淺析信息技術在檔案管理中的應用

張鐘文 喬實

中核四0四有限公司 甘肅蘭州 732850

科技的發(fā)展使我們步入到了大數(shù)據(jù)時代，在大數(shù)據(jù)時代的發(fā)展背景之下，很多行業(yè)都產生了一些新的發(fā)展變革，這對于時代的發(fā)展來說是有很大的推動作用的，在大數(shù)據(jù)時代下信息發(fā)展越來越快，這對于檔案管理也提出了更多新的要求，就現(xiàn)在的發(fā)展態(tài)勢來看的話，檔案管理人員面臨著越來越多的數(shù)據(jù)資料信息，所以這給他們的工作提出了更新的要求和挑戰(zhàn)。如果檔案可以進行信息化管理的話，那么這些海量的數(shù)據(jù)信息將可以進行更加有效的收集和儲存，檔案管理人員的工作將會在很大程度上輕松一些[1]。

1 信息技術在檔案管理中的應用問題

1.1 企業(yè)管理者對檔案信息化建設不夠重視

從目前我國企業(yè)檔案信息化建設的發(fā)展概況來看，檔案信息化建設并沒有引起高層管理者的關注度，由于我們的企業(yè)在高層管理人員存在一些比較保守的人員，他們的觀念相對比較傳統(tǒng)，對于檔案信息化這一認識較為薄弱，沒有認識其重要性。導致在企業(yè)建設中，導致了嚴重的資金不足，受到了十分嚴重的影響，企業(yè)在正常運行時，沒有良好的硬件設施，工作不能良好的進行；相關技術人員不能夠得到有效的培訓，造成了企業(yè)中的隱患。

1.2 缺乏監(jiān)督機制

在當前信息化背景下，文書檔案管理工作中缺乏監(jiān)督機制便是其中最為重要的一項問題，同時該問題也對于文書檔案管理工作具有較大影響。在實際工作期間，雖然有部分機關單位已經開展了文書檔案信息化管理工作，但是在該項工作中卻并未給予該項工作一定的重視，并且在該項工作中缺乏必要的監(jiān)督手段，這種情況的出現(xiàn)便導致機關單位文書檔案管理工作受到影響，若是工作人員在工作期間出現(xiàn)問題，會由于監(jiān)督不當而導致問題持續(xù)存在，從而致使文書檔案管理工作的質量受到影響，降低機關單位中文書檔案管理工作實效性[2]。

1.3 關于隱私和安全的困境

在現(xiàn)如今這個互聯(lián)網時代，很多領域的工作都無法離開數(shù)據(jù)的支撐，因此海量的數(shù)據(jù)和海量的信息也就隨之而產生了，但是當大數(shù)據(jù)技術在檔案管理當中加以應用之后，伴隨而來的還有很多隱私與安全的問題。雖然網絡的發(fā)展給人們的生活帶來了很大的便利，但是網絡安全事件也同時帶來了很多的安全隱患，一旦信息化的檔案管理遭受到網絡安全威脅的時候，那么檔案信息也就隨之而遭到了泄露，這無疑給人們帶來了極大的損失，就目前的發(fā)展現(xiàn)狀來看的話，必須要對檔案信息化管理的安全問題加以重視，給檔案管理的完善做好保障，檔案管理者需要就安全問題予以更多的關注。

2 檔案信息化建設的規(guī)范化管理

2.1 提高檔案管理人員的整體素質

為了滿足信息時代檔案管理的需要，有必要通過各種手段和方式提高檔案管理人員的整體素質，推動檔案領域人才體系的建設。對于檔案管理人員的現(xiàn)狀，應實施統(tǒng)一培訓，通過定期培訓提高檔案管理人員的專業(yè)技能。確保每位檔案管理人員都能熟練使用信息技術完成檔案數(shù)據(jù)的錄入、查閱等工作。省、市檔案局作為政府職能部門，負責行政區(qū)域內的檔案事業(yè)，對行政區(qū)域內的機關、事業(yè)單位和機構的檔案工作進行監(jiān)督和指導，切實擔負起督促各單位員工參加脫產檔案培訓的職責。在培訓方面，一些地方的檔案局就有很好的例子，開通了檔案遠程教育平臺，讓所屬檔案管理人員都能登錄平臺學習。檔案管理單位應該效仿這種做法，開通檔案遠程教育平臺，讓每一位想學習的檔案管理人員都能如愿以償?shù)貙W習。此外，檔案管理單位應該鼓勵和支持基層檔案管理人員參加各種檔案培訓和交流工作[3]。

2.2 加強技術研發(fā)，推進檔案管理軟件系統(tǒng)開發(fā)及推廣應用

目前來說，我們可以投入大量的資金，然后完善我們的硬件設施，向國外或我國檔案信息化發(fā)展較好的企業(yè)進行技術咨詢，加強技術的開發(fā)與利用，研究科學檔案技術的開發(fā)，提高它的安全性能和更新速度在企業(yè)當中，我們對于檔案信息化沒有深入的研究所以說我們應該加強技術的研發(fā)，推進檔案管理軟件系統(tǒng)的開發(fā)，并對他進行深度的推廣應用，讓他在企業(yè)當中得到更加良好的應用，促進企業(yè)更進一步的發(fā)展。我們的企業(yè)檔案信息化建設得以正常的維護，需要一定硬件設備支撐，并且需要定期對硬件設施進行維護，如果企業(yè)檔案信息化管理無法適應企業(yè)目前的發(fā)展狀況，就不能夠完善數(shù)字化檔案。

2.3 強化技術處理，做好電子檔案的有效管理

檔案的電子信息化管理是檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢，所以檔案管理人員需要全面深入研究當下電子檔案管理工作，做好當下電子文檔的接收、處理和保存工作，做好對原始電子檔案的保存以及新組合文件信息的分析和掌握工作。即在電子檔案歸檔后通過相關計算機技術操作來改變電子文件的屬性，使電子文件變?yōu)椴豢筛牡闹蛔x性文件，進而實現(xiàn)對原始電子文件的有效保護，切實保證電子檔案真實有效。

3 結語

隨著檔案信息化在我國的普及率越來越高，這項信息化技術也在不斷的趨于完善。在對該項技術進行開發(fā)和實踐過程中，以實用為主要目標，通過信息的建設，來完善檔案之間信息的快速更新，達到加快企業(yè)檔案建設的目的，從而保證我國社會經濟快速穩(wěn)定的發(fā)展。