàng)目信息維護(hù)主要是針對項(xiàng)目基本信息進(jìn)行管理，ERP已生成的項(xiàng)目信息只需要維護(hù)項(xiàng)目編號即可自動關(guān)聯(lián)其他相關(guān)信息。②需求計(jì)劃維護(hù)。需求計(jì)劃維護(hù)功能實(shí)現(xiàn)需求計(jì)劃的創(chuàng)建維護(hù)，對于完全線下采購物資手工錄入相關(guān)信息；對于ERP線上采購物資，系統(tǒng)自動關(guān)聯(lián)預(yù)留相關(guān)信息；對于緊急計(jì)劃線下采購后在ERP補(bǔ)錄，通過預(yù)留號和行項(xiàng)目號與ERP預(yù)留信息手工關(guān)聯(lián)。③采購信息維護(hù)。采購信息維護(hù)功能是整個(gè)計(jì)劃跟蹤的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，是需求與采購關(guān)聯(lián)的保證，有規(guī)則自動對應(yīng)的，系統(tǒng)根據(jù)規(guī)則關(guān)聯(lián)預(yù)留和采購申請，因?yàn)镋RP的MRP功能，此部分物資由采購部對采購申請信息進(jìn)行手工維護(hù)。④技術(shù)協(xié)議（要求）進(jìn)度情況。在技術(shù)協(xié)議/要求階段，為了相關(guān)單位部門能夠?qū)崟r(shí)掌握進(jìn)度情況，需要對技術(shù)協(xié)議/要求的進(jìn)度情況進(jìn)行維護(hù)。⑤商務(wù)訂貨進(jìn)度情況。商務(wù)訂貨進(jìn)度維護(hù)功能是在商務(wù)訂貨初期階段，維護(hù)商務(wù)訂貨進(jìn)度情況，實(shí)時(shí)共享給相關(guān)部門掌握。⑥合同簽訂進(jìn)度情況。合同簽訂進(jìn)度功能是在合同簽訂階段，實(shí)時(shí)維護(hù)合同簽訂進(jìn)度情況。⑦合同交接管理。合同簽訂完成，具備交接條件后，由采購部線上交接給過程控制部門，過程控制部門根據(jù)實(shí)際交接情況選擇接收或者打回，合同交接功能詳細(xì)記錄移交人、接收人、接收日期、備注等相關(guān)信息，確保每一個(gè)合同交接到人，未交接合同實(shí)時(shí)跟蹤監(jiān)控。⑧合同執(zhí)行進(jìn)度。合同執(zhí)行過程控制是在合同交接完成后，由過程控制部門對合同執(zhí)行過程的一個(gè)跟蹤反饋，針對合同執(zhí)行過程幾個(gè)重要節(jié)點(diǎn)，實(shí)時(shí)反饋執(zhí)行情況。⑨到貨情況。物資到貨后，由過程控制員實(shí)時(shí)反饋實(shí)物到貨情況，包括日期、數(shù)量，數(shù)量分為送到現(xiàn)場數(shù)量和入庫數(shù)量，同時(shí)對物資是否需要質(zhì)檢、質(zhì)檢狀態(tài)信息進(jìn)行實(shí)時(shí)反饋，相關(guān)部門單位可以在線實(shí)時(shí)共享查看。⑩入庫情況。系統(tǒng)通過集成將ERP入庫信息采集過來，能夠與需求唯一對應(yīng)的入庫信息系統(tǒng)自動進(jìn)行對應(yīng)，不具備自動對應(yīng)條件的需要人工關(guān)聯(lián)需求對應(yīng)的入庫情況，實(shí)時(shí)掌握實(shí)物到貨后的入庫情況。⑾出庫情況。出庫情況分析功能通過集成接口將ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)拉取過來，分析每一個(gè)需求計(jì)劃實(shí)際領(lǐng)用出庫情況，分析領(lǐng)用的及時(shí)性。⑿問題管理。在物資狀態(tài)跟蹤各環(huán)節(jié)中，出現(xiàn)問題均可通過問題提報(bào)管理功能將問題提到相關(guān)負(fù)責(zé)人，并通過實(shí)現(xiàn)短信提醒功能，及時(shí)提醒負(fù)責(zé)人進(jìn)行問題處理、解決。所有問題均可在線實(shí)時(shí)查詢負(fù)責(zé)人和解決狀態(tài)。⒀統(tǒng)計(jì)分析。根據(jù)業(yè)務(wù)管理需求提供相應(yīng)統(tǒng)計(jì)分析報(bào)表。

3 應(yīng)用效果

通過物資狀態(tài)跟蹤系統(tǒng)的實(shí)施，能夠讀取ERP系統(tǒng)自動集成物資需求計(jì)劃、需求計(jì)劃平臺提報(bào)物資需求計(jì)劃、物資采購相關(guān)信息，完成物資從需求提報(bào)、采購計(jì)劃管理、采購管理、收貨入庫、物資出庫的全過程閉環(huán)管理。

系統(tǒng)的應(yīng)用在提升管理精細(xì)度的同時(shí)優(yōu)化流程，減少相關(guān)業(yè)務(wù)人員的操作難度，提高工作效率。在原有ERP業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)上擴(kuò)展物資管理業(yè)務(wù)，從長遠(yuǎn)來看，利用先進(jìn)技術(shù)和優(yōu)秀的管理模式對物資管理業(yè)務(wù)進(jìn)行改進(jìn)，不僅能夠?yàn)槠髽I(yè)帶來可觀的經(jīng)濟(jì)效益，而且?guī)砹己玫男蜗螅瑒?chuàng)造人性化的現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)辦公環(huán)境，體現(xiàn)企業(yè)宗旨，同時(shí)為企業(yè)未來的倉儲管理及供應(yīng)鏈管理理念的實(shí)施打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。