淺談信息化對交通管理檔案工作影響和對策

唐山市普通收費公路運營處 夏利宏

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淺談信息化對交通管理檔案工作影響和對策

唐山市普通收費公路運營處 夏利宏

【摘要】交通管理檔案作為交通事業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)條件之一, 對推動交通事業(yè)持續(xù)、快速、健康地發(fā)展起著重要的作用。以知識和信息為主要特征的新時代，對交通檔案管理工作提出了新的要求，信息化成為交通檔案管理發(fā)展的必然方向。對交通檔案實行信息化管理是適應(yīng)新時代社會發(fā)展的必然選擇，是加快檔案管理現(xiàn)代化、提高服務(wù)水平，促進交通事業(yè)發(fā)展的客觀要求。本文了首先闡明了信息時代對交通檔案工作的影響，其次根據(jù)現(xiàn)實情況提出積極推進交通管理檔案的數(shù)字化進程、加速交通管理檔案管理工作標準化步伐、建立交通管理檔案信息化的安全機制和重視檔案信息化人才隊伍建設(shè)等對策。

【關(guān)鍵詞】信息化；交通管理檔案；對策

檔案信息化是在國家檔案行政管理部門統(tǒng)一規(guī)劃組織下，在檔案管理活動中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對檔案資源進行管理和為社會服務(wù)，加速實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的進程。交通檔案工作作為交通事業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)工作，必須牢牢抓住國家大政方針，緊跟國家檔案信息化建設(shè)的步伐，積極加快信息化建設(shè)進程，更好發(fā)揮信息化國家在政治、經(jīng)濟、文化建設(shè)等各方面的作用。

1 信息化對傳統(tǒng)交通管理檔案工作的變革和影響

從政府交通管理職能看，交通管理檔案是指各級交通行政部門在依法行政過程中形成的，對本單位和社會有保存價值以備查考利用的各種聲音、文字、圖表、影像等不同形式的歷史記錄。一般包括公路、航道、運輸管理、港口、海事、鐵路、航空、重點項目建設(shè)等多個管理條線所組成的檔案。

隨著信息時代的來臨，數(shù)字化信息革命的浪潮正在大刀闊斧地改變著人類的傳統(tǒng)工作方式和生活方式。在信息化的時代浪潮下，檔案工作的載體對象發(fā)生了一系列變化，原來傳統(tǒng)的紙質(zhì)的檔案形式逐步開始向數(shù)字化形態(tài)過渡，隨即檔案管理的環(huán)境也開始逐漸向數(shù)字環(huán)境遷移。檔案工作的管理方法、管理流程、管理理念等多方面也隨之發(fā)生了明顯的變化。隨著檔案管理的發(fā)展，信息化在管理工作中逐步運用并成為主流，傳統(tǒng)情況下的以手工操作為主的檔案管理方式已經(jīng)無法適應(yīng)新的信息環(huán)境，需要在歸檔、館藏建設(shè)、目錄編制、檔案信息開發(fā)利用等諸多管理環(huán)節(jié)進行發(fā)展創(chuàng)新，才能逐步適應(yīng)現(xiàn)代信息化的發(fā)展。利用計算機軟件，我們可以進行輔助立卷、全文的檢索、存貯與借閱等還可以對檔案工作進行調(diào)整和管理，這大大提高了檔案管理工作的效率和質(zhì)量，也在一定程度上解放了勞動力，從而可以創(chuàng)造出更多的價值。

檔案信息化具體表現(xiàn)在哪些方面呢？通常所說的文檔一體化、館室一體化、電子文件管理的前端控制等都屬于檔案信息化的范疇，這些都直接促進了檔案積累、移交模式的變革創(chuàng)新。檔案信息化的運用給檔案的檢索和利用帶來了新的便利，使得檔案管理工作時間大大縮短，效率大幅提高。開發(fā)各種形式的檔案網(wǎng)站，改變了檔案信息的編寫和研究形式以及檔案展示形式。建設(shè)檔案資源目錄數(shù)據(jù)庫，改變了檔案的目錄形式和檔案檢索方式。這些變化對傳統(tǒng)檔案業(yè)務(wù)工作提出了挑戰(zhàn)，使得檔案管理呈現(xiàn)出一派明朗的新氣象，因此在信息化環(huán)境下出現(xiàn)了完全不同于傳統(tǒng)管理環(huán)境的“虛擬空間”。

2 切實提高交通管理檔案信息化水平的對策

近幾年，全國交通系統(tǒng)各級檔案管理部門不斷加強信息技術(shù)建設(shè)，使交通檔案信息化建設(shè)取得了一定進步，但與當(dāng)前時代發(fā)展，與經(jīng)濟社會發(fā)展對交通檔案的需求還存在不小的差距。當(dāng)前急需從以下幾方面加強：

（1）轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理模式，用信息管理取代傳統(tǒng)管理模式。從實體紙質(zhì)檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)閷π畔①Y源和要素的管理，對信息管理形成的各種門類的檔案進行數(shù)字化加工，利用現(xiàn)代化技術(shù)手段對檔案信息資源進行管理。目前各級交通系統(tǒng)急需對現(xiàn)存的大量傳統(tǒng)載體檔案進行信息數(shù)字化處理。也就是利用先進的信息技術(shù)，將傳統(tǒng)紙質(zhì)交通檔案中所包含的文字、圖像、音頻、視頻等信息輸入計算機系統(tǒng)，形成計算機可識別的數(shù)字化信息，并通過信息技術(shù)手段進行存儲和管理的一種信息處理方式。交通檔案數(shù)字化將為實現(xiàn)交通信息資源的社會共享提供前提條件。目前交通檔案數(shù)字化的方式主要有掃描、視頻與音頻轉(zhuǎn)換、數(shù)據(jù)錄入、光學(xué)字符識別轉(zhuǎn)換等方式。從我市交通運輸系統(tǒng)來看，目前市局及11個縣市區(qū)局，已有部分縣（市）局完成了這個階段的任務(wù)。現(xiàn)已初步實現(xiàn)了實體管理向信息管理的轉(zhuǎn)變。

（2）加速形成交通檔案管理工作標準化體系。標準化是檔案工作現(xiàn)代化的基礎(chǔ)。實踐證明，現(xiàn)代化程度越高，就越需要標準化。實施交通檔案管理工作的標準化就是要科學(xué)地制訂各項標準，嚴格按照標準執(zhí)行，使交通檔案工作逐步走向合理化、規(guī)范化、現(xiàn)代化。交通檔案往往具有綜合性、成套性等特點，更要強調(diào)標準化。沒有檔案工作的標準化，也就很難實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。要共享交通檔案信息和數(shù)據(jù)，就必須嚴格按照其相關(guān)的標準和要求，制作標準化和規(guī)范化的交通檔案數(shù)據(jù)。一般來說制作檔案數(shù)據(jù)起碼要做到三個統(tǒng)一：統(tǒng)一著錄項目、統(tǒng)一著錄格式和統(tǒng)一檢索語言。同時，還要也要確保數(shù)據(jù)的完整性、精確性、實用性可靠性。具體來說，要實現(xiàn)檔案信息化的目標，就必須建立一整套檔案信息化標準規(guī)則，并且建立切實有效的檔案管理計算機信息系統(tǒng)，改進和規(guī)范在應(yīng)用計算機條件下文件檔案管理工作流程，也要依據(jù)文件處理流程來進行檔案信息化系統(tǒng)軟件功能設(shè)計。

（3）建立交通檔案信息化的安全機制。想要交通檔案信息化管理流程順利實施，必須建立和完善各類信息資源安全保障體系，為檔案信息的安全提供保障，實行檔案信息化管理后，將改變傳統(tǒng)的辦公模式，在網(wǎng)絡(luò)上進行文件的傳輸，實現(xiàn)資源共享。但是，在享受網(wǎng)絡(luò)給我們帶來便利的同時，我們也不能忘記網(wǎng)絡(luò)的安全隱患，我們要時刻注意各種有可能會產(chǎn)生安全問題的隱患，提高警惕，防患于未然，一但發(fā)生網(wǎng)絡(luò)安全事故，我們要注意采取有效措施保護網(wǎng)絡(luò)信息的安全，確保我們的工作不會受到干擾和影響。

（4）重視交通檔案信息化人才隊伍建設(shè)。21世紀最重要的是人才，人才是保證檔案信息化建設(shè)取得成功并持續(xù)發(fā)展的關(guān)鍵因素。因此，必須對交通檔案信息化進行專門的人才培養(yǎng)，以解決信息化建設(shè)過程中的人才缺失問題。 檔案信息化將使檔案機構(gòu)所管理的信息資源的形式特征、服務(wù)模式及各種相關(guān)工作內(nèi)容都發(fā)生很大的變化，因此檔案人員的社會角色也將發(fā)生極大轉(zhuǎn)變?，F(xiàn)代交通檔案管理人員不但要掌握檔案管理的基本知識，能夠勝任最基礎(chǔ)的工作，而且要多方面涉獵交通檔案管理的專業(yè)知識，更要緊跟信息化的時代潮流，掌握計算機技術(shù)應(yīng)用的基本技能。同時，交通檔案管理人員也應(yīng)該意識到，自己將不再是僅以保管好現(xiàn)有檔案為主要職能，而且要主動了解利用者對交通檔案信息的需求，并利用現(xiàn)有知識與信息進行分析、綜合、加工成利用者所需信息的內(nèi)容，再通過信息技術(shù)發(fā)布或采用其他服務(wù)方式提供利用。所以在檔案信息化建設(shè)中，檔案人員不僅要具有完成館(室)藏檔案信息資源建設(shè)任務(wù)的素質(zhì)，而且要具有與檔案信息化建設(shè)需求相對應(yīng)的信息管理、信息組織、信息檢索、信息發(fā)布與服務(wù)等技能。為此，建議交通檔案主管部門，要花大力氣，加強對在職檔案人員培訓(xùn)，以適應(yīng)新時期工作的需要。

總之，加快交通檔案信息化建設(shè)的步伐，是提高交通運輸管理水平的重大舉措，也必將對促進交通事業(yè)健康、快速發(fā)展起到有力的促進作用，從而全面推進經(jīng)濟和社會的全面進步。

參考文獻

[1]交通部、國家檔案局交通檔案管理辦法.

夏利宏 （1975—），女，河北唐山人，大學(xué)本科，現(xiàn)供職于唐山市普通收費公路運營處，館員，主要從事管理工作。

作者簡介：