淺談電子檔案及其管理

□宋亞凈 孫其智 趙 琨 陳 銘

淺談電子檔案及其管理

□宋亞凈 孫其智 趙 琨 陳 銘

闡述了電子檔案的特點(diǎn)，具有法律效力性，以及電子檔案在檔案工作中的管理、保存和利用。

電子文件；檔案管理

電子文件是指人們?cè)谏鐣?huì)活動(dòng)中形成的，以計(jì)算機(jī)盤片、磁盤和光盤等化學(xué)磁性材料為載體的文字材料，主要包括電子文書、電子信件、電子報(bào)表、電子圖紙等。在檔案管理工作中，電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案應(yīng)并軌存在。

1.電子檔案的特點(diǎn)

電子文件不是直觀的紙質(zhì)文件，它需要借助現(xiàn)代辦公設(shè)備才能閱讀利用；電子文件可以直接由計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代辦公設(shè)備迅速處理和傳遞，具有快速性和可更改性；電子文件是可共享的，具有無(wú)限可復(fù)制性，不再受時(shí)間和距離的限制；電子文件對(duì)保存場(chǎng)地的面積要求不高，但對(duì)環(huán)境的溫濕度、防磁性等條件要求很高。

2.電子檔案的法律效力

電子檔案的法律效力主要是指電子檔案是否具有證據(jù)效力，以及具有什么樣的證據(jù)效力。

2.1 做好電子檔案管理基礎(chǔ)性工作，提高電子檔案證明力

紙質(zhì)檔案之所以具有很強(qiáng)的證明力，是因?yàn)槲募媳Ａ糁媲械臍v史標(biāo)記。電子檔案要提高證明力，就要做好電子檔案管理的基礎(chǔ)性工作，從檔案的源頭抓起，對(duì)電子檔案的形成、整理、鑒定、利用等各個(gè)環(huán)節(jié)實(shí)行全程控制，確保電子檔案的原始性、真實(shí)性、完整性。電子檔案的關(guān)聯(lián)性、合法性和客觀性是電子檔案具有證明力的基本條件。

2.2 提高電子檔案的利用率

提高電子檔案的利用率，首先要明確電子檔案的法律效力，使其具有較高的證明力，發(fā)揮電子檔案的憑證作用。利用是體現(xiàn)電子檔案憑證價(jià)值的直接手段，沒(méi)有利用，電子檔案管理工作就失去了意義。因此，電子檔案的利用率是關(guān)鍵，電子檔案的法律效力是利用的前提。

2.3 多措并舉，保護(hù)電子檔案的原始性和真實(shí)性

除了采取設(shè)立防火墻、存取權(quán)限控制、數(shù)字時(shí)間印章法等技術(shù)措施外，還要對(duì)電子文件從開(kāi)始制作、修改，到簽閱、傳遞等整個(gè)工作環(huán)節(jié)進(jìn)行監(jiān)控。同時(shí)，制定相應(yīng)的法律法規(guī)，解決技術(shù)手段解決不了的問(wèn)題。通過(guò)這些措施，應(yīng)當(dāng)能夠保障電子檔案的原始憑證作用和法律效力。

對(duì)于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，其原始性、真實(shí)性比較容易界定，通常采用原件鑒定法。包括對(duì)檔案載體是否為產(chǎn)生該檔案所屬時(shí)代產(chǎn)物的鑒定，檔案中印章、簽字筆跡等真實(shí)性的鑒定，其法律憑證效力不容否認(rèn)。電子文件一般是有關(guān)工作結(jié)束后，由相關(guān)人員整理歸檔。因?yàn)殡娮訖n案的內(nèi)容信息可與其載體分離，可以從一個(gè)載體復(fù)制到另一個(gè)載體，具有易改性，使電子文件在生成、流轉(zhuǎn)過(guò)程中存在被篡改的可行性，歸檔的電子檔案的原始性和真實(shí)性很難保證，削弱了電子檔案的法律憑證作用，法律效力受到質(zhì)疑。為了最大限度的保證電子檔案歸檔的真實(shí)性，需要開(kāi)發(fā)建立嚴(yán)謹(jǐn)科學(xué)的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，實(shí)行電子文件在線歸檔。例如，電子文件打印紙質(zhì)文件時(shí)，由文印部門將該文件電子版同時(shí)傳遞給檔案部門，不再由文件產(chǎn)生部門進(jìn)行電子文件歸檔，確保電子文件和紙質(zhì)檔案完全一致。

3.電子檔案的管理

紙質(zhì)檔案的制成材料是由紙張、字跡材料、字跡三者結(jié)合在一起構(gòu)成的，具有不可分割性。它的使用年限與其內(nèi)部因素和外部保護(hù)環(huán)境有關(guān)。電子檔案則對(duì)外部環(huán)境有更高的要求，同時(shí)，與技術(shù)的更新有著密切的聯(lián)系。一方面，保管電子檔案的庫(kù)房要保持合理的溫度、濕度，還要充分考慮電子檔案的防磁要求，庫(kù)房必須配置檔案部門認(rèn)可的防磁柜，利用防磁柜防消磁，具有一定的隔熱、防潮的功能，創(chuàng)造適宜電子檔案管理的外部環(huán)境。另一方面，電子檔案對(duì)計(jì)算機(jī)及其操作系統(tǒng)、應(yīng)用系統(tǒng)、數(shù)據(jù)格式、版本等有著強(qiáng)烈的依賴性。一旦硬件、軟件技術(shù)更新，就無(wú)法保證數(shù)據(jù)的可讀性，影響電子文件的使用壽命。因此，電子文件歸檔，必須注明文件存儲(chǔ)格式、軟硬件環(huán)境和相關(guān)數(shù)據(jù)。文件存儲(chǔ)格式按照國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)要求的通用格式存儲(chǔ)。只有把上述兩方面的問(wèn)題處理好，才能最大限度地提高電子檔案的使用年限。

4.電子檔案與紙質(zhì)檔案長(zhǎng)期并存

紙張的存在已經(jīng)有上千年的歷史，紙質(zhì)檔案具有實(shí)物的真實(shí)感。人們對(duì)紙質(zhì)檔案的管理和利用比較成熟，對(duì)紙質(zhì)檔案比較偏愛(ài)，易于接受。字跡、印章是檔案利用中的重要內(nèi)容，對(duì)一些具有憑證作用和法律效力的文件材料必須以紙介質(zhì)形式保存。雖然電子檔案使用便利，鑒于電子文件載體、信息技術(shù)的不穩(wěn)定性，以及電子檔案真實(shí)性不易鑒別的因素，短期內(nèi)，電子檔案完全取代紙質(zhì)檔案不具有可行性，電子檔案作為紙質(zhì)檔案的有益補(bǔ)充，這種局面將長(zhǎng)期并存。□

2016-10-10

宋亞凈，女，漢族，河北省水利水電第二勘測(cè)設(shè)計(jì)研究院，高級(jí)工程師。

孫其智，男，漢族，河北省水利水電第二勘測(cè)設(shè)計(jì)研究院，檔案員。

趙 琨，女，漢族，河北省水利水電第二勘測(cè)設(shè)計(jì)研究院，檔案員。

陳 銘，男，漢族，河北省水利水電第二勘測(cè)設(shè)計(jì)研究院，工程師。