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文/張鑫 江海

關(guān)于高校科研管理信息化的一些思考*

文/張鑫 江海

2015年7月，國務(wù)院印發(fā)了《關(guān)于積極推進(jìn)“互聯(lián)網(wǎng)+”行動(dòng)的指導(dǎo)意見》。2015年10月29日，中國共產(chǎn)黨第十八屆中央委員會(huì)第五次全體會(huì)議指出：實(shí)施網(wǎng)絡(luò)強(qiáng)國戰(zhàn)略，實(shí)施“互聯(lián)網(wǎng)+”行動(dòng)計(jì)劃，發(fā)展分享經(jīng)濟(jì)，實(shí)施國家大數(shù)據(jù)戰(zhàn)略?；ヂ?lián)網(wǎng)的應(yīng)用可以大幅提高工作效率，規(guī)范工作流程，降低管理成本?？蒲泄芾砉ぷ魅蝿?wù)繁重，高效、易用的科研信息化管理系統(tǒng)，對科研管理工作起到至關(guān)重要的作用。

今年來，科研項(xiàng)目的數(shù)量和經(jīng)費(fèi)數(shù)不斷增長，以華南理工大學(xué)為例，由2006年的不到3.5億元到2015年超13億元，十年間經(jīng)費(fèi)增長近4倍，各高?？蒲泄芾砣藛T并沒有大量增加，繁重的科研管理工作，只能通過提高工作效率來解決，但科研管理系統(tǒng)的更新?lián)Q代一直比較滯后，如何完善科研管理系統(tǒng)，加強(qiáng)科研管理信息化，跟上時(shí)代的步伐，是值得思考、且不得不做的事情。

1　高?，F(xiàn)有科研管理信息化的現(xiàn)狀

目前，高校的科研管理系統(tǒng)逐漸由客戶端/服務(wù)器模式（Client/Server，簡寫C/S）過渡到瀏覽器/服務(wù)器模式（Browser/Server，簡寫B(tài)/S）。C/S模式需安裝特定的客戶端與數(shù)據(jù)庫連接操作，此類系統(tǒng)具有封閉的特點(diǎn)，難以與其它系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)信息交換，但同時(shí)具有高效、安全的特點(diǎn)。高等學(xué)校的各個(gè)職能部門，為了做好歸口業(yè)務(wù)的信息化管理工作，已經(jīng)逐漸建立了對應(yīng)的信息管理系統(tǒng)，但系統(tǒng)彼此間相對獨(dú)立，系統(tǒng)間存在的許多交叉信息并未實(shí)現(xiàn)共享。在互聯(lián)網(wǎng)高速發(fā)展的過程中，實(shí)現(xiàn)科研、財(cái)務(wù)、人事管理等信息互通共享的數(shù)字化辦公是必然趨勢，在統(tǒng)一身份認(rèn)證系統(tǒng)的基礎(chǔ)上建立標(biāo)準(zhǔn)化的教學(xué)、科研、管理、公共服務(wù)數(shù)字化環(huán)境體系來開展各種網(wǎng)絡(luò)業(yè)務(wù)。B/S模式只需登錄瀏覽器即可操作，具有易于維護(hù)、升級方便、易于交互操作等特點(diǎn)，更適應(yīng)當(dāng)前互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展趨勢，很多高校也逐漸升級為B/S模式的科研管理系統(tǒng)。

近些年，科研管理信息系統(tǒng)主要基于WEB進(jìn)行開發(fā)，模塊化設(shè)計(jì)，并根據(jù)用戶需求進(jìn)行深度定制?？蒲泄芾硇畔⑾到y(tǒng)已經(jīng)變得非常復(fù)雜、龐大，在功能模塊上主要有項(xiàng)目管理、經(jīng)費(fèi)管理、成果管理、科研機(jī)構(gòu)管理、科研人員管理、科研考核獎(jiǎng)勵(lì)管理、統(tǒng)計(jì)分析、權(quán)限管理等功能。其中最為復(fù)雜的屬項(xiàng)目管理及經(jīng)費(fèi)管理模塊，由于高校承擔(dān)各級科技主管部門和企事業(yè)單位的項(xiàng)目管理政策有差異，以及需要與學(xué)校各部門之間進(jìn)行數(shù)據(jù)交換，在功能實(shí)現(xiàn)上是非常困難的一項(xiàng)任務(wù)。華南理工大學(xué)原有管理系統(tǒng)為C/S模式，而且使用有10年之久，已無法滿足工作需要，華南理工大學(xué)近期對國內(nèi)幾家科研管理系統(tǒng)提供商進(jìn)行對比后，委托一家單位新建科研管理系統(tǒng)，現(xiàn)已投入使用，現(xiàn)根據(jù)華南理工大學(xué)在科研管理系統(tǒng)建設(shè)過程中經(jīng)驗(yàn)及遇到的問題進(jìn)行探討，供其他平臺(tái)建設(shè)單位和使用單位借鑒和參考，加快科研管理信息化建設(shè)的步伐。

2　科研管理信息建設(shè)注意事項(xiàng)

2.1建設(shè)需求的提出

新建科研管理系統(tǒng)的主要實(shí)現(xiàn)目的是高效、便捷，更人性化的管理，新科研管理系統(tǒng)在功能上更加全面，信息更加豐富，但往往真正投入使用后并沒有真正減輕工作量，操作更加繁瑣，所以在前期需求提出時(shí)要注意把握幾點(diǎn)總體思路：界面設(shè)計(jì)簡潔易用，盡量保持原有操作習(xí)慣；功能模塊界定清晰，精簡不必要的功能；實(shí)現(xiàn)各部門間信息的互聯(lián)互通，減少信息重復(fù)錄入；減少審批審核環(huán)節(jié)，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上一站式辦理；完善查詢導(dǎo)出功能，方便統(tǒng)計(jì)；根據(jù)單位實(shí)際情況，設(shè)置合理的權(quán)限分工管理；保證系統(tǒng)數(shù)據(jù)的安全；全面征求各使用單位及人員的意見和建議。

華南理工大學(xué)在建設(shè)過程中為加快推進(jìn)新系統(tǒng)的上線使用，采用分期建設(shè)的措施，前期建設(shè)保證在原有系統(tǒng)數(shù)據(jù)基礎(chǔ)上的升級并穩(wěn)定運(yùn)行，集成到學(xué)校門戶統(tǒng)一認(rèn)證，加強(qiáng)對項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)預(yù)算及使用管理，重點(diǎn)實(shí)現(xiàn)與財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的交互，在后期建設(shè)中將根據(jù)使用過程中發(fā)現(xiàn)的需求進(jìn)一步建設(shè)。

2.2建設(shè)方案的設(shè)計(jì)與確定

此過程是非常重要的一個(gè)環(huán)節(jié)，應(yīng)對系統(tǒng)的每一個(gè)功能模塊、每一步環(huán)節(jié)及各模塊間的功能聯(lián)接進(jìn)行細(xì)化討論，并與各部門進(jìn)行溝通，明確數(shù)據(jù)交換、操作流程等事項(xiàng)的可行性和實(shí)現(xiàn)途徑，最需要注意以下幾項(xiàng)內(nèi)容：與單位門戶網(wǎng)站對接，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一賬號登錄；服務(wù)器的托管事項(xiàng)，保證系統(tǒng)安全穩(wěn)定運(yùn)行；與財(cái)務(wù)、人事、網(wǎng)絡(luò)等部門建立聯(lián)系，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)交換及推送；實(shí)行各部門統(tǒng)一編號制度，方便數(shù)據(jù)對接；確定管理流程，明確各部門職責(zé)，并修訂完善相關(guān)管理文件。

系統(tǒng)建設(shè)單位在整理需求后提出初步建設(shè)方案，初步方案基本上是建設(shè)單位根據(jù)已建成的系統(tǒng)進(jìn)行初步修改而來，存在很多不適合華南理工大學(xué)實(shí)際情況的問題，方案必須經(jīng)過學(xué)校財(cái)務(wù)部門、科技部門、人事部門、網(wǎng)絡(luò)中心等多部門多次開會(huì)討論，根據(jù)學(xué)校網(wǎng)絡(luò)及其他部門情況，提出可行的修改意見，并進(jìn)一步完善方案后進(jìn)行系統(tǒng)建設(shè)。

2.3系統(tǒng)建設(shè)過程中的溝通與協(xié)調(diào)

在系統(tǒng)建設(shè)過程中需要專人負(fù)責(zé)，跟蹤建設(shè)過程和進(jìn)度，并確定其他各部門的負(fù)責(zé)聯(lián)系人及系統(tǒng)管理人員，保證建立順暢的溝通渠道，保證及時(shí)溝通及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，此過程中需重點(diǎn)溝通的問題有：權(quán)限的控制分配，減少部門間業(yè)務(wù)交叉重復(fù)，保證工作流程順暢；項(xiàng)目來款的認(rèn)領(lǐng)，如何保證準(zhǔn)確認(rèn)領(lǐng)項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)，防止錯(cuò)領(lǐng)發(fā)生；項(xiàng)目預(yù)算控制的實(shí)現(xiàn)，項(xiàng)目預(yù)算科目與財(cái)務(wù)科目的對應(yīng)，及數(shù)據(jù)的推送；人事信息的獲取及科研考核功能的實(shí)現(xiàn)。

華南理工大學(xué)在系統(tǒng)建設(shè)中最主要的問題是與財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的對接問題，主要問題有預(yù)算科目如何與財(cái)務(wù)科目的對應(yīng)，以及如何保證財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)安全。在預(yù)算科目對應(yīng)方面經(jīng)華南理工大學(xué)多次溝通，最終采用根據(jù)不同項(xiàng)目類別制定預(yù)算模板的方式系統(tǒng)后臺(tái)與財(cái)務(wù)科目對應(yīng)；在保證財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)安全方面，采用財(cái)務(wù)信息推送到中間庫，由財(cái)務(wù)系統(tǒng)主動(dòng)抓取的方式。

2.4系統(tǒng)建成后的測試與培訓(xùn)

系統(tǒng)初步建成后會(huì)有非常多的細(xì)節(jié)問題，需制定詳細(xì)的測試方案，先進(jìn)行內(nèi)部測試，建立各級測試賬號，指定不同系統(tǒng)角色的人員進(jìn)行測試，在測試使用過程中不斷改進(jìn)完善，測試過程中需要注意以下一些問題：與設(shè)計(jì)方案的一致性；系統(tǒng)兼容性問題、系統(tǒng)穩(wěn)定性、系統(tǒng)的易用性；原系統(tǒng)數(shù)據(jù)導(dǎo)入后的完整性；部門間數(shù)據(jù)交互功能的實(shí)現(xiàn)等，內(nèi)部測試后擴(kuò)大使用人員范圍進(jìn)一步征求意見并完善。正式投入使用前需制作詳盡的系統(tǒng)使用說明材料，對經(jīng)常使用該系統(tǒng)的管理人員及使用人員進(jìn)行培訓(xùn)。

在此階段，華南理工大學(xué)主要的一些問題有：查詢功能不完善；批量錄入難以實(shí)現(xiàn)；操作繁瑣需在不同模塊間切換等。

2.5系統(tǒng)功能的進(jìn)一步完善

系統(tǒng)上線后，使用人員會(huì)有大量的使用上的問題及建議，需專人負(fù)責(zé)解答及問題和建議收集，匯總整理后對問題進(jìn)行研究，針對合理并可操作的建議對系統(tǒng)進(jìn)行改進(jìn)，對系統(tǒng)信息進(jìn)一步完善，優(yōu)化與郵件系統(tǒng)、短信系統(tǒng)的對接及系統(tǒng)篩選、查詢、統(tǒng)計(jì)功能。

在對全校老師開放使用后，由于項(xiàng)目信息的填報(bào)不完整，因此產(chǎn)生了大量的二次工作量，華南理工大學(xué)通過明確系統(tǒng)的必填選項(xiàng)，保證在項(xiàng)目立項(xiàng)等相關(guān)錄入過程中的完整和規(guī)范性。

3　科研管理信息系統(tǒng)的展望

現(xiàn)主要的的科研管理系統(tǒng)基于web開發(fā)，對不同瀏覽器的兼容性不是很好，有待進(jìn)一步優(yōu)化，同時(shí)在現(xiàn)在移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)大力發(fā)展的背景下，對移動(dòng)設(shè)備的兼容性，及移動(dòng)設(shè)備app的開發(fā)是未來發(fā)展的趨勢。

3.1移動(dòng)設(shè)備客戶端程序的開發(fā)

隨著移動(dòng)通信技術(shù)的發(fā)展，手機(jī)的硬件運(yùn)行速度、移動(dòng)網(wǎng)絡(luò)速度大幅提高，手機(jī)已經(jīng)逐漸替代部分電腦的功能，成為人們的主要上網(wǎng)和信息獲取工具，在這一背景下，建設(shè)移動(dòng)科研管理系統(tǒng)將成為未來的發(fā)展方向。通過手機(jī)等移動(dòng)設(shè)備方便靈活地辦理科研業(yè)務(wù)，推送信息給科研人員等，將更加便捷高效。

3.2基于微信等平臺(tái)的服務(wù)功能

微信公眾號服務(wù)模式在商業(yè)、政務(wù)、公共服務(wù)等領(lǐng)域已得到普及應(yīng)用，由客戶申請接入的移動(dòng)公眾服務(wù)平臺(tái)，客戶無需進(jìn)行重新開發(fā)，便能利用微信公眾平臺(tái)提供的如即時(shí)信息推送、界面?zhèn)€性化管理、Web2. 0等服務(wù)；只要利用該服務(wù)平臺(tái)中提供的高級接口，便可將已有的傳統(tǒng)服務(wù)移植到公眾服務(wù)平臺(tái)中來。

廣東省科技計(jì)劃項(xiàng)目“高校高層次科技創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)人才服務(wù)基地建設(shè)”（2014A070712005）

張鑫（1981-），男，研究實(shí)習(xí)員，碩士研究生，任職于華南理工大學(xué)科技處，從事科技管理工作；江海（1971-），男，副研究員，碩士研究生，任職于華南理工大學(xué)科技處，從事科技管理工作。